關(guān)于檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)程分析

陳增途

摘 要：檔案管理信息化發(fā)展是我國當(dāng)前檔案事業(yè)發(fā)展的一個(gè)必然趨勢(shì)，而發(fā)展檔案管理信息化具有一系列非常明顯的優(yōu)勢(shì)。因此，本文首先在分析了檔案管理信息化建設(shè)的重要意義基礎(chǔ)上，對(duì)有效推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程的重要途徑進(jìn)行了探討，希望可以為相關(guān)的理論和實(shí)踐提供一定的借鑒意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；發(fā)展進(jìn)程；意義；挑戰(zhàn)；途徑

當(dāng)前，我國信息化水平顯著提升，隨著社會(huì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作顯然已經(jīng)不能夠滿足新時(shí)期對(duì)檔案工作的需求，而檔案管理信息化建設(shè)顯然已經(jīng)成為我國未來檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的必然趨勢(shì)。同樣，促進(jìn)我國檔案管理信息化建設(shè)也具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。通過檔案管理的信息化建設(shè)，具有有效實(shí)現(xiàn)改善傳統(tǒng)手工管理的不足、提升決策支撐水平等方面的不足的突出優(yōu)勢(shì)，因此，有必要采取一系列措施來加快檔案管理信息化的發(fā)展進(jìn)程，基于該種背景，本文對(duì)相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行了探討。

一、檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

隨著當(dāng)前信息化建設(shè)的加快，其在事業(yè)單位管理工作的各領(lǐng)域中獲得了非常廣泛的應(yīng)用，電子信息傳輸、電子文件、ERP應(yīng)用等等，在這種背景下，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能滿足新時(shí)期的需求。檔案管理信息化已經(jīng)成為事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。而以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用為主的檔案數(shù)字化已經(jīng)逐步滲透到事業(yè)單位的檔案管理工作中。電子化的檔案管理具有科學(xué)規(guī)范的流程，可以體現(xiàn)出檔案管理的重要性，從而實(shí)現(xiàn)服務(wù)的方便快捷以及資源的高效共享。

因此，實(shí)行檔案管理信息化具有以下重要的作用。一是可以有效對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作進(jìn)行改善，破除傳統(tǒng)的封閉性，實(shí)現(xiàn)信息資源的合理配置和科學(xué)管理；二是利用檔案管理信息化綜合分析功能，能夠?yàn)闄n案管理工作提供有效的決策支撐；三是檔案信息化管理可以為技術(shù)開發(fā)和知識(shí)普及提供智能化的服務(wù)，比如，可以提供豐富的具有事業(yè)單位特色的知識(shí)，幫助事業(yè)單位進(jìn)行文化建設(shè)等；四是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，檔案管理人員若要做好檔案管理工作，就需要提前介入到電子文件的管理中，將有用的信息以檔案管理的形式進(jìn)行管理，以避免出現(xiàn)“時(shí)空黑洞”問題。

二、有效推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程的重要途徑

上文已經(jīng)論述，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前飛速發(fā)展的檔案管理需求，因此，需要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行變革，采用信息化手段進(jìn)行管理。

1.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)陳舊的檔案管理觀念

隨著當(dāng)前信息化步伐的加快，傳統(tǒng)的檔案管理方式和模式正在被逐漸改變，檔案管理正在由以手工、實(shí)體為手段和對(duì)象逐步向著數(shù)字化存儲(chǔ)、自動(dòng)化管理方向轉(zhuǎn)變。在這種發(fā)展趨勢(shì)之下，檔案管理工作者作為檔案管理工作的直接參與者，需要根據(jù)新時(shí)期檔案管理工作的需要不斷調(diào)整自己的思想和方法，將新的理念融于到檔案管理工作之中，時(shí)刻牢記檔案管理的“服務(wù)”核心思想，堅(jiān)持開拓創(chuàng)新，以切實(shí)推進(jìn)檔案管理工作由傳統(tǒng)向現(xiàn)代發(fā)展的跨越。

