我國高職院校檔案管理存在問題與優(yōu)化措施

石軍霞

摘 要： 隨著我國高職院校的快速發(fā)展，院校檔案管理工作已經(jīng)成為院校教育的重要部分。搞好高職院校檔案管理工作，對提高院校管理水平和教育教學(xué)質(zhì)量有重要的保障作用。但是，在高職院校檔案管理工作中存在一些問題與不足，亟待解決。本文對這一問題進(jìn)行分析，并提出優(yōu)化措施。

關(guān)鍵詞： 高職院校 院校檔案 管理問題 優(yōu)化措施

隨著我國高職院校的快速發(fā)展，院校檔案管理工作已經(jīng)成為院校教育的重要一部分。搞好高職院校檔案管理工作，對提高院校管理水平和教育教學(xué)質(zhì)量有重要的保障作用。但是，在高職院校檔案管理工作中存在許多問題與不足，亟待解決。下面我就這一問題提出見解和主張，以供廣大同仁參考和指正。

檔案是高職院校教育教學(xué)活動的重要原始材料和有效記錄。因此，檔案管理工作是擺在高職院校日常工作中的一項重要工作，也是衡量管理水平的重要依據(jù)。做好高職院校檔案管理工作，對高職院校有非常重要的意義。

一、高職院校檔案管理工作的重要性

1.對院校檔案的科學(xué)管理，有利于院校日常教育教學(xué)工作總結(jié)。一方面，一定時期院校檔案的積累，能夠很好地反映院校教育教學(xué)活動，為高職院校教育改革提供科學(xué)有效的資料。另一方面，院校和師生應(yīng)用檔案中重要的信息能夠促進(jìn)院校的管理與創(chuàng)新，能夠促進(jìn)教學(xué)方法的革新，能夠很好地調(diào)動教師的積極性和主動性，提高學(xué)生學(xué)習(xí)積極性，進(jìn)而提高教育質(zhì)量和院校整體教育管理水平。

2.對院校檔案的科學(xué)管理，有利于高職學(xué)生的全面發(fā)展。檔案是一部活的資料，它不僅能夠反映學(xué)生的原始性基礎(chǔ)資料，還能夠有效了解學(xué)生的思想品德和學(xué)習(xí)狀況。這對培養(yǎng)高職學(xué)生的學(xué)習(xí)能力和思想品德，具有很好的引導(dǎo)和指導(dǎo)作用。

3.對院校檔案的科學(xué)管理，有利于加強(qiáng)對教學(xué)規(guī)律的研究。我們通過對教育教學(xué)檔案的研究，能夠有效發(fā)現(xiàn)問題和反饋問題，找出教學(xué)中普遍存在的問題。例如院?？梢酝ㄟ^對檔案的研究，了解師生的教學(xué)情況和學(xué)習(xí)情況。對教育教學(xué)工作制定規(guī)律，探究教育教學(xué)中的高效方法，進(jìn)而最大限度地提高教育教學(xué)實(shí)效性。

4.對院校檔案的科學(xué)管理，有利于院校各項工作的順利開展。在高職檔案中，不僅記錄了教學(xué)和管理成績，而且記錄了曾經(jīng)出現(xiàn)的失誤與不足。尤其是一些反面教訓(xùn)，是院校管理層決策時重要的依據(jù)，它具有很強(qiáng)的借鑒作用。同時，有利于教職人員提高警惕，以免出現(xiàn)類似錯誤。

二、高職院校檔案管理工作存在的幾點(diǎn)問題

1.檔案管理工作中，存在不科學(xué)、不規(guī)范的管理機(jī)制。在檔案的管理過程中，有一些院校學(xué)生檔案并沒有統(tǒng)一管理，有的是各系管理，有的是院校學(xué)生部門管理，還有的是檔案管理部門管理。并沒有配備專人負(fù)責(zé)，沒有建立科學(xué)有效的學(xué)生檔案管理制度。有的院校的檔案管理中，還會出現(xiàn)拖欠現(xiàn)象，到了學(xué)生畢業(yè)時，才臨時突擊填寫，其專業(yè)程度和實(shí)際情況相差太遠(yuǎn)。

