淺談特藏檔案的整理與利用

縱梅

摘 要：本文主要從特藏檔案抽取前的準備、鑒定、整理、編目和裝盒闡述了特藏檔案的整理，從特藏檔案利用的基本原則和五種服務利用方式闡述了特藏檔案的利用。

關鍵詞：特藏檔案；檔案整理；檔案利用

1 特藏檔案的整理

特藏檔案的整理環(huán)節(jié)，是指在確定特藏檔案的遴選標準后，根據遴選標準，對遴選出的特藏檔案進行整理的過程。認為特藏檔案的整理也應盡可能保持一個全宗（序列）檔案的完整性和關聯(lián)性，這樣做有利于保持檔案之間的聯(lián)系，發(fā)揮特藏檔案的整體利用價值。將特藏檔案的整理分為五個環(huán)節(jié)。

1、特藏檔案抽取前的準備

特藏檔案入庫前涉及到珍貴檔案的確定、移動、重新排列以及檢查工具的調整或重新編制等問題。這是一項十分復雜的系統(tǒng)工作。為確保特藏檔案抽取工作的順利實施，首先要制定抽取工作實施方案，包括工作環(huán)節(jié)、工作人員職責、工作時間階段及紀律要求等內容。通過細化這些工作環(huán)節(jié)，提高特藏檔案整理質量，便于在整理環(huán)節(jié)有效保護好特藏檔案。

2、特藏檔案的鑒定

按照前文所述特藏檔案的遴選標準將特藏檔案原卷（件）從原卷宗中抽出，抽出的檔案原卷（件）將進入檔案特藏庫特藏。這些特藏檔案涉及多種載體類型，內容豐富多樣，規(guī)格形狀不一。因此需要對特藏檔案進行鑒定，根據需要選擇合適的檔案裝具進行存放。而對于原卷宗的處理：

復制件+復印章+T號章+備考表

用復制件是為了在利用過程中盡可能的保護好特藏檔案，在備考表注明移出時間、人員等內容，是為了便于特藏的利用。

3、特藏檔案的整理

4、特藏檔案的編目

特藏檔案的編目是指根據分類方案和文件編號編制特藏文件目錄。主要工作內容是匯制特藏檔案檢索工具，建立特藏檔案數據庫。在匯制特藏檔案檢索工具的同時，要在原檔案文件的書本目錄和計算機目錄要進行特藏注明。為進一步保護好特藏檔案，推進特藏檔案的信息利用和網絡利用，發(fā)揮特藏檔案的珍貴價值，需要在編制特藏檢索工具的基礎上，對特藏檔案進行數字化處理，建立特藏檔案數據庫。 在建立數據庫時要將以后特藏庫的充實和更新考慮進去。

5、特藏檔案的裝盒

特藏檔案的裝盒是指將已經分類、編號的特藏檔案裝入相應的裝具后入特藏庫管理。要注意的是特藏檔案不同于一般檔案，載體類型多樣，并且十分珍貴，需要特殊的裝具在更加嚴格的保管條件下進行保管。在實際工作中，各檔案館可以根據不同載體類型的特藏檔案訂制不同的檔案裝具，會更有效的保護好特藏檔案。

2 特藏檔案的利用

特藏檔案一般都是各檔案館的鎮(zhèn)館之寶、館中精品。建立特藏檔案庫具有深遠的歷史意義和現實意義，它能夠切實有效保護珍貴、重要檔案。但是在特藏庫建設過程中，檔案部門要處理好“藏”和“用”的關系，堅持以“藏”為本，實現“藏以致用”。

1、特藏檔案利用的基本原則

（1）藏用并重的原則。在特藏檔案的管理過程中，要堅持以“藏”為本，藏用并重，切實處理好二者之間的關系。“藏”是為了更好地保管特藏檔案，但是檔案利用是檔案工作的出發(fā)點和落腳點，要在“藏”好的基礎上最大程度地實現特藏檔案的檔案價值。因此，處理好“藏”和“用”的辯證關系就顯得尤為重要。檔案部門要根據自身情況，處理好二者之間的辯證關系，實現“特藏”和“利用”的統(tǒng)一。

（2）保護原件原則。特藏檔案的利用，一般情況下，檔案部門只提供特藏檔案復制件，如果因其它原因，不能提供復制件或者復制件無法滿足利用需求，確需查閱特藏檔案原件時，需報有關部門審批同意，并采取有效的保護措施，保證特藏檔案的安全。對于特藏檔案外借必須經批準，并履行嚴格的利用手續(xù)，確保特藏檔案的實體安全和信息安全。

