計(jì)算機(jī)在供電局科技檔案管理中的應(yīng)用

楊玉春

摘 要：科技技術(shù)帶來了計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用。檔案管理作為供電局管理中的重要工作內(nèi)容，可以有效降低檔案管理的成本，提升檔案管理的工作效率?？萍紮n案管理作為信息時(shí)代產(chǎn)物，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用在其中起著重要作用。完善計(jì)算機(jī)在供電局科技檔案管理中的應(yīng)用，是使供電局科技檔案管理更能發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)的必要措施。本文基于計(jì)算機(jī)在供電局科技檔案管理中的作用和應(yīng)用現(xiàn)狀，討論計(jì)算機(jī)如何更好的在供電局科技檔案管理中應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)應(yīng)用；檔案管理；科技檔案管理

引言

科技檔案管理是指通過相關(guān)的科學(xué)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的管理和信息開發(fā)利用工作[1]。科技管檔案是重要的信息資源，科技檔案管理的重點(diǎn)就是對(duì)檔案的檢索和整理速度進(jìn)行管理。計(jì)算機(jī)無論是在貯存功能、檢索功能還是編制功能都能很好的為科技檔案管理服務(wù)，大大提升了科技檔案管理的工作效率。

1.計(jì)算機(jī)在供電局科技檔案管理中的作用

1.1有效的對(duì)檔案信息流通進(jìn)行管理

供電局的檔案主要用于查閱，通過計(jì)算機(jī)的痕跡查詢功能可以清楚的了解有多少人使用過供電局檔案。這樣不僅有助于供電局檔案管理規(guī)范化，也是保證檔案保密不外泄的重要方法。一旦出現(xiàn)惡劣的檔案信息外泄事件，計(jì)算機(jī)的痕跡查詢功能為事件調(diào)查提供重要的依據(jù)。

1.2提升科技檔案管理的檢索功能

檢索功能是計(jì)算機(jī)字科技檔案管理中最常用也是最重要的功能，它極大的改善了傳統(tǒng)檔案管理中查詢檔案信息的不便性，讓檔案信息能夠得到充分使用，減少了檔案管理人員的工作量，提升了科技檔案管理的整體效率[2]。供電局的用戶信息是一個(gè)龐大繁雜的數(shù)據(jù)，如果只是依靠人工去進(jìn)行檢索，對(duì)檔案工作管理人員來說無疑是巨大的工作壓力和工作量。計(jì)算機(jī)的檢索功能能夠讓工作人員快速的找到自己需要的檔案信息，減少了檔案管理成本，提升了供電局的服務(wù)效率。

1.3有利于科技檔案管理的系統(tǒng)化

計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作是有一個(gè)程序的，通過對(duì)檔案信息的收集、整理、流通、檢索等步驟，供電局也有利于制定出一套完善的科技檔案管理操作流程及相關(guān)管理制度[3]。供電局應(yīng)該如何管理科技檔案，如何規(guī)范使用，相關(guān)部門如何負(fù)責(zé)，負(fù)責(zé)的內(nèi)容是什么……這些都可以以計(jì)算機(jī)的操作流程為依據(jù)進(jìn)行制定，使本供電局的科技檔案管理系統(tǒng)化，標(biāo)準(zhǔn)化。

1.4加強(qiáng)對(duì)檔案信息的數(shù)據(jù)處理

供電局的檔案信息內(nèi)容多樣，數(shù)據(jù)龐大。僅僅是供電局的用戶檔案信息就包含了用戶的基本信息、用電情況、繳費(fèi)情況等內(nèi)容，如果沒有及時(shí)對(duì)檔案信息的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，不僅會(huì)影響到信息檢索的正常使用，還會(huì)導(dǎo)致整個(gè)科技檔案管理系統(tǒng)無法正常工作甚至陷入癱瘓。

