提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

張婷婷

【摘 要】隨著科技水平的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)社會(huì)的進(jìn)步，檔案管理科學(xué)化已成為現(xiàn)階段的時(shí)代要求，也是社會(huì)主義現(xiàn)代化的必然需要。首先探討檔案管理科學(xué)化水平的內(nèi)涵及其重要意義，進(jìn)而提出提高檔案管理科學(xué)化的有效路徑，以滿足檔案管理服務(wù)于社會(huì)、服務(wù)于精神文明建設(shè)的需要。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；科學(xué)化；電子化；數(shù)字化

當(dāng)代電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，在各個(gè)領(lǐng)域中都進(jìn)行了相當(dāng)廣泛的推廣與應(yīng)用。為了與時(shí)代接軌，適應(yīng)新形勢下的時(shí)代需求，檔案管理工作需要開展多元化的渠道，積極開拓、勇于創(chuàng)新，做好檔案收集、傳播等工作。而檔案管理在本質(zhì)上來說，就是在一定時(shí)期內(nèi)對經(jīng)濟(jì)社會(huì)及其個(gè)體的數(shù)據(jù)和相關(guān)信息進(jìn)行收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)及提供服務(wù)的行為。因此，檔案管理水平必須與時(shí)俱進(jìn)，要針對當(dāng)前的新技術(shù)、新現(xiàn)象、新形勢探尋檔案管理科學(xué)化水平的提升路徑。

1 檔案管理科學(xué)化水平的內(nèi)涵及其重要意義

檔案管理科學(xué)化水平，在本質(zhì)上說，就是以科學(xué)理論指導(dǎo)檔案管理，以科學(xué)方法推進(jìn)檔案管理，以科學(xué)制度保障檔案管理，推動(dòng)檔案管理規(guī)范化、制度化、信息化，最大限度地提高檔案管理的質(zhì)量和效益。檔案可以看作是對歷史的記錄，是一個(gè)國家或民族在發(fā)展過程中積累的文化財(cái)富儲(chǔ)備。

從宏觀方面理解，檔案包含了政治、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、文化、科技、軍事、國際關(guān)系等等各個(gè)方面的內(nèi)容，是一個(gè)國家或民族發(fā)展的綜合體現(xiàn)。當(dāng)前的時(shí)代背景下，文化因素在綜合國力中的作用日益凸顯。因此，檔案管理水平的高低、管理方法是否科學(xué)，會(huì)直接影響對歷史社會(huì)活動(dòng)是否真實(shí)的判斷，進(jìn)而影響該社會(huì)意識(shí)形態(tài)的穩(wěn)固性，影響該社會(huì)的精神凝聚力，甚至影響整個(gè)國家或民族的綜合競爭力。

在微觀層面，不論是企業(yè)單位還是事業(yè)單位，都需要進(jìn)行信息儲(chǔ)存和檔案管理。在當(dāng)今的信息時(shí)代，如果能實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化和數(shù)字化，會(huì)極大提高信息的儲(chǔ)存效率和使用效率，為企業(yè)單位或事業(yè)單位高效、高質(zhì)地運(yùn)轉(zhuǎn)提供良好的軟環(huán)境。

然后，當(dāng)前很多領(lǐng)域的檔案管理缺乏健全的制度體系。一方面，對于檔案管理的規(guī)章規(guī)范較為凌亂，具有很大的主觀任意性，或者現(xiàn)有的管理規(guī)章太過呆板，不具有可操作性，導(dǎo)致有章難循；另一方面，缺少具有專業(yè)素質(zhì)、專業(yè)技能和職業(yè)精神的檔案管理人才，直接導(dǎo)致目前檔案管理水平相對低下，檔案管理效率整體不高，嚴(yán)重滯后于經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要。本文著重分析提高檔案管理科學(xué)化水平的有效路徑。

2 提高檔案管理科學(xué)化水平的有效路徑

2.1 深化檔案管理科學(xué)化的認(rèn)識(shí)

當(dāng)前檔案管理水平較低、效率不高的現(xiàn)象在很大程度上歸結(jié)于對檔案管理科學(xué)化的思想意識(shí)不夠，沒有意識(shí)到新形勢對檔案管理工作的更高層次的要求，因而導(dǎo)致不少領(lǐng)域和單位仍然沿襲傳統(tǒng)的檔案管理模式，保持傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)意識(shí)，使得檔案管理工作嚴(yán)重滯后于經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展需要。所以，在思想意識(shí)方面需要要加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，第一，檔案管理工作必須服務(wù)于社會(huì)主義精神文明建設(shè)，用真實(shí)、高效的方法收集、儲(chǔ)存經(jīng)濟(jì)社會(huì)的數(shù)據(jù)和信息；第二，檔案管理的社會(huì)功能已逐漸轉(zhuǎn)向服務(wù)型功能，這就要求檔案管理人員必須加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，并以服務(wù)意識(shí)指導(dǎo)工作；第三，檔案管理工作有內(nèi)在的科學(xué)化要求，進(jìn)而需要檔案管理工作人員加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)和自身業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高，以加快檔案管理科學(xué)化水平的提升速度。

