九道防線在煤炭運(yùn)銷公司應(yīng)收賬款管理中的作用

劉佳炎

【摘要】煤炭行業(yè)由于國內(nèi)煤礦產(chǎn)能的集中釋放，鐵路全線貫通，下游鋼鐵、發(fā)電、化工等工業(yè)經(jīng)濟(jì)不景氣，加上國外進(jìn)口煤炭 的影響，煤炭市場供大于求，處境艱難，煤炭行業(yè)利潤不斷下滑，公司為了擴(kuò)大銷售，伴隨著賒銷行為應(yīng)收賬款應(yīng)運(yùn)而生。近年來應(yīng) 收賬款的數(shù)額明顯增大。應(yīng)收賬款回收不利勢必會影響公司的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，因此加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理成為煤炭運(yùn)銷企業(yè)的頭等大事。應(yīng)收 賬款管理的目標(biāo)是保證企業(yè)一定收益的前提下風(fēng)險(xiǎn)最小.本文結(jié)合煤炭運(yùn)銷公司實(shí)際，提出應(yīng)設(shè)立九道防線以降低應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn).

【關(guān)鍵詞】應(yīng)收賬款；管理；煤炭運(yùn)銷；九道防線

一、陜西省煤炭運(yùn)銷集團(tuán)銅川分公司簡介

陜西省煤炭運(yùn)銷集團(tuán)有限責(zé)任公司是陜西煤業(yè)化工集團(tuán)有限責(zé)任公司的全資子公司，是陜煤化集團(tuán)的市場營銷部和專業(yè)化銷售公司。陜西省煤炭運(yùn)銷集團(tuán)有限責(zé)任公司銅川分公司于2012年1月17日在銅川工商局登記注冊，是銅川煤炭開采和洗選業(yè)行業(yè)知名企業(yè)，我們?yōu)榭蛻籼峁┳詈玫漠a(chǎn)品、良好的技術(shù)支持、健全的售后服務(wù)。煤炭作為國家基礎(chǔ)能源，從2002年開始到2012年，它的黃金十年結(jié)束了。從2012年開始公司利潤逐年下降。由于煤炭行業(yè)的持續(xù)疲軟，煤炭鐵路運(yùn)價的上凋，各個運(yùn)銷公司面臨著巨大的壓力。為了占領(lǐng)市場、擴(kuò)大銷售，銅川分公司不得不采用賒銷的方式去爭取客戶，賒銷實(shí)現(xiàn)了購銷雙方的雙贏，但也帶來了公司應(yīng)收賬款余額的大幅增加。公司的現(xiàn)狀是貨款結(jié)算周期延長且承兌匯票占全部回款數(shù)額有時能高達(dá)70%多。下游企業(yè)的不景氣致使拖欠公司應(yīng)收款的風(fēng)險(xiǎn)加大，企業(yè)之間相互占用資金情況嚴(yán)重。應(yīng)收賬款的管理直接影響到企業(yè)營運(yùn)資金的周轉(zhuǎn)和經(jīng)濟(jì)效益。加強(qiáng)應(yīng)收賬款的日常管理，建立健全企業(yè)應(yīng)收賬款的內(nèi)部控制制度關(guān)乎著企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。由此，集團(tuán)公司要求控制應(yīng)收賬款數(shù)額，加速資金回收，提高資金使用效率，把應(yīng)收賬款的下降率作為工資的考核指標(biāo)。根據(jù)集團(tuán)公司要求銅川分公司制定了幾道防線來控制應(yīng)收賬款。

二、煤炭運(yùn)銷公司應(yīng)收賬款管理的九道防線

1.強(qiáng)化法律意識，維護(hù)合法權(quán)益

購銷產(chǎn)生了應(yīng)收賬款。在銷售人員賒銷煤炭 應(yīng)收賬款發(fā)生之前，公司的財(cái)務(wù)部、銷售部、法律顧問以及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要對買方的資信狀況、商業(yè)信譽(yù)、財(cái)務(wù)情況等方面做全面的分析與判斷。加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)控制意識，對有潛在風(fēng)險(xiǎn)的買家要做好法律防范工作，為應(yīng)收賬款的管理樹起笫一道防線。

