探討檔案庫(kù)房管理中存在的問(wèn)題及解決思路

摘 要：檔案作為一種重要的記錄文件，屬于保密性較強(qiáng)且不可再生的文件，因此做好檔案庫(kù)房管理工作對(duì)于避免檔案泄露、遺失、損壞而言有著重要的意義。一般來(lái)說(shuō)在開(kāi)展檔案庫(kù)房管理工作時(shí)，需要注意管理工作重心，尤其是根據(jù)檔案的性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)。庫(kù)房管理作為檔案管理工作中最重要的一環(huán)，在日常管理工作中往往存在各種問(wèn)題，針對(duì)這一現(xiàn)狀，探尋切實(shí)有效的解決措施對(duì)于保證檔案管理的有效性有著重要的意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理；庫(kù)房管理；問(wèn)題；解決思路

檔案作為記錄個(gè)人或者集體在過(guò)去一段時(shí)間內(nèi)活動(dòng)行程的固定信息的媒介，對(duì)于企事業(yè)管理工作以及宏觀戰(zhàn)略的實(shí)施而言都有著極為重要的價(jià)值。但是檔案與其他信息媒介不同，檔案具有極強(qiáng)的保密性與不可再生性，這意味著檔案的保存于管理工作重點(diǎn)應(yīng)該放在保存與養(yǎng)護(hù)方面。庫(kù)房作為檔案存儲(chǔ)的主要場(chǎng)所，發(fā)現(xiàn)庫(kù)房管理工作中存在的漏洞并及時(shí)做好完善措施對(duì)于保證檔案存儲(chǔ)于管理工作質(zhì)量有著重要的意義。本文就對(duì)目前檔案庫(kù)房管理工作中常見(jiàn)的問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)單分析，著重探討這些問(wèn)題的解決措施，希望能夠?qū)V大同行起到借鑒與參考的作用。

1 檔案庫(kù)房管理中存在的主要問(wèn)題分析

庫(kù)房作為檔案存儲(chǔ)的主要場(chǎng)所，發(fā)現(xiàn)庫(kù)房管理工作中存在的漏洞并及時(shí)做好完善措施對(duì)于保證檔案存儲(chǔ)于管理工作質(zhì)量有著重要的意義。

1.1 檔案庫(kù)房管理安全性問(wèn)題

檔案庫(kù)房管理的安全性問(wèn)題主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：①檔案庫(kù)房的選址。在檔案庫(kù)房的選址上，需要注意的是避免將其設(shè)置在災(zāi)害多發(fā)區(qū)域，因?yàn)闄n案大多為紙質(zhì)文件，極易因潮濕、火災(zāi)、蟲(chóng)蛀等問(wèn)題導(dǎo)致破損；②檔案庫(kù)房的設(shè)計(jì)。在進(jìn)行檔案庫(kù)房的設(shè)計(jì)時(shí)，需要嚴(yán)格參照國(guó)內(nèi)檔案庫(kù)房相關(guān)設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保檔案庫(kù)房設(shè)計(jì)的合理性；③檔案庫(kù)房的施工。在進(jìn)行檔案庫(kù)房施工時(shí)，切不可因?yàn)槿魏卧蛉藶榈挠绊懯┕べ|(zhì)量，在施工材料的選擇方面，不允許因?yàn)橘Y金原因而選擇質(zhì)量不可靠的材料，需要徹底杜絕偷工減料的情況。④基礎(chǔ)設(shè)施配置。檔案庫(kù)房基礎(chǔ)設(shè)施的配置方面需要優(yōu)先選擇具備較強(qiáng)抗裝機(jī)能力的柜子，其次根據(jù)區(qū)域的不同也需要對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的選擇進(jìn)行有針對(duì)性的區(qū)分，例如潮濕多雨的地區(qū)，基礎(chǔ)設(shè)施需要具備良好的防潮性能，例如在火災(zāi)易發(fā)地區(qū)，則需要考慮具備較強(qiáng)防火性能的設(shè)施。

1.2 檔案庫(kù)房管理制度缺失問(wèn)題

就目前情況來(lái)看，檔案庫(kù)房管理制度存在嚴(yán)重的缺失，主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：①管理制度體系缺失。許多企業(yè)缺乏對(duì)于檔案庫(kù)房管理工作的重視，沒(méi)有結(jié)合自身實(shí)際情況制定切實(shí)有效的檔案庫(kù)房管理制度，有的企業(yè)甚至沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)門(mén)的庫(kù)房管理與清理工作人員而是由其他部門(mén)人員兼任，致使檔案管理工作流于形式；部分企業(yè)雖然制定了一系列的檔案庫(kù)房管理制度，但是卻未能?chē)?yán)格按照制度開(kāi)展日常管理工作，導(dǎo)致檔案庫(kù)房管理工作存在較大的漏洞。②管理工作存在盲區(qū)。檔案管理人員每天在進(jìn)行巡查的時(shí)候，沒(méi)有徹底清查電源電路的使用情況，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)老化電路，致使電路老化引起的電火花引發(fā)火災(zāi)的風(fēng)險(xiǎn)較大。除此之外，檔案管理工作仍未能充分應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)，致使管理工作較為繁雜，極易出現(xiàn)紕漏。

1.3 檔案庫(kù)房管理人員流動(dòng)問(wèn)題

目前許多企業(yè)檔案庫(kù)房管理工作中，存在較大的人員流動(dòng)問(wèn)題，主要也體現(xiàn)在兩個(gè)方面：①檔案管理人員流失。由于檔案管理工作較為龐雜，涉及的內(nèi)容與范圍較廣，這無(wú)疑在很大程度上加大了檔案管理人員的工作量與工作壓力，使得許多檔案管理工作人員長(zhǎng)期處于過(guò)度勞累的情況，致使人員流失情況較為嚴(yán)重。②檔案管理室閑雜人員自由出入。由于檔案管理工作不夠嚴(yán)謹(jǐn)，致使閑雜人員可以隨意進(jìn)出檔案管理室查閱檔案，這樣導(dǎo)致檔案的保密性受到了較大的影響。

