淺談檔案室整理檔案的幾點(diǎn)思考

黃淑蓮

【摘要】檔案室整理檔案是為本機(jī)關(guān)單位整理檔案，而不應(yīng)該為檔案館整理檔案。它主觀為本單位整理檔案，客觀為國(guó)家積累檔案資料。整理、接收檔案要依法進(jìn)行。對(duì)于檔案室的檔案整理，在觀念上，要確立以檔案室為主的觀念；在方法上，應(yīng)該采取多元的整理方式。

【關(guān)鍵詞】檔案室；檔案館；整理檔案

中圖分類號(hào)：G20文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼A文章編號(hào)1006-0278（2015）11-058-01

一、檔案室為誰(shuí)整理檔案

檔案室為誰(shuí)整理檔案？至今都沒(méi)有一個(gè)明確的答案。在每年的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作中，總會(huì)有人對(duì)按照進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)整理檔案的方法提出質(zhì)疑：這種方法真的便于保管和利用？雖然這種檔案整理方法能夠最大限度地保持檔案文件之間的歷史聯(lián)系，但它遠(yuǎn)不如按文號(hào)整理來(lái)得方便。這就不得不讓人們思考檔案室究竟在為誰(shuí)整理檔案？為方便誰(shuí)利用整理檔案？即使按進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)整理檔案的方法無(wú)法證明其科學(xué)性和實(shí)用性，檔案室也不能按自己的整理方法整理檔案，即便是不需要移交檔案館的檔案。很顯然，檔案室不是在為本單位整理檔案，而是為檔案館整理檔案。

二、檔案室該為誰(shuí)整理檔案

檔案室應(yīng)該為本單位整理檔案，還是應(yīng)該為檔案館整理檔案？從《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》內(nèi)容看其規(guī)范的檔案整理都是為檔案館管理檔案規(guī)定的。它對(duì)檔案整理的案卷質(zhì)量要求完全是按照進(jìn)館要求來(lái)規(guī)范的。檔案館接收進(jìn)館檔案往往都制定有檔案館接收檔案標(biāo)準(zhǔn)的《規(guī)定》或《辦法》。這些《規(guī)定》中都對(duì)檔案整理的質(zhì)量和規(guī)范有詳細(xì)的要求，并按要求整理好，達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)的不予接收。這分明是在說(shuō)檔案整理是為檔案館整理。但是《河南省檔案局<歸檔文件整理規(guī)則>實(shí)施細(xì)則》第十三條規(guī)定：“歸檔文件實(shí)行兩套制。一套按《規(guī)則》進(jìn)行文件級(jí)整理；一套按不同發(fā)文字號(hào)進(jìn)行整理，加封面、歸檔文件目錄、備考表、裝訂成發(fā)文匯集，封面上不標(biāo)注保管期限?！边@足夠引起我們的深思！

檔案室是機(jī)關(guān)的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，是機(jī)關(guān)為適應(yīng)檔案管理的自身需要建立的一種專業(yè)組織。檔案室的重要任務(wù)是服務(wù)于本機(jī)關(guān)。顯而易見(jiàn)，它的服務(wù)方向、對(duì)象、范圍必然基本局限于機(jī)關(guān)單位內(nèi)部，它的基本功能是為本機(jī)關(guān)單位收集、整理、保管、提供利用本機(jī)關(guān)單位產(chǎn)生的檔案。當(dāng)然它也有為國(guó)家積累檔案的義務(wù)。但是，它首先為本機(jī)關(guān)單位整理檔案，其次為國(guó)家檔案館積累檔案。機(jī)關(guān)檔案室和檔案館也只是移交檔案的關(guān)系。機(jī)關(guān)檔案室在整理檔案時(shí)是以方便單位內(nèi)部的保管利用為標(biāo)準(zhǔn)的，檔案室完全有權(quán)選擇自己整理和管理檔案的方式。檔案室移交的檔案，只要收集的齊全，有目可查，就已經(jīng)算是經(jīng)過(guò)規(guī)范整理了。很顯然，檔案室應(yīng)該為本機(jī)關(guān)單位整理檔案。

