完善高?；n案管理工作 實(shí)現(xiàn)其信息資源價(jià)值

陳旭陽

阜陽師范學(xué)院招生就業(yè)處，安徽阜陽，236041

完善高校基建檔案管理工作 實(shí)現(xiàn)其信息資源價(jià)值

陳旭陽

阜陽師范學(xué)院招生就業(yè)處，安徽阜陽，236041

基于基本建設(shè)檔案的系統(tǒng)、規(guī)范、復(fù)雜、長期、完整、有效等特性，針對(duì)高?；窘ㄔO(shè)檔案管理過程中由于檔案管理工作人員、歸檔材料、部門配合協(xié)調(diào)、檔案管理方式等諸多原因?qū)е聶n案管理雜亂的現(xiàn)狀，建立了基建檔案形成過程模型，理清了高?；窘ㄔO(shè)檔案的工作思路，從廣泛宣傳、建章立制、獎(jiǎng)懲到位、專業(yè)運(yùn)作等方面對(duì)高?；n案信息資源價(jià)值實(shí)現(xiàn)路徑進(jìn)行分析和闡述，為加強(qiáng)高校基本建設(shè)管理的科學(xué)化、規(guī)范化進(jìn)程，充分發(fā)揮基建檔案的全面記錄和有效憑證作用，全面實(shí)現(xiàn)基建檔案工具和信息資源價(jià)值提供了理論基礎(chǔ)。

高校；基建檔案；存在問題；價(jià)值實(shí)現(xiàn)

我國高等教育發(fā)展迅猛，紛紛上馬的高校新校區(qū)占地幾百畝甚至上千畝，基建力度不斷加大，校舍面積動(dòng)輒幾十萬平方米。在此情況下，且不論校園基本建設(shè)的科學(xué)性和規(guī)范性，單是基本建設(shè)的檔案問題就凸顯了出來。

高?；窘ㄔO(shè)檔案問題涉及面較多：從征地到校園建設(shè)項(xiàng)目的可行性研究、設(shè)計(jì)、建設(shè)、項(xiàng)目實(shí)施、竣工和相關(guān)驗(yàn)收（包括穿插其間的所有項(xiàng)目的招標(biāo)和采購），諸多項(xiàng)目實(shí)施過程中產(chǎn)生的檔案收集、整理、成卷和歸置等。不少高校管理層無暇顧及基建檔案問題，更談不上對(duì)基建檔案資源的開發(fā)和利用，高?；n案的管理實(shí)踐和理論研究也處于邊緣化狀態(tài)。

高校規(guī)模的快速擴(kuò)大對(duì)基建檔案管理實(shí)踐和理論研究提出了更高的要求，需要更多學(xué)者對(duì)此領(lǐng)域給予一定的關(guān)注。目前，學(xué)界對(duì)一般檔案的實(shí)務(wù)操作研究稍多，理論層次研究偏少，對(duì)高校基建檔案研究少之又少。2015年1月5日以“基建檔案”“高校”共同為關(guān)鍵詞，從CNKI數(shù)據(jù)庫檢索（2000－2014年）進(jìn)行檢索，其結(jié)果為：學(xué)術(shù)論文133篇，發(fā)表核心期刊的僅13篇，CSSCI以上的為0篇。鑒于此，本文從高?；n案形成過程和價(jià)值實(shí)現(xiàn)的角度對(duì)高?；n案管理理論和實(shí)務(wù)進(jìn)行分析和探討，力圖為高?；n案價(jià)值的最大化實(shí)現(xiàn)提供有效實(shí)現(xiàn)路徑。

1 基建檔案的內(nèi)容與特性

基建檔案是對(duì)基本建設(shè)項(xiàng)目的全面記錄，具有有效憑證的作用。關(guān)于基建檔案的內(nèi)容，國家檔案局、國家計(jì)委國檔發(fā)［1988］4號(hào)文件《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》，“基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料是指在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)（使用）的全過程中形成的、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件，包括基本建設(shè)項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估、決策、計(jì)劃、勘測、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工、試生產(chǎn)（使用）等工作活動(dòng)中形成的文字材料、圖紙、圖表、計(jì)算材料、聲像材料等形式與載體的文件材料。”［1］它一般分為四大部分：“依據(jù)性文件材料、基礎(chǔ)性文件材料、施工文件材料、竣工圖竣工驗(yàn)收文件材料?！保?］“《中華人民共和國建筑法》［3］、《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》［4］、中華人民共和國教育部第27號(hào)令《高等學(xué)校檔案管理辦法》［5］等法規(guī)性文件都對(duì)基建檔案資料和高?；n案管理都做出了明確的規(guī)定?！保?］基建檔案包括的內(nèi)容既繁雜又具體，具有嚴(yán)謹(jǐn)、復(fù)雜、系統(tǒng)有效等性質(zhì)，按照政府和組織的不同類別，可以將基建檔案分成城建基建檔案、機(jī)構(gòu)基建檔案、專項(xiàng)基建檔案等不同的種類。從其內(nèi)涵、性質(zhì)分析可以總結(jié)出基建檔案的以下6個(gè)特點(diǎn)。

