建設(shè)企業(yè)數(shù)字化檔案館的思考與實(shí)踐

趙秀敏

近年來，隨著企業(yè)辦公自動(dòng)化、無紙化、網(wǎng)絡(luò)化日臻完善，以手工操作為主的傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)難以適應(yīng)新的信息環(huán)境，企業(yè)各部門對(duì)檔案的信息化、數(shù)字化的呼聲越來越高，傳統(tǒng)檔案館向數(shù)字化檔案館轉(zhuǎn)型已成為企業(yè)檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)，面對(duì)這種形勢(shì)，企業(yè)如何對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化，盡快建立數(shù)字化檔案館，使檔案管理部門從封閉走向開放，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，為企業(yè)和社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)已成為檔案管理的新課題。

一、構(gòu)建數(shù)字化檔案館，實(shí)現(xiàn)文檔一體化

（一）建立綜合檔案信息管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源網(wǎng)上共享

隨著開灤集團(tuán)公司OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)投入應(yīng)用，電子文檔的管理已成為檔案工作的重點(diǎn)。為適應(yīng)現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化工作的需要，充分應(yīng)用信息技術(shù)拓展檔案管理的發(fā)展空間，開灤集團(tuán)公司檔案館及下屬各單位先后投資162萬元，與河北科怡科技公司合作，完成了綜合檔案信息管理平臺(tái)的建設(shè)。該平臺(tái)采用檔案管理系統(tǒng)C/S、B/S結(jié)合體系架構(gòu)，以光纖信息主干網(wǎng)為依托，與OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)緊密銜接，實(shí)現(xiàn)了檔案分級(jí)管理體制下的數(shù)據(jù)集中、扁平管理、文檔一體、資源共享、高效運(yùn)行的管理模式。該平臺(tái)的使用，使開灤檔案館實(shí)現(xiàn)了OA自動(dòng)化辦公系統(tǒng)與檔案管理軟件的無縫鏈接，有效解決了電子文件不能直接歸檔和網(wǎng)上查詢的問題，滿足了開灤現(xiàn)存各類檔案的機(jī)讀管理，實(shí)現(xiàn)了資源共享，提高了檔案收、管、用的工作效率。現(xiàn)在開灤直屬區(qū)域和下屬27個(gè)基層單位建立了綜合檔案信息管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源網(wǎng)上共享，為建設(shè)數(shù)字化檔案館奠定了基礎(chǔ)。

（二）實(shí)施數(shù)字化掃描工作，加快電子檔案的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化和掛接

工作中，我們始終把檔案信息化建設(shè)作為檔案工作的重點(diǎn)，突出體現(xiàn)在實(shí)施數(shù)字化掃描工作、電子檔案數(shù)據(jù)安全存儲(chǔ)與備份及電子檔案原文數(shù)據(jù)掛接等方面。如我們把列入河北省重點(diǎn)檔案搶救與保護(hù)對(duì)象的開灤重要?dú)v史檔案實(shí)施了掃描錄入和掛接。開灤誕生于中國近代“洋務(wù)運(yùn)動(dòng)”，跨越三個(gè)世紀(jì)，至今已有137年的光榮歷史，是中國煤炭工業(yè)的搖籃，其豐富的館藏檔案資料不僅反映了開灤集團(tuán)輝煌燦爛的歷史，更是唐山這座城市從貧窮落后到繁榮昌盛的最好見證。這些檔案由于時(shí)代久遠(yuǎn)，有的字跡已開始褪變，亟需搶救，如何把這些世人矚目的、厚重的歷史檔案資料保護(hù)起來已成為亟待解決的問題。實(shí)際工作中，我們將庫存的紙質(zhì)檔案按照重要程度、使用頻率和時(shí)間的順序，分期分批的進(jìn)行掃描錄入和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化與掛接，開灤系統(tǒng)現(xiàn)已數(shù)字化館藏檔案案卷331130卷，2283330幅，439GB，以件為保管單位檔案，602291件，1444225幅，680GB，照片檔案6639張，21GB，錄音磁帶、錄像磁帶、影片檔案53小時(shí)，41GB。實(shí)現(xiàn)了不涉密的檔案目錄全部上網(wǎng)和重要檔案的原文全部上網(wǎng)，為全面提升開灤檔案現(xiàn)代化管理水平，將開灤檔案館建成集網(wǎng)絡(luò)化管理、數(shù)字化加工及信息化服務(wù)于一體的數(shù)字化綜合檔案館，提供了信息保障。

