醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀及幾點(diǎn)思考

郭小萍

【摘 要】人事檔案工作是醫(yī)院組織管理工作的重要組成部分，對(duì)人事管理和醫(yī)院信息管理都有重要意義。

如何做好醫(yī)院人事檔案管理工作，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢(shì)，本文結(jié)合人事檔案整理中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出幾點(diǎn)思考：增強(qiáng)檔案管理意識(shí)、改善人事檔案管理現(xiàn)狀，利用現(xiàn)代化管理手段提升檔案管理水平，為醫(yī)院發(fā)展和使用人才提供真實(shí)可靠的材料。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院人事檔案；管理：思考

醫(yī)院人事檔案是職工個(gè)人經(jīng)歷的記載，是一個(gè)人德、能、勤、績(jī)等情況的綜合反映，也是醫(yī)院人才信息的重要載體。隨著近年來(lái)醫(yī)院人才招聘范圍的不斷擴(kuò)大，人才隊(duì)伍向?qū)I(yè)化、年輕化推進(jìn)，在選人用人的實(shí)際工作中，經(jīng)常會(huì)碰到檔案材料不齊全的問(wèn)題，在一定程度上影響了醫(yī)院選人用人的質(zhì)量。因此，如何完善人事檔案管理，提高檔案的自身價(jià)值，有效利用人事檔案資源，更好地為醫(yī)院專業(yè)技術(shù)隊(duì)伍建設(shè)和干部隊(duì)伍建設(shè)服務(wù)，保證醫(yī)院建設(shè)有不竭的動(dòng)力，成為我院管理的一道思考題。

我院人事檔案管理情況：我院現(xiàn)有在職職工510人，其中在編職工177人，一直以來(lái)，我院實(shí)行編內(nèi)、編外人事檔案分開管理，編內(nèi)人員的檔案和部分編外人員的檔案在院內(nèi)人事檔案庫(kù)房保管，大部分編外人員的人事檔案在市人才交流中心保管。醫(yī)院使用的人事檔案庫(kù)房與醫(yī)院的綜合檔案室共用，分區(qū)管理。2010年，按照當(dāng)時(shí)的要求對(duì)全院職工的人事檔案進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范整理，規(guī)格是16K紙，與現(xiàn)在的新規(guī)格A4紙不符，現(xiàn)正在進(jìn)行重新整理。在兩次的整理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，我院存在的問(wèn)題與其他醫(yī)院幾乎一樣，成為醫(yī)院的普遍現(xiàn)象.

1 醫(yī)院人事檔案管理存在的主要問(wèn)題

1.1人事檔案管理意識(shí)淡薄

在當(dāng)前“發(fā)展才是硬道理”的大環(huán)境下，醫(yī)院普遍存在重視醫(yī)療服務(wù)和業(yè)務(wù)開拓，而輕視人事檔案管理的現(xiàn)象，造成人事檔案管理在人力、物力等方面得不到支持，影響了檔案管理工作的發(fā)展。人事檔案管理者也大多對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，思維模式還停留在對(duì)檔案保管、一般應(yīng)付的思想觀念上，認(rèn)為現(xiàn)在使用人才重在現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，干部人事檔案沒(méi)有多大作用，只要把檔案保管好，不丟失、損毀，能提供一些基本的信息查詢就行了，沒(méi)有意識(shí)到檔案管理的最終目的是為了提供利用。許多醫(yī)院人事檔案管理人員身兼數(shù)職，業(yè)務(wù)上也未進(jìn)行過(guò)正規(guī)的專業(yè)培訓(xùn)，管理知識(shí)匾乏，只能應(yīng)付簡(jiǎn)單的收集，裝訂等工作，且在材料收集工作上缺乏主動(dòng)性、及時(shí)性，導(dǎo)致檔案材料缺失和不能及時(shí)更新。所有這些使人事檔案工作長(zhǎng)期處于被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)，難以為醫(yī)院的各項(xiàng)管理提供服務(wù)。

