論高校教學(xué)檔案管理工作的缺失及對策

房翠蘋

（安徽建筑大學(xué)，安徽 合肥230022）

教學(xué)管理工作是高等院校常規(guī)的中心工作，在高校管理中占有特別重要的地位。伴隨著教學(xué)管理工作而產(chǎn)生的教學(xué)檔案，真實地反映了教學(xué)管理工作的整個過程，是衡量高校教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量的重要標志。在一定程度上可以說，教學(xué)檔案是高校檔案的主體、核心和重點。教學(xué)檔案理應(yīng)是高校檔案中收集最為齊全、管理最為完善的門類，然而事實并非如此，高校教學(xué)檔案管理工作還存在不少棘手的問題。鑒于此，不妨就其管理的缺失和對策進行有益的探討。

一、高校教學(xué)檔案管理工作的缺失

（一）頂層設(shè)計的不足

我國檔案工作法規(guī)體系是以《檔案法》為核心，由符合《立法法》規(guī)定的若干有關(guān)檔案工作的法律、行政法規(guī)、地方性法規(guī)、規(guī)章和其他規(guī)范性文件構(gòu)成的相互聯(lián)系、相互協(xié)調(diào)的統(tǒng)一體。在高校檔案管理中，教學(xué)檔案除了接受檔案法律調(diào)整之外，還接受教育部門規(guī)章的規(guī)范。縱觀這些法律法規(guī)，不難看出，其制定的時間較為久遠，無論是在內(nèi)容設(shè)計上，還是在執(zhí)行力和協(xié)同發(fā)展方面，都與當(dāng)前現(xiàn)實要求相差甚遠。

1、內(nèi)容設(shè)計滯后

改革開放后，我國高等教育事業(yè)得到了快速發(fā)展，檔案工作體系也逐步建立起來。就教學(xué)檔案工作而言，《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》（教辦字［87］016號）和《高等教育檔案實體分類法》《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》（教辦［1993］429號）的頒布和實施有力地促進了當(dāng)時教學(xué)檔案工作的發(fā)展，具有積極的意義。隨著高等教育的深入發(fā)展，這些規(guī)范性文件暴露出的弊端愈發(fā)明顯。宏觀上，部門規(guī)章和規(guī)范性文件未做到實質(zhì)性的銜接?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》第15條對教學(xué)檔案的歸檔范圍進行了闡述，對其規(guī)定上升到了部門規(guī)章的高度。乍一看，2者似乎已經(jīng)銜接的天衣無縫了。然而，規(guī)章的規(guī)定是在原封不動的套用原國家教委、國家檔案局發(fā)布的教學(xué)文件材料歸檔范圍，顯然不合時宜，多少讓人感到有點遺憾。微觀上，通覽這些規(guī)定，其在教學(xué)計劃管理、運行管理、質(zhì)量管理與評價方面進行了簡單羅列，而在教學(xué)基本建設(shè)管理、教學(xué)組織系統(tǒng)建設(shè)、教學(xué)管理與教育研究方面不是輕描淡寫，就是無據(jù)可查。

2、執(zhí)行力不足

執(zhí)行力問題，是制度建設(shè)的核心問題，更是當(dāng)前高校教學(xué)檔案管理頂層設(shè)計面臨的一個亟待解決的問題。結(jié)合制度執(zhí)行力的構(gòu)成要素，筆者認為，教學(xué)檔案制度體系執(zhí)行力的不足主要體現(xiàn)在制度自身質(zhì)量和制度主體行為2個方面。

