淺談如何做好工程檔案的保密工作

李健玲

[摘要]工程檔案是企業(yè)、國家的寶貴的知識和財富，保密工作至關(guān)重要，文章結(jié)合筆者自身工作經(jīng)驗，就工程檔案的保密措施進行分析以期為檔案管理工作提供有價值的參考。

[關(guān)鍵詞]工程檔案；保密

工程檔案主要存在于設(shè)計院或與建設(shè)相關(guān)的企業(yè)中，這是由工程檔案的產(chǎn)生特點所決定的。工程檔案是在工程建設(shè)活動中形成的，為重要的工程項目文件材料，包括工程設(shè)計基礎(chǔ)資料、項目建議書、可行性研究報告、初步設(shè)計文件及附圖、主要設(shè)備材料表、概算書、施工圖、施工圖設(shè)計說明書、計算書、預(yù)算書、施工方案及竣工圖等。工程檔案凝聚了工程設(shè)計人員的心血與智慧，是建設(shè)工程施工的依據(jù)，是施工單位及設(shè)計單位的重要技術(shù)支撐，也是國家的知識產(chǎn)權(quán)和寶貴財富。工程檔案中涉及到的設(shè)計、產(chǎn)品信息等屬于企業(yè)或國家的核心秘密，關(guān)系到一個企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的進程，甚至關(guān)系到國家的建設(shè)發(fā)展、利益及安全。為了更好的完成工程檔案的保密管理工作，本人結(jié)合目前檔案保密管理工作方法，及在企業(yè)多年的檔案管理工作經(jīng)驗，重點就工程檔案的幾項保密措施進行探討。

一、提高檔案管理人員保密意識及綜合素質(zhì)是關(guān)鍵

人是工程檔案保密管理工作中起主導(dǎo)作用的因素，工程檔案管理人員具有知密早、知密多、知密深的特征。因此，加強對涉密檔案管理人員的保密培訓(xùn)和警示教育，增強保密意識，樹立涉密檔案管理理念尤為重要。另外，在信息化的新時期，檔案信息化建設(shè)不斷深化推廣，所以在提高工程檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)安全保密意識同時，加強其信息管理知識水平也同樣重要。確保各級檔案管理人員盡快地掌握新知識、新技能，及時調(diào)整和完善知識結(jié)構(gòu)，構(gòu)建以檔案基礎(chǔ)知識為根基，保密專業(yè)知識為主干，計算機網(wǎng)絡(luò)知識為補充的結(jié)構(gòu)形式，使工程檔案人員向復(fù)合型人才轉(zhuǎn)化。

二、建立工程檔案保密工作新機制

（一）管理體系建設(shè)

健全的管理體系是工程檔案保密管理工作的保障。具體內(nèi)容可分為：成立工作領(lǐng)導(dǎo)小組。成立檔案保密領(lǐng)導(dǎo)小組，由分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)任組長，其他黨組成員任副組長，部門負(fù)責(zé)人任組員，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)檔案保密工作。此外，進一步健全保密和密碼工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，把領(lǐng)導(dǎo)干部履行責(zé)任制的情況納入黨組學(xué)習(xí)會和領(lǐng)導(dǎo)干部年度績效考核內(nèi)容。根據(jù)人員調(diào)整情況，及時調(diào)整保密領(lǐng)導(dǎo)小組，加強保密工作目標(biāo)責(zé)任管理，將日常工作和保密工作同布置、同安排、同要求，確保各項檔案保密工作任務(wù)的落實，嚴(yán)防泄密事件發(fā)生。

（二）制度建設(shè)

完善的制度是工程檔案保密管理工作的基礎(chǔ)。一般地，檔案利用規(guī)章制度應(yīng)有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡明，便于執(zhí)行，并在實踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實和完善。

在正常的檔案利用規(guī)章制度之下，對于保密方面，為了適應(yīng)檔案調(diào)密工作制度化、正規(guī)化的需要，企業(yè)的工程檔案保密管理應(yīng)建立以下三個制度：建立劃定密期制度，以便屆滿自行解密；建立調(diào)密通知單制度，對保密期間提前解密或發(fā)生升降變化的密級文件，要下發(fā)通知單告知有關(guān)科室，以便銜接工作，及時掌握，適時變動；建立保密檔案接收標(biāo)準(zhǔn)制度，加強保密檔案的規(guī)范化建設(shè)。

三、加強檔案庫房安全建設(shè)

檔案庫房的科學(xué)管理是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。首先，檔案庫房應(yīng)配備防盜門、鐵欄窗、報警器、電子監(jiān)控設(shè)備等防盜設(shè)施，并隨時做好各項設(shè)施設(shè)備的檢修、維護工作。其次，檔案庫房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，落實雙人雙鎖等嚴(yán)格的庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。其三，涉及國家秘密的檔案應(yīng)單獨保管，要設(shè)帶鎖的移動密集檔案架、帶密碼鎖的保險柜等，從保管條件上確保檔案的安全。其四，應(yīng)減少檔案的破損率延長檔案的使用壽命。如，對不易保管的磁盤、光盤等存儲介質(zhì)應(yīng)配備專用的檔案消磁柜；對容易破損的硫酸紙圖等重要檔案配備好防潮、增濕設(shè)備。另外，要堅持日常監(jiān)督與重點檢查相結(jié)合，不定期組織全面細(xì)致的安全檢查，在認(rèn)真清點核對檔案數(shù)目的同時，及時發(fā)現(xiàn)和消除檔案庫房的安全隱患，做到及時檢查、及時清理，采取切實的有效措施，堵塞危及檔案安全的漏洞。