1.2人事檔案管理方式落后

我國(guó)的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展迅速，醫(yī)院人事檔案管理并沒(méi)有順應(yīng)形勢(shì)而及時(shí)更新，制度不完善。而且人事檔案管理專業(yè)性、保密性和政治性強(qiáng)，應(yīng)配備有專人管理，專柜存放，嚴(yán)密保管。但目前大多數(shù)醫(yī)院都沒(méi)有配備專職人員，都是由人事部門的同志兼職管理，沒(méi)有經(jīng)過(guò)人事檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，由于人事部門工作量大，兼職人員不能全身心地投人到檔案管理工作中，只能是年底才集中整理歸檔一次，導(dǎo)致人事檔案材料在使用時(shí)出現(xiàn)資料不完整、內(nèi)容不規(guī)范等現(xiàn)象。在管理手段上仍然停留在手工階段，沒(méi)有配備計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息錄入和檢索，方法原始落后，耗時(shí)較長(zhǎng)，極大影響了工作效率。

1.3檔案內(nèi)容不規(guī)范

真實(shí)性是人事檔案的生命。而有的檔案材料內(nèi)容前后不符，如年齡，在參加工作時(shí)，為符合招工條件，故意將年齡填大，參加工作后又將年齡填小，出生年月公歷、農(nóng)歷也填寫隨意，且沒(méi)有說(shuō)明，造成一個(gè)人有幾個(gè)出生日期；參加工作時(shí)間也每次填寫不同，使檔案材料缺乏真實(shí)性、可靠性；有些歸檔材料填寫過(guò)于簡(jiǎn)單或不規(guī)范，如學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷、家庭成員及社會(huì)關(guān)系填寫不詳；檔案中的考核鑒定材料大多只有只有成績(jī)，沒(méi)有缺點(diǎn)，這些問(wèn)題的本質(zhì)在于干部職工在填寫材料時(shí)沒(méi)有實(shí)事求是，有利于自己就寫，人事檔案部門也沒(méi)有進(jìn)行嚴(yán)格的審核把關(guān)，及時(shí)地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題，致使人事檔案不能如實(shí)反映本人的真實(shí)情況.

1.4檔案材料不全面

在現(xiàn)有的人事檔案材料中，一些本該有的履歷表、年度考核表、下鄉(xiāng)知青期間的工齡認(rèn)定等材料沒(méi)有；再教育學(xué)歷、職稱變動(dòng)、入黨資料、工資、干部任免材料也不全。主要是一些檔案管理人員沒(méi)有及時(shí)歸檔，甚至于當(dāng)有同志調(diào)離時(shí)也沒(méi)將歸檔的材料放入其個(gè)人檔案中而造成缺失。在材料構(gòu)成上，涉及到個(gè)人思想品德、個(gè)人履歷、社會(huì)關(guān)系方面的材料較多，而反映個(gè)人業(yè)績(jī)、工作能力、成就、解決問(wèn)題能力方面的信息材料較少，無(wú)法滿足干部考核工作的需求，給檔案的利用帶來(lái)困難。

1.5檔案室硬件設(shè)施不全。

人事檔案存放必備的條件設(shè)施不到位，大多數(shù)人事檔案室融辦公、倉(cāng)庫(kù)、閱檔為一間，更無(wú)嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)防盜失基本設(shè)施，相關(guān)防潮防火防蟲的設(shè)備不齊全，使檔案的安全和保密存在隱患。調(diào)閱方式原始，有的檔案由于反復(fù)調(diào)用，造成紙張損壞現(xiàn)象嚴(yán)重，直接影響到檔案的完整與安全。

1.6人事檔案利用范圍狹窄

人事檔案的利用是所有人事檔案管理的目的。從我院人事工作的現(xiàn)狀來(lái)看，我院人事檔案的利用范圍小，利用頻率低。

2 醫(yī)院人事檔案管理的對(duì)策及思考

醫(yī)院人事檔案管理要適應(yīng)新形勢(shì)下醫(yī)院發(fā)展的要求，加強(qiáng)人事檔案管理，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢(shì)，更好地為醫(yī)院選拔和使用優(yōu)秀專業(yè)人才提供真實(shí)可靠的依據(jù)。

