淺議如何保障公證質(zhì)量

周 鋒

（沂水縣公證處，山東 沂水 276400）

對于質(zhì)量這個詞，我們都不陌生，有形的產(chǎn)品需要有質(zhì)量，那是人們認可它的前提，如果質(zhì)量不能保證，那么這種產(chǎn)品便沒有了立腳之地。同樣，無形的產(chǎn)品也需要保證質(zhì)量，如我們最常接觸到的文學(xué)文藝作品，他們的銷量和票房就是衡量質(zhì)量的標準之一。一份公證書的質(zhì)量，體現(xiàn)在的價值上、作用上，當事人到公證處申辦公證都是因為有需要，或者某些單位部門的要求，或者為了有份保障預(yù)防糾紛，他們才來到公證處，這是對我們公證的一種信任，如果公證沒有了質(zhì)量，便失去了人們對我們公證事業(yè)的這一份信任，那么我們的公證之路也將會越走越窄，甚至失去存在的根基。因此我們作為一名公證人員，必須從內(nèi)心中對公證質(zhì)量給予高度重視，質(zhì)量是第一位的，收費在其次，現(xiàn)在有的公證處片面的強調(diào)業(yè)務(wù)收費，這是有失偏頗的，收費再高只是暫時的，而如果有了高質(zhì)量的公證，切實發(fā)揮了公證的作用，相信我們的社會、有關(guān)部門以及個人都會對公證予以認可，那樣收費數(shù)額的增長也是順其自然的事情了。

對于公證質(zhì)量存在問題及其成因，筆者認為主要有以下方面：

1）主觀過錯?？煞譃楣室庠旒俸蜔o意失實。故意造假是指公證活動中公證機構(gòu)或者公證員為了小集體或個人利益，事前經(jīng)過周密安排，故意以欺詐、舞弊等手段達到其不正當?shù)哪康摹o意失實是指公證機構(gòu)或公證員在辦理公證過程中，由于主觀判斷失誤、經(jīng)驗不足和辦證環(huán)境的局限性等造成的主觀過錯。

2）信息失真。這種原因，一般又是因由材料收集不充分、不準確，包括當事人提供的客觀材料和公證員制作的詢問筆錄、工作記錄等主觀材料不完整等因素造成的。

3）未按照相關(guān)規(guī)則制度去做，處理失當。這種情況在公證業(yè)務(wù)活動中是屢見不鮮的，所指是適用法律不準確或者違反法定程序的，如辦理繼承權(quán)公證時，未進行調(diào)查核查。

下面，筆者根據(jù)所在的公證處對于保障公證質(zhì)量所采取的做法，結(jié)合自己的執(zhí)業(yè)經(jīng)驗就公證質(zhì)量的保障從以下九個方面進行闡述，以供大家共同探討。

1 嚴格把好進人關(guān)，實行考試上崗制度

公證員崗位是個特殊的崗位，做一名好的公證員不僅應(yīng)具有法律知識，而且要具備公證專業(yè)知識及一些相關(guān)學(xué)科的知識。因而，公證處應(yīng)對所吸收人員的學(xué)歷、經(jīng)歷、政治思想素質(zhì)、個人能力等各方面都應(yīng)有一定的標準。必須通過國家司法考試，并經(jīng)過中國公證協(xié)會組織的公證員入職前的培訓(xùn)且考核合格后，方可進入公證處從事公證工作，否則不允許其上崗。從而保證向公證部門輸入的是高素質(zhì)的合格人才，為提供高質(zhì)量的公證服務(wù)奠定人力資源基礎(chǔ)。

2 公證受理階段注意對證件及事實進行審查

在公證受理階段，對公證申請人提供的證明材料和陳述的事實審查尤為重要。要始終嚴格按照《公證法》、《公證程序規(guī)則》等規(guī)章制度，要求當事人提供完整的申請材料，材料不全、手續(xù)不完備的不予受理，在源頭上堅決杜絕人情證、關(guān)系證。筆者為所有業(yè)務(wù)電腦配備了高清攝像頭，對前來申請辦理公證的當事人留存影像資料，配備了兩臺二代身份證識別儀，有效的保證了對當事人的身份審查，切實杜絕了冒名頂替申請公證現(xiàn)象的發(fā)生。在受理過程中一定要認真審查，要做到認真觀察、祥細詢問，觀察時在讓公證申請人不知道你在觀察他，這樣才能發(fā)現(xiàn)問題。

3 質(zhì)檢、審批階段，嚴格審查相關(guān)材料，如存在不符合要求的，堅決不予質(zhì)檢、審批

要始終堅持嚴格的質(zhì)檢、審批程序，為公證質(zhì)量進行把關(guān)。筆者所在公證處指定兩名業(yè)務(wù)能力強、辦證經(jīng)驗豐富的副主任擔任質(zhì)檢員，由他們對公證員所辦理公證事項的所有材料及公證書進行質(zhì)量檢查，對欠缺材料或公證書有錯誤的，拒絕簽字，并及時提出修正意見。指定兩名質(zhì)檢員，也可以充分保證質(zhì)檢崗不會空缺，以保證出證的時間。

