公共管理視角下的檔案管理范式思考

馮衛(wèi)東

摘 要：公共事業(yè)的管理是面向全體民眾的，因此，其中的檔案管理也是以為人民服務(wù)為宗旨的。對于公共組織來講，檔案管理是其工作的重要部分，并且要選擇適合于自身發(fā)展實際的管理范式才能做到科學(xué)的檔案管理。本文不僅分析了公共管理和檔案管理范式，還提出了影響檔案管理范式選擇的因素。

關(guān)鍵詞：公共管理；檔案管理；范式

在時代進步的視域下，無論是公共管理還是檔案管理，都需要進行全新地改革，因為傳統(tǒng)的檔案管理范式已經(jīng)不能滿足新形勢下的公共組織要求。“范式”簡單講就是一種“模板”，是經(jīng)過長時間的積累、調(diào)整，確定下來的規(guī)律，傳統(tǒng)的檔案管理有著一種統(tǒng)一的范式，但是必須要在社會進步的今天，與時俱進，創(chuàng)新檔案管理范式。檔案管理創(chuàng)新也是需要在公共管理的前提下進行的，需要全方位地思考，才能做好檔案管理范式的調(diào)整和創(chuàng)新工作，從而為我國的公共事業(yè)做出貢獻。

1 公共管理

公共管理，管理是社會公眾的事務(wù)，旨在為社會和人民服務(wù)。公共組織才有公共管理，不僅政府機關(guān)、企事業(yè)單位需要公共管理，社會團體、群眾社團等也同樣需要公共管理，因為公共管理就是把人民集中起來，為社會的發(fā)展和人民的幸福貢獻力量的一種管理職能。本文探討的主要是現(xiàn)代公共管理，以為社會和人民服務(wù)為宗旨的管理模式。

公共管理在長期的發(fā)展中具有自己的特點：第一，公共管理具有公共性，因為它是作用于整個社會的管理職能，這種管理面向全體人民、為了全體人民的利益、全體人民共有；第二，公共管理具有服務(wù)性，公共事務(wù)的管理旨在為人民服務(wù)，要保證全體公民的利益，所以具有一定的服務(wù)性，公共管理的核心就是“服務(wù)”；第三，公共管理具有合作性，因為公共管理的面向全體民眾的，不是某一個單位、某一個部門就可以完成公共管理的事務(wù)，而需要社會的全體公民積極參與，并形成合作關(guān)系。

2 檔案管理范式

檔案管理經(jīng)過長時間的調(diào)整和使用，在不同時期、不同組織形成了與之相適應(yīng)的不同范式，目前，我國的檔案管理工作主要表現(xiàn)為以下幾種范式：

（一）檔案管理范式之一：文檔管理式

文檔管理式是定期將文檔整理在一起，經(jīng)過系統(tǒng)編號之后形成一個時期內(nèi)的總體文檔，這種集合的形式主要要收集單位的章程、會議記錄、大事紀(jì)要、重要文件、成員檔案等，需要單位內(nèi)的各個部門通力合作，將各自檔案交由檔案室保管。采用這種管理范式的檔案室，經(jīng)過歸檔、編號，將檔案分類保存，這種檔案的整理和集中便于單位的統(tǒng)一管理，保證了文檔的完整性，便于日后查找。以政府機關(guān)的人事檔案為例，每年經(jīng)過公務(wù)員考試的新員工，在正式入職前需要考試、體檢、填寫就業(yè)協(xié)議等，這些文件都不會在個人手中保管，會統(tǒng)一由人事部門管理，并通過官方渠道調(diào)入之前的學(xué)籍、工作檔案，工作后有新的人事變動，也需要將聘書等文件歸檔。

（二）檔案管理范式之二：電子信息管理式

電子檔案是在紙質(zhì)版檔案的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的，多數(shù)企業(yè)會使用這種歸檔方法。電子信息的管理主要是通過計算機，錄入文字和數(shù)據(jù)，從而形成一份電子文檔，存儲在硬盤或者網(wǎng)絡(luò)空間中，最大限度地利用便利的網(wǎng)絡(luò)條件完成檔案管理。電子信息管理的檔案范式優(yōu)勢在于比較方便，而且更適用于跨地區(qū)的檔案保存，能夠保證檔案的格式、規(guī)范都是一致的。例如，騰訊公司總部設(shè)在深圳，除了北京、上海兩家比較大的分公司外，還有大遼網(wǎng)、大魯網(wǎng)等分站，員工遍布全國各地，因此，騰訊公司就比較適合使用電子信息管理模式，保證所有員工的檔案具有一致性。

3 影響檔案管理范式選擇的因素分析

公共組織可以根據(jù)自己的實際需要選擇檔案管理范式，但是無論怎樣選擇都要以符合自身發(fā)展需要為宗旨。影響著公共組織選擇合適的檔案管理范式的因素主要有以下幾種：

（一）社會發(fā)展趨勢的影響

作為公共事業(yè)管理的一種，檔案管理范式的選擇是容易受到社會發(fā)展趨勢的影響的，而且這也是最大的影響因素，因為社會的發(fā)展會影響檔案管理人員的思想，所以也就會將這種影響折射到現(xiàn)實的檔案管理上來。社會影響尤其是經(jīng)濟利益的影響是巨大的，主要表現(xiàn)在對檔案管理的公正性方面。另外，公共事業(yè)強調(diào)為人民服務(wù)，而檔案管理人員如果能一直被“為人民服務(wù)”影響著，那么他的工作就會是積極健康的，能夠選擇好檔案管理的范式。例如，隨著社會發(fā)展，如果管理人員能夠受到網(wǎng)絡(luò)的影響，那么就可以采取紙質(zhì)版檔案管理和電子版檔案管理并行的方式。

（二）政治、經(jīng)濟制度的影響

不同的政治、經(jīng)濟制度對于檔案管理范式的選擇是不一樣的，并且可以表現(xiàn)出顯著的不同。以封建社會的私有制為例，此時的經(jīng)濟制度也充滿了私有的意味，整個社會都是處于少數(shù)人剝削多數(shù)人的局面中，因此檔案管理無論選擇怎樣的范式，都是在為少數(shù)人服務(wù)的；再以社會主義制度為例，尤其是社會主義初期，強調(diào)公有，那么檔案管理就是完全為人民服務(wù)的，時至今日，我國的檔案管理也是面向全體公民，為人民服務(wù)的。

4 結(jié)束語

每個公民都有屬于自己的檔案，對于檔案的管理屬于公共事業(yè)管理的一個部分，因此，要思考檔案管理的范式，需要在公共管理的視角下進行。在我國，檔案管理的范式主要有文檔管理式、電子信息管理式、公民參與式，每一種都有適合這種方式的組織在使用，但是宗旨都是為人民服務(wù)。但是，是否能夠在檔案管理范式上做出合適的選擇卻存在影響因素，主要有：社會發(fā)展趨勢的影響和政治、經(jīng)濟制度的影響。

參考文獻

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