工程類企業(yè)檔案管理探討

程娟　江月　秦詩藝

摘 要：目前我國工程類企業(yè)[1]在現(xiàn)代化建設(shè)中的作用越來越重要，它們所經(jīng)營的工程項(xiàng)目的檔案管理工作也越來越受到重視，因?yàn)闄n案的管理反映了每個(gè)階段工程的質(zhì)量和水平。然而，目前工程類企業(yè)的檔案管理無論是在管理制度還是人員配置或者技術(shù)方面都多多少少的存在問題。本文探討如何解決這些問題。我們可以試著從建立檔案管理文化、規(guī)范填寫要求以及加強(qiáng)檔案管理人員的培養(yǎng)等各個(gè)方面入手。

關(guān)鍵詞：工程類企業(yè)；檔案管理；方法；探討

1 檔案的相關(guān)理論

（一）檔案的內(nèi)容

企業(yè)檔案的內(nèi)容是檔案內(nèi)所記載的企業(yè)相關(guān)事物的狀態(tài)和表征，例如企業(yè)的發(fā)展歷程，企業(yè)的資產(chǎn)狀況，收益狀況，企業(yè)人事部資料等等。檔案的內(nèi)容是企業(yè)中真實(shí)的文字或者圖片或者錄像等真實(shí)記錄在經(jīng)過某種提煉以及處理的信息。

（二）檔案的規(guī)范要求

檔案需要依法收錄到企業(yè)，并且進(jìn)行妥善保管，符合企業(yè)的檔案工作規(guī)定。企業(yè)檔案工作規(guī)定是企業(yè)檔案工作的基本要求，其主要內(nèi)容應(yīng)包括：檔案工作原則及管理體制，文件的形成、積累與歸檔職責(zé)要求，檔案收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用要求，資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案的處置原則，解釋權(quán)限等。

（三）檔案的分類

檔案更具不容的分類方法可以分為好多類，單根據(jù)檔案內(nèi)容性質(zhì)即可分為立法檔案、行政檔案、軍事檔案、外交檔案、經(jīng)濟(jì)檔案、科學(xué)技術(shù)檔案、藝術(shù)檔案、宗教檔案等等。上面所述的每種檔案，又可以進(jìn)行更為具體的細(xì)分。由于人們從事的專業(yè)不同，對檔案的需求都有專指性，這種劃分對人們從不同角度檢索利用檔案有意義。

2 工程類企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

傳統(tǒng)的工程類企業(yè)的檔案管理上存在一些問題。表現(xiàn)一，工文檔收集不全，達(dá)不到成套性要求。眾所周知，工程類企業(yè)檔案的成套性是工程檔案工作的基礎(chǔ)，它不僅反映工程的結(jié)構(gòu)安全和使用功能是否符合設(shè)計(jì)要求，還能反映工程驗(yàn)收是否符合條件。表現(xiàn)二，文件歸檔混亂。我們都知道，一般工程類企業(yè)的項(xiàng)目工程量很大，每個(gè)單位都雖然有自己的歸檔范圍，但是個(gè)體之間都是息息相關(guān)的，整體缺一不可。某單位認(rèn)為無價(jià)值的文件，可能對另一單位來說卻是極為重要的，所以文件歸檔范圍急需明確，以防重要文件的遺失。表現(xiàn)三，對檔案信息資源的開發(fā)利用不足。工程類企業(yè)的檔案十分繁雜，其中出文字之外，還有圖標(biāo)以及圖紙等文件信息，這些文件信都至關(guān)重要，存在非常大的利用價(jià)值。從目前的情況來看，工程類企業(yè)對檔案的挖掘利用不足，不能實(shí)現(xiàn)這些文檔的價(jià)值。最后一點(diǎn)就是檔案內(nèi)容失真。記錄檔案的根本目的在于記錄真實(shí)的過程，然而現(xiàn)在很多工程類企業(yè)的檔案存在填寫不規(guī)范，施工和記錄脫離、驗(yàn)收與簽字不符合的情況，導(dǎo)致檔案內(nèi)容存在不準(zhǔn)確的現(xiàn)象。

3 工程類企業(yè)檔案管理問題的原因分析

（一）檔案管理人員方面的原因

工程類企業(yè)的檔案管理人員一般來說素質(zhì)偏低，從專業(yè)院校畢業(yè)的專業(yè)人才十分緊缺。再加上崗位上的管理人員工作流動(dòng)性比較大，經(jīng)常調(diào)換崗位，或者部分管理人員沒有發(fā)現(xiàn)和意識到管理工作的重要性，從而產(chǎn)生怠慢和消極的情緒，辭職離職現(xiàn)象也比較常見，這就導(dǎo)致這些檔案沒有專職的長期的管理人員，不同資料分別交予不同部門的人員來進(jìn)行保管，常常出現(xiàn)需要某些檔案材料的時(shí)候，管理人員難以在短時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)確找到，這樣長此以往，不僅浪費(fèi)時(shí)間還給企業(yè)帶來難以估計(jì)的損失。

