淺談現(xiàn)代企業(yè)秘書工作

蔡建玫

不論何種企業(yè)、何種行業(yè)都有相通之處，如都有領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和管理部門，而領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和管理部門都要按照高效的原則，力爭又好又快的開展方方面面的工作。其中企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的秘書工作就是很重要的一個方面工作，所謂秘書工作就是直接為機關(guān)或部門負(fù)責(zé)人提供綜合服務(wù)的輔助性管理活動。新時期，新的形勢要求企業(yè)經(jīng)營管理工作必須制度化、規(guī)范化、法制化、客觀上對秘書工作提出了更高的要求。要做好新形勢下的企業(yè)秘書工作，就必須與時俱進(jìn)，緊跟時代步伐，緊緊圍繞“一個中心三服務(wù)”，樹立“十種意識”，提高“四種素質(zhì)”，不斷完善自己，掌握科學(xué)的方法，付出艱辛的勞動，做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，高效率、快節(jié)奏地圓滿完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項任務(wù)。

一、以領(lǐng)導(dǎo)活動為中心，做好三個服務(wù)

企業(yè)秘書工作者統(tǒng)稱企業(yè)秘書，按業(yè)務(wù)分工，又有行政秘書、文字秘書之分。秘書工作是掌管文書并協(xié)助機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人處理重點和日常工作的人員，是為滿足領(lǐng)導(dǎo)活動的需要而產(chǎn)生和開展的。領(lǐng)導(dǎo)活動為主，秘書工作為輔，就決定了企業(yè)秘書工作始終要以領(lǐng)導(dǎo)活動為中心，否則，不是越位就是不到位。秘書工作要始終堅持“三服務(wù)”的宗旨，即為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)服務(wù)，為各部門服務(wù)，為基層服務(wù)。

秘書工作具有收錄整理、錄入打印、信息傳遞、會務(wù)服務(wù)、事務(wù)管理等多種服務(wù)手段，要做到上情下達(dá)，下情上報，督促檢查作用。現(xiàn)代科技的發(fā)展要求秘書工作不斷開拓創(chuàng)新，為其工作開辟更為廣闊的服務(wù)領(lǐng)地。因此，企業(yè)秘書就應(yīng)該依據(jù)企業(yè)各個時期的工作性質(zhì)和領(lǐng)導(dǎo)的重點活動安排自己的工作和生活，對領(lǐng)導(dǎo)的指示、交辦事項做到不打折扣，及時認(rèn)真的執(zhí)行照辦；對領(lǐng)導(dǎo)安排的工作一旦接受，即應(yīng)排除一切干擾，全身心的投入，高質(zhì)量的完成任務(wù)，力求達(dá)到領(lǐng)導(dǎo)或主管部門和基層的滿意。

二、企業(yè)秘書必須具備并不斷提高“四種素質(zhì)”

1.過硬的政治素質(zhì)

秘書工作是一項政治性、政策性都很強的工作。秘書工作的性質(zhì)、作用決定了秘書人員必須具備較高的政治理論和政策水平，有較高的思想覺悟。在大是大非面前保持清醒的頭腦，運用科學(xué)、正確的方法處理日常事務(wù)，在工作中不犯原則性、政策性的錯誤。因此，秘書人員必須認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義毛澤東思想、鄧小平理論和黨的“三個代表”的重要思想，學(xué)習(xí)科學(xué)發(fā)展觀，學(xué)習(xí)黨和國家的路線方針政策，注意觀察國際風(fēng)云，不斷注意接受新信息，更新觀念，學(xué)會用辯證唯物主義和歷史唯物主義的觀點去分析問題，透過現(xiàn)象看本質(zhì)，更好的發(fā)揮參謀助手作用。

2.扎實的文字素養(yǎng)

扎實的文字功底是秘書人員的必備素質(zhì)。有一定文字功底是對秘書人員的基本要求，撰寫材料、起草文件和領(lǐng)導(dǎo)講話報告稿是秘書的基本職責(zé)。寫作本不是一件易事，寫好就更不容易了。一篇脈絡(luò)清晰，用語準(zhǔn)確簡練的文稿，讓人看后一目了然，印象深刻，但是沒有一定的功底不能一蹴而就。公文作為一種特殊的文體，無論從格式還是遣詞用語，都有一定的規(guī)定，不像寫詩歌、散文那樣隨心所欲自由創(chuàng)作。寫作的功夫需要長期的工作實踐，深厚的文化積累，系統(tǒng)的寫作技能，關(guān)鍵是要做到“三心”：一是留心。要務(wù)是勤、鉆、精，注意各種結(jié)構(gòu)和格式的范文著作，要細(xì)讀、細(xì)品、細(xì)鉆、細(xì)研，取人之長，為我所用。二是潛心。秘書人員要有長期寫材料的準(zhǔn)備和習(xí)慣，自加寫作壓力，隨時接受寫作材料的任務(wù)，有備不怠。三是用心。書寫材料要專心致志，一絲不茍，精心寫作。這樣才能練就扎實的文字功底，撰寫材料才能得心應(yīng)手，一揮而就。