4 要切實履行核查義務(wù)

根據(jù)《中華人民共和國公證法》第二十九條規(guī)定：公證機構(gòu)對申請公證的事項以及當事人提供的證明材料，按照有關(guān)辦證規(guī)則需要核實或者對其有疑義的，應(yīng)當進行核實，或者委托異地公證機構(gòu)代為核實，有關(guān)單位或者個人應(yīng)當依法予以協(xié)助。公證員要對存疑的證明材料進行核查，其核查的方式、方法可以根據(jù)具體的公證案件特點及各地區(qū)的特點綜合考慮來確定公證核查方法。對當事人提供的材料進行核實，是公證機構(gòu)的權(quán)利，同時也是義務(wù)。我們的公證書多是依靠當事人提供的材料出具的，現(xiàn)在社會誠信度相對缺失，有些當事人為了個人利益，想方設(shè)法來騙取公證書，這就讓我的公證核查成為必要，尤其是在繼承類和證照類公證中。這樣是對預(yù)防錯、假證的必要保障，也是保障公證質(zhì)量必不可少的措施。

5 建立集中討論制度

對于在辦證過程遇到的重大疑難的公證事項或承辦公證員與質(zhì)檢員意見嚴重不符時，隨時召開全體公證員會議，對所涉公證事項進行討論，各抒己見，公證員在提出個人觀點時必須有相關(guān)法律規(guī)定做依據(jù)，在意見不能統(tǒng)一時，及時向上級公證協(xié)會請示。這樣可以有效預(yù)防錯證的出現(xiàn)，為公證質(zhì)量提供保障。

6 建立完善的檔案管理制度

對于檔案管理，筆者所在公證處制訂了《公證卷宗歸檔管理制度》，要求公證員自公證書出證送達后的一個月內(nèi)必須將卷宗進行歸檔，檔案管理員做好檔案交接工作，由公證員和檔案管理員共同在交接記錄本上簽字確認，并定期對卷宗歸檔情況進行檢查，逾期未歸檔的，對承辦公證員進行相應(yīng)處罰，這樣有效的杜絕了檔案丟失的情形。對于影像資料，筆者所在公證處購置了存放袋，并在檔案櫥進行保密保存。

7 開展卷宗自評

為保證公證質(zhì)量，筆者所在公證處定期開展卷宗自評，每季度進行一次，由檔案管理員隨機抽取每名執(zhí)業(yè)公證員十個卷宗，由全體公證員嚴格按照省公證協(xié)會公證卷宗檢查評定標準進行評定打分，并現(xiàn)場進行統(tǒng)計排名，根據(jù)優(yōu)劣進行獎懲，并對在評定過程中發(fā)現(xiàn)的問題進行當面交流，深刻分析原因，并制定相應(yīng)的完善制度，以在以后辦證過程中做到防微杜漸。

8 充分發(fā)揮指導(dǎo)、監(jiān)督職能

有力的行政管理、行業(yè)管理與社會監(jiān)督可以對保證公證質(zhì)量起到很好的促進作用。上級司法行政機關(guān)應(yīng)對公證處進行宏觀上的監(jiān)督，不定期的對公證部門的工作進行檢查，建立舉報制度。對公證員的清正廉潔、秉公執(zhí)法、服務(wù)態(tài)度、工作效率等方面進行監(jiān)督，充分發(fā)揮行政部門的指導(dǎo)作用，用行政手段保障公證質(zhì)量。各公證處應(yīng)積極加入公證員協(xié)會，發(fā)揮同行業(yè)管理的優(yōu)勢，促進公證質(zhì)量的提高。還應(yīng)建立社會監(jiān)督體系，聘請公證監(jiān)督員，設(shè)立意見反饋箱、舉報箱，建立投訴制度，讓人民群眾、社會各界對公證質(zhì)量進行監(jiān)督，并在工作中實行公開、透明原則，從而進一步提高公證員的責(zé)任心，避免投機取巧、僥幸心理，對發(fā)生質(zhì)量問題起到預(yù)防作用。

公證，在預(yù)防糾紛、化解社會矛盾中發(fā)揮著重要作用，而公證質(zhì)量則是最重要的基石。公證業(yè)務(wù)的長遠發(fā)展必須要以質(zhì)量為根本，視質(zhì)量如生命，不只是一句口號，它需要每一名公證人員的努力，在完善硬件建設(shè)和規(guī)章制度的同時，不斷提高公證人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和執(zhí)業(yè)水平尤為重要，我們公證人員必須具有時時學(xué)習(xí)、處處學(xué)習(xí)的意識，自學(xué)和向他人學(xué)習(xí)向結(jié)合，將知識融會貫通，充分運用的公證實務(wù)中。使公證在社會主義市場經(jīng)濟中發(fā)揮作用，為社會、為廣大人民群眾提供高效、優(yōu)質(zhì)的法律服務(wù)，充分體現(xiàn)公證的真實性、合法性，使公證事業(yè)不斷壯大，繁榮發(fā)展。