我們不得不承認(rèn)：有相當(dāng)多的單位由于各種原因推行不力，致使每年歸檔立卷成了單位檔案部門(mén)的一項(xiàng)繁重而主要的工作。如果站在我們?cè)O(shè)計(jì)的由文書(shū)（業(yè)務(wù)）部門(mén)整理檔案的角度看，整理檔案更應(yīng)該是為本單位了。文書(shū)（業(yè)務(wù)）部門(mén)，不是檔案部門(mén)，與檔案館（局）沒(méi)有任何關(guān)系。就沒(méi)有必要按照檔案館整理檔案的方法整理檔案。

三、幾點(diǎn)思考

（一）理清幾個(gè)問(wèn)題

1.標(biāo)準(zhǔn)的問(wèn)題。要認(rèn)清檔案部門(mén)的標(biāo)準(zhǔn)性質(zhì)，檔案部門(mén)的標(biāo)準(zhǔn)基本上都是推薦性標(biāo)準(zhǔn)，而不是強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)?！逗幽鲜C(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)》，《河南省機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)證辦法》中第六條明確規(guī)定：“機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)證工作，……等級(jí)認(rèn)證采取自愿申報(bào)、逐級(jí)認(rèn)證的方法?！痹谌魏螘r(shí)候、任何情況下，都不能把推薦性標(biāo)準(zhǔn)當(dāng)作強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)來(lái)執(zhí)行。在指導(dǎo)檔案室整理檔案中業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員應(yīng)當(dāng)是推薦推薦性檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，在檔案館接收檔案時(shí)也不能以此為標(biāo)準(zhǔn)來(lái)接收檔案。

2.檔案室與檔案館的關(guān)系問(wèn)題。檔案室與檔案館的關(guān)系就是一個(gè)移交檔案和接收檔案的關(guān)系。但是，在對(duì)待檔案的整理上，一定要明確認(rèn)清檔案室與檔案館的關(guān)系，并且處理好這種關(guān)系，特別是在對(duì)待檔案室的檔案整理上，應(yīng)該尊重檔案室的選擇。

3.檔案整理方法問(wèn)題

（1）檔案館的檔案整理方法不一定適合檔案室。檔案室整理檔案主要是為自己利用方便而整理保存的，其次才是為檔案館積累檔案。在檔案室提供利用檔案中，一般都是以利用單份檔案為主，而且以查文號(hào)為主。也就是說(shuō)檔案部門(mén)設(shè)計(jì)的檔案整理方法，并不適合檔案室的檔案整理和提供利用。而僅僅是為檔案館保管檔案提供利用設(shè)計(jì)的。

（2）適合大機(jī)關(guān)檔案室的檔案整理方法不一定適合小機(jī)關(guān)檔案室。現(xiàn)在說(shuō)的檔案整理方法，實(shí)際上是為大機(jī)關(guān)的檔案整理設(shè)計(jì)的，這些機(jī)關(guān)產(chǎn)生的檔案多，自然需要按問(wèn)題或按機(jī)構(gòu)或按事由等分類。而小機(jī)關(guān)產(chǎn)生的檔案少，無(wú)論按什么方法整理都能找到，又好整理。但按大機(jī)關(guān)設(shè)計(jì)的檔案整理方法整理卻繁瑣，又不好查找。

（二）檔案室應(yīng)如何整理檔案

對(duì)于檔案室的檔案整理，在觀念上，要確立以檔案室為主的觀念。在方法，應(yīng)該采取多元的整理方式。具體說(shuō)，其一，對(duì)于檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，其整理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要向檔案室靠攏，檔案館接收檔案不再另立標(biāo)準(zhǔn)。其二，對(duì)于檔案整理方法，檔案部門(mén)要推薦多種檔案整理方法供檔案室選擇。針對(duì)不同規(guī)模的機(jī)構(gòu)、每個(gè)層次要有不同的整理方法。其三，要允許檔案室探索新的檔案整理方法，以簡(jiǎn)化整理，提高效率。

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