普通高校成立檔案館的有關(guān)問題研究

楊曉兵

摘 要 文章以許昌學(xué)院為例，圍繞成立檔案館的目標(biāo)定位、機(jī)構(gòu)設(shè)置、場館建設(shè)、檔案人才隊(duì)伍建設(shè)、檔案館制度建設(shè)、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)、樹立服務(wù)第一理念等方面的問題，進(jìn)行研究思考，提出了可行性參考。

關(guān)鍵詞 檔案館 機(jī)構(gòu)設(shè)置 信息化

中圖分類號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2015.08.084

Research on Issues Related to the Establishment of College Archives

——Take Xuchang University as an example

YANG Xiaobing

（Xuchang University， Xuchang， He'nan 461000）

Abstract Take Xuchang University for example， about the establishment of targeting archives， institutional settings， venue construction， construction personnel archives， archives institution building， strengthening the construction of archival information， establish service first philosophy and other aspects of the problem， the research thinking， proposed feasibility reference.

Key words archives; institutional settings; information

許昌學(xué)院作為一所全日制普通本科高校，辦學(xué)以來為地方輸送了大量人才，其中檔案工作在服務(wù)學(xué)校、服務(wù)師生和社會(huì)和過程中發(fā)揮了重要作用。隨著科學(xué)技術(shù)日新月異，信息時(shí)代的到來激發(fā)了師生對(duì)檔案信息資源利用方面的服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)能力、服務(wù)效率等更進(jìn)一步的需求，也使得成立檔案館的呼聲日漸高漲。

按照《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），“具備下列條件之一的高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案館：（1）建校歷史在50年以上;（2）全日制在校生規(guī)模在1萬人以上;（3）已集中保管的檔案、資料在3萬卷（長度300延長米）以上”。許昌學(xué)院滿足前兩條條件，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定成立檔案館。以下就許昌學(xué)院成立檔案館過程中可能面臨問題進(jìn)行思考研究。

1 檔案館的目標(biāo)定位

許昌學(xué)院建立檔案館的目標(biāo)定位應(yīng)在功能作用發(fā)揮上，涵蓋以下五個(gè)方面的內(nèi)容：

（1）負(fù)責(zé)本校檔案行政管理。高校檔案館區(qū)別于地方檔案館，地方檔案館是與檔案局分開的，而高校檔案館是要履行一部分地方檔案局的行政管理職能的。因此許昌學(xué)院檔案館要踐行依法治校的要求，自覺對(duì)學(xué)校依法開展檔案管理工作情況進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查、評(píng)比、獎(jiǎng)懲等。

（2）負(fù)責(zé)本校檔案收集保管與提供利用。這也是作為高校檔案保管機(jī)構(gòu)的基本職能，也是高校檔案館成立的根本，沒有檔案何來檔案館。因此許昌學(xué)院檔案館要加強(qiáng)檔案的收集，保證檔案及檔案材料及時(shí)存入檔案館;還應(yīng)提供必要的軟硬件設(shè)施保管好檔案;也要為本校教職工生以及社會(huì)利用服務(wù)。

（3）記錄保存高校歷史。高校檔案記錄了高校辦學(xué)歷史，包括高校辦學(xué)期間出現(xiàn)的名人、重要?dú)v史事件過程性資料、建筑等，反映了高校的大學(xué)精神。因此許檔案館應(yīng)該如實(shí)記錄本校在發(fā)展建設(shè)各個(gè)階段的重要?dú)v史事件、歷史人物、制度文件、發(fā)展規(guī)劃等，留住學(xué)校的歷史，讓許昌學(xué)院的大學(xué)精神傳承下去。

（4）發(fā)揮服務(wù)社會(huì)的功能。高校從區(qū)劃上講作為地方行政區(qū)劃的一部分，與地方建設(shè)發(fā)展存在千絲萬縷的關(guān)系，在服務(wù)地方社會(huì)發(fā)展方面發(fā)揮著越來越重要的作用。檔案館也應(yīng)發(fā)揮自身的信息資源優(yōu)勢，主動(dòng)服務(wù)社會(huì)，為社會(huì)提供更加豐富的信息資源、更加快捷的服務(wù)效率、更高的服務(wù)質(zhì)量。

