醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案的管理和利用

楊玲

摘 要：醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案管理與利用的規(guī)范化、科學(xué)化程度，在一定程度上可以反映出醫(yī)院的發(fā)展水平。為了提升醫(yī)院文書(shū)檔案的管理質(zhì)量，必須加大人力、財(cái)力、物力投入，確保檔案信息的真實(shí)性，提升資源利用效率。本文主要闡述了強(qiáng)化醫(yī)院辦公室檔案管理及利用的措施，以期能為醫(yī)院文書(shū)檔案工作提供幫助。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；文書(shū)檔案；管理利用

隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)建設(shè)與醫(yī)療領(lǐng)域的發(fā)展，醫(yī)院對(duì)檔案資源的重視程度也日漸提升，采用統(tǒng)一規(guī)范的制度來(lái)管理辦公室文書(shū)檔案勢(shì)在必行。近年來(lái)，各醫(yī)院檔案管理工作已逐步向制度化、規(guī)范化方向邁進(jìn)，這在提升醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案管理質(zhì)量的同時(shí)，也促進(jìn)了檔案資源的有效利用及開(kāi)發(fā)。

1 強(qiáng)化醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案管理的方法

1.1 醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要做好帶頭作用

領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)薄弱是造成檔案信息漏歸的關(guān)鍵原因，主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：①有些領(lǐng)導(dǎo)在安排工作時(shí)，未向工作人員強(qiáng)調(diào)將已處理好的材料進(jìn)行歸檔，導(dǎo)致材料滯留、漏歸；②文書(shū)的收集、整理與歸檔缺乏監(jiān)督，一些辦公室職工擅自進(jìn)行資料歸檔，導(dǎo)致問(wèn)題百出；③部分員工缺乏檔案整理習(xí)慣，導(dǎo)致文件積壓或被遺忘。

基于此，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)必須要完善自我、善用人才，要明確檔案管理工作的意義，做好帶頭作用，強(qiáng)化歸檔意識(shí)與習(xí)慣，要求基礎(chǔ)工作人員嚴(yán)格執(zhí)行歸檔工作；此外，還應(yīng)明確分工文件收集與整理工作，合理規(guī)劃各業(yè)務(wù)部門(mén)的檔案管理職責(zé)，并任命相關(guān)崗位人員對(duì)醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案進(jìn)行統(tǒng)一有效的管理。

1.2 加大財(cái)力、人力與物力投入

文書(shū)檔案管理工作的順利開(kāi)展離不開(kāi)基礎(chǔ)硬件設(shè)施的支撐。首先，應(yīng)加大財(cái)力支持，創(chuàng)建一個(gè)統(tǒng)管全院檔案的文書(shū)檔案管理室。以前，我院缺乏統(tǒng)一的檔案室，各辦公室完全自行進(jìn)行文書(shū)資料的歸檔，常會(huì)出現(xiàn)檔案漏歸、丟失、積壓等問(wèn)題，因此建立一個(gè)全院統(tǒng)一的檔案室很有必要；其次，應(yīng)加大人力與物力的投入。醫(yī)院辦公室檔案管理是一項(xiàng)繁雜且重要的工作，記錄著治療經(jīng)過(guò)、醫(yī)護(hù)人員調(diào)配等內(nèi)容，因此，必須選擇具有高度責(zé)任心、敬業(yè)精神、耐心、認(rèn)真積極的管理人員專門(mén)對(duì)辦公室文書(shū)檔案進(jìn)行管理。為了確保檔案管理人員的綜合職業(yè)素養(yǎng)能夠滿足檔案管理工作的要求，應(yīng)注意定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)與政治思想教育。在分配工作時(shí)，要注意明確分工、合理劃分，制定詳細(xì)的任務(wù)部署方案，以督促工作人員積極完成檔案管理工作，從而促進(jìn)檔案管理品質(zhì)的提升。最后，還要注意對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，為醫(yī)院科研工作、醫(yī)療技術(shù)引進(jìn)等其他工作的開(kāi)展提供信息資源支持。

1.3 健全相關(guān)管理制度，完善歸檔工作

醫(yī)院辦公室是各種文件的集中區(qū)域，肩負(fù)著文件收發(fā)與承轉(zhuǎn)的重要職責(zé)。而各業(yè)務(wù)部門(mén)是產(chǎn)生文件材料的重要地方，除了辦公室承轉(zhuǎn)的文件資料外，業(yè)務(wù)部門(mén)自身形成的文件材料也非常多。因此，醫(yī)院各業(yè)務(wù)部門(mén)必須與辦公室加強(qiáng)聯(lián)系與業(yè)務(wù)協(xié)作，以防止文件丟失、漏歸等；要建立健全相關(guān)管理制度，制定檔案收發(fā)登記規(guī)范，指定專人負(fù)責(zé)文件收發(fā)工作，完善登記工作，確保手續(xù)齊全，以防資料丟失、積壓；同時(shí)，還要加大督促、監(jiān)管力度，定期對(duì)收發(fā)的文件資料進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)，務(wù)必做到“不丟漏、不遺失”。

