論院?？蒲许?xiàng)目檔案管理

丁景榮

摘 要：本文主要就院?？蒲许?xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀，圍繞管理中常見的問題進(jìn)行了分析，并提出了意見和建議。

關(guān)鍵詞：院校；科研項(xiàng)目；檔案管理

科教興國是我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展戰(zhàn)略的重要組成部分，而高等學(xué)校是科教興國戰(zhàn)略實(shí)施的生力軍。院?？蒲许?xiàng)目檔案是院?？蒲泄芾砉ぷ鞯闹匾h(huán)節(jié)，在很多人眼里院校重要科研項(xiàng)目檔案等同于一般的科研檔案，在管理工作中仍然按部就班，這勢必造成很多重要的文件、材料不歸檔、歸檔不完整、不規(guī)范。研究分析院校重要科研項(xiàng)目檔案管理，對于提高院?？蒲袡n案整體管理水平、發(fā)揮科研項(xiàng)目檔案的利用價值、更好地為教學(xué)和科研服務(wù)有著積極的意義。

1 加強(qiáng)院校科研項(xiàng)目檔案管理的重要意義

1.1科研項(xiàng)目檔案的管理是科研檔案管理的主體和重點(diǎn)，其科學(xué)管理手段對科研工作的進(jìn)程、效率和質(zhì)量起著重要的作用，同時也影響著科研項(xiàng)目檔案的收集及檔案價值的實(shí)現(xiàn)，研究分析院校科研項(xiàng)目檔案管理中存在的問題，探討解決問題的途徑，對于提高院校科研檔案整體管理水平、發(fā)揮科研項(xiàng)目檔案的利用效益、更好地為教學(xué)和科研服務(wù)有著積極的意義。

1.2高等學(xué)校既是高等教育的“陣地”，也是科技創(chuàng)新的“戰(zhàn)場”。在經(jīng)濟(jì)和科技全球化的今天，國家的創(chuàng)新能力已經(jīng)成為決定該國在國際競爭格局中地位的重要因素。院?？蒲许?xiàng)目檔案是院校在課題研究過程中形成的，歸檔保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、聲像、實(shí)物等各種載體的歷史的、原始的記錄。項(xiàng)目檔案所蘊(yùn)含的具體信息，對于今后的科研工作具有積極的史鑒意義。

1.3院校科研項(xiàng)目檔案是院?？蒲泄芾砉ぷ鞯闹匾h(huán)節(jié)，是院校檔案工作的一個重要組成部分，是一種重要的信息資源，是知識創(chuàng)新、科技創(chuàng)新以及成果轉(zhuǎn)化的基礎(chǔ)和依據(jù)，它在科研工作中發(fā)揮著知識儲備的作用?？蒲许?xiàng)目檔案的管理是科研檔案管理的主體和重點(diǎn)，其科學(xué)管理手段對科研工作的進(jìn)程、效率和質(zhì)量起著重要的作用，

2 影響院?？蒲许?xiàng)目管理的因素

2.1管理人員。管理人員的素質(zhì)決定檔案管理水平，但目前由于各種因素的限制，很多院校的教學(xué)科研檔案管理的人員并非經(jīng)過嚴(yán)格招聘而來，大多數(shù)都沒能接受檔案管理的正規(guī)教育，不具備相應(yīng)的檔案管理理論與實(shí)際操作技能。而且大多數(shù)管理人員屬于兼職。

2.2檔案設(shè)施。檔案信息化管理是檔案管理必然的趨勢，要想實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理需要大量的資金來購入各種先進(jìn)的設(shè)備，目前許多學(xué)校在這方面的投入不足，設(shè)施配備落后，不能滿足科研檔案管理的需要。

