現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題及解決問題的對策

張蕾

摘 要：人事檔案是事業(yè)單位各項(xiàng)工作正常進(jìn)行的基礎(chǔ)，也是記錄不同類型人才所必須要進(jìn)行的工作，也是保證事業(yè)單位能夠可持續(xù)發(fā)展的必要手段。隨著國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展腳步的加快，人事檔案管理工作存在的一些問題就成為當(dāng)前檔案管理工作必須要解決的問題，如果不及時(shí)解決將大大影響此項(xiàng)工作的實(shí)際作用。本文就現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題及解決問題的對策進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代人事檔案；檔案管理；存在問題；解決措施

1 人事檔案管理工作存在的問題及現(xiàn)狀分析

1.1 對人事檔案管理工作不重視

隨著國家各方面的不斷進(jìn)步，人事檔案管理工作的重要性逐漸的顯現(xiàn)出來，此項(xiàng)工作與其他的工作是不相同，這項(xiàng)工作對事業(yè)單位的短期發(fā)展和長遠(yuǎn)發(fā)展都有著非常直觀的影響，例如，在事業(yè)單位技術(shù)部門之中，只能夠在某一個(gè)的領(lǐng)域之中為單位提供短期的技術(shù)便利，而隨著技術(shù)的發(fā)展，就必須要對技術(shù)進(jìn)行升級，所以能夠影響的范圍和力度是比較有限的。而認(rèn)識檔案管理工作能夠在非常長的工作周期內(nèi)對單位的發(fā)展產(chǎn)生潛移默化的影響，這項(xiàng)工作實(shí)行的步驟也不是很復(fù)雜不需要投入過多的人力和物力，所以非常值得企業(yè)重視。

1.2 認(rèn)識檔案管理的力度不足

在現(xiàn)階段的認(rèn)識檔案管理工作之中，還存在著許多的不足，例如，人事檔案管理工作者的專業(yè)水平不夠高，沒有足夠的專業(yè)知識應(yīng)對人事檔案管理之中的各項(xiàng)工作，這樣就有可能造成非常嚴(yán)重的檔案丟失情況，另外，部分單位的人事檔案管理工作人員往往不是將這份工作作為主業(yè)，沒有將大部分的精力投入到這項(xiàng)工作之中，這就在一定程度上限制了人事檔案管理工作作用的發(fā)揮，也為人事變動(dòng)帶來了一定的阻礙。除此之外，一部分人事檔案管理工作人員的安全意識不高，對檔案不能夠很好的保護(hù)，這就使得檔案常常會(huì)面臨潮濕、火災(zāi)的威脅，或者是丟失。

1.3 人事檔案的整理不夠及時(shí)

人事檔案管理工作還存在整理不夠及時(shí)的問題，造成這種情況的原因可能是企業(yè)的檔案管理人員不夠認(rèn)真負(fù)責(zé)，對本職工作不能夠很好的完成，這都是人事檔案整理不及時(shí)的原因。除此之外，在進(jìn)行檔案收集的時(shí)候，檔案管理工作人員要注意檔案的真實(shí)性是否可以確認(rèn)，對于存在異議的檔案要進(jìn)行及時(shí)調(diào)查，保證檔案的及時(shí)歸檔，另外，部分的人事檔案在書寫的時(shí)候，往往采取的都是套話，只是起到應(yīng)付上級的作用，對于員工的工作能力不能夠準(zhǔn)確的表達(dá)，對于這部分檔案要進(jìn)行及時(shí)的剔除。

1.4 檔案被長時(shí)間擱置

隨著經(jīng)濟(jì)競爭力度的不斷增強(qiáng)，人才的競爭也越來越激烈，人才的質(zhì)量和數(shù)量往往會(huì)對事業(yè)單位的發(fā)展造成非常直接的影響。人才的競爭一直都是各個(gè)企業(yè)的核心工作，想要及時(shí)的完成人才的競爭，就需要一個(gè)非常完善的人才關(guān)系體系，而人事檔案管理工作就能夠很好的完成這一點(diǎn)，但是現(xiàn)在一些事業(yè)單位之中，雖然擁有健全的人事檔案管理系統(tǒng)，但是卻不能夠起到應(yīng)有的作用，往往都處于擱置的狀態(tài)，喪失了原有的意義，反而白白浪費(fèi)了人力和物力。