2.對畢業(yè)學(xué)生的檔案轉(zhuǎn)遞不夠完善。現(xiàn)在，高職學(xué)生就業(yè)機(jī)制已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)殡p向選擇，這為高職學(xué)生的擇業(yè)和就業(yè)提供了更多種的選擇機(jī)會，給高職院校畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞帶來了很多問題。一方面，現(xiàn)在許多檔案代理服務(wù)機(jī)構(gòu)，由于監(jiān)管不力不夠，工作人員素質(zhì)不高，管理制度不科學(xué)。另一方面，在我國高校和用人單位，在畢業(yè)生分配和接收過程中不能形成很好對接。

3.院校對職高學(xué)生檔案管理的科學(xué)化水平不高?，F(xiàn)在檔案管理沒能實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，還實(shí)行手工抄寫，并且是主要的管理手段。隨著在校學(xué)生的不斷增加，學(xué)生檔案數(shù)量和種類也逐年增多，這樣原有的檔案管理手段已經(jīng)不能適應(yīng)新時期的要求。因此，我們必須加快推進(jìn)職高院校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

三、不斷優(yōu)化高職院校檔案管理的措施

1.不斷理順高職院校學(xué)生檔案的管理機(jī)制。根據(jù)我國高職院校檔案管理相關(guān)法規(guī)，認(rèn)真落實(shí)檔案管理工作必須由院校領(lǐng)導(dǎo)親自領(lǐng)導(dǎo)和直接責(zé)任的規(guī)定，還要把將檔案工作歸入院校整體發(fā)展規(guī)劃。要把學(xué)生檔案進(jìn)行科學(xué)有效的分類管理。這就要求相關(guān)部門重視學(xué)生檔案的管理，由專門的檔案管理部門和人員負(fù)責(zé)管理，并逐漸完善學(xué)生檔案管理工作。同時，還要加強(qiáng)學(xué)生檔案管理隊伍的培訓(xùn)，培養(yǎng)一批具有開拓創(chuàng)新精神的新型檔案管理人才。

2.不斷加強(qiáng)學(xué)生檔案材料的收集和整理。對此，我們要不斷豐富高職學(xué)生的檔案內(nèi)容。除了傳統(tǒng)的檔案信息外，我們還要適應(yīng)新時期的要求，突出學(xué)生的個人素質(zhì)和個性特點(diǎn)。例如學(xué)生的各種考級證書和榮譽(yù)，還有參加的各類活動和公益性活動，這都是高職學(xué)生在校期個人突出表現(xiàn)的記載，對學(xué)生自己和院校榮譽(yù)有十分重要的作用。因此，加強(qiáng)對學(xué)生檔案資料的收集整理非常重要。

3.不斷規(guī)范高職畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞工作。要做好畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞工作，我們就必須加大宣傳力度，提高學(xué)生、用人單位的重視程度。還要提高學(xué)生對檔案的關(guān)心程度，培養(yǎng)檔案工作人員的責(zé)任心。高職學(xué)生畢業(yè)后，會面臨很多問題，就會面對自己檔案的落實(shí)問題。因此，我們要教育學(xué)生時刻關(guān)注自己檔案的落實(shí)情況。同時，要對檔案工作人員加強(qiáng)教育，不斷培養(yǎng)管理人員的責(zé)任心，不斷關(guān)注畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)出后的落實(shí)情況，及時檢查回執(zhí)情況，防止畢業(yè)生檔案丟失。

4.積極推進(jìn)職高學(xué)生檔案現(xiàn)代化管理。隨著我國現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，我們對高職新生的錄取和畢業(yè)，已經(jīng)基本實(shí)行了網(wǎng)絡(luò)化管理，這就為建立學(xué)生電子檔案奠定了基礎(chǔ)。運(yùn)用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，同時結(jié)合傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，不僅節(jié)省了大量人力和財力，便于用人單位和學(xué)生對檔案的查詢，更有效實(shí)現(xiàn)了高職院校檔案的準(zhǔn)確化和現(xiàn)代化。