2.運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)推動(dòng)檔案管理建設(shè)

檔案管理信息化需要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)在管理過程中的主導(dǎo)地位，積極運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等有效推動(dòng)檔案管理的建設(shè)步伐，只有這樣，才能有效發(fā)揮出檔案管理在信息化背景下整理、分析、檢索和應(yīng)用等多方面的優(yōu)勢(shì)。而且可以充分利用計(jì)算機(jī)的共享功能，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理和歸檔的一體化建設(shè)，從而有效提升檔案管理工作的效率，并且可以保證檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性以及及時(shí)性，很好地彌補(bǔ)了人工管理的不足。

3.完善檔案管理信息化的機(jī)制改革

信息社會(huì)的基本要求便是提供高效、快速的信息服務(wù)，因此，需要對(duì)一系列管理機(jī)制進(jìn)行改革，以推動(dòng)檔案管理信息化的步伐。首先，對(duì)服務(wù)機(jī)制進(jìn)行改革，變革傳統(tǒng)的手工檢索和傳閱信息的服務(wù)機(jī)制，而建立起數(shù)字化檔案管理為核心的新的服務(wù)機(jī)制，以提升其運(yùn)行效率；其次，要強(qiáng)化對(duì)檔案信息化進(jìn)程的資金、人才保障。只有加強(qiáng)檔案管理信息化的資金保障，才能不斷完善檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提升其管理服務(wù)水平，從而取得更大的社會(huì)效益。而對(duì)于人才保障來說，要不斷采取措施提高檔案管理人員隊(duì)伍的綜合素質(zhì)建設(shè)，由于檔案管理人員是檔案管理工作的直接參與則，只有提升他們的綜合素質(zhì)，才能保證檔案管理信息建設(shè)的質(zhì)量和效率。而對(duì)于檔案管理人員自身來說，也要不斷通過對(duì)專業(yè)知識(shí)和信息化知識(shí)的學(xué)習(xí)，不斷提升自身的能力，以適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的發(fā)展需要。

4.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理工作服務(wù)的職能

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在現(xiàn)實(shí)生活中的普遍應(yīng)用，檔案事業(yè)發(fā)展的環(huán)境和形勢(shì)發(fā)生了很大的變化，不同載體、不同類型的文檔形式進(jìn)行綜合管理已成為普遍共識(shí)，使得電子檔案必然成為未來檔案服務(wù)工作重要的組成部分。因此，面對(duì)著新時(shí)期的發(fā)展需要，必須對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作服務(wù)的職能實(shí)行轉(zhuǎn)變，采用全新的理念來開展檔案管理工作，有效提升檔案管理工作的服務(wù)水平。具體來說，一是要通過各種措施提升檔案管理工作人員的服務(wù)意識(shí)，只有將他們的服務(wù)意識(shí)增強(qiáng)，才能更好地端正工作人員的服務(wù)態(tài)度，從而有效做好檔案管理工作中的檔案來源、檔案使用、檔案歸檔和檔案保管等相關(guān)基礎(chǔ)工作；二是可以有效地開展協(xié)調(diào)管理，在實(shí)際的工作協(xié)調(diào)好各種關(guān)系，快捷地使用戶了解對(duì)檔案的各種需求，積極主動(dòng)地為檔案需求者服務(wù)，做到及時(shí)、方便、合理、準(zhǔn)確。

三、結(jié)語

綜上所述，采取有效途徑推動(dòng)檔案管理信息化的進(jìn)程，可以有效提升我國檔案管理的現(xiàn)代化水平。筆者認(rèn)為，在面對(duì)新的時(shí)期新的問題時(shí)，需要相關(guān)人員提高重視，不斷進(jìn)行積極探索，以不斷提升檔案管理水平，從而為檔案管理的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)，助力我國檔案事業(yè)的飛速發(fā)展。

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