2.1增強(qiáng)管理意識(shí)

人事檔案是一項(xiàng)重要的信息資源，對(duì)全面掌握人才情況、優(yōu)化人力資源配置起著舉足輕重的作用。因此應(yīng)加強(qiáng)宣傳，改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，提高檔案全員管理意識(shí)，這不但需要領(lǐng)導(dǎo)者的重視和支持，需要檔案管理人員的轉(zhuǎn)變和學(xué)習(xí)，也需要醫(yī)院職工的認(rèn)識(shí)和配合。尤其是檔案管理人員要樹立服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)參與，超前服務(wù)，積極學(xué)習(xí)檔案管理新技術(shù)，挖掘人事檔案潛在利用價(jià)值，使人事檔案為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，為臨床、教學(xué)和科研工作服務(wù)。

2.2健全管理制度

在人事檔案管理工作中，要根據(jù)新形勢(shì)、新情況，及時(shí)建立健全適應(yīng)本單位的人事檔案收集、歸檔、借閱、保密、鑒定、轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出和崗位責(zé)任制度，建立檔案庫(kù)房溫濕度登記本，查閱、借閱、轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出檔案登記本，嚴(yán)格檔案的查、借、用、轉(zhuǎn)等程序，定期核對(duì)，做到人檔相符、檔隨人走。使檔案工作制度化和規(guī)范化。

2.3規(guī)范檔案內(nèi)容

人事檔案內(nèi)容的收集的材料要有全面性，檔案材料的形成除個(gè)人提供外，主要由院辦、人事科、黨辦、醫(yī)務(wù)科、護(hù)理部等部門提供，要加強(qiáng)部門的聯(lián)系溝通，及時(shí)追補(bǔ)缺少的材料和不斷補(bǔ)充新的材料.在內(nèi)容方面要嚴(yán)格鑒別，對(duì)不符合要求的及時(shí)退回或限期糾正再歸檔，對(duì)于不屬歸檔范圍的材料及時(shí)退給有關(guān)部門，剔除沒(méi)有價(jià)值的材料，規(guī)范人事檔案內(nèi)容。收集到的人事檔案材料要及時(shí)裝訂入卷，防止檔案被篡改，確保人事檔案的完整性和真實(shí)性。

2.4改進(jìn)管理方式

一是完善檔案管理硬件設(shè)施，建立防火、防潮、防高溫、防光等的專用檔案庫(kù)房，并配置滅火、空調(diào)、去濕等設(shè)備，確保檔案的安全。二是應(yīng)配備專門的人事檔案人員，并加強(qiáng)培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)，樹立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，定期收集整理人事檔案材料，重點(diǎn)收集個(gè)人繼續(xù)教育情況、工作業(yè)績(jī)、專業(yè)技能評(píng)價(jià)、職稱變動(dòng)、反映專業(yè)技術(shù)特長(zhǎng)等信息材料，并加以鑒別，優(yōu)化檔案管理質(zhì)量。三是要投入必要的資金，盡快引進(jìn)人事檔案管理軟件，建立人事檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)，以便檢索、查詢、信息統(tǒng)計(jì)分析及開發(fā)利用，使干部檔案管理工作信息化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，提高人事檔案管理的工作效率，最終實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的合理配置和充分利用。

3 結(jié)語(yǔ)

目前，醫(yī)院落后的人事檔案管理模式已不適應(yīng)當(dāng)前檔案管理的需要，因此要徹底轉(zhuǎn)變過(guò)去的管理模式，通過(guò)上述有效措施，切實(shí)改進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理工作，并不斷與時(shí)俱進(jìn)推出新舉措，注重服務(wù)性，必將推動(dòng)醫(yī)院人力資源管理和提升醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)管理水平。

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