淺談信息中心電子檔案管理

楊薪平　于光

摘 要：隨著電子數(shù)字化在各個(gè)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，電子文件與電子檔案越來(lái)越廣泛應(yīng)用于日常的辦公與管理。電子檔案成為日常工作交流共享的主要媒介。此文從電子檔案的整理，管理原則，六項(xiàng)措施和管理對(duì)策進(jìn)行思考。只有不斷研究。才能真正做好信息中心的檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：電子檔案的整理；管理原則；規(guī)范措施

電子檔案的概念：是指通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤(pán)等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的、由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理和存儲(chǔ)的機(jī)讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲(chǔ)和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，檔案工作者必須要對(duì)此有深刻的認(rèn)識(shí)才能真正體現(xiàn)檔案的價(jià)值和意義。

一、電子檔案的整理

目前，電子文件所采用的介質(zhì)主要有磁盤(pán)、磁帶和光盤(pán)等。歸檔主要用磁帶和光盤(pán)。為了便于檔案的查找和使用，應(yīng)按檔案種類、存檔年限分別整理存儲(chǔ)建盤(pán)。

（一）整理中心文書(shū)電子檔案

一是按中心內(nèi)部文件。根據(jù)卷內(nèi)文件之間的聯(lián)系，進(jìn)行系統(tǒng)排列、編張?zhí)?、擬寫(xiě)案卷標(biāo)題、填寫(xiě)案卷封面、確定保管期限、案卷排列、編制案卷目錄等。建立文書(shū)檔案盤(pán)內(nèi)文件目錄，便于計(jì)算機(jī)對(duì)磁盤(pán)內(nèi)文件查找。

二是中心外來(lái)文件。專人負(fù)責(zé)統(tǒng)一整理，掃描成電子文件，在《公務(wù)文檔管理庫(kù)》進(jìn)行公文的傳遞、批辦、督辦等操作。在查詢中，進(jìn)入《公務(wù)文檔存儲(chǔ)庫(kù)》中，按照年度，文件性質(zhì)，保管年限等，進(jìn)行檢索查找，方便快捷。

（二）歸檔財(cái)務(wù)電子文件

1.中心工資報(bào)表。工資按年度進(jìn)行硬盤(pán)存檔，同時(shí)，填報(bào)《用款憑證單》，附有移交明細(xì)表，明確財(cái)務(wù)與文書(shū)檔案負(fù)責(zé)人雙方職責(zé)。

2.中心財(cái)務(wù)賬簿。中心財(cái)務(wù)賬簿相關(guān)內(nèi)容填寫(xiě)中心財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)庫(kù)中，按照年度，賬簿的類別統(tǒng)一格式，將相關(guān)項(xiàng)目錄入，光盤(pán)歸檔時(shí)填寫(xiě)財(cái)務(wù)賬簿交接明細(xì)表，填寫(xiě)賬簿名稱等人員須簽名，以加強(qiáng)中心財(cái)務(wù)賬簿的準(zhǔn)確性和憑證的作用。

二、 中心電子檔案管理三個(gè)原則

（一）中心檔案可靠原則

隨時(shí)收集各部門(mén)辦理完畢的電子文件資料，按“條款類目”分別存儲(chǔ)，翌年經(jīng)檢查齊全后，整理立卷掃描存入磁盤(pán)。參照上級(jí)單位文書(shū)立卷規(guī)則，財(cái)務(wù)檔案及其它各類檔案的有關(guān)規(guī)定建立各類檔案。定時(shí)進(jìn)行清理歸檔，以免資料堆積。熟悉中心管理的檔案，每年進(jìn)行清理檔案、堵塞漏洞，及時(shí)清除不必要保存的資料。準(zhǔn)確做好中心電子文件索引，以便于查找利用，不斷維護(hù)中心電子檔案的可靠性。

（二）中心檔案規(guī)范原則

嚴(yán)格按照中心電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范執(zhí)行，也是確保中心電子化檔案數(shù)據(jù)可用的先決條件。電子檔案存儲(chǔ)按照限期分類標(biāo)準(zhǔn)；卷內(nèi)文件要把正文和底稿，文件和附件，請(qǐng)示和批復(fù)放在一起掃描；做好文件材料的檢查，如對(duì)破損或褪色的材料，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)；裝訂部位過(guò)窄或有字跡的材料，要用紙加襯邊；紙面過(guò)大的書(shū)寫(xiě)材料，應(yīng)當(dāng)附上抄件；案卷標(biāo)題要標(biāo)明起草人、問(wèn)題或名稱，文字要簡(jiǎn)練、確切，用鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡端正后進(jìn)行電子掃描存檔。根據(jù)卷內(nèi)文件之間的聯(lián)系，形成完成規(guī)范電子檔案存儲(chǔ)模式。

（三）中心檔案高效率原則

隨時(shí)中心電子檔案數(shù)據(jù)量增大、提高使用效率是十分必要的。建立電子數(shù)據(jù)庫(kù)檢索功能，對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)的高效利用是最佳選擇。合理的查詢技術(shù)，可以用多種查詢手段快速查找，完成調(diào)檔、閱檔等操作；是優(yōu)良的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中心檔案高效的關(guān)鍵。

三、規(guī)范中心電子檔案管理五項(xiàng)措施

（一）不斷完善中心電子檔案歸檔制度建設(shè)，結(jié)合中心實(shí)際，制定出切實(shí)可行的電子檔案管理制度，規(guī)范電子文件格式、積累管理經(jīng)驗(yàn)，明確歸檔職責(zé)等工作環(huán)節(jié)，做到有章可循，有據(jù)可查。制定制度應(yīng)注意：劃清歸檔過(guò)程中相關(guān)人員的責(zé)任；維護(hù)電子文件動(dòng)態(tài)管理等問(wèn)題。

（二）從源頭抓中心電子檔案質(zhì)量，不斷加強(qiáng)中心電子信息的管理，對(duì)中心電子數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一管理和集中制作。及時(shí)增加電子檔案中所需要的必要的設(shè)備，是建立高效服務(wù)手段的必備工具。

（三）電子檔案與紙質(zhì)文件統(tǒng)一系統(tǒng)，對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行審鑒，以保證紙質(zhì)文件與相應(yīng)電子信息完成一致。

（四）為便于中心應(yīng)用和管理，要進(jìn)一步規(guī)范電子文件形成所使用的軟件系統(tǒng)，如有特殊軟件的，連同電子數(shù)據(jù)和軟件一起歸檔存儲(chǔ)。

（五） 要嚴(yán)把關(guān)做好中心電子檔案的動(dòng)態(tài)管理。一要及時(shí)根據(jù)中心電子檔案信息的變化，對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查、鑒定。二要做好中心電子檔案信息管理，與相關(guān)處室聯(lián)系，及時(shí)跟蹤數(shù)據(jù)所產(chǎn)生的變化，對(duì)有關(guān)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行更改和補(bǔ)充等工作，保持動(dòng)態(tài)管理。

電子檔案是信息時(shí)代的一場(chǎng)革命，是目前檔案管理工作中新的挑戰(zhàn)。因此，不斷努力研究電子檔案管理技術(shù)中的問(wèn)題，不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)思考，才能確保信息中心電子檔案以可靠、規(guī)范、安全、高效的管理和利用，發(fā)揮電子檔案管理的重要優(yōu)勢(shì)。

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