如何提升辦公室秘書(shū)公文寫(xiě)作能力

文／勝利石油管理局公共事業(yè)管理部　王朝輝

如何提升辦公室秘書(shū)公文寫(xiě)作能力

文／勝利石油管理局公共事業(yè)管理部王朝輝

隨著改革的深入和現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的發(fā)展，社會(huì)的競(jìng)爭(zhēng)也日趨激烈，作為領(lǐng)導(dǎo)干部日理萬(wàn)機(jī)，工作十分繁忙，如何為領(lǐng)導(dǎo)干部分憂，輔助好領(lǐng)導(dǎo)，做好領(lǐng)導(dǎo)的好后勤和好助手，是辦公室秘書(shū)應(yīng)盡的職責(zé)。公文在實(shí)際工作中應(yīng)用十分廣泛，公文寫(xiě)作是辦公室秘書(shū)的主要工作之一，如何在新形勢(shì)下，與時(shí)俱進(jìn)，提升公文的寫(xiě)作能力，是作為辦公室秘書(shū)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真思考和研究的問(wèn)題。

辦公室秘書(shū)；公文寫(xiě)作；提升能力

一、公文寫(xiě)作分類及寫(xiě)作要求

（一）公文寫(xiě)作的分類。公文，主要指黨政機(jī)關(guān)在實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)和行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)管理和公務(wù)活動(dòng)的重要工具。也泛指各級(jí)各類機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位制訂、使用的公務(wù)文書(shū)。

公文是實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)管理職能的工具和手段。在公文里，鼓勵(lì)什么、遏制什么、支持什么、或褒或貶、或是或非、或倡或戒、或行或止，十分鮮明。

（二）公文寫(xiě)作的寫(xiě)作要求。公文寫(xiě)作必須符合黨和國(guó)家的方針政策、法律法規(guī)及上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)規(guī)定。公文寫(xiě)作必須以擁護(hù)黨和國(guó)家為前提，立場(chǎng)鮮明。公文寫(xiě)作所涉及的情況必須屬實(shí)，要有鮮明的觀點(diǎn)，所寫(xiě)文字必須精煉，所列條例必須清楚，層次要分明，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)表注要正確。所涉及的人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。所寫(xiě)日期基本要求寫(xiě)具體年月日。

二、辦公室秘書(shū)的作用

辦公室是一個(gè)單位運(yùn)作的樞紐，在實(shí)際工作中辦公室秘書(shū)起到承上啟下、協(xié)調(diào)關(guān)系的橋梁作用。

（一）辦公室秘書(shū)要為領(lǐng)導(dǎo)工作做鋪墊。領(lǐng)導(dǎo)在決策前，秘書(shū)要做好信息的收集和處理工作；領(lǐng)導(dǎo)在召開(kāi)會(huì)議之前，秘書(shū)要做好會(huì)前籌備，會(huì)中服務(wù)，會(huì)后整理工作。領(lǐng)導(dǎo)在批閱文件之前，秘書(shū)要做好文件處理擬辦工作。及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)溝通，準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)的工作目標(biāo)，明確領(lǐng)導(dǎo)的具體工作以及將采取的措施和方法，為領(lǐng)導(dǎo)做好事前的準(zhǔn)備工作。

（二）辦公室秘書(shū)為領(lǐng)導(dǎo)工作拓展延伸。領(lǐng)導(dǎo)在作出決策之后，作為秘書(shū)要起草決策文件，將領(lǐng)導(dǎo)的決策內(nèi)容以公文的形式制成文件下發(fā)到各個(gè)部門(mén)；之后通過(guò)收到的反饋意見(jiàn)，為領(lǐng)導(dǎo)把握?qǐng)?zhí)行效果提供幫助。辦公室秘書(shū)要嚴(yán)格按要求辦事，同時(shí)要協(xié)調(diào)各方面各種關(guān)系，切實(shí)做好領(lǐng)導(dǎo)的好幫手。

三、提升辦公室秘書(shū)公文寫(xiě)作能力的途徑

（一）辦公室秘書(shū)要養(yǎng)成良好的讀書(shū)習(xí)慣，雄厚的文化積累是寫(xiě)作的基礎(chǔ)。書(shū)籍是我們的精神食糧?！白x書(shū)破萬(wàn)卷，下筆如有神”，浩如煙海的書(shū)籍是人類知識(shí)的精華，要想在寫(xiě)作上有一番成就，平時(shí)的積累是非常重要的。世界在發(fā)生著巨大的變化，知識(shí)水平在不斷地提高，新生事物不斷涌現(xiàn)，如果沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)的緊迫感，思想觀念跟不上時(shí)代的變化，視野不夠開(kāi)闊，作為辦公室的秘書(shū)，就很難適應(yīng)時(shí)代的變遷，無(wú)法為領(lǐng)導(dǎo)獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，更難有極強(qiáng)的文字駕馭能力。

