檔案管理人員應具備的素質芻議

俞雯

摘 要：檔案時一種較為珍貴的信息資源，隨著信息時代的到來，以電子文件為載體的檔案豐富了傳統(tǒng)檔案的管理內容，促進了現(xiàn)代化的檔案管理制度的建立。這就要求在檔案管理中，檔案管理人員要積極提高所需的知識和技能，以及必要的道德素質，從而提高檔案管理工作的質量。

關鍵詞：檔案管理人員；素質

1 檔案管理人員素質的重要影響

檔案是單位各項活動的記錄，是重要的信息資源。隨著信息化時代的來，檔案的形式也變得十分豐富。從檔案的載體來看，出了傳統(tǒng)的紙質檔案外，還出現(xiàn)了電子文檔、光盤等；從檔案的記錄形式來看，有手寫、打印、圖片、錄音等。檔案管理工作本來就是一項復雜的工作，加之檔案管理的新發(fā)展，使得檔案管理必須依照一定的程序和標準進行。從開始的信息收集，到整理，到歸檔以及調閱檔案，如果其中的一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題很可能影響到檔案的有效利用。對于檔案管理人員來說，如果要想出色地完成管理工作就必須具備良好的職業(yè)素質。因此，提升檔案管理人員的素質能夠提高檔案管理工作的質量，提高檔案的安全性，促進檔案作用的發(fā)揮。

2 檔案管理人員應具備的素質

1、良好的思想政治素質

一般的檔案有較強的機密性，與單位的各個部門以及活動密切相關，是單位發(fā)展的重要內容。因此，檔案管理人員要堅持正確的價值觀，嚴格遵守政治記錄和檔案管理的規(guī)章制度。對于機密較高的檔案要提高保護意識，終于國家和人民，確保檔案的安全。另外，管理人員還要學習馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論以及三個代表和科學發(fā)展觀。同時還要學習《檔案法》，增強法制觀念，堅決依法開展工作。

2、為人民服務的精神

檔案管理人員要具有為人民服務的精神，要有強烈的視野心和責任心，熱愛本職工作，堅持為人們服務，耐心地完成本職工作。檔案管理工作的特殊性使得管理人員在工作中接觸的人很少，因此，管理人員要甘于清貧、樂于奉獻，在工作中積極、主動，以寬廣的胸襟面對名利得失，保持良好地心態(tài)。檔案管理人員要從傳統(tǒng)的檔案管理模式中掙脫出來，提高服務意識，主動、熱情、周到地服務，提高檔案的利用率，擴大檔案的影響，為人民服務，在平凡的崗位上創(chuàng)造不平凡的業(yè)績。

3、嚴謹的工作作風

檔案管理工作十分復雜、繁瑣，同時科學性也很強，這就要求管理人員要嚴格按照程序和標準開展管理工作，不能馬馬虎虎。因此，在工作中，管理人員要堅持嚴謹的工作作風，做好編目、匯編等工作，避免因失誤而造成的反工或給檔案帶來的永久性的損失。

4、扎實的專業(yè)知識

檔案管理是一項技術性較強的工作，作為管理人員要具備扎實的專業(yè)知識和工作技能。因此，檔案管理人員要加強對《檔案保護學》、《檔案學》、《目錄學》的學習，建立完整的知識體系，切實提高理論水平。同時，還要有廣博的學識。檔案的分類整理需要以檔案的內容為依據，如果對檔案的內容了解不深就無法對內容編寫說明；同時書法也很重要，因為管理人員要書寫一些目錄、標引等，如果這些文字難以辨認，會影響檔案的使用。

5、現(xiàn)代化的管理知識

檔案館的檔案資源較多，不易于管理，在實際工作中管理人員應該努力學習現(xiàn)代化的管理理論，提高管理素質，以科學的管理方法充分發(fā)揮科學管理的作用，努力構建一整套的管理體系。同時還要根據檔案管理系統(tǒng)的特點，不斷優(yōu)化管理手段，實現(xiàn)檔案的集中管理，提高檔案管理的工作效率。

3 時代發(fā)展對檔案管理人員素質的新要求

1、要具備市場意識

隨著市場經濟的發(fā)展，各個領域的競爭也越來越激烈。面對這一新的局勢，檔案管理人員要努力培養(yǎng)市場意識，積極參與到市場經濟活動中。一方面，檔案管理人員要努力提高管理質量，積極促進工作質量的提高，使檔案信息能夠產生較好的社會效益和經濟效益。另一方面，管理人員還要從政治、理論、知識等各個方面要求自己，全面提升競爭力，在管理系統(tǒng)中做最優(yōu)秀的一員。

2、要掌握基本的信息技術

隨著信息化時代的到來，檔案管理工作的方式和內容發(fā)生了重大的變化，這就要求檔案管理人員也要在工作中掌握基本的信息技術。首先，要熟練地操作電腦。如今，電腦已經運用在了檔案管理領域，方便了檔案管理，同時也要求管理人員必須熟練地操作電腦，掌握數據庫技術以及信息檢索技術，能夠運用檔案管理軟件快速分類、標注、查找檔案。其次，還要在網絡化的工作環(huán)境中做好安全防護工作。病毒和木馬威脅著電腦的信息安全，一旦信息泄露很可能造成無法挽回的損失。因此，檔案管理人員在使用電腦時要注意保護信息，不登陸沒有安全標志的網站，連接外部設備時要做好殺毒工作，確保管理電腦不被侵入，保證檔案資源的安全。

3、要具備一定的外語知識

在全球化的時代，我國與其他國家的交流也日益頻繁，不同語種的文獻也日益增多，并且呈現(xiàn)出逐漸增多的趨勢，而且隨著網絡的發(fā)展，各種外文原始檔案也在檔案資源的比重逐漸提高，如果檔案管理人員不懂外語則很難有效地分析、整理資料，導致檔案無法被有效地使用。因此，檔案管理人員要根據隨時關注檔案的發(fā)展趨勢，有針對性地學習外語，要不畏艱難，積極學習，提升外語水平，從而滿足工作的需要，提高檔案管理的質量。

4、要堅持創(chuàng)新

在知識經濟時代，檔案管理工作不能故步自封，要緊跟時代的步伐，不斷創(chuàng)新。首先，檔案管理人員要認識到創(chuàng)新的重要意義。在新時代，管理人員要充分認識到檔案管理工作的重要意義，要不斷挖掘有價值的檔案信息，充分發(fā)揮檔案的作用。其次，要堅持服務創(chuàng)新。檔案管理人員的工作不僅僅局限于檔案的管理，同時還要做好宣傳工作，讓人們提高檔案意識，有意識地保護檔案，可以利用檔案館網站、宣傳欄等宣傳檔案保護工作。同時還要堅持技術創(chuàng)新。隨著辦公自動化的發(fā)展，電子檔案的數量逐漸增多，這就要求檔案管理人員要做好軟件的設計以及使用指導工作。

4 總結

檔案管理人員的素質在很大程度上影響了檔案的質量，因此，檔案管理人員要努力提升自身素質。同時，在面對不斷變化的社會環(huán)境，管理人員也要與時俱進、開拓創(chuàng)新，以積極的心態(tài)和行動適應時代的變化，推動檔案管理水平的不斷提高。

參考文獻

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