（5）發(fā)揮教育的功能。高校檔案區(qū)別于地方檔案的顯著特點(diǎn)之一是：高校檔案有大量的教學(xué)檔案資料，發(fā)揮了重要的教育功能。因此檔案館應(yīng)大力發(fā)揮自身教學(xué)檔案資源優(yōu)勢，加強(qiáng)教學(xué)檔案編研力度，為師生提供豐富的教育教學(xué)資源服務(wù)。

（6）發(fā)揮宣傳功能。高校檔案具有豐富的信息資源優(yōu)勢，是高校發(fā)展的歷史再現(xiàn)。許昌學(xué)院檔案館在服務(wù)高校發(fā)展過程中可以通過舉辦主題人物展覽、主題事件展覽、編研專題報(bào)告、建設(shè)虛擬校史館等途徑宣傳校史、校訓(xùn)，開展師德、學(xué)生思想品德等宣傳教育活動(dòng)，達(dá)到推進(jìn)學(xué)校精神文明建設(shè)、塑造學(xué)校良好社會(huì)形象的目的。

2 檔案館的機(jī)構(gòu)設(shè)置

（1）許昌學(xué)院現(xiàn)有檔案保管機(jī)構(gòu)及其檔案保管情況。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，許昌學(xué)院現(xiàn)有檔案涵蓋《辦法》中所有十大方面的檔案，現(xiàn)有專門的檔案保管機(jī)構(gòu)只有綜合檔案室和校史館（校史館的檔案管理機(jī)構(gòu)地位一直沒有明確，現(xiàn)在看來，從《辦法》中實(shí)物檔案的角度考慮，應(yīng)當(dāng)列為檔案保管機(jī)構(gòu)，有必要加強(qiáng)管理）。綜合檔案室，主要負(fù)責(zé)學(xué)校文書檔案管理而各專門檔案均由相關(guān)職能部門分散保管。未成立專門檔案的保管機(jī)構(gòu)，如學(xué)生處管理學(xué)生檔案，人事處和組織部保管干部人事檔案，財(cái)務(wù)處保管會(huì)計(jì)檔案等，而校內(nèi)其它部門也有保管零散檔案材料的情況。

（2）未來檔案館機(jī)構(gòu)設(shè)置注意事項(xiàng)。為避免隸屬、掛靠、合署辦公等帶來的身份尷尬問題，根據(jù)《辦法》規(guī)定，許昌學(xué)院可以成立獨(dú)立正處級(jí)建制的檔案館，負(fù)責(zé)全校檔案管理、檔案保管工作。檔案館設(shè)館長一名，全面負(fù)責(zé)檔案館工作，設(shè)副館長二名，其中一名分管檔案宣傳和信息化工作，另一名分管檔案收集、保管與保護(hù)。檔案館下設(shè)綜合科、宣傳科、技術(shù)科、學(xué)生檔案室、干部人事檔案室、教學(xué)檔案室、科研檔案室、綜合檔案室、校史館這九個(gè)科級(jí)機(jī)構(gòu)。

依據(jù)《辦法》規(guī)定，“利用頻繁且具有一定獨(dú)立性的檔案，可以根據(jù)實(shí)際需要設(shè)立分室單獨(dú)保管”，因而有必要成立專門的學(xué)生檔案室、干部人事檔案室、教學(xué)檔案室、科研檔案室。而從實(shí)物檔案的角度，以及更好地保護(hù)校史檔案和提供利用的角度考慮，筆者強(qiáng)烈建議將校史館納入檔案館管理。

另外，各二級(jí)單位必須至少指定一名工作人員擔(dān)任檔案員，負(fù)責(zé)平時(shí)各二級(jí)單位的檔案材料收集與報(bào)送工作以及檔案制度和檔案政策宣傳工作。

3 場館建設(shè)

（1）場館選址與建設(shè)。根據(jù)《辦法》，檔案館應(yīng)當(dāng)具備符合要求的檔案庫房和管理設(shè)施。因此許昌學(xué)院檔案館館設(shè)選址時(shí)，就要考慮檔案材料遮光保存，盡量在通風(fēng)條件好的陰涼處建立檔案庫房，庫房面積要符合國家規(guī)定。