（三）不斷探索，勇于創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)文檔一體化

開灤集團(tuán)公司檔案館為了實(shí)現(xiàn)文檔一體化，不斷探索，勇于創(chuàng)新，與河北科怡科技公司合作，新研發(fā)了自動(dòng)生成檔號(hào)章、自動(dòng)劃分保管期限、自動(dòng)組卷等新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了檔案信息管理平臺(tái)中的每份文件的首頁自動(dòng)生成檔號(hào)章，做到了依據(jù)每份文件的題名、責(zé)任者、年度、文件頁數(shù)、盒號(hào)等這些庫內(nèi)數(shù)據(jù)，自動(dòng)填充到檔號(hào)章相應(yīng)的位置，并且依據(jù)國家檔案局制定的新保管期限表規(guī)定的永久、30年、10年保管的內(nèi)容，對(duì)現(xiàn)行開灤OA辦公平臺(tái)形成的文件進(jìn)行多次分析與研究，生成了可供提取的數(shù)據(jù)關(guān)鍵詞，通過獲取多個(gè)關(guān)鍵詞自動(dòng)生成保管期限添到檔號(hào)章相應(yīng)的位置。正是依托這些技術(shù)， 2013年開灤集團(tuán)公司檔案館率先實(shí)現(xiàn)了企業(yè)文檔一體化的智能化歸檔方式。由傳統(tǒng)的手工加蓋檔號(hào)章，劃分保管期限，填寫檔號(hào)、件數(shù)和盒號(hào)等工作，改為全部由計(jì)算機(jī)自行完成，將檔案管理人員從繁瑣的歸檔工作中解脫出來，大大提高了工作效率。如今開灤集團(tuán)公司檔案館已躍升為開灤電子文件管理中心和信息查詢利用中心，成為信息資源共享的平臺(tái)。

（四）妥善處理保密、安全與開放的關(guān)系

檔案作為一種全面、準(zhǔn)確、有價(jià)值的信息，其中不泛國家秘密或商業(yè)秘密。檔案的保密工作不僅關(guān)系到國家的安全和利益，而且也關(guān)系到企事業(yè)單位的生存和發(fā)展，因此，涉密檔案的管理與控制就成了檔案管理者義不容辭的責(zé)任。在實(shí)現(xiàn)檔案信息資源網(wǎng)上共享的同時(shí)，我們采取對(duì)系統(tǒng)軟硬件的配置管理、信息更新、系統(tǒng)監(jiān)督、物理存取控制、分級(jí)管理等措施，建立了強(qiáng)大的電子檔案安全控制體系，從而確保綜合檔案信息管理平臺(tái)利用的安全性、便捷性和準(zhǔn)確性，并明文規(guī)定：1.涉密文件不上網(wǎng)，上網(wǎng)文件不涉密;2.對(duì)軟件數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理;3.設(shè)置了軟硬件防火墻;4.服務(wù)器設(shè)置密碼，定期更改，并設(shè)專人負(fù)責(zé);5.采取用戶分級(jí)管理。嚴(yán)格審核網(wǎng)上歸檔、網(wǎng)上查詢、檔案數(shù)據(jù)維護(hù)權(quán)限的設(shè)置，對(duì)文件處理過程中的各類修改信息予以保留，確保檔案的真實(shí)性和保密性。普通級(jí)用戶登錄后只能查看目錄，需要查看原文的普通用戶，需向檔案管理員提交電子申請(qǐng)書，檔案管理員批準(zhǔn)后才能查閱原文。檔案管理員級(jí)用戶，可以查看自己分管檔案范圍內(nèi)的原文，并對(duì)普通用戶有批準(zhǔn)查看原文及查看期限的權(quán)力。館長(zhǎng)級(jí)用戶可以查看各個(gè)部門的檔案利用情況，以便了解全局電子檔案的借閱情況，并對(duì)管理員上報(bào)的特殊查詢情況，具有審批權(quán)。

二、企業(yè)建立數(shù)字化檔案館帶來的成效

（一）檔案的數(shù)字化，有效地保護(hù)了原始檔案資料

傳統(tǒng)的檔案資料一般采用紙介質(zhì)、膠卷等進(jìn)行存儲(chǔ)，保質(zhì)期限一般較短，遇水蝕、蟲咬等破壞便不可恢復(fù);膠卷資料的保質(zhì)期雖然較長(zhǎng)，一旦遭遇潮濕、高溫、強(qiáng)光等侵蝕，便可對(duì)其造成毀滅性損害。另外，紙質(zhì)和膠卷資料一般是“僅此一份，別無二家”，且難以備份。數(shù)字化掃描后，將紙介質(zhì)、膠卷等傳統(tǒng)載體存儲(chǔ)的檔案資料轉(zhuǎn)換成數(shù)字模式，很好地解決了上述問題。數(shù)字化資料不怕潮濕、強(qiáng)光、高溫和蟲害等，壽命長(zhǎng)，而且復(fù)制備份也非常容易，能夠輕松應(yīng)對(duì)各種自然災(zāi)害，避免了因提供原件給紙質(zhì)檔案所帶來的損壞，永久的保護(hù)了檔案，有效的延長(zhǎng)了歷史檔案的使用壽命，這無疑是保護(hù)檔案資料的上上之選。