1.1 系統(tǒng)性

每個(gè)項(xiàng)目的基本建設(shè)檔案都是系統(tǒng)工程的具體體現(xiàn)，它涵蓋從征地、規(guī)劃、論證、設(shè)計(jì)、招標(biāo)、建設(shè)、工程監(jiān)督、竣工驗(yàn)收、決算、審計(jì)、后續(xù)維修、改造以及相關(guān)工作的全部過程。能夠全面反映項(xiàng)目的系統(tǒng)化、科學(xué)化和規(guī)范化進(jìn)程，隨時(shí)可以查閱、分析項(xiàng)目的質(zhì)量、規(guī)模、結(jié)構(gòu)和效益，是各級(jí)政府、組織和社會(huì)團(tuán)體管理重要的基礎(chǔ)性資料之一。

1.2 規(guī)范性

基本建設(shè)工作的性質(zhì)決定了基本建設(shè)的每一項(xiàng)工作形成的所有文字、圖表和音響資料均須有充分的依據(jù)，且要做到系統(tǒng)、規(guī)范、完整、有效，符合檔案的存檔要求。否則，基本建設(shè)全過程的所有工作就無所依從，更不要講基建檔案的形成、分類、整理、應(yīng)用和其價(jià)值的實(shí)現(xiàn)等工作。

1.3 復(fù)雜性

基本建設(shè)工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它既包含了項(xiàng)目的規(guī)劃、論證，又包括項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、招標(biāo)，各個(gè)環(huán)節(jié)的施工、檢查、驗(yàn)收，項(xiàng)目完工以后還有相關(guān)的審計(jì)、決算和后續(xù)質(zhì)保、維修改造。每一個(gè)基建項(xiàng)目都需要用項(xiàng)目管理的標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格要求，進(jìn)行精細(xì)化管理并做好分步實(shí)施、監(jiān)督和檢查驗(yàn)收并落實(shí)到位，以保證基建項(xiàng)目質(zhì)量，上述工作的若干環(huán)節(jié)使得基建檔案的收集整理和后續(xù)使用十分復(fù)雜，這也體現(xiàn)了基建檔案的價(jià)值。

1.4 長期性

一是基建項(xiàng)目實(shí)施時(shí)間較長，從一年到幾十年（如三峽工程）都有；二是使用周期長，每一基建項(xiàng)目使用最短也要十余年，長的可以達(dá)到幾十甚至上百年；三是基建工作的終身問責(zé)制要求必須長期保留基建工作所有原始資料并進(jìn)入檔案管理環(huán)節(jié)。這些都要求基建檔案要長期妥善保存，使之成為基建項(xiàng)目的永久性憑證。

1.5 完整性

殘缺不全的基建檔案缺乏借鑒、參考和憑據(jù)作用，更談不上信息使用價(jià)值。每一項(xiàng)基建項(xiàng)目從始至終都要做好相關(guān)材料的收集和整理工作，以保證每一項(xiàng)目所形成的檔案資料都能完整，避免基建檔案的缺失，為單位和組織后續(xù)工作提供有效支撐。

1.6 有效性

基建檔案內(nèi)容決定了其每一部分的收集、保存、管理都需要有充分的法律、政策和制度依據(jù)，做到圖紙審批、簽字手續(xù)齊全，采購、變更原因清楚，資料規(guī)范，驗(yàn)收、決算等資料審批手續(xù)符合相關(guān)要求，不能出現(xiàn)越級(jí)審批、化整為零等違規(guī)做法。

2 高?；n案管理工作現(xiàn)狀

“高等院?；n案是在基建工程項(xiàng)目活動(dòng)中伴隨著基本建設(shè)項(xiàng)目的進(jìn)展而產(chǎn)生的，它是高等院校檔案管理中一個(gè)比較獨(dú)立的門類。”［7］基建工作和基建檔案的特點(diǎn)對(duì)基建檔案管理提出了較高要求，然而在現(xiàn)實(shí)工作中特別在高校這一特定環(huán)境下，由于多種主客觀因素，管理現(xiàn)狀與目標(biāo)要求差距較大，不少高?；n案管理工作依然存在問題。

第一，涉及檔案管理工作人員文檔意識(shí)不強(qiáng)。有的認(rèn)為檔案管理可有可無，沒有從思想上提高認(rèn)識(shí)；有的覺得從事基建檔案管理不像其他基建工作人員那樣經(jīng)常受到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和社會(huì)各界的關(guān)心、幫助和支持；也有的感覺自己一無所長才勉強(qiáng)從事這項(xiàng)工作。

