做檔案工作要有超前意識

于金霞

摘 要： 檔案是人類社會活動的記錄，為人類活動提供服務(wù)，做好檔案工作必須有超前意識。立卷歸檔、檔案工程建設(shè)、檔案用具配備都要用發(fā)展的眼光去做，才能做好檔案工作。

關(guān)鍵詞： 檔案工作 超前意識 工作建議

檔案是人類社會活動的記錄資料，是經(jīng)過人們科學(xué)的整理、保管為人類提供信息的一種資源，檔案工作對經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會事業(yè)和居民生活都具有重要的作用。因此，必須認(rèn)真地做好檔案工作，做好檔案工作必須有超前意識。所謂超前性，就是用發(fā)展的眼光謀劃檔案工作，做檔案工作，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。近年來，隨著《檔案法》的深入貫徹執(zhí)行，人們的檔案意識愈來愈強(qiáng)，檔案工作做得愈來愈好，檔案事業(yè)為人民生活社會發(fā)展作出了重要的貢獻(xiàn)。但是，目前，一些人做檔案工作缺乏超前性，沒有用發(fā)展的眼光看問題，檔案工作缺乏超前性，嚴(yán)重影響檔案事業(yè)的發(fā)展。

一、檔案工作缺乏超前性的表現(xiàn)

（一）立卷歸檔時，沒有按立卷歸檔的要求辦。部分檔案工作人員職業(yè)技術(shù)不過關(guān)，立卷歸檔時，憑個人的好惡辦事，對資料鑒定不準(zhǔn)，該收的沒有收集；有些人把檔案資料隨意丟棄，造成檔案資料不全，不能起到查證的作用。有些人認(rèn)為，過去的事沒人查，檔案收集太多沒地方放。如：某屆醫(yī)療類畢業(yè)生畢業(yè)證丟失后補(bǔ)辦畢業(yè)證，由于在校檔案資料缺失，造成不能及時辦理相關(guān)證明，錯失了當(dāng)年執(zhí)業(yè)醫(yī)師資格考試報名時間；有些將教師資料收集不齊，致使這些人員到職稱晉升排名打分、福利分房計算工齡的沒有依據(jù)，起不到證明作用，這些事例給個人都造成了不該有的損失。

（二）檔案工程建設(shè)缺乏超前性，給檔案工作造成損失。一些人在檔案工程建設(shè)中，只講完成任務(wù)，只講量力而行，有多少錢辦多少事，缺乏超前性，影響檔案事業(yè)的發(fā)展。建檔案樓時，缺乏應(yīng)有的發(fā)展的眼光，選址不當(dāng)，灰塵污染嚴(yán)重，或遠(yuǎn)離城區(qū)、交通不便。有些樓雖然建起來，但庫房狹小，沒有用幾年，就沒有地方裝檔案，不得不搬遷，造成資金重復(fù)投入。有些檔案樓質(zhì)量差，密集架等器具不能使用。

（三）器具配備質(zhì)量差，影響檔案事業(yè)的發(fā)展。有些單位在購置設(shè)備時，不講科學(xué)，不重質(zhì)量，設(shè)備難以發(fā)揮作用，嚴(yán)重影響了檔案事業(yè)的發(fā)展。

二、增強(qiáng)檔案工作超前性的建議

（一）思想意識要有超前性。檔案工作能否做好，思想意識非常重要，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部，有做好檔案工作的超前意識，就有做好檔案工作的基礎(chǔ)。要認(rèn)真宣傳貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》，強(qiáng)化人們做好檔案工作的法律意識；鼓勵檔案工作者積極參加各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，樹立檔案教育是終身教育的觀念，不斷學(xué)習(xí)新的技術(shù)和先進(jìn)的管理方法與手段，增強(qiáng)創(chuàng)新意識；充分開發(fā)利用檔案資源，培養(yǎng)服務(wù)意識，完善服務(wù)方法，變被動管理為主動服務(wù)。