不可否認，就20世紀八、九十年代的時代環(huán)境而言，教育部頒發(fā)實施的一系列規(guī)章制度是與時俱進和切合實際的，可謂質(zhì)量上乘，對當(dāng)時教學(xué)檔案工作的發(fā)展功不可沒。然而，一切事物都處在不斷的運動、變化和發(fā)展之中，我們要用發(fā)展的眼光來看待不斷變化的實際。眾所周知，制度來源于實踐，又高于和指導(dǎo)著實踐，應(yīng)隨著實踐的發(fā)展而發(fā)展。發(fā)展性是制度的生命力所在。1987年原國家教委、國家檔案局頒布的《高等學(xué)校教學(xué)文件材料的歸檔范圍》，1989年原國家教委又頒布了《普通高校檔案管理辦法》和《高等學(xué)校檔案實體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，這幾個文件雖然對教學(xué)檔案的歸檔范圍、實體分類作了一定的規(guī)定，但經(jīng)過10余年的應(yīng)用和實踐，相關(guān)規(guī)定多未得到更新，與現(xiàn)實結(jié)合得不夠緊密，明顯滯后于時代給我們提出的新任務(wù)。2008年國家教育部和國家檔案局頒布了《高等學(xué)校檔案管理辦法》（27號令），此文只有教學(xué)檔案的歸檔范圍和保管期限的簡單劃分，沒有任何具體實務(wù)的規(guī)定，內(nèi)容少，覆蓋面狹窄，甚至要求教學(xué)檔案管理仍然按照1987年原國家教委［教辦字016號］文件執(zhí)行，無法滿足新型學(xué)科建設(shè)中產(chǎn)生的新型教學(xué)材料的歸檔要求。通過梳理這些規(guī)章制度，可以發(fā)現(xiàn)教學(xué)檔案的制度建設(shè)甚為薄弱，存在與現(xiàn)實脫節(jié)的問題。與此同時，陳舊的制度給執(zhí)行主體帶來了認同的障礙。高等教育的發(fā)展給教學(xué)檔案工作的開展帶來了新情況和新問題，若無法可依，勢必會使高校檔案工作者對該項制度產(chǎn)生疑慮。久而久之，檔案工作者對制度的認同感會大幅降低，從而會阻礙制度的有效執(zhí)行。

3、協(xié)同程度不高

當(dāng)前，我國高校教學(xué)檔案建設(shè)存在條塊分割、各自為政的問題。各高校往往按照現(xiàn)行的管理機制做好本單位的檔案管理工作，缺乏高校間業(yè)務(wù)協(xié)同的組織規(guī)劃，造成優(yōu)質(zhì)教學(xué)資源業(yè)務(wù)分立、數(shù)據(jù)隔離，跨高校、跨地區(qū)協(xié)調(diào)決策難度很大，協(xié)同程度亟待提高。此外，各校的教學(xué)檔案側(cè)重于內(nèi)部服務(wù)，是以提升內(nèi)部教學(xué)水平為目標，在資源共享和面向服務(wù)社會方面存在欠缺。反觀北美，其高校教學(xué)資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)呈現(xiàn)共建、共享和共贏3個特征?！氨泵栏咝＝虒W(xué)資源庫有的以政府機構(gòu)為主體，有的以高校或高校聯(lián)合體為主體，有的以專業(yè)協(xié)會為主體；既有國家基金投資，也有專業(yè)機構(gòu)投資，還有企業(yè)投資，充分體現(xiàn)了組織主體和開發(fā)途徑的多樣化?！保?］學(xué)校之間資源共享較為普遍，運營方式也比較靈活。

（二）行為層面的缺失

在檔案利用方面，教學(xué)檔案利用程度最為頻繁，為高校檔案工作者所津津樂道。然而對這些檔案的內(nèi)容和利用的對象進行分析后不難發(fā)現(xiàn)，所利用的多數(shù)為學(xué)生的學(xué)籍檔案，利用者大多為在?；蛘弋厴I(yè)的學(xué)生，真正利用教學(xué)檔案進行教學(xué)和研究的甚少。這種現(xiàn)象的出現(xiàn)在很大程度上與教學(xué)檔案管理行為層面的缺失有關(guān)。

1、管理理念偏頗

厚此薄彼是現(xiàn)今教學(xué)檔案管理偏頗的重要體現(xiàn)，具體表現(xiàn)在有“學(xué)”無“教”、有“內(nèi)”無“外”2個方面。有“學(xué)”無“教”指的是有學(xué)籍檔案而沒有相應(yīng)的教師業(yè)務(wù)檔案。教學(xué)檔案生成的主體是管理層、教師和學(xué)生，他們在教學(xué)過程中相互交融，生成了獨特的教學(xué)檔案。教學(xué)檔案內(nèi)容應(yīng)該包含教學(xué)綜合、學(xué)籍檔案和教師業(yè)務(wù)檔案，3者缺一不可?？墒乾F(xiàn)實與理想往往不是一條直線，相差較遠。在教改核心理念“一切為了學(xué)生，為了一切學(xué)生，為了學(xué)生一切”的指導(dǎo)下，各高校對教學(xué)綜合和學(xué)籍檔案重視程度較高，收集較為齊全。但是，在重視學(xué)籍檔案的同時，人們卻忽視了同樣重要的教師業(yè)務(wù)檔案的收集工作，人為地割離了原本集“教”“學(xué)”于一體的檔案工作。有“內(nèi)”無“外”指的是重視理論教學(xué)檔案工作，忽視了實踐教學(xué)建設(shè)檔案工作。理論教學(xué)和實踐教學(xué)是教學(xué)的2個基本形式，是辯證統(tǒng)一的關(guān)系。因此，從另一個方面來說，高校教學(xué)檔案理應(yīng)是理論教學(xué)檔案和實踐教學(xué)檔案的統(tǒng)一體，而這在實際工作中未得到很好的體現(xiàn)。