2.2 提高檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的科技化

新形勢下高效的檔案管理工作已經(jīng)離不開媒體設(shè)備和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，這就需要各領(lǐng)域和單位加強(qiáng)對檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，以保證檔案管理的社會(huì)服務(wù)型功能充分發(fā)揮。檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，包括計(jì)算機(jī)、多媒體等硬件設(shè)備和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、管理系統(tǒng)等軟件設(shè)施。因此，新時(shí)代的科技烙印，使得檔案管理工作必須加強(qiáng)科技意識(shí)，并加強(qiáng)與科技有關(guān)的基礎(chǔ)實(shí)施建設(shè)。第一，運(yùn)用信息技術(shù)把檔案管理的傳統(tǒng)記載和錄入模式進(jìn)行根本性變革，實(shí)現(xiàn)信息資源的數(shù)據(jù)化建設(shè)、檔案中心的電子化建設(shè)，并服務(wù)社會(huì)，向社會(huì)推出電子政務(wù)、數(shù)字檔案庫、網(wǎng)絡(luò)檔案中心；第二，加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化與升級(jí)，通過檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)及應(yīng)用，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、程序化地檔案管理，向社會(huì)提供高效、高質(zhì)的檔案管理服務(wù)；第三，檔案管理的社會(huì)服務(wù)功能是建立安全管理的基礎(chǔ)之上，在利用網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)高效率的同時(shí)，還要兼顧網(wǎng)絡(luò)信息的安全性，確保檔案管理電子化和數(shù)字化安全前提下，才能更好地使得檔案管理服務(wù)于社會(huì)。

2.3 注重檔案管理工作中的人才選用

首先，認(rèn)清當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的要求和經(jīng)濟(jì)社會(huì)變革的需要，以此確定檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)層次。隨著新時(shí)代信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的紙質(zhì)檔案、實(shí)體檔案已經(jīng)不能達(dá)到檔案管理工作的效率水平，檔案電子化、數(shù)字化已經(jīng)成為全球檔案管理的必然趨勢。經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷變革，使得檔案管理的貯藏型社會(huì)功能已經(jīng)不能滿足當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)的需要，檔案管理在安全管理的基礎(chǔ)上，更注重于對檔案的利用，即檔案管理的服務(wù)型功能。如何在安全管理的前提下最大程度得實(shí)現(xiàn)檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，便是當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)對檔案管理工作提出的新要求。

其次，重視人才、選用人才，做到“唯才是用”。在當(dāng)前很多領(lǐng)域的檔案管理工作崗位上，存在不少專業(yè)素養(yǎng)低下、缺乏職業(yè)精神、“占崗不干事”的檔案管理人員。這主要是由于傳統(tǒng)的檔案管理方式單一、業(yè)務(wù)素質(zhì)要求不高、重要性認(rèn)識(shí)不強(qiáng)等原因造成的。但是，現(xiàn)代檔案管理已面臨不斷科學(xué)化的時(shí)代要求，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和電子信息管理已經(jīng)融入檔案管理工作，并不斷提升檔案管理的儲(chǔ)存效率和服務(wù)效率。這就要求各領(lǐng)域和單位主要專業(yè)人才的選用，做到專業(yè)人做專業(yè)人，落實(shí)“唯才是用”。

2.4 建立健全檔案管理規(guī)章

當(dāng)前大多的檔案管理規(guī)章要么太過隨意性而無章可循，要么太過原則性而有章難循。檔案管理規(guī)章是對檔案管理工作的原則性要求，包括制度安排、體系構(gòu)建、人員配備、操作規(guī)范等各方面。一個(gè)完善、科學(xué)的檔案管理規(guī)章，既要從法律法規(guī)的角度進(jìn)行制度建設(shè)，確立檔案管理規(guī)章執(zhí)行的強(qiáng)制力，又要結(jié)合各個(gè)領(lǐng)域和單位的個(gè)體差異，進(jìn)行具體問題具體分析，避免管理規(guī)章的同質(zhì)而缺乏效力，進(jìn)而提高檔案管理規(guī)章的可操作性。同時(shí)，根據(jù)崗位職責(zé)制定相應(yīng)的績效考核管理辦法，做到獎(jiǎng)懲分明，隨時(shí)發(fā)展問題隨時(shí)解決問題。

3 結(jié)語

為了與時(shí)代接軌，適應(yīng)新形勢下的時(shí)代需求，檔案管理工作需要開展多元化的渠道，積極開拓、勇于創(chuàng)新，做好檔案收集、傳播等工作。因此，目前檔案管理工作必須尋求一個(gè)提高檔案管理科學(xué)化水平的有效路徑，即深化檔案管理科學(xué)化的認(rèn)識(shí)、提高檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的科技化、注重檔案管理工作中的人才選用、建立健全檔案管理規(guī)章。進(jìn)而，在利用網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)高效率的同時(shí)，還要兼顧網(wǎng)絡(luò)信息的安全性，確保檔案管理電子化和數(shù)字化安全前提下，才能更好地使得檔案管理服務(wù)于社會(huì)。

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[責(zé)任編輯：鄧麗麗]