總得來(lái)說(shuō)，檔案管理工作是一項(xiàng)具有較強(qiáng)綜合性而且較為復(fù)雜的工作，包括檔案庫(kù)房的設(shè)計(jì)、施工、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案入庫(kù)前消毒、每日巡查、防火防潮處理等，否則極易導(dǎo)致檔案的遺失與損壞。

2 檔案庫(kù)房管理工作中存在問(wèn)題的解決措施

2.1 檔案管理庫(kù)房安全性問(wèn)題的解決措施

檔案庫(kù)房管理中安全問(wèn)題是管理工作的重中之重，因此，探尋切實(shí)有效提升檔案庫(kù)房安全性的措施有著重要的意義。首先從檔案庫(kù)房的選址上考慮，需要優(yōu)先選擇安全性較高的場(chǎng)所，即不易發(fā)生火災(zāi)、地震影響最小的區(qū)域，同時(shí)該區(qū)域環(huán)境不會(huì)過(guò)于潮濕，能夠滿足檔案存貯各方面的基本需求。在檔案庫(kù)房的設(shè)計(jì)上，需要嚴(yán)格按照我國(guó)現(xiàn)行的檔案管理室設(shè)計(jì)規(guī)范進(jìn)行設(shè)計(jì)，在施工方面也需要徹底杜絕偷工減料情況的出現(xiàn)，如果資金環(huán)節(jié)存在問(wèn)題需要立即向上級(jí)部門(mén)申請(qǐng)資金調(diào)撥，切不可因?yàn)橘Y金短缺導(dǎo)致檔案庫(kù)房施工質(zhì)量不過(guò)關(guān)。在檔案庫(kù)房基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)過(guò)程中，需要根據(jù)庫(kù)房實(shí)際情況有針對(duì)性的選擇存儲(chǔ)柜。另外，值得一提的是在進(jìn)行檔案存儲(chǔ)是，需要做好檔案的分類(lèi)工作然后依次放入存儲(chǔ)柜，存儲(chǔ)柜外需要做好目錄，便于后期查閱與提取。同時(shí)，檔案管理人員還需要定期進(jìn)行全面的設(shè)施檢查，包括電氣、設(shè)備防護(hù)情況，滲水情況以及任何可能導(dǎo)致火災(zāi)的隱患，如果出現(xiàn)設(shè)施破損或老化的情況，需要及時(shí)通知相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行更換，杜絕任何可能存在的安全隱患。

2.2 構(gòu)建檔案庫(kù)房管理制度與體系

良好的管理體系與管理制度是確保檔案庫(kù)房管理工作質(zhì)量的重要理論基礎(chǔ)，因此，結(jié)合檔案管理工作的現(xiàn)狀，構(gòu)建切實(shí)有效的檔案庫(kù)房管理制度能夠在最大限度上提升庫(kù)房管理工作效果。首先，檔案管理庫(kù)房需要由專(zhuān)門(mén)的管理人員負(fù)責(zé)，包括配電系統(tǒng)是否完備、門(mén)窗是否鎖好等，然后嚴(yán)格記錄每日來(lái)訪人員以及查閱檔案明細(xì)，最后對(duì)庫(kù)房溫度、濕度進(jìn)行記錄。第二步是做好庫(kù)房檔案的擺放工作，切不可隨意堆放，需要做好分類(lèi)，值得一提的是嚴(yán)禁在檔案庫(kù)房存放其他物品。第三步是做好來(lái)訪人員的審核工作，缺乏上級(jí)部門(mén)下達(dá)的通行證是不允許進(jìn)入檔案室查閱檔案。第四步是做好檔案室的防火、防潮、防盜以及每日除塵工作，保證檔案保存的完整性，避免出現(xiàn)檔案損壞的情況。部分有條件的企業(yè)還可以充分引進(jìn)現(xiàn)代化管理技術(shù)，將每一份檔案都錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，這樣能夠在對(duì)大限度上提升檔案的存儲(chǔ)于檢索效率。

2.3 檔案庫(kù)房人員培訓(xùn)

在檔案庫(kù)房人員上崗前需要做好全面的崗前培訓(xùn)工作，提高檔案管理工作人員的個(gè)人職業(yè)素養(yǎng)以及工作能力，這樣才能夠從根本上做好檔案庫(kù)房的管理工作。另外在檔案庫(kù)房人員的選擇方面，需要優(yōu)先選擇具有較高責(zé)任心、認(rèn)真負(fù)責(zé)的員工，同時(shí)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)也需要做好指導(dǎo)與關(guān)懷工作，積極地了解庫(kù)房管理人員的心聲，盡可能的滿足他們的要求，這樣才能夠調(diào)動(dòng)管理人員的工作積極性，做好檔案庫(kù)房的管理工作。

3 結(jié)束語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，檔案庫(kù)房管理是一項(xiàng)周期性較長(zhǎng)、內(nèi)容較為繁雜的工作，需要相關(guān)工作人員具有高度的責(zé)任心以及認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，才能夠切實(shí)保證檔案庫(kù)房管理工作的質(zhì)量。本文就對(duì)目前檔案庫(kù)房管理工作中常見(jiàn)的問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)單分析，著重探討這些問(wèn)題的解決措施，希望能夠?qū)V大同行起到借鑒與參考的作用。

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作者簡(jiǎn)介

何彥（1964-），女，土家，貴州省貴陽(yáng)，大專(zhuān)，館員，研究方向：檔案管理。