2.對客戶進(jìn)行信用分級，加強(qiáng)賒銷業(yè)務(wù)的審批稽核制度

為了避免公司回收欠款不利而導(dǎo)致的成本、費(fèi)用的增加，如客戶不按時還款會導(dǎo)致應(yīng)收賬款機(jī)會成本的增加，使資金周轉(zhuǎn)困難。應(yīng)收賬款機(jī)會成本=維持賒銷業(yè)務(wù)所需要的資金×資金成本率；客戶經(jīng)營不善不能還款導(dǎo)致壞賬成本的增加，壞賬成本是應(yīng)以應(yīng)收賬款余額的一定比例提取的壞賬準(zhǔn)備；客戶還款不利導(dǎo)致公司不斷派人催收而增加的收賬費(fèi)用。收賬成本包括郵費(fèi)、通訊費(fèi)、差旅費(fèi)、追賬公司收費(fèi)和法律訴訟費(fèi)等。公司需要對應(yīng)收賬款實(shí)行動態(tài)的跟蹤，派專人對客戶進(jìn)行動態(tài)的信用評估、分級，建立客戶檔案。對不同等級的客戶給予不同的賒銷額度與期限，并給與必要的信用條件，對信譽(yù)不佳的客戶原則上不予賒銷。賒銷業(yè)務(wù)必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審批同意，對不同的賒銷金額確定不同的分級領(lǐng)導(dǎo)，對“三重一大”事項(xiàng)實(shí)行集體決策或聯(lián)簽制度，將貨款損失消滅在萌芽狀態(tài)。使企業(yè)在信用交易中實(shí)現(xiàn)現(xiàn)金流和收益率的最大化。

3.嚴(yán)把煤炭質(zhì)量關(guān)，嚴(yán)禁銷售虛假煤炭，防止銷售退回與應(yīng)收賬款折讓，減少壞賬損失

煤炭生產(chǎn)企業(yè)要把好煤炭質(zhì)量關(guān)，嚴(yán)格控制每一道程序。銷售部門對采集回來的煤樣做含硫量、發(fā)熱量的精準(zhǔn)檢測。杜絕在銷售的煤炭中參雜煤矸石作假，最近公司就有一客戶在混煤中發(fā)現(xiàn)了不少大塊的煤矸石導(dǎo)致公司不僅掛上了應(yīng)收賬款還給予了許多的折讓。公司由此嚴(yán)格把關(guān)，所有指標(biāo)全部合格方能銷售，我們煤炭運(yùn)銷公司的目標(biāo)就是讓客戶滿意。這樣，我們的質(zhì)量與服務(wù)上去了，銷售量自然也就上去了，相應(yīng)的減少了應(yīng)收賬款折讓，減少了壞賬。

4.建立應(yīng)收賬款管理制度，定期做出應(yīng)收賬款余額表，定期清查對賬

公司之前僅是在填制報(bào)表時對應(yīng)收賬款按賬齡進(jìn)行簡單分類，平時沒有按客戶對應(yīng)收賬款建立臺賬、進(jìn)行輔助管理，使應(yīng)收賬款的管理不清晰影響了公司的經(jīng)營。在2012年后公司隨即制定了更加完善的應(yīng)收賬款管理制度。通過應(yīng)收賬款明細(xì)表與應(yīng)收賬款科目余額表，及時登每一客戶應(yīng)收賬款余額增減變動情況、定期對應(yīng)收賬款進(jìn)行跟蹤管理，找出重點(diǎn)關(guān)注客戶，減少了壞賬的發(fā)生。

公司對賬不及時，只憑當(dāng)初的口頭承諾，公司不主動清查對賬，客戶更不會主動還款，這樣便形成了應(yīng)收款的長期拖欠最后成為壞賬。所以，應(yīng)做到：一是財(cái)務(wù)部門對已開票和未開票的部分清查對賬。二是銷售部門與財(cái)務(wù)部門的賬目核對。三是銷售部門與客戶之間核對往來賬日。四是財(cái)務(wù)部門與客戶單位簽署對賬單加蓋財(cái)務(wù)專用章以形成書面的有效憑據(jù)。正確提取壞賬準(zhǔn)備金，對確實(shí)無法收回的壞賬做核銷處理，不要長期掛賬。公司對已核銷的壞賬設(shè)置備查簿定期進(jìn)行抽查，做好核銷的后續(xù)管理，避免核銷后的壞賬被相關(guān)人員索回后私自拿走給公司造成損失。