2 人事檔案管理工作問題的解決措施

2.1 提升對人事檔案管理工作的認(rèn)識，調(diào)動(dòng)積極性

人事檔案工作是單位工作人員信息的載體，為人才信息的主要來源，是一個(gè)單位先賢舉能、知人善任的重要依據(jù)，對單位的長久發(fā)展有著重要的意義。但是大部分人對人事檔案管理工作沒有足夠的認(rèn)識。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對人事檔案管理的重視，注重對人事檔案管理的資金、人力投入，對檔案管理所需的硬件、軟件設(shè)備設(shè)施加以完善，加強(qiáng)管理和宣傳工作，動(dòng)員單位上下積極參與，積極支持人事檔案管理的展開，提升人事檔案信息的效用與質(zhì)量。

2.2 建設(shè)統(tǒng)一的檔案檔案管理制度

統(tǒng)一的人事管理制度，從一定程度來說規(guī)范了工作的程序，降低了管理工作的主觀性及隨意性，以一定的程序、工作方法、考核標(biāo)準(zhǔn)對檔案管理提出嚴(yán)格的要求，提高檔案管理工作的質(zhì)量。此外，為了節(jié)省單位的物力及人力資源，提升人事管理工作的水平，可以結(jié)合人事代理制度、轉(zhuǎn)崗分流制度、用人制度等，應(yīng)用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理制度，以便于人事檔案的安全及完整性，對社會(huì)查閱、利用人事檔案提供一定的便利，降低了人事檔案管理的成本。

2.3 建設(shè)完善信息化、科學(xué)化人事檔案管理體系

人事檔案的信息量是單位內(nèi)部人員信息的資源庫，具有多變、復(fù)雜、量大的特點(diǎn)，如果檔案管理僅靠人工開展，及費(fèi)力也費(fèi)時(shí)，還達(dá)不到其應(yīng)有的效能。為了更好的管理人事檔案，應(yīng)建立完善、科學(xué)的管理體系，采用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，提升人事檔案的連續(xù)性與可查性，此外，應(yīng)用信息化、科學(xué)化的檔案管理方法，以便檔案管理工作人員能實(shí)時(shí)的將信息更新輸入到檔案系統(tǒng)中，提升檔案管理的效能。檔案管理工作人員可以運(yùn)用相機(jī)、掃描儀等高科技工具，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)態(tài)、形象、直觀的人事檔案，增加人事檔案的可查閱性。

2.4 建設(shè)素質(zhì)較高的檔案管理隊(duì)伍

檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平能力及綜合素養(yǎng)直接關(guān)乎人事檔案管理工作的質(zhì)量，高業(yè)務(wù)能力、高水平的人事檔案管理人才是人事檔案管理工作的關(guān)鍵。因此需注重人事檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，管理人員也可通過自學(xué)的方式提升自身的業(yè)務(wù)水平能力，同時(shí)應(yīng)該適當(dāng)?shù)母掠^念，積極調(diào)整心態(tài)，不斷的掌握必要的技術(shù)知識及理論，以便人事檔案管理工作更實(shí)用、更科學(xué)，進(jìn)而提升人事檔案管理的工作效率。

3 結(jié)束語

人事檔案對單位來講是極其重要的，但是隨著社會(huì)不斷的發(fā)展，陳舊的人事檔案管理手段及方法已不能滿足當(dāng)下的需求，其弊端不斷的顯現(xiàn)出來，對單位的長遠(yuǎn)發(fā)展造成阻礙。為此，應(yīng)對認(rèn)識檔案管理制度有著深刻的認(rèn)識，并對其加以重視，動(dòng)員管理工作人員積極參與，同時(shí)還需要對其制度進(jìn)行完善，使得人事檔案管理信息化、科學(xué)化，為單位的發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。

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