2.3科研人員。缺乏檔案意識 很多的項(xiàng)目研究人員缺乏檔案意識，不注意對項(xiàng)目各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的材料從頭至尾的進(jìn)行收集積累，只注重結(jié)論性、成果性資料的積累，使最終的檔案材料成套性差。有的研究人員之間、協(xié)作單位之間由于科研成果的權(quán)屬、名次之爭，而引起爭原始材料爭報獎授功，而不愿把材料主動集中起來管理。造成歸檔不及時，材料不完整。

2.4規(guī)章制度 目前院校普遍存在科研檔案管理工作不規(guī)范，檔案部門、科研管理部門沒有建立健全科研檔案管理規(guī)章制度，缺乏對課題進(jìn)行檢查、指導(dǎo)和約束機(jī)制，容易造成把關(guān)不嚴(yán)，出現(xiàn)歸檔文件材料不完整的現(xiàn)象，給今后工作留下隱患。

2.5管理體制。院校科研項(xiàng)目的來源渠道豐富寬廣，下達(dá)及指導(dǎo)院校科研項(xiàng)目的主管部門已由原來比較單一的科技口發(fā)展為多渠道管理。在管理中管理者忽視教學(xué)科研檔案管理的現(xiàn)代化、高效化和智能化，在教學(xué)科研檔案管理上著眼局部，缺乏整體的規(guī)劃，工作的積極性和創(chuàng)新性發(fā)揮不夠，在管理觀念上依然習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理觀念、理論和方法，與科研項(xiàng)目的重要作用不符。缺少部門之間的協(xié)調(diào)，在一定程度上造成了項(xiàng)目研究過程材料的缺失。

2.6科研項(xiàng)目特點(diǎn)。隨著高等教育事業(yè)和國家科技事業(yè)的不斷深化和發(fā)展，在這樣的背景下，院校的科研項(xiàng)目在校內(nèi)也由多個部門管理，院?？蒲嘘犖榈亩鄬哟涡院涂蒲蟹较虻亩鄻有?，決定了科研項(xiàng)目檔案來源的廣泛性和課題研究內(nèi)容豐富、形式多樣，也決定了科研管理涉及的部門多、制約因素多。由于科研項(xiàng)目是幾個部門各自分管，管理人員處于“各自為戰(zhàn)”的狀態(tài)，對檔案的管理在操作上有較大的隨意性，管理水平參差不齊。院?？蒲姓n題專業(yè)性強(qiáng)，研究周期長，需要研究人員及管理部門在研究期內(nèi)堅持長期做好日常檔案資料的收集整理工作，但在實(shí)踐中卻很難堅持做到。

2.7研究經(jīng)費(fèi)。檔案信息化管理是檔案管理必然的趨勢，但要想實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理需要大量的資金來購入各種先進(jìn)的設(shè)備。然而很多高校的檔案管理的資金來源都主要是依靠財政預(yù)算和上級的補(bǔ)助，但是那有限的資金卻很難滿足教學(xué)科研檔案管理信息化的要求，正是因?yàn)槿绱?，硬件設(shè)施無法跟上地方高校檔案信息化管理的要求，使得高校檔案信息化管理受到了嚴(yán)重的制約。

3 提高院校教學(xué)科石英檔案管理質(zhì)量的對策

3.1建立健全科研檔案管理制度，實(shí)行規(guī)范化管理 要保持重要科研檔案的系統(tǒng)性和完整性，必須建立和健全科研檔案管理制度，注重科學(xué)研究原始資料的收集與整理，實(shí)行規(guī)范化管理。嚴(yán)格依據(jù)法律法規(guī)制定各項(xiàng)科學(xué)研究檔案管理的規(guī)章制度，加強(qiáng)科研檔案的管理，規(guī)范管理程序，完善管理體制，實(shí)行規(guī)范化管理，使科研檔案管理工作規(guī)范統(tǒng)一，做到有章可循，保障檔案資料收集、整理、保管和查閱工作的規(guī)范化和制度化，保證科研檔案資料的系統(tǒng)性和連續(xù)性。