5.建立健全公司內(nèi)部監(jiān)控制度，加強(qiáng)對派出機(jī)構(gòu)的監(jiān)控

健全應(yīng)收賬款的內(nèi)部控制制度。設(shè)置應(yīng)收賬款管理機(jī)構(gòu)，建立應(yīng)收賬款責(zé)任部門或責(zé)任人，建立起相應(yīng)的管理辦法。在煤炭行業(yè)黃金時期，除了有長期合作關(guān)系的各大電廠之外公司與絕大部分企業(yè)都是通過預(yù)收賬款的方式銷售煤炭，因此應(yīng)收賬款方面僅僅只是考核財(cái)務(wù)部。從2012年開始應(yīng)收賬款節(jié)節(jié)攀升，這時再把應(yīng)收賬款下降率作為對財(cái)務(wù)科的考核指標(biāo)，把銷售量作為對銷售部門的考核指標(biāo)，造成了銷售部門只要有訂貨就全部簽約，不管貨款是否能夠收回，導(dǎo)致應(yīng)收賬款不斷增長。而財(cái)務(wù)部只是做事后的記錄與分析，缺乏督促措施。由于考核不合理，應(yīng)收賬款余額不斷增大，由此公司設(shè)置專門的應(yīng)收賬款管理機(jī)構(gòu)，配備專職人員，對銷售收入和應(yīng)收賬款之間的合理比例進(jìn)行科學(xué)的分析、控制，同時落實(shí)銷售部門相關(guān)責(zé)任人。對超過半年的應(yīng)收款項(xiàng)派專人及時催收，如發(fā)生壞賬損失根據(jù)情況由經(jīng)辦人及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)各自承擔(dān)責(zé)任。通過建立銷售回款的一條龍責(zé)任制，銷售人員不僅只是注重銷量還要保證及時收回貨款，誰經(jīng)手誰負(fù)責(zé)，落實(shí)賒銷責(zé)任人。實(shí)現(xiàn)在銷售前審查客戶信用情況，在銷售時嚴(yán)格按合同辦理業(yè)務(wù)，在銷售后財(cái)務(wù)人員要發(fā)揮會計(jì)監(jiān)督作用，要及時對應(yīng)收賬款進(jìn)行核算、分析、控制、跟蹤，將欠款與回收情況及時進(jìn)行反饋，督促銷售人員及時催收。各相關(guān)部門結(jié)合起來及時進(jìn)行上傳下達(dá)，避免壞賬損失。endprint

公司今年在鄭州、武漢、長沙、荊門、西安等多個城市成立了辦事處，以便開展業(yè)務(wù)、拓展市場。而這些機(jī)構(gòu)由于遠(yuǎn)離公司從而受到的監(jiān)控有限，為了保證款項(xiàng)的安全與及時收回，公司應(yīng)定期、不定期的對駐外辦事處進(jìn)行巡查與審計(jì)，檢查有無異常應(yīng)收賬款現(xiàn)象，有無重大差錯，內(nèi)部舞弊等情況，來評價內(nèi)控制度的執(zhí)行情況，不斷完善內(nèi)部監(jiān)控體系，進(jìn)而修改完善內(nèi)部控制制度。

6.制定恰當(dāng)?shù)幕乜钫?，降低壞賬風(fēng)險(xiǎn)

公司應(yīng)制定多種回款措施，采取不同的貨款催收方式。其一，對信用狀況不佳的客戶，在賒銷時對其附加相應(yīng)的信用條款，譬如對提前還款部分給予一定的減免政策，逾期部分則要求客戶附加一定的利息作為被占用資金的補(bǔ)償；對于信用狀況不佳且惡意拖欠貨款的客戶，可對其取消今后的賒銷資格，與其發(fā)生交易必須錢貨兩清。其二，當(dāng)客戶提出延期付款時，公司爭取在賒銷合同補(bǔ)充條款中加上擔(dān)保類的附加條件，也可要求其向公司開戶銀行簽發(fā)銀行承兌匯票作為收款證明，也可以將客戶直接納入催收程序，將壞賬風(fēng)險(xiǎn)控制在最低限度。其三，制定合適的銷售折讓與現(xiàn)金折扣政策，加速貨款的回收。其四，集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部單位間可以通過幾方抵抹賬，緩解多方債務(wù)矛盾。

7.分析應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率與周轉(zhuǎn)天數(shù)