第二，檔案專業(yè)人員缺乏。外界對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)片面、學(xué)校檔案專業(yè)人才不多、有的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視程度不夠，加之各級(jí)機(jī)關(guān)、單位編制控制等原因，使得從事高?；n案管理專業(yè)人員嚴(yán)重不足，有的僅靠一兩個(gè)非專業(yè)人員進(jìn)行檔案管理。

第三，歸檔材料不完整。每一個(gè)基建項(xiàng)目的實(shí)施都是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，每一項(xiàng)目完整基建檔案的收集涉及面廣，環(huán)節(jié)多、周期長、耗時(shí)力較多，加上檔案管理人員偏少、業(yè)務(wù)熟練度不一，如果重視程度不夠，工作稍有不慎就會(huì)出現(xiàn)基建檔案材料漏項(xiàng)等現(xiàn)象的發(fā)生。

第四，不同部門協(xié)調(diào)不夠。同一項(xiàng)目的基建檔案往往分散在不同部門，基建檔案工作責(zé)任主體不明，經(jīng)辦人員工作不力，不同部門、不同崗位推諉扯皮，不愿主動(dòng)協(xié)調(diào)，不愿配合檔案管理工作的開展等情況都會(huì)給檔案收集和整理帶來困難。

第五，檔案管理工作滯后。單位長期不重視基建檔案管理的結(jié)果是，經(jīng)常出現(xiàn)檔案管理人員專業(yè)理論學(xué)習(xí)不夠，工作積極性不高，進(jìn)取精神不強(qiáng)，奉獻(xiàn)精神不足，先進(jìn)的檔案管理手段和方法無法在工作中得到及時(shí)有效的應(yīng)用。

3 高?；n案形成過程

高?；n案問題的解決是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，應(yīng)全面分析，認(rèn)真研討，明晰責(zé)任主體，分項(xiàng)解決并及時(shí)進(jìn)行復(fù)查、糾偏，使高校基建檔案在維護(hù)產(chǎn)權(quán)、解決糾紛、后期維護(hù)、投資效益分析、校園改造和學(xué)校發(fā)展等諸多方面切實(shí)發(fā)揮其應(yīng)有的作用，避免不必要的損失和不應(yīng)出現(xiàn)的各種糾紛。

3.1 建立基建檔案形成過程模型

從高?；窘ㄔO(shè)的特點(diǎn)和工作內(nèi)容、工作程序出發(fā)，本文設(shè)計(jì)高?；n案形成過程模型如圖1。

3.2 高校基建檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)路徑

從模型和工作內(nèi)容看，高校基建檔案資料分布較廣，不僅高?；ú块T有收集、整理基建項(xiàng)目檔案的重任，校辦、審計(jì)、國資、財(cái)務(wù)、紀(jì)檢等部門也都有相關(guān)的責(zé)任。若要有效實(shí)現(xiàn)基建檔案的價(jià)值，就必須切實(shí)發(fā)揮上述相關(guān)部門的積極性、主動(dòng)性和能動(dòng)性，明確項(xiàng)目各階段責(zé)任主體和責(zé)任人，建立完善相關(guān)規(guī)章制度，制定高效的運(yùn)行和配合機(jī)制，明確責(zé)任追究和獎(jiǎng)懲機(jī)制。在基建檔案管理時(shí)做到“三同步”：“一是堅(jiān)持建立施工現(xiàn)場監(jiān)督機(jī)構(gòu)與工程開工同步；二是堅(jiān)持項(xiàng)目歸檔材料的收集積累與施工過程和結(jié)算進(jìn)度款同步；三是堅(jiān)持施工現(xiàn)場預(yù)立卷與施工進(jìn)程和竣工驗(yàn)收同步，從根本上改變和解決工程竣工圖和基建檔案混亂的現(xiàn)象。”［8］最大限度規(guī)范高?；n案收集過程，充分發(fā)揮基建檔案的信息和資源價(jià)值。

圖1 高?；n案形成過程模型

4 完善基建檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)其應(yīng)用價(jià)值

從長遠(yuǎn)看，高?；n案具有重要的工具價(jià)值和信息資源價(jià)值，實(shí)現(xiàn)高?；n案工具價(jià)值和信息資源價(jià)值的最大化，可重點(diǎn)在以下幾方面開展工作。