2、信息化水平整體落后

信息化水平落后主要表現(xiàn)為基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后和對外協(xié)同服務(wù)能力差2個方面。目前，高校檔案信息化建設(shè)整體較為落后，作為高校優(yōu)質(zhì)資源的教學(xué)檔案信息化建設(shè)也不容樂觀，不同地區(qū)、不同層次的高校信息化水平參差不齊。具體來說，可以歸納為3種類型：其一，信息化建設(shè)尚未起步。究其原因，除了人力和財力的限制以外，發(fā)展意識的薄弱也占了很大的成分。與綜合性檔案館相比，高校檔案館館藏檔案規(guī)模較小，在利用中，人工調(diào)閱已經(jīng)能滿足需求。這就使得管理層和檔案工作者產(chǎn)生了一種錯覺，認為信息化除了會帶來繁瑣的工作任務(wù)之外，并不能給實際利用工作帶來多少便捷。其二，信息化建設(shè)已經(jīng)開始，但仍處于起步階段。通過分析教學(xué)檔案的利用頻率，很多高校開始對招生錄取信息、成績信息和畢業(yè)信息進行了數(shù)字化掃描；對教學(xué)過程中形成的電子檔案進行有意識的收集。但這種掃描和收集工作還處于局部和初步的階段，往往還是個人自發(fā)性的一項工作，尚未全面正規(guī)化開展。其三，高校內(nèi)部檔案信息的全方位對接。在做好館藏教學(xué)檔案數(shù)字化進程的同時，與教學(xué)、招生就業(yè)部門進行數(shù)據(jù)對接，做好教學(xué)電子檔案的前端控制。筆者通過走訪和咨詢省內(nèi)外部分高校得知，大多數(shù)高校的信息化水平還處于第一、二階段，整體形勢不容樂觀。此外，高校教學(xué)檔案利用現(xiàn)代手段對外服務(wù)方面也顯得不足，利用者利用高校教學(xué)檔案往往需要本人或者委托人到現(xiàn)場辦理，在時空方面受到極大的限制。

二、高校教學(xué)檔案管理工作的對策

（一）梳理法規(guī)，健全法制

立法總是時代的反映，作為立法的內(nèi)在精神品格的立法原則，總要與時俱進。如前所述，就目前檔案法律體系來說，不僅立法時間較為久遠，而且立法內(nèi)容和立法效果也不盡如人意。因此，在梳理相關(guān)法律法規(guī)時，需要注重法律法規(guī)形式的銜接和內(nèi)容的調(diào)整，以此來健全教學(xué)檔案管理工作的制度。

1、形式建設(shè)

就法制形式建設(shè)來說，做好相關(guān)法律法規(guī)之間的銜接顯得尤為重要?！稒n案法》作為檔案管理領(lǐng)域的最高法律，規(guī)范和調(diào)整著全國檔案管理工作，因而教學(xué)檔案制度首先需要與《檔案法》進行有效地銜接。也就是說，在建設(shè)教學(xué)檔案制度時，要與《檔案法》的立法理念保持高度一致，參照其與時俱進的法律條款。不過，作為上位法的《檔案法》至1996年修訂以來，已接近20年時間，不少立法理念和內(nèi)容已不合時宜，需要重新修訂。作為部門規(guī)章的《高等學(xué)校檔案管理辦法》第15條在規(guī)范教學(xué)檔案歸檔范圍時要求參照原國家教委、國家檔案局發(fā)布的教學(xué)文件材料歸檔范圍，雖然多少讓人感到遺憾，但是其立法理念和內(nèi)容還是符合時宜的，同時在立法形式上為教學(xué)檔案的法制建設(shè)留下了充足的空間。換句話說，待教學(xué)檔案規(guī)章制度建設(shè)成熟時，只需要把《高等學(xué)校檔案管理辦法》第15條參照的規(guī)章制度修改一下就行了，具體程序操作起來相對比較簡單。

2、內(nèi)容建設(shè)