3.2加強(qiáng)檔案管理人才培養(yǎng)。教學(xué)科研檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接關(guān)系到教學(xué)科研檔案工作的質(zhì)量，要加強(qiáng)對教學(xué)科研檔案管理人員的崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育，拓展檔案人員的思維、知識面，認(rèn)真做好教學(xué)科研檔案工作人員計算機(jī)應(yīng)用的理論和技能培訓(xùn)，使他們具有對數(shù)字化檔案資料進(jìn)行計算機(jī)處理的能力，成為既具備教學(xué)科研檔案管理能力，又能熟練使用現(xiàn)代化技術(shù)的復(fù)合型人才。同時在深入了解教學(xué)科研管理工作的基礎(chǔ)上，不斷提高教學(xué)科研檔案業(yè)務(wù)管理水平。

3.3完善檔案收集管理機(jī)制。檔案部門工作人員要抓科研項(xiàng)目檔案建設(shè)，多渠道、多形式進(jìn)行項(xiàng)目檔案收集、整理、歸檔的指導(dǎo)工作，才能使科研項(xiàng)目檔案的建檔工作進(jìn)入到規(guī)范管理的軌道。做好院校項(xiàng)目檔案管理工作，是一項(xiàng)功在當(dāng)代，利在千秋的事業(yè)，努力建立院校檔案工作可持續(xù)發(fā)展和現(xiàn)代化管理的運(yùn)行機(jī)制，以提高歸檔率、完整率和案卷合格率。

3.4開發(fā)科研項(xiàng)目檔案的價值。院校重要科研項(xiàng)目檔案管理，對于提高院?？蒲袡n案整體管理水平、發(fā)揮科研項(xiàng)目檔案的利用價值、更好地為教學(xué)和科研服務(wù)。檔案部門針對社會有關(guān)方面的需求，在保證有關(guān)檔案機(jī)密安全的前提下，通過各種方式、方法，對科研項(xiàng)目檔案中儲存的科研信息進(jìn)行發(fā)掘、整理、加工，將死的檔案資料變成活的知識加以應(yīng)用，指導(dǎo)科研實(shí)踐活動，發(fā)揮更大的價值，滿足研究人員及其他有關(guān)人員的利用需求。

3.5加大設(shè)備設(shè)施投入力度。檔案部門應(yīng)該要盡量的拓展資金的來源，積極的為教學(xué)科研檔案管理配置各種能夠適應(yīng)時代發(fā)展的軟、硬件設(shè)施，加快教學(xué)科研檔案信息化管理的進(jìn)程，促進(jìn)院校教學(xué)科研檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)。同時還可以積極的提供資金的利用效率。例如與當(dāng)?shù)氐碾娦挪块T合作，獲得相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)優(yōu)惠支持等，與當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)的IT企業(yè)合作，減少軟件平臺開發(fā)資金。

3.6拓展資金來源。各種財政預(yù)算可以作為教學(xué)科研檔案檔案信息化管理的主要資金來源，但卻不應(yīng)該成為唯一來源，檔案部門應(yīng)該要盡量的拓展資金的來源，積極的為教學(xué)科研檔案管理配置各種能夠適應(yīng)時代發(fā)展的軟、硬件設(shè)施，以便于能獲得更多的資金支持，為信息化管理提供保證。同時還可以積極的提供資金的利用效率。例如與當(dāng)?shù)氐碾娦挪块T合作，獲得相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)優(yōu)惠支持等，與當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)的IT企業(yè)合作，減少軟件平臺開發(fā)資金。

4 結(jié)束語

加強(qiáng)院校檔案管理可以為后期院校的教學(xué)工作提供了很好的參考依據(jù)，利用各種先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和先進(jìn)的管理理念，有效的提升院校教學(xué)科研檔案的利用廣度和深度，對于一些不宜公開的教學(xué)科研檔案，可以實(shí)行限制型的利用方式，讓這些教學(xué)科研檔案也能夠在一定的程度上呈現(xiàn)出應(yīng)有的價值。

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