4.1 廣泛宣傳，高度重視基建檔案工作

長期以來人們對(duì)基建特別是基建檔案工作重視程度不夠，有人甚至認(rèn)為基建檔案可有可無。高校應(yīng)全方位、多層次宣傳基建檔案的重要性，使人了解基建檔案與學(xué)校發(fā)展的密切關(guān)系，懂得基建檔案的缺失給高校發(fā)展會(huì)帶來巨大負(fù)面影響。通過宣傳欄、報(bào)告會(huì)、實(shí)地考察等諸多方式，讓人們從思想上提高對(duì)基建檔案重要性的認(rèn)識(shí)，形成良好工作氛圍，為基建檔案的收集、整理、完善獻(xiàn)策獻(xiàn)力。

4.2 建章立制，完善管理體制運(yùn)作機(jī)制

把基建檔案工作作為學(xué)校重要工作之一列入議事日程，按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》［5］，《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》［9］、《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》［10］等規(guī)范性文件和學(xué)校發(fā)展規(guī)劃和基建工作需要，建立分部門基建檔案收集和后續(xù)使用管理規(guī)章制度，加強(qiáng)工作督查，避免形式主義、官僚主義，用完善的制度為高?；n案管理和其價(jià)值的最大實(shí)現(xiàn)奠定前期基礎(chǔ)。

4.3 獎(jiǎng)懲到位，提高檔案管理工作效率

好的制度也需要認(rèn)真的工作人員來執(zhí)行，完善的規(guī)章還要配合有效的獎(jiǎng)懲機(jī)制才能相得益彰。獎(jiǎng)懲制度可以分為經(jīng)濟(jì)、職務(wù)晉升和其他三類：為基建檔案管理作出重大貢獻(xiàn)的，可以給予物質(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，優(yōu)先晉升職稱職務(wù)，學(xué)?？冃Э己撕蛯?shí)施相關(guān)激勵(lì)制度時(shí)給予同步考慮；反之則分別給予罰款，延緩晉升和其他相關(guān)處罰，實(shí)行優(yōu)勝劣汰機(jī)制，確?；üぷ鞯母咝н\(yùn)轉(zhuǎn)，切實(shí)提高檔案管理工作效率。

4.4 專業(yè)運(yùn)作，形成基建檔案良性互動(dòng)

在規(guī)范現(xiàn)有工作基礎(chǔ)之上，還要加強(qiáng)基建檔案的創(chuàng)新管理，包括技術(shù)創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、服務(wù)創(chuàng)新，強(qiáng)化檔案工作的服務(wù)理念，主動(dòng)加強(qiáng)與校內(nèi)各相關(guān)部門、地方政府以及政府的土地、規(guī)劃、城建、市政等部門的溝通、聯(lián)系與合作。創(chuàng)新工作理念，改變工作方法，發(fā)揮自身優(yōu)勢，形成基建檔案新的特色。為高等教育的大眾化、普及化提供檔案資源支持，最大限度實(shí)現(xiàn)高?；n案的“還原歷史、規(guī)范工作、展望未來”的信息資源價(jià)值。

在對(duì)基建檔案性質(zhì)與特性分析的基礎(chǔ)上，針對(duì)高?；n案管理過程中存在的問題從源頭上進(jìn)行了梳理，建立了高校基建檔案形成過程模型。提出了通過營造高校基建檔案良好工作氛圍，設(shè)置科學(xué)、規(guī)范、有序的檔案管理工作流程，建設(shè)高素質(zhì)且具有創(chuàng)新精神和服務(wù)理念的專業(yè)人員隊(duì)伍，實(shí)行較好的獎(jiǎng)懲機(jī)制等方式提高基建檔案管理實(shí)效，實(shí)現(xiàn)基建檔案的應(yīng)用價(jià)值，給高校的建設(shè)、發(fā)展和高等教育普及提供有關(guān)的信息資源支撐。

［1］國家檔案局，國家計(jì)委.基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定［EB/OL］.［2015-01-06］.http：//wenku.baidu.com/linkurl＝ SDe-7D303Sr LywHqQhE 5srqbGtsDiOdQR 3UHTymPojREUSpd2X ＿rXc2JHP3WlaZ-5lj9w ＿zlB06 Lf9kQA5CLosAILgnOFF8o-uvIqjEeF2y

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G64

A

1673－2006（2015）06－0040－04

10.3969/j.issn.1673－2006.2015.06.011

2015-01-13

安徽省哲學(xué)社會(huì)科學(xué)規(guī)劃課題“技術(shù)創(chuàng)新提升大學(xué)生創(chuàng)業(yè)能力實(shí)證研究”（AHSK09－10D124）；安徽高校檔案協(xié)會(huì)

基金項(xiàng)目“高校檔案專職人員定位與規(guī)劃研究”（2014dw06）。

陳旭陽（1966－），安徽臨泉人，副研究館員，同濟(jì)大學(xué)博士研究生，主要研究方向：檔案管理。

（責(zé)任編輯：劉小陽）