（2）管理設(shè)施方面。要按照國家規(guī)定面積配置，嚴(yán)格執(zhí)行三室分開即：檔案庫房、檔案人員辦公室、檔案閱覽室分開，但不易距離太遠(yuǎn)，要便于管理。庫房須配置必要的檔案柜、密集架等檔案存放設(shè)施，“三防”設(shè)施。檔案閱覽室及檔案人員辦公室則需要配備必要的檔案信息化設(shè)備、辦公設(shè)備等。

4 檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

一要逐步集聚人才。在抓住保持原有檔案人員隊(duì)伍基礎(chǔ)之上，通過引進(jìn)、培養(yǎng)、繼續(xù)教育培訓(xùn)等途徑，建立一支能打贏、敢打必勝的專兼職檔案管理人員隊(duì)伍。檔案人員不光要熟悉本專業(yè)，也要熟悉計(jì)算機(jī)、管理知識(shí)，做新時(shí)期高素質(zhì)的復(fù)合型檔案人才。二要穩(wěn)定檔案人員隊(duì)伍。要建立健全獎(jiǎng)懲機(jī)制，完善制度，激發(fā)檔案人員工作熱情。又要關(guān)心檔案人員的待遇、進(jìn)步，還要營造和諧的工作環(huán)境，留住人才，防止檔案專業(yè)人才流失。

5 加強(qiáng)檔案館制度建設(shè)

制度是檔案館正常運(yùn)轉(zhuǎn)的保障，只有完善制度，才能確保檔案管理工作健康有序發(fā)展。檔案館要建立健全檔案管理方面涵蓋收集歸檔、保管保護(hù)、查借閱、轉(zhuǎn)遞利用、檔案編研、信息安全、提供服務(wù)等方面的管理制度，以及其它內(nèi)部控制制度，保障檔案館各項(xiàng)工作按制度的軌道運(yùn)轉(zhuǎn)。

6 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

南京郵電大學(xué)錢軍認(rèn)為：“數(shù)字化校園建設(shè)和數(shù)字化教育的興起是近年來面對(duì)信息化浪潮我國高等教育的一個(gè)發(fā)展趨勢”。因此在數(shù)字化校園建設(shè)背景下，檔案信息化已成為一種必須，一種新的服務(wù)需求。所以許昌學(xué)院也應(yīng)加快檔案信息化建設(shè)，建立數(shù)字檔案館，使得檔案館與數(shù)字檔案館同步建設(shè)。這也是響應(yīng)李克強(qiáng)總理提出“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)計(jì)劃的號(hào)召，走“互聯(lián)網(wǎng)+檔案館” 道路的必然選擇。

檔案館要爭當(dāng)數(shù)字化校園建設(shè)的主力軍，反過來檔案館也可借助數(shù)字化校園建設(shè)的機(jī)會(huì)，發(fā)揮獨(dú)特憑證、編研優(yōu)勢，提供更加便捷、特色的服務(wù)，大力推動(dòng)檔案服務(wù)質(zhì)量與效率的提高。許昌學(xué)院檔案館信息化建設(shè)不能急功近利，要扎扎實(shí)實(shí)穩(wěn)步推進(jìn)，可以確定數(shù)字化的先后順序，優(yōu)先建設(shè)師生利用率高的數(shù)據(jù)庫，優(yōu)先對(duì)亟待保護(hù)或珍貴的檔案資料以及特色檔案進(jìn)行數(shù)字化等。

當(dāng)然許昌學(xué)院開展檔案館數(shù)字化，一定要在確保檔案信息安全的前提下進(jìn)行，采用最先進(jìn)的信息安全技術(shù)，健全權(quán)限、密級(jí)設(shè)置，確保檔案信息化工作安全有序開展。

7 圍繞學(xué)校中心工作，牢固樹立服務(wù)第一的理念

檔案館要捋順“藏”與“用”的關(guān)系，把“用”擺在更加重要的位置。采取經(jīng)常性地舉行專業(yè)報(bào)告會(huì)、編研系列出版物、開展檔案實(shí)物展覽等方式，挖掘檔案信息服務(wù)潛力，提高檔案利用服務(wù)效果。要本著為師生利用服務(wù)，為學(xué)校發(fā)展大局服務(wù)的目標(biāo)，牢固樹立服務(wù)第一的理念。

本文為許昌學(xué)院校內(nèi)科研基金項(xiàng)目《普通高校成立檔案館有關(guān)問題研究——以許昌學(xué)院為例》的研究成果，課題號(hào)：2015032

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