文化素質(zhì)的提高的同時(shí)使視野更加開(kāi)闊，看問(wèn)題和想問(wèn)題的能力就會(huì)提高，多讀書(shū)、讀好書(shū)的習(xí)慣有利于一個(gè)人素質(zhì)的提高。在讀書(shū)方面，要注重博覽群書(shū)，知識(shí)的力量會(huì)使一個(gè)人對(duì)問(wèn)題和形勢(shì)的觀察更加敏銳、更加全面、更加深刻。審時(shí)度勢(shì)的能力更強(qiáng)。

作為辦公室秘書(shū)不但要有廣博的知識(shí)，更應(yīng)重點(diǎn)閱讀與本職工作有關(guān)的專業(yè)書(shū)籍和業(yè)務(wù)資料。應(yīng)當(dāng)多掌握業(yè)務(wù)范圍以內(nèi)的知識(shí)，做到有的放矢。如何才能妙筆生花，在遣詞造句當(dāng)中體現(xiàn)出文字駕馭能力，都是靠平時(shí)的大量閱讀和積累及反復(fù)實(shí)踐，不斷提高得來(lái)的。

用心讀書(shū)，掌握寫(xiě)作技巧，勤記、勤查、勤寫(xiě)。積累和學(xué)習(xí)的方法很多，沒(méi)有定式。最好能形成自己的資料檢索體系，便于查閱和使用，做到舉一反三、觸類旁通。

（二）辦公室秘書(shū)在公文寫(xiě)作上需要掌握政治性和政策性。辦公室秘書(shū)撰寫(xiě)公文，應(yīng)熟悉黨和國(guó)家的方針政策。要始終堅(jiān)持正確的政治方向、堅(jiān)持從國(guó)情出發(fā)，公文中要體現(xiàn)我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制的深刻變革、社會(huì)結(jié)構(gòu)的深刻變動(dòng)、利益格局的深刻調(diào)整、思想觀念的深刻變化。

寫(xiě)作之前的準(zhǔn)備工作十分重要，根據(jù)掌握的材料和信息，要經(jīng)過(guò)認(rèn)真研究、充分醞釀，按照文件要求，確定基本思想，主要內(nèi)容及結(jié)構(gòu)框架，不可草率、急躁、

（三）辦公室秘書(shū)對(duì)公文的寫(xiě)作要勤于修改，切不可馬虎大意。古今中外，凡是文章寫(xiě)得好的人，大概都在修改上下過(guò)工夫。怎樣才算修改的工夫到位了呢？一個(gè)是內(nèi)容正確，一個(gè)是讀者容易接受。馬克思寫(xiě)《資本論》，從構(gòu)思到寫(xiě)出草稿經(jīng)過(guò)了多年和無(wú)數(shù)次的修改。不同語(yǔ)種的文本出版時(shí)他還要再作修改，為的是讓那些有不同語(yǔ)言習(xí)慣的人都能看懂。

寫(xiě)作，都應(yīng)提倡一絲不茍的精神。有的辦公室秘書(shū)草擬文件，除了粗心大意外，還愛(ài)犯急性病，草稿一旦寫(xiě)出，就匆匆交給領(lǐng)導(dǎo)，自己不愿意再多看幾遍，檢查有無(wú)重要的遺漏和錯(cuò)誤，這是一種寫(xiě)作的浮躁心理。修改過(guò)程中要有否定自己的勇氣，有的稿子明顯不合要求，就應(yīng)立即去改，即使是全盤(pán)否定、作顛覆性改動(dòng)也在所不惜。有人說(shuō)，好文章是改出來(lái)的，此話有道理。自己要勤于修改，同時(shí)要虛心請(qǐng)別人修改。文章寫(xiě)好后多推敲、多琢磨是必要的。

四、結(jié)語(yǔ)

辦公室是單位的核心，是信息的中心樞紐。辦公室秘書(shū)掌握的信息多，接觸的面廣，與外界有許多接觸的機(jī)會(huì)，思路要相對(duì)開(kāi)闊一些。因此，要主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)分憂，主動(dòng)做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀，開(kāi)闊視野，不斷提升公文的寫(xiě)作水平，提升辦事能力，在改革開(kāi)放的大潮下與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓進(jìn)取。

[1]李進(jìn).做好文秘工作的思考[J].企業(yè)家天地,2010(06).

[2]李進(jìn).談新形勢(shì)下如何做好文秘工作[J].企業(yè)家天地,2010(06).

[3]張力佳,付冰.文秘工作者如何提高自身素質(zhì)[J].辦公室業(yè)務(wù),2000(05).

[4]余厚洪.關(guān)于秘書(shū)素質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)與培養(yǎng)模式的思考[J].秘書(shū),2003(11).

[5]曹金浩.論如何做好文秘工作[J].經(jīng)營(yíng)管理者,2009(22).