2.計(jì)算機(jī)在供電局科技檔案管理中應(yīng)用措施

2.1實(shí)現(xiàn)科技檔案管理自動(dòng)化

科技檔案管理因其引用了一系列相關(guān)的科技技術(shù)，省掉了很多傳統(tǒng)檔案管理中的人工工作環(huán)節(jié)。將計(jì)算機(jī)應(yīng)用在供電局科技檔案管理中，是實(shí)現(xiàn)科技檔案管理的重要表現(xiàn)。通過計(jì)算機(jī)及相關(guān)技術(shù)，能夠有效地加快信息檢索，通過相關(guān)的程度有效的對(duì)檔案信息進(jìn)行整理。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，微機(jī)通信技術(shù)和仿真技術(shù)能夠有效的對(duì)科技檔案資料進(jìn)行保護(hù)。當(dāng)科技檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)，微機(jī)通信技術(shù)能夠代替系統(tǒng)主機(jī)進(jìn)行基本的工作，保證科技檔案管理系統(tǒng)工作的正常運(yùn)行。

2.2建設(shè)完善的計(jì)算機(jī)科技檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

完善的計(jì)算機(jī)科技檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)能有效的利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為科技檔案管理服務(wù)，即便如此，由于每個(gè)地方的供電局人力、物力和財(cái)力的不同，對(duì)計(jì)算機(jī)科技檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)投入也是不一樣的[4]。供電局要根據(jù)自身情況，建立合適的計(jì)算機(jī)科技檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，既可以對(duì)檔案資料既能夠及時(shí)有效的更新，也可以擴(kuò)大并加強(qiáng)科技檔案的服務(wù)能力。

2.3建立有效的溝通制度

無論何時(shí)有效溝通制度有助于企業(yè)更好的發(fā)展。供電局主要的服務(wù)對(duì)象是用電者，通過相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)所建立起的溝通制度，用戶可以及時(shí)表達(dá)自己的觀點(diǎn)和意見，為供電局的樹立良好的社會(huì)形象，提升服務(wù)質(zhì)量有著關(guān)鍵性的作用。

同時(shí)通過計(jì)算機(jī)建立起的溝通制度能夠及時(shí)更新檔案資料信息，及時(shí)的對(duì)新檔案信息進(jìn)行整理歸檔。在傳統(tǒng)檔案管理中一直存在檔案信息更新不及時(shí)，信息收集不完整，整理不完善等情況。這就會(huì)造成檔案信息無法等到足夠的利用，其中一些較為關(guān)鍵有效的信息也會(huì)因?yàn)槠渥陨淼臅r(shí)效性而失去效用。

2.4重視對(duì)計(jì)算機(jī)的維護(hù)工作

計(jì)算機(jī)的維護(hù)工作主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，即硬件和軟件的維護(hù)[5]。計(jì)算機(jī)硬件的維護(hù)關(guān)系到供電局科技檔案管理的正常工作，一旦計(jì)算機(jī)因?yàn)橛布S護(hù)不到位將直接影響供電局職員對(duì)檔案的正常使用。計(jì)算機(jī)硬件維護(hù)內(nèi)容主要包括正常并合理的使用計(jì)算機(jī)硬件，定時(shí)對(duì)本供電局的計(jì)算機(jī)硬件進(jìn)行更新，保證計(jì)算機(jī)可以正常使用。

計(jì)算機(jī)軟件的維護(hù)主要體現(xiàn)在其系統(tǒng)的維護(hù)和更新。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)直接影響著科技檔案管理的效率，一旦計(jì)算機(jī)系統(tǒng)崩潰，科技檔案管理將無法進(jìn)行工作了，同時(shí)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性直接關(guān)系到檔案信息的泄漏和隱私。因此日常對(duì)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)維護(hù)主要以系統(tǒng)的更新和系統(tǒng)的抗攻擊性為主，保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全，也是保護(hù)檔案信息不被外泄的重要手段。

結(jié)論

檔案信息管理是供電局管理中重要的工作內(nèi)容，運(yùn)用當(dāng)前先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和相關(guān)的科學(xué)技術(shù)可以讓供電局在進(jìn)行檔案管理的工作事半功倍。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和廣泛使用，供電局的檔案一定能夠得到更好的管理，檔案信息管理也能夠更好的為供電局和廣大用電者服務(wù)。（作者單位：貴州省銅仁市思南供電局）

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