（二）企業(yè)管理者缺乏重視

由于企業(yè)的檔案部門一直都被認(rèn)為是企業(yè)的邊緣部門，幾乎沒有企業(yè)愿意高薪聘請專業(yè)的檔案管理工作人員，所以這就導(dǎo)致檔案管理工作發(fā)展進(jìn)度遲緩。再加上，工程類企業(yè)對檔案的管理理念十分淡薄，因?yàn)樗麄儾]有了解到檔案的管理工作對整個(gè)企業(yè)生產(chǎn)的重要作用和意義，他們僅僅認(rèn)為檔案管理不會(huì)給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益，所以對這項(xiàng)工作僅僅局限于不丟失的狀態(tài)。得不到企業(yè)管理者的重視，企業(yè)的檔案管理工作就會(huì)發(fā)展緩慢或停滯。

（三）與現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)脫軌

現(xiàn)在社會(huì)是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)遍布每個(gè)角落，然而工程類企業(yè)檔案雖然是企業(yè)十分寶貴的資源之一，然而現(xiàn)在幾乎全部的檔案管理工作還是手工操作，工作效率低，對于后期的數(shù)據(jù)查詢和分析都十分的不方便，缺乏網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，這與信息時(shí)代的發(fā)展要求格格不入。工程類企業(yè)檔案管理的信息技術(shù)的開發(fā)和應(yīng)用已經(jīng)十分迫切，這種與現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)脫軌的現(xiàn)象應(yīng)早日解決，以提高檔案管理工作的效率。

4 檔案管理的建議和策略

（一）規(guī)范檔案填寫

工程項(xiàng)目檔案工作能否做到準(zhǔn)確與工程文檔填寫的基本要求及其責(zé)任是否明確直接相關(guān)。檔案是否完整是檔案價(jià)值能夠充分實(shí)現(xiàn)的前提條件。由于建筑行業(yè)的施工是一項(xiàng)長期、繁雜的過程，也是形成工程文件、檔案種類最多、數(shù)量最大的重要時(shí)期。工程項(xiàng)目文檔的管理必須明確各自的責(zé)任劃分，嚴(yán)格審核工作開展情況。

（二）建立檔案管理文化

建立檔案管理文化要?jiǎng)?chuàng)造良好的工作氛圍，明確規(guī)定各個(gè)崗位的分工和職責(zé)，建立健全激勵(lì)約束考核機(jī)制，讓檔案管理工作者提升自我工作能力。要更加重視檔案價(jià)值的挖掘，定期和不定期地召開檔案管理會(huì)議力求完善現(xiàn)有管理制度和文化的不足之處。加大檔案價(jià)值的宣傳力度，開設(shè)培訓(xùn)班，對單位個(gè)人及檔案管理人員宣傳基建工程檔案，讓整個(gè)企業(yè)從上到下的開始注重檔案管理工作。與此同時(shí)，要更加重視和積極的探索如何利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，以便讓檔案管理工作更好更快地發(fā)展。通過各方面的努力，來切實(shí)提高檔案管理人員和工程類企業(yè)以及社會(huì)大眾對檔案價(jià)值的深刻認(rèn)識。

（三）對檔案管理人員進(jìn)行素質(zhì)提升

人才是一切工作的根本，所以檔案管理工作也一樣。檔案管理工作的好壞核心在于人才培養(yǎng)的成功與否。由于大部分文檔管理工作持質(zhì)量低以及續(xù)性差，主要原因在于檔案管理人員人手不夠和在職人員的素質(zhì)偏低。加強(qiáng)檔案管理工作人員的培養(yǎng)和定期進(jìn)行文檔管理培訓(xùn)以及考核，才能夠大力度的提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，培養(yǎng)符合工程文件、檔案管理要求的復(fù)合型人才。除此之外，還應(yīng)設(shè)置專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，明確每個(gè)檔案工作者的工作責(zé)任，確立責(zé)任制。只有建立系統(tǒng)規(guī)范的檔案管理制度，才能保證檔案的規(guī)范管理和充分有效的利用。

（四）加速檔案網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)建設(shè)

大力推行對縮微檔案磁介質(zhì)檔案，電子文件檔案在工程檔案中運(yùn)用）目前，國外的多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用。我們可以借鑒先進(jìn)管理方法，采用先進(jìn)技術(shù)，避免走彎路。由于日前光盤的刻錄技術(shù)已相當(dāng)普遍，國家又制定，電子文件光盤存儲(chǔ)，歸檔與檔案管理要求，使得工程建設(shè)檔案管理中利用光盤塔或光盤庫載體進(jìn)行檔案管理成為可能，也就成為項(xiàng)目檔案管理一個(gè)發(fā)展方向）近幾年，一些建筑公司也開始對照片檔案，錄像檔案以及紙質(zhì)檔案制成多媒體和進(jìn)行光盤刻錄，大大提高了檔案管理工作的效率。

參考文獻(xiàn)

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