計(jì)算應(yīng)收帳款周轉(zhuǎn)率與周轉(zhuǎn)天數(shù)，通過與公司前期指標(biāo)、當(dāng)年計(jì)劃及行業(yè)狀況分析應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率，周轉(zhuǎn)率越高表明公司收賬速度快，平均收賬期短，資產(chǎn)流動快，壞賬損失少；分析應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)天數(shù)，看公司實(shí)際收回賬款的天數(shù)是否超過了公司規(guī)定的天數(shù)。周轉(zhuǎn)天數(shù)過長說明債務(wù)人拖欠時間長，信用降低，催款不利。周轉(zhuǎn)天數(shù)過短說明公司的信用政策過緊，信用條件過于苛刻，這樣會限制企業(yè)的銷售，影響企業(yè)的盈利水平。由此判斷應(yīng)收賬款是否處于正常狀態(tài)，考察信用標(biāo)準(zhǔn)是否過于嚴(yán)格或太松，從而再修正信用政策與收賬政策。

8.制定應(yīng)收賬款保理政策

對于銷售公司來說，在成本效益原則的基礎(chǔ)上根據(jù)白身的經(jīng)營情況和承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)的能力選擇不同的保理業(yè)務(wù)將應(yīng)收賬款讓與他人管理。煤炭行業(yè)的客戶遍布全國各地，客戶類別多且需求量大，周期長，使應(yīng)收賬款的管理更為復(fù)雜。應(yīng)收賬款轉(zhuǎn)讓是比較適合現(xiàn)階段煤炭市場的，通過應(yīng)收賬款轉(zhuǎn)讓市場 這里有專業(yè)的保理公司管理銷售企業(yè)的應(yīng)收賬款，保理公司具備專業(yè)技術(shù)人員和業(yè)務(wù)運(yùn)行機(jī)制，它有一套完整有效的收款政策，可以提高公司的收款能力，使公司及時收回部分賬款，加速資金周轉(zhuǎn)，增強(qiáng)公司銷售能力，提高公司競爭力，在短期內(nèi)大大降低應(yīng)收賬款數(shù)額。

9.加強(qiáng)合同管理，必要時運(yùn)用法律于段

公司與客戶都簽訂了正式的銷售合同，明確購銷雙方的責(zé)任及貨款的支付方式與期限，日后一旦形成應(yīng)收賬款，相關(guān)人員可憑此書面依據(jù)及時催款，對于缺乏商業(yè)信用的部分企業(yè)，在沒有按照合同約定的條款辦事或因質(zhì)量異議遭到客戶拒付貨款時，運(yùn)用法律于段是應(yīng)收賬款管理的最后一道防線。在目前煤炭形勢不佳的情況下，為了擴(kuò)大銷售量，銷售人員用各種可能的銷售政策來吸引客戶，一些法律意識淡薄、缺乏道德觀念的客戶就會認(rèn)為他們的拖欠是正常的，你們要回款就要給他們“好處”等。因此一旦發(fā)現(xiàn)惡意拖欠、有意延長還款時間、拒不還款等，我們就要拿起法律的武器來維護(hù)合法權(quán)益。要求法律顧問對合同的制定、客戶的風(fēng)險(xiǎn)性、法律的時效性以及如何針對惡意用戶采取法律的于段維權(quán)來給出指導(dǎo)性的建議。

通過上述幾道防線，對應(yīng)收賬款全程實(shí)行規(guī)范管理后，銅川分公司在2013年5月份應(yīng)收賬款余額占企業(yè)流動資產(chǎn)的70.23%，銷售商品、提供勞務(wù)收到的現(xiàn)金為56165萬元；到2014年5月份應(yīng)收賬款余額占企業(yè)流動資產(chǎn)就為57.65%，同比下降了12.58%，銷售商品、提供勞務(wù)收到的現(xiàn)金為56278萬元，同比上升了0.2%；到2014年6月份應(yīng)收賬款余額占企業(yè)流動資產(chǎn)為42.88%，環(huán)比下降了14.77%，銷售商品、提供勞務(wù)收到的現(xiàn)金為79714萬元，環(huán)比上升了41.65%；現(xiàn)在公司應(yīng)收賬款的占用較為合理，現(xiàn)金回收情況較好。銅川分公司至今仍然在不斷的樹立更多的防線來將應(yīng)收賬款控制在較合理的水平，使風(fēng)險(xiǎn)性、盈利性得到最佳的統(tǒng)一，保證煤炭運(yùn)銷企業(yè)健康發(fā)展！

參考文獻(xiàn)：

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[2]楊林強(qiáng).煤炭物流企業(yè)應(yīng)收賬款管理對策煤炭經(jīng)濟(jì)研究，2012年3期endprint