1.4 實(shí)施辦公自動(dòng)化管理

為了避免檔案信息滯后的現(xiàn)象，醫(yī)院應(yīng)盡早將“成立全院檔案室”的計(jì)劃提上日程，將檔案目錄存入計(jì)算機(jī)中心，利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案管理，從而提升檔案管理效率。其次，可利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案資料的查詢與編研，為檔案信息傳送渠道提供一道安全的防護(hù)墻。再次，還應(yīng)注意將傳統(tǒng)的文件管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒍伍_(kāi)發(fā)管理，充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)加工文獻(xiàn)，并創(chuàng)建成各種資料數(shù)據(jù)庫(kù)，以促進(jìn)醫(yī)院辦公室檔案管理工作的穩(wěn)定健康發(fā)展。

2 加強(qiáng)醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案利用的措施

2.1 改善服務(wù)手段

當(dāng)今時(shí)代是信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)蔓延到了各個(gè)領(lǐng)域，醫(yī)院檔案管理也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，改變以往手抄或人工尋找的落后手段，充分利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行檢索、編目、記錄及借閱登記，建立 “檔案信息庫(kù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、電訊工具” 三位一體的高速信息利用體系，使信息需求者能夠在最短時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)確地搜索到自己需要的檔案文件。另外，還要注意開(kāi)展適度的有償服務(wù)，提高檔案利用率與相關(guān)管理人員的薪資收入，從而促進(jìn)檔案管理與利用的良性發(fā)展。檔案利用率的提升在一定程度上加大了相關(guān)管理人員的工作量，為了調(diào)動(dòng)管理人員的積極性，應(yīng)適當(dāng)給予補(bǔ)償。雖然檔案管理工作不應(yīng)以盈利為中心，但為了促進(jìn)信息資源再加工過(guò)程的良性循環(huán)，促進(jìn)檔案信息與利用者需求的平衡性發(fā)展，可適當(dāng)采取有償方式。

2.2 豐富信息資源

檔案資源的價(jià)值在于其使用價(jià)值，而決定其使用價(jià)值的則是其資源量。豐富信息資源是吸引更多檔案利用者的有效途徑，要想促進(jìn)醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案利用率的提升，就不能僅滿足于醫(yī)院現(xiàn)有的信息資源，應(yīng)充分利用各種手段對(duì)各種新穎、有價(jià)值的信息資源進(jìn)行收集，并優(yōu)化檔案信息資源結(jié)構(gòu)，豐富醫(yī)院文書(shū)檔案信息。

2.3 充分利用文書(shū)檔案資源

文化檔案管理最終是為了提高檔案的利用價(jià)值和利用效率，故檔案管理人員要增強(qiáng)服務(wù)理念，通過(guò)多種渠道、多種手段來(lái)挖掘檔案價(jià)值，使之為醫(yī)院的臨床、醫(yī)療及科研活動(dòng)提供服務(wù)及幫助。檔案管理人員應(yīng)積極提高檔案管理認(rèn)知，對(duì)檔案資源進(jìn)行全面、綜合利用，特別是對(duì)于價(jià)值較高的檔案資源更要予以深加工，借助統(tǒng)計(jì)、分析、整理等方式，為醫(yī)院制定決策提供可靠依據(jù)。此外，檔案管理人員可以開(kāi)展各類專題匯編活動(dòng)，如院志、大事記匯編等，充分挖掘檔案信息資源，為檔案使用人員提供層次豐富、實(shí)用性強(qiáng)的檔案信息，為醫(yī)院進(jìn)行深化改革、提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量提供有力支持。

2.4 其他方面

醫(yī)院可利用辦公室文書(shū)檔案信息制定各種決策與日常工作規(guī)劃，充分、合理地利用檔案信息，以促進(jìn)檔案信息資源的合理化發(fā)展。通過(guò)使用檔案信息，為帶教部門(mén)、科研發(fā)展部門(mén)及護(hù)理部門(mén)、醫(yī)療部門(mén)提供必要的信息資源支持。此外，還可組織業(yè)務(wù)人員進(jìn)行書(shū)籍組編，以展現(xiàn)醫(yī)院奮斗歷史，鼓舞全院人員團(tuán)結(jié)一致積極奮斗與發(fā)展。

3 結(jié)語(yǔ)

多年來(lái)，我院作為國(guó)家三級(jí)綜合醫(yī)院，一直狠抓醫(yī)療質(zhì)量和醫(yī)療安全管理，但在醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案管理方面還存有不足，需要進(jìn)一步改進(jìn)與完善。科學(xué)有效地管理醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案，充分利用文書(shū)檔案信息，對(duì)醫(yī)院各項(xiàng)工作的開(kāi)展與長(zhǎng)期健康發(fā)展極具意義。在未來(lái)的工作中，我院將從“人力、財(cái)力、物力”著手積極進(jìn)行辦公室文書(shū)檔案管理，并充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案信息利用與開(kāi)發(fā)。

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