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    淺析企業(yè)檔案信息資源的開放與利用

    2015-09-29 21:46:20高夢瀟
    博覽群書·教育 2015年6期
    關(guān)鍵詞:檔案管理信息化資源

    高夢瀟

    檔案管理是一項基礎(chǔ)管理工作,隨著科學(xué)技術(shù)和管理理念的不斷發(fā)展,信息化建設(shè)工作不斷加快,檔案工作逐步向信息化技術(shù)方面變革。隨著企業(yè)改革不斷深化,檔案管理科學(xué)化,檔案工作信息化將必然實現(xiàn),對于煙草行業(yè)而言,做好檔案信息資源的開發(fā)和利用工作,不僅能為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益,更在社會的經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展中有著極其重要的意義。而且,從一定程度上講,企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)與利用更契合企業(yè)精益管理的總體要求,是精益管理的重要組成部分,筆者結(jié)合自己從事檔案工作的實際感受,對當(dāng)前檔案信息資源的開發(fā)與利用有幾點認(rèn)識。

    一、要牢固樹立檔案管理信息化工作的服務(wù)意識

    檔案是人類歷史與知識的重要積累,是國家基礎(chǔ)性信息資源的重要組成部分。檔案信息資源的開發(fā)利用具有明顯的服務(wù)型特征,在此基礎(chǔ)上,檔案工作人員要牢記服務(wù)理念,通過多渠道宣傳檔案管理工作,多舉措創(chuàng)造條件,充分體現(xiàn)檔案信息資源的潛在價值。同時,在檔案開發(fā)利用過程中將面臨許多的新問題、新情況,要以工作方式和服務(wù)模式的創(chuàng)新推進(jìn)職能轉(zhuǎn)變、觀念轉(zhuǎn)變、運行機(jī)制轉(zhuǎn)變和管理服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變,充分提高檔案資源的利用率。

    二、要增強對檔案信息化開發(fā)利用重要性的認(rèn)識

    檔案是人類歷史與知識的重要積累,檔案信息化是國家信息化的重要組成部分,也是推動檔案事業(yè)發(fā)展的火車頭,加快傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔存信息資源的數(shù)字化進(jìn)程,是新形勢下檔案工作者肩負(fù)的時代重任與神圣職責(zé)。作為企業(yè),抓住檔案信息化就是抓住了加快檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略契機(jī)。要真正把檔案資源信息化建設(shè)作為公共財富加以開發(fā)利用,樹立全新的檔案資源信息化理念,有與時俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新的管理思路,加大經(jīng)費投入,大力推動檔案資源信息化建設(shè)。檔案管理模式必須向網(wǎng)絡(luò)化、計算機(jī)化方向發(fā)展,通過網(wǎng)絡(luò)、計算機(jī)、圖文掃描、光盤存儲及其他存儲模式等先進(jìn)手段,對數(shù)字檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。

    三、要加快檔案管理信息化建設(shè)

    檔案存在的根本意義在于供人查閱,以獲取想要的信息,檔案存儲數(shù)量將直接決定檔案利用價值的高低。檔案管理虛擬化可以通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和館際互借來增加館藏,豐富檔案資源,這就在技術(shù)層面為無限擴(kuò)充檔案數(shù)量提供了可能。因此,隨著人們對信息檢索需求的不斷提高,檔案資料的信息數(shù)字化是先決條件。所謂檔案信息數(shù)字化,就是通過計算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代電子設(shè)備將館藏檔案資料轉(zhuǎn)化為電子文件??s微攝影技術(shù)是把大量的紙質(zhì)文件縮微在很小的縮微品上并制成電子文件,數(shù)碼影像是通過數(shù)碼相機(jī)和光磁轉(zhuǎn)換實現(xiàn)對影像的高清晰處理,其共同的特點是以計算機(jī)進(jìn)行識別、存儲和管理的電子文件。實行檔案信息數(shù)字化后,可通過計算機(jī)進(jìn)行智能化檢索,檢索速度快、范圍廣,這就從根本上解決了紙質(zhì)檔案給庫容帶來的壓力,克服了檔案管理過程中的諸多矛盾。特別是縮微技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)與計算機(jī)的結(jié)合應(yīng)用,對檔案管理中的照片、圖片出現(xiàn)的退色、滲化和消褪,能有進(jìn)行有效的技術(shù)處理,使原始面貌得以還原,有利于影像長期保存和準(zhǔn)確復(fù)制,有利于計算機(jī)查閱照片案卷。

    四、要建設(shè)綜合型的檔案管理隊伍

    信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都將實現(xiàn)電子化,檔案管理人員的工作從繁重的手工勞動中解脫了出來,但工作量和工作性質(zhì)也發(fā)生了根本性轉(zhuǎn)變,這就要求創(chuàng)建一支高素質(zhì)的檔案信息化管理人才隊伍, 通過對檔案管理人才進(jìn)行檔案管理技術(shù)、信息技術(shù)的培訓(xùn),提高檔案人員運用信息技術(shù)的技能,此外,要對當(dāng)前檔案人員的培訓(xùn)進(jìn)行變革,要以信息化檔案工作實際為核心,從時代和行業(yè)的發(fā)展角度出發(fā),以豐富的課程、科學(xué)的格局、專業(yè)性的教學(xué)來提升信息化檔案工作人員的能力與素質(zhì)。同時還可以引進(jìn)檔案信息化管理水平高的人才,以此滿足企業(yè)檔案信息化管理的要求。

    五、要建立規(guī)范的檔案管理機(jī)制

    檔案信息資源開發(fā)與利用過程中,要按照實事求是的原則,從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機(jī)制。創(chuàng)新檔案管理制度,檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)《檔案信息化管理辦法》的要求,制定適應(yīng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的管理制度。一是健全和完善檔案管理信息化業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范,逐一細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施,著重關(guān)注電子文件和電子檔案的安全保障,確保電子檔案的安全性與完整性。三要統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括:檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等,它是衡量工作效率高低的尺度。

    檔案信息資源開發(fā)與利用是一項長期、全面、具體的工作,同時也是一個非常艱巨而復(fù)雜的過程,需要對信息化檔案的開發(fā)與利用有高度的思想重視和艱辛的心理準(zhǔn)備,需要企業(yè)在發(fā)展的過程中充分建立檔案信息制度,需要牢固樹立檔案管理信息化工作的服務(wù)意識,形成良好有效的檔案管理,需要建設(shè)綜合型的檔案管理隊伍,需要在工作中應(yīng)做到查缺補漏,開拓創(chuàng)新,打破舊有思維的束縛,對檔案管理工作的具體措施狠抓落實,只有這樣才能使檔案信息化工作得到更好的發(fā)展。

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