完善的教學(xué)檔案管理制度應(yīng)是高質(zhì)量的制度內(nèi)容和高度的認同主體的統(tǒng)一體，2者缺一不可。

高質(zhì)量的制度，首先內(nèi)容要全面、完整、系統(tǒng)，不能厚此薄彼。針對目前高校教學(xué)檔案制度內(nèi)容缺失的情況，要適時增加教學(xué)基本建設(shè)管理、教學(xué)組織系統(tǒng)建設(shè)、教學(xué)管理與教育研究方面的內(nèi)容，以確保教學(xué)檔案管理內(nèi)容的完整性。其次，應(yīng)體現(xiàn)出較高的協(xié)同程度。在宏觀上，以共建、共享和共贏為導(dǎo)向，組織規(guī)劃高校教學(xué)檔案資源的協(xié)同發(fā)展，實現(xiàn)高校優(yōu)質(zhì)教學(xué)資源的整合。筆者認為，在教學(xué)資源協(xié)同發(fā)展方面，中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)（學(xué)信網(wǎng)）的畢業(yè)信息查詢就是一個比較典型的案例，具有一定的參考意義。在微觀上，能夠有助于實現(xiàn)高校二級學(xué)院教學(xué)檔案集成管理。具體來說，二級學(xué)院教學(xué)檔案集成管理就是“系統(tǒng)化、規(guī)范化、標準化的制度建設(shè)，形成母體系下由許多子體系群組成的金字塔式的網(wǎng)絡(luò)框架；提煉教學(xué)檔案內(nèi)涵成為‘精品’，重視編研成果凝練‘特色’，打造開發(fā)利用的創(chuàng)新經(jīng)典，追求更高境界”［2］。

高度的執(zhí)行主體認同，需同時滿足2個條件：一是制度內(nèi)容具有較高的質(zhì)量，此處不再贅述；二是該項制度具有較好的操作性和執(zhí)行力。制定和完善教學(xué)檔案管理制度應(yīng)從實際出發(fā)，注重時代發(fā)展而產(chǎn)生的變化，與現(xiàn)實緊密聯(lián)系，在兼顧一般性的同時，考慮到問題的特殊性，這樣才能讓高?；鶎訖n案人員感覺到制度易于貫徹執(zhí)行，也便于檔案執(zhí)法人員對照制度發(fā)現(xiàn)實際工作過程中的不足。

（二）強化理念，深入信息化

1、強化理念，實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理

上世紀50年代，我國檔案分散的管理現(xiàn)狀暴露出了很大的弊端，與檔案管理的實際目標產(chǎn)生了嚴重脫節(jié)，鑒于此，國家發(fā)布了《關(guān)于加強國家檔案工作的決定》，決定明確指出：“檔案工作的基本原則是集中統(tǒng)一地管理國家檔案，維護檔案的完整與安全，便于國家各項工作的利用”，將集中統(tǒng)一管理確立為我國檔案管理的基本原則?，F(xiàn)階段，針對高校教學(xué)檔案管理厚此薄彼的現(xiàn)象，有必要強化集中統(tǒng)一管理的思想理念，實現(xiàn)精細化管理。

首先，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，明確管理職責(zé)?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》第1章第5條明確規(guī)定，“高校檔案工作由高等學(xué)校校長領(lǐng)導(dǎo)，分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助校長負責(zé)檔案工作”。這在領(lǐng)導(dǎo)機制上為高校教學(xué)檔案工作提供了有力保障，各高校只需要有效執(zhí)行即可。在管理職責(zé)層面，校級主管領(lǐng)導(dǎo)在充分重視教學(xué)檔案管理工作的同時，積極搞好組織協(xié)調(diào)工作，從人力、財力上加大對教學(xué)檔案管理工作的支持力度；檔案管理人員應(yīng)當(dāng)提前介入學(xué)校教學(xué)管理工作，加大檔案重要性的宣傳，提升教職工的檔案意識；從事教學(xué)檔案管理工作的人員應(yīng)在遵循學(xué)校檔案管理規(guī)章制度的前提下，按照精細化管理的原則做好教學(xué)檔案的收集和立卷工作。

其次，統(tǒng)一教學(xué)檔案管理制度，實現(xiàn)教學(xué)檔案管理工作的無縫對接。在教學(xué)檔案管理制度的制定上，不僅要做到與時俱進，與各項檔案管理規(guī)定有效銜接，而且還要與學(xué)校的教學(xué)管理工作規(guī)章制度無縫對接。“實現(xiàn)教學(xué)檔案管理工作的無縫對接，能夠完善高校教學(xué)檔案和體現(xiàn)高校價值，同時會對高校評估的結(jié)果產(chǎn)生一定的影響。”［3］