（二）立卷歸檔要有超前意識。立卷歸檔是檔案工作的基礎(chǔ)工作，也是檔案為社會服務(wù)的基礎(chǔ)。立卷是為了查考，為了服務(wù)社會、服務(wù)人民，但有的人立卷歸檔憑主觀臆斷，不按立卷歸檔的程序辦事，不按立卷歸檔的要求收錄資料，應(yīng)該收的資料沒有收，查閱檔案很難查到。有些人以為，事情過去后，就沒有用處了，缺乏超前性，歸檔草草了事，該歸的檔案沒有歸。有的要按照立卷歸檔明細(xì)表的要求，對歸檔的資料分門別類，特別要把有用的資料都要?dú)w檔。一些人在抄寫檔案的卷面和目錄時，只寫部門或單位簡稱，不寫全名稱，總認(rèn)為查檔案是有目的性的，寫不寫都無所謂，實則不然，檔案的發(fā)展趨勢是在向電子檔案發(fā)展，要求要書寫單位的名稱，這既為了查閱的方便，又在檔案電子著錄時，可保持它的原樣，不可以隨意改動，隨意改動檔案是做檔案工作的大忌，也是一個很不嚴(yán)肅的事情。檔案在著錄時，也要用上掃描儀等工具，提高工作效率，不斷改動，必然影響工作效率。因此，立卷歸檔時必須寫清單位的名稱，立卷歸檔要有超前性。

（三）建設(shè)檔案工程要有超前意識。不同行業(yè)的工程有不同的要求，檔案工程既要有防火的設(shè)備，又要有防塵的設(shè)備，還要有除濕和防盜的設(shè)備，檔案工程的要求是比較高的。有些單位由于資金等多種原因，在檔案工程建設(shè)中，以有多少錢辦多少事為原則，防火、除濕、通風(fēng)、防光等多種設(shè)備不到位，導(dǎo)致檔案在保管中出現(xiàn)變質(zhì)霉?fàn)€等現(xiàn)象，檔案是不可再生的資源，這些設(shè)備不到位產(chǎn)生的損失是難以彌補(bǔ)的。有些單位，檔案樓負(fù)重達(dá)不到要求，密集架等設(shè)備不能用，浪費(fèi)了資源，也給檔案事業(yè)的發(fā)展帶來了嚴(yán)重的影響。建檔案工程一定要有超前性，要達(dá)到行業(yè)工程的要求。

（四）購置檔案用具要有超前性。檔案事業(yè)已經(jīng)朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，信息技術(shù)的介入，為檔案部門實施檔案管理帶來了新的發(fā)展契機(jī)。憑借信息技術(shù)的強(qiáng)大優(yōu)勢與功能，實施網(wǎng)絡(luò)化檔案管理，不僅是提高檔案工作效率發(fā)展檔案事業(yè)的有效途徑，更是提高檔案管理效能的重要舉措。這就必然要購置一些電子設(shè)備，如電腦、掃描儀、復(fù)印機(jī)等。有些單位，雖然購置這些設(shè)備，但由于設(shè)備的質(zhì)量差，不能正常使用，現(xiàn)代化的設(shè)備在使用中，常常出現(xiàn)故障，工作效率差。如有些單位購置的電腦由于配置低，經(jīng)常出現(xiàn)死機(jī)，輸入的檔案信息常常丟失，有些電腦難以運(yùn)用檔案軟件。有些單位購置的掃描儀由于分辨率低，掃描的內(nèi)容錯誤很多，不能提高檔案工作的效率。因此，購置檔案用具一定要有超前性，要選擇品牌好、質(zhì)量高的，這是提高檔案工作效率的需要，也是加快檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

檔案工作要服務(wù)社會就要適應(yīng)時代的需求，要做好檔案工作，就必須有超前意識。這樣才能滿足不斷發(fā)展的檔案事業(yè)，才能不斷發(fā)展檔案事業(yè)，更好地為社會發(fā)展服務(wù)。