四、正確處理工程檔案保密與利用關(guān)系

工程檔案管理中，保密與利用的關(guān)系并非不可化解，也不是互為矛盾；通過相應(yīng)的管理措施，兩者可以做到辯證統(tǒng)一，齊抓共管。

（一）在保密的前提下開展利用

利用是檔案信息的永恒主題。工程檔案也不例外，充分開發(fā)其信息價值，增強利用效果，是檔案信息資源重要性體現(xiàn)的主要途徑。但在實際工作，工程檔案管理普遍存在“重保輕用”現(xiàn)象，一些涉密檔案長期束之高閣，得不到充分的、深層次的發(fā)掘，極大限制了工程檔案信息價值的發(fā)揮。保密工作的目的不是不能用，恰恰相反，保密安全是合理、充分利用的前提，是有時間、地點、范圍限制的利用。因此，針對日常利用應(yīng)制定細(xì)致完善的檔案借閱制度、復(fù)制制度等管理制度，對不同涉密登記人員確定不同利用范圍，并履行不同級別的審批手續(xù)。在保密的基礎(chǔ)上將檔案信息運用到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中，服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展。

（二）在利用基礎(chǔ)上確保保密

當(dāng)然，無限制的利用工程檔案會給國家及企業(yè)的安全和利益造成危害。檔案利用給工程人員帶來方便的同時，也給那些在經(jīng)濟利益驅(qū)動下，想方設(shè)法竊取技術(shù)機密的不法分子帶來可乘之機。因此，涉密檔案在利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定履行審批手續(xù)，以便責(zé)任清晰。借閱人要遵守保密制度，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借泄密和以個人名義向外單位轉(zhuǎn)讓檔案技術(shù)成果。保密檔案使用完畢后應(yīng)及時歸還，檔案管理人員則應(yīng)清對、檢查被利用過的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)私自撕拆、涂改、缺頁少項及失密、泄密等問題應(yīng)立即上報，及時查明原因，進行補救。

五、加強電子檔案管理

安全保密措施是衡量電子信息安全與否、電子檔案管理完善與否的一個重要指標(biāo)。電子檔案從保管形式上主要分為兩種，一種是存儲在磁盤、光盤上的電子檔案，另一種是存儲在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中的電子檔案。存儲在磁盤、光盤上的電子檔案，相對比較好管理。在保管方面主要做好防消磁、防損壞工作，必要時可以復(fù)制副本或異地保存。在借閱方面主要應(yīng)做到以下幾點：一是要根據(jù)使用者的情況而，不可以無原則地向所有使用者提供全部利用方式；二是應(yīng)根據(jù)電子檔案內(nèi)容的秘密等級進行有效管理，對秘密等級比較高的，不宜用拷貝的方式提供利用；三是要對重要電子檔案的信息內(nèi)容進行加密處理。而存儲在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中的電子檔案，則應(yīng)重點做好數(shù)據(jù)庫的安全與保密工作。首先要加強對計算機信息系統(tǒng)的保密管理，做好內(nèi)外網(wǎng)分離工作，并對內(nèi)外網(wǎng)服務(wù)器部署好防火墻；涉密計算機不得與國際互聯(lián)網(wǎng)相連。其次，為了防止內(nèi)部人員將保密資料非法外傳，需要對每個人做好權(quán)限控制，確保保密數(shù)據(jù)只能被有權(quán)限的人使用，且整個使用過程應(yīng)被完整記錄，做好事前防御，事后追蹤。其三，可根據(jù)權(quán)限查閱，在權(quán)限范圍內(nèi)更改、編輯圖紙、文本，但是不能將圖紙及文本本身或者內(nèi)容下載到終端用戶及任何設(shè)備上。這樣，所有的保密數(shù)據(jù)統(tǒng)一集中地保存在服務(wù)器上，既有效又安全，從根本上杜絕保密信息的泄漏。四是應(yīng)設(shè)有計算機專業(yè)人員及時對企業(yè)單位的計算機的系統(tǒng)安裝補丁，修補漏洞，及時升級防病毒軟件和病毒代碼庫，定期對計算機進行全面掃描，清除病毒、木馬。

工程檔案是企業(yè)工程項目建設(shè)的歷史資料，是權(quán)威性的參考依據(jù)，是企業(yè)及國家的核心秘密。只有做好了工程檔案保密管理工作，才能為我國工程行業(yè)的發(fā)展提供真實、可靠、有效的數(shù)據(jù)與知識技術(shù)。面對新時期帶來的種種挑戰(zhàn)，工程檔案管理人員更應(yīng)意識到責(zé)任重大，不可有任何疏忽。具備較強的保密意識，不斷更新的專業(yè)技能，檔案管理者就能夠承擔(dān)起更大艱巨的任務(wù)，做到保密工作與檔案管理的有機結(jié)合和完美統(tǒng)一。