最后，實現(xiàn)檔案實體相對集中。高校檔案管理部門收集和保管的教學(xué)檔案實體必須具有一定的全面性，在內(nèi)容上有“學(xué)”有“教”、有“內(nèi)”有“外”，在載體上是紙質(zhì)檔案與電子檔案的統(tǒng)一。

2、深入教學(xué)檔案信息化建設(shè)

“現(xiàn)代技術(shù)在國內(nèi)外一些高校檔案館成功應(yīng)用的案例隨處可見，借助現(xiàn)代開放途徑，檔案工作充分展示了應(yīng)有的價值和魅力?！保?］教學(xué)工作是高校經(jīng)常性的中心工作，其產(chǎn)生的檔案應(yīng)用價值相對較高，從高校檔案利用情況來看，利用頻率也是最高的，深入教學(xué)檔案信息化建設(shè)勢在必行。

各高校檔案工作發(fā)展水平參差不齊，其信息化層次要求也各不相同，但總體目標都是完全實現(xiàn)教學(xué)檔案信息化管理。檔案信息化工作基礎(chǔ)落后的高校，應(yīng)該首先從重點、局部開始信息化掃描工作，信息化孤島建設(shè)應(yīng)當(dāng)先行，在此基礎(chǔ)上不斷地推進信息化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)有所推進的高校，應(yīng)不斷豐富檔案信息化的內(nèi)容。學(xué)籍檔案作為教學(xué)歷史信息的教學(xué)檔案在整個教學(xué)檔案中占據(jù)著很大的比重且是利用頻率較高的內(nèi)容，對這部分檔案應(yīng)進行數(shù)字化掃描，并按照一定的原則做好著錄和圖片上傳工作；對教學(xué)現(xiàn)實信息，尤其是教學(xué)數(shù)據(jù)庫里面的珍貴教學(xué)信息，要做好檔案管理系統(tǒng)與教學(xué)管理系統(tǒng)的對接，做好信息資源的前端控制。教學(xué)資源共享是教學(xué)檔案信息化建設(shè)的一個重要環(huán)節(jié)。除了涉及秘密和隱私的內(nèi)容外，其余教學(xué)檔案應(yīng)突破時空的限制，逐步實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享。以明尼蘇達大學(xué)為例，“該館已公開檔案中有10%的檔案上傳到網(wǎng)站上供利用者共享及利用”［5］。此外，在教學(xué)檔案大數(shù)據(jù)中，實現(xiàn)數(shù)據(jù)精準挖掘應(yīng)是信息化建設(shè)的靈魂和核心，值得進一步研究和探討。眾所周知，高校教學(xué)過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)資源是極其豐富的，只有對這些大數(shù)據(jù)實現(xiàn)整合，并進行大數(shù)據(jù)深度分析和挖掘，才能及時、準確地找到利用者所需的信息?！案咝n案信息服務(wù)中心不僅面向高校的教學(xué)、科研和管理，還向社會提供服務(wù)，也是一個具有全局觀念、開放型的服務(wù)機構(gòu)”［6］，教學(xué)檔案的信息化建設(shè)是高校檔案信息化的核心內(nèi)容。

綜上所述，教學(xué)檔案在高校檔案事業(yè)發(fā)展中起著至關(guān)重要的作用，在一定程度上影響著高校教學(xué)水平評估的結(jié)果，是衡量學(xué)校辦學(xué)水平的重要標桿。在新常態(tài)下，如何深入剖析教學(xué)檔案管理的缺失，與時俱進地提出相應(yīng)的對策，以進一步推進高校教學(xué)檔案建設(shè)，還需學(xué)界和基層檔案工作人員共同努力。

［1］王峰，涂寶軍，張仲謀．共建、共享與共贏：北美高校教學(xué)資源庫建設(shè)及其啟示［J］．中國大學(xué)教學(xué)，2011（8）：92-94．

［2］連紅．當(dāng)代高校二級學(xué)院教學(xué)檔案集成管理模式透視［J］．檔案學(xué)研究，2008（2）：39-42．

［3］張敏捷．高校教學(xué)檔案的精細化管理研究［J］．蘭臺世界，2013（9）：50-51．

［4］劉社文．論高校信息公開對高校檔案開放的影響與對策［J］．蘭臺世界，2013（5）：57-58．

［5］張娟娟．明尼蘇達大學(xué)檔案工作特點及其啟示［N］．中國檔案報，2010-06-28（3）．

［6］何秀清．基于信息資源共享的高校檔案管理模式探討［J］．皖西學(xué)院學(xué)報，2013（6）：147-152．