（二）數(shù)字化檔案館的建立，方便了利用，提高了工作效率和經(jīng)濟(jì)效益

開灤綜合檔案信息管理平臺(tái)的建立，很好地把集團(tuán)公司OA自動(dòng)化辦公系統(tǒng)與檔案管理軟件進(jìn)行了無縫鏈接，實(shí)現(xiàn)了文檔一體化的智能化歸檔方式。從而將檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，檔案工作的手段發(fā)生了質(zhì)的飛躍。隨著企業(yè)產(chǎn)權(quán)制度改革的不斷深人，企業(yè)規(guī)模增大，機(jī)構(gòu)層次增多，辦公地點(diǎn)分散，給檔案的查詢和利用帶來了諸多不便，傳統(tǒng)的檔案館在提供服務(wù)時(shí)，耗時(shí)長(zhǎng)、查準(zhǔn)率低。數(shù)字化檔案館的建立，開通了網(wǎng)上借閱，各檔案館（室）之間、檔案用戶之間的地理距離由于網(wǎng)絡(luò)連接而消失，實(shí)現(xiàn)了跨時(shí)間、跨地域獲取資料，充分體現(xiàn)了資源共享帶來的便捷，加快了信息傳遞速度，給檔案的檢索和利用插上了騰飛的翅膀。借閱者登錄平臺(tái)后，只需在自己的計(jì)算機(jī)上發(fā)出請(qǐng)求查看某檔案的申請(qǐng)，經(jīng)管理員授權(quán)后，就能查閱相關(guān)檔案的原文，并且可以多人沒有沖突的同時(shí)查詢檔案，從而節(jié)省了時(shí)間，方便了查詢利用，提高了工作效率，同時(shí)還節(jié)約了保管費(fèi)用和占地空間，從而避免了反復(fù)復(fù)制檔案資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)，查準(zhǔn)率達(dá)到100%，為企業(yè)編研、技術(shù)改造、工程搶險(xiǎn)、解決經(jīng)濟(jì)糾紛等工作提供大量的原始憑證和技術(shù)依據(jù)，取得了良好的經(jīng)濟(jì)效益。

（三）挖掘檔案的潛在價(jià)值，使檔案得以升華

一個(gè)企業(yè)的文化只有通過厚重的歷史底蘊(yùn)才能得以充分展現(xiàn)，從而成為引領(lǐng)和激勵(lì)企業(yè)戰(zhàn)勝艱難險(xiǎn)阻、不斷發(fā)展壯大的動(dòng)力源泉。檔案資料是一個(gè)企業(yè)發(fā)展歷史的記實(shí)，也是各大事項(xiàng)的最好佐證，檔案歷來是企業(yè)的無形資產(chǎn)，然而，受其機(jī)密性特點(diǎn)和歷史原因等因素的影響，這些資料只能靜靜地躺在館里，終日與灰塵為伴。數(shù)字化檔案館的建立使他們重見天日，讓更多的人通過它們了解某一時(shí)代的歷史背景，使檔案原有價(jià)值得以升華，為檔案的編研工作帶來了勃勃生機(jī)。近年來開灤檔案館通過對(duì)檔案的進(jìn)一步挖掘，編寫了《開灤130年》、《紅色日志》、《黨旗在煤海飄揚(yáng)》、《開灤史鑒》、《開灤大事記》《開灤年鑒》等作品，為外界了解開灤打開了一扇窗，同時(shí)為現(xiàn)實(shí)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)起到存史、資治、歷史借鑒的作用，也成為了開灤集團(tuán)公司內(nèi)部各級(jí)管理者的重要資政參考。

（四）數(shù)字化檔案館的建立，贏得了多項(xiàng)優(yōu)秀創(chuàng)新成果

在建設(shè)數(shù)字化檔案館的實(shí)踐中，我們先后申報(bào)的《重要檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換與管理創(chuàng)新》、《電子檔案的集成管理與體系創(chuàng)新》、《建設(shè)數(shù)字化檔案館 實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化》、《實(shí)現(xiàn)企業(yè)文檔一體化的理論與實(shí)踐》等管理創(chuàng)新項(xiàng)目，分別獲河北省煤炭行業(yè)企業(yè)管理現(xiàn)代化創(chuàng)新應(yīng)用成果一等獎(jiǎng)、二等獎(jiǎng)。其中《實(shí)現(xiàn)企業(yè)文檔一體化的理論與實(shí)踐》項(xiàng)目，獲國家檔案局科技項(xiàng)目成果三等獎(jiǎng)，并獲2013年中國煤炭協(xié)會(huì)管理創(chuàng)新成果三等獎(jiǎng)。開灤綜合檔案信息管理平臺(tái)已成為全省最先進(jìn)的檔案信息管理系統(tǒng)。

（作者單位：開灤集團(tuán)公司檔案館）