2、特藏檔案的利用方式

（1）特藏檔案的閱覽服務。

特藏檔案的閱覽服務，是指在檔案館為檔案利用者提供特藏檔案利用服務的一種方式。這是特藏檔案利用服務的基本方式之一，也是主要的利用服務方式。特藏檔案的利用，原則上只提供復制件，對于確需調閱特藏檔案原件的，經同意后，方可辦理有關利用手續(xù)，同時采取有效的保護措施。開展特藏檔案閱覽服務，首先要認真做好借閱登記工作，查閱特藏檔案登記是檔案館在開展特藏檔案服務時必須做好的一項工作，在查閱過程中要按照閱覽制度逐項填寫清楚，不能出現漏填的項目；其次，還要加強三方面工作：一是制定特藏檔案利用制度，要在特藏檔案閱覽室顯著位置懸掛特藏檔案利用制度，提高利用者對特藏檔案的保護意識和責任意識。二是改善閱覽環(huán)境，從光線、整潔等方面開創(chuàng)寧靜舒適的閱覽環(huán)境，既然有利于特藏檔案的保護，也有利于特藏檔案的利用。三是加強特藏檔案閱覽室的安全措施，要加強對特藏檔案閱覽室的管控，對特藏閱覽室進行不間斷錄像監(jiān)控，確保特藏檔案在閱覽利用過程中不受損害。

在特殊情況下，需要外借特藏檔案時，要從嚴控制，嚴格按照相關條款執(zhí)行，在確保特藏檔案安全無損的前提下可以提供外借服務，同時要認真填寫外借檔案進出庫登記，并提醒有關單位和人員保護好特藏檔案。

（2）特藏檔案展覽服務。

特藏檔案的陳列和展覽是一種很好的檔案利用方式，可以展現檔案魅力，開展特藏檔案展覽服務，有利于檔案部門對外宣傳，走向社會，走近廣大人民群眾，擴大知名度和影響力。特藏檔案利用服務工作，要在確?！安亍钡幕A上，實現藏展結合，重點突出展覽。為此，在特藏檔案工作開展之初，就開始考慮展覽的規(guī)劃、總體設想與布置方案，在挑選特藏檔案工作的同時，優(yōu)中選優(yōu)，把準備展覽的特藏檔案一并挑選出來并制作復制件，利用復制件布置陳列和展覽。在實際工作中，我們認為陳列展覽要結合任務特點，立足現有，讓檔案再現歷史，用簡練的文字說明，配以照片、圖片，使特藏檔案陳列展覽更加激勵人、感染人、教育人。

（3）特藏檔案網絡服務。

《中國人民解放軍檔案條例》第二十四明確指出：“提供檔案信息服務是檔案工作的根本任務。檔案管理機構應當增強服務意識，運用先進手段，采取多種方式，為利用檔案信息創(chuàng)造便利條件。”不斷開發(fā)和完善現代服務手段，充分利用信息技術提高檔案信息資源服務利用效率，確保檔案信息及時、準確、安全地傳輸給檔案利用者，特別是特藏檔案的利用價值。因此，開展特藏檔案網絡服務是一種重要的并且可行的途徑。結合多年來開展網絡信息服務的實際，開展網絡服務要重點做好四方面工作：網絡宣傳、網絡調查、網絡查閱和網絡咨詢。由于目前人們對于特藏檔案的了解較少，在良好的網絡宣傳和需求調查的基礎上，提供更好的網絡查閱和咨詢服務。檔案部門要充分利用檔案信息網的平臺發(fā)揮網絡服務的優(yōu)勢，實現特藏檔案的珍貴歷史價值和信息參考價值。

（4）特藏檔案咨詢服務。

開展檔案咨詢服務是特藏檔案利用的重要方式。檔案咨詢是檔案工作者綜合運用檔案知識與檔案信息，和利用者進行“一對一”式的檔案咨詢活動。開展檔案咨詢服務，有利于增進檔案工作者和檔案利用者之間的交流，對實現特藏檔案價值具有積極作用。日常工作中，檔案咨詢服務主要有三種方式：上門咨詢、電傳咨詢、函件咨詢，這三種方式各有特點和優(yōu)勢。當面咨詢可以具體清楚地查閱所需檔案信息，但需要到檔案館進行；電話傳真咨詢和函件咨詢可以較快地了解到查檔線索和檔案信息內容的大概情況，為查閱檔案提供了參考的依據，同時避免因路途往返造成的財力和人力的過多消耗，但是不能全面、詳細地掌握所需的檔案信息內容。

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