3.高超的技術(shù)素質(zhì)

隨著現(xiàn)代化辦公機具的普及，企業(yè)秘書不能滿足于傳統(tǒng)陳舊的工作方式和習(xí)慣，試想一個現(xiàn)代企業(yè)秘書不精通電腦，不能熟練復(fù)印、傳真、接發(fā)電子郵件、查閱網(wǎng)上信息，那他是無論如何也干不好本職工作的?，F(xiàn)代企業(yè)秘書必須主動去適應(yīng)、掌握現(xiàn)代辦公技術(shù)，提高實際應(yīng)用水平，做一名政治思想好，作風(fēng)優(yōu)良，技術(shù)過硬高超的新時代企業(yè)秘書工作者。

4.高尚的從業(yè)道德素質(zhì)

強化企業(yè)員工的道德素質(zhì)，特別是企業(yè)高管身邊的秘書工作者的職業(yè)道德素質(zhì)是企業(yè)的一個重要職責(zé)。培養(yǎng)企業(yè)秘書工作者具備高尚的從業(yè)道德素質(zhì)，要使之樹立遵紀(jì)守法、依法秉公辦事的法律意識；樹立為領(lǐng)導(dǎo)、為群眾、為社會良好的服務(wù)意識；樹立為自己為企業(yè)爭得良好形象的社會意識；樹立準(zhǔn)確定位、不越位、不錯位的自我約束意識。這四種意識的樹立，直觀的反射出企業(yè)秘書工作者的綜合素質(zhì)涵養(yǎng)，這也是做一名合格的優(yōu)秀的企業(yè)秘書的必備條件之一。

三、具有精干的辦事能力

1.理解領(lǐng)悟和分析駕馭能力

日常工作中秘書一方面要接受領(lǐng)導(dǎo)的指示，另一方面也要同具體的工作對象打交道。要達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，就必須準(zhǔn)確、快速的領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)交辦的意圖，同時也要準(zhǔn)確無誤的聽懂，并弄清辦事對象的想法。面對千頭萬緒、繁雜緊迫的情況，需要把事務(wù)迅速歸納梳理出頭緒，分輕重緩急，駕輕就熟的把事情分別辦理的清楚順當(dāng)，有條不紊。

2.應(yīng)變能力和交際能力

企業(yè)秘書面臨的各種事務(wù)常常瞬息萬變，不斷發(fā)展。有些辦事的計劃、預(yù)案和想象往往會出項情況大不相同，甚至把預(yù)案方案完全打亂。需要秘書臨陣沉著鎮(zhèn)定，原則不變，迅速抉擇，靈活處置達(dá)到預(yù)期的目的。同時企業(yè)秘書要要處理好上下左右各方面的人際關(guān)系，善于交際，使人容易接近，容易被信賴。上傳下達(dá)、接待來客、洽談工作，要做到口齒伶俐清晰，達(dá)意準(zhǔn)確，語言繁簡得當(dāng)、態(tài)度誠懇，語氣禮貌溫和。還要注意說話的藝術(shù)、感染力、說服力、風(fēng)度、禮貌、機警、幽默等。通過說話把事情辦得干凈利索。

隨著經(jīng)濟社會各個方面的改革深化和強化，給企業(yè)的生存和發(fā)展帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)，新的形勢和任務(wù)給新時代的企業(yè)秘書工作提出了更高的要求，秘書工作者必須具有超前意識，迎難而上，勤奮進(jìn)取，增強責(zé)任感和使命感，樹立強烈的敬業(yè)精神，從我做起，從小事做起，在工作中不斷提高自身素質(zhì)，完善自我，做一名合格的企業(yè)秘書，把企業(yè)秘書工作做得更好，更好的為企業(yè)的改革發(fā)展不斷做出貢獻(xiàn)。