文檔表格 版本差異何在

魯偉

在辦公過程中，對(duì)文檔或表格的修改是司空見慣的事。那么，一份文檔做了內(nèi)容改動(dòng)，如何知道差異在哪里？一份表格改動(dòng)部分?jǐn)?shù)據(jù)，如何知道哪些有所變動(dòng)？不要說審閱和修訂功能，因?yàn)椴皇撬腥硕紩?huì)用這些功能來標(biāo)注的，萬一沒用這些功能，你又如何識(shí)別兩份文檔的差異呢？由于目前使用WPS的人數(shù)越來越多，且其對(duì)微軟文檔兼容，因此我們主要以WPS文檔和表格內(nèi)容比較來具體說明。

1. 文檔比較 ?不管何種類型

寫完一份文案后交給了領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)告訴你發(fā)現(xiàn)的問題很多，他幫你改了，但面對(duì)成千上萬字的文檔，如何找到那些被修改過的內(nèi)容？畢業(yè)論文交到導(dǎo)師那里，老師說幫你修改了一些地方，你又如何知道老師修改了哪些地方？

首先，到金山網(wǎng)站或正規(guī)軟件網(wǎng)站免費(fèi)下載安裝最新版的WPS辦公套件，安裝之后運(yùn)行“WPS文字”組件，啟動(dòng)任何一個(gè)文檔編輯窗口或開啟空白文檔編輯窗口。

準(zhǔn)備好你的原稿和修改之后的稿件文檔。接下來點(diǎn)擊WPS文字“審閱”選項(xiàng)卡菜單，移動(dòng)到工具欄的右部，找到“比較”工具按鈕并點(diǎn)擊，啟動(dòng)“比較文檔”對(duì)話框。在“原文檔”和“修訂的文檔”文本框中，分別用后邊的黃色文件夾按鈕指定要比較的兩個(gè)文檔。為明確修訂者，可以在“修訂者顯示為”文本框中明確標(biāo)示修訂者的姓名或昵稱（如本例中的“愛貓之優(yōu)”），點(diǎn)擊“確定”按鈕開始文檔的比較（圖1）。

經(jīng)過快速比較之后，會(huì)默認(rèn)開啟一個(gè)新的文檔，在此新文檔中會(huì)以標(biāo)紅的方式顯示文檔被修改之處（圖2）。

如果希望在原文檔中或者修訂后的文檔中直接顯示修改所在的每個(gè)位置，可通過設(shè)置比較選項(xiàng)來變更。具體方法是：點(diǎn)擊圖1左下角的“更多”按鈕，展開對(duì)話框選項(xiàng)，然后通過“顯示修訂”分組下選擇“修訂的顯示位置”為“原文檔”或“修訂后文檔”即可（圖3）。然后按“確定”進(jìn)行比較，這樣比較結(jié)果就不會(huì)開啟新文檔，而是直接標(biāo)注在原文檔或修訂后的文檔旁了。

2. 表格比較 ?迂回也有可能

除了要比較文檔外，日常生活或工作中，我們還常常會(huì)涉及到各種表格的修改。產(chǎn)品數(shù)據(jù)、資金計(jì)劃、人員情況等表格往往會(huì)涉及到許多數(shù)據(jù)，而表格數(shù)據(jù)的修改更不能有半點(diǎn)馬虎。如果一張表格經(jīng)過兩個(gè)人之手編輯，那么修改過的內(nèi)容如何才能快速顯示出來呢？

文檔比較是WPS文字的一項(xiàng)體貼功能，但在“WPS表格”軟件的“審閱”菜單下卻無法找到這樣的“比較”功能，其他地方也沒有這樣的現(xiàn)成功能。如果我們要比較兩張表格的內(nèi)容，可以用一種“迂回”的戰(zhàn)術(shù)來完成任務(wù)。

這里有一張家電產(chǎn)品的產(chǎn)量表，名稱為“家電產(chǎn)量表1”（圖4），在此表的基礎(chǔ)上還有一張經(jīng)過其他人編輯后的表格“家電產(chǎn)量表2”。我們希望實(shí)現(xiàn)對(duì)這兩張表格數(shù)據(jù)的比較。

首先開啟WPS文字軟件，點(diǎn)擊文檔標(biāo)簽欄上面的加號(hào)按鈕，開啟兩個(gè)空白文檔，如“文檔3”和“文檔4”。注意，這里要先保存一下這兩個(gè)文檔，讓其在磁盤上形成兩個(gè)文件“文檔3”和“文檔4”，否則在比較時(shí)無法調(diào)用。

用“WPS表格”軟件打開表格原文檔“家電產(chǎn)量表1”，全選表格內(nèi)容并復(fù)制。然后切換到WPS文字窗口，將選擇的內(nèi)容粘貼到“文檔3”窗口中。同樣，將“家電產(chǎn)量表2”表格內(nèi)容復(fù)制到WPS“文檔4”窗口中（圖5）。然后再次執(zhí)行保存兩個(gè)文檔的命令，讓文檔存盤。

在WPS文字窗口中切換到“審閱”選項(xiàng)卡，點(diǎn)擊工具欄上的“比較”按鈕，在彈出的比較文檔對(duì)話框中，通過下拉菜單就可以選擇原文檔為“文檔3”，修訂的文檔為“文檔4”，然后在“更多”選項(xiàng)中選擇修訂的顯示位置為“原文檔”。選好之后點(diǎn)擊“確定”按鈕進(jìn)行比較（圖6）。

隨后，我們會(huì)看到，在含有原始表格數(shù)據(jù)的“文檔3”文件中，顯示出數(shù)據(jù)有出入并經(jīng)過修訂者“老伙計(jì)”修改的3處內(nèi)容。修改后的內(nèi)容顯示在表格亮起的單元格中，而原來的內(nèi)容在右側(cè)藍(lán)色的用戶名下方（圖7）。