淺談醫(yī)院票據(jù)的內(nèi)部控制

呂 娜

（新疆維吾爾自治區(qū)胸科醫(yī)院 新疆·烏魯木齊 830000）

醫(yī)院業(yè)務(wù)收入辦理的主要窗口在門診收費處以及住院部收費處，在這些地方每天都有大量的現(xiàn)金流轉(zhuǎn)，賬務(wù)風險無時不刻的存在，我們所要抵御風險的能力也需不斷的增強。為了能夠使醫(yī)院財務(wù)流程順利的進行，有力的抵御賬務(wù)風險，為了使醫(yī)院票據(jù)管理能夠很順暢的運營起來，促進醫(yī)院內(nèi)外部的良性循環(huán)，就需要建立一套完整的醫(yī)院票據(jù)管理控制體系，使之能夠最大限度的規(guī)避風險，促進醫(yī)院各項事務(wù)的有效運行。

一、健全醫(yī)院票據(jù)管理制度

醫(yī)院財務(wù)科所使用的行政事業(yè)型收款票據(jù)，全部來自于國家財政部門統(tǒng)一監(jiān)制，這些票據(jù)性質(zhì)不同，包括：醫(yī)院內(nèi)部預(yù)收款的收據(jù)、自治區(qū)住院費用結(jié)算統(tǒng)一票據(jù)、自治區(qū)醫(yī)院門診統(tǒng)一票據(jù)及自治區(qū)行政事業(yè)單位資金往來結(jié)算票據(jù)。醫(yī)院收費處的收費票據(jù)的收入是醫(yī)院收入的主要來源，對于這些收費票據(jù)，應(yīng)當進行準確無誤的登記，這些票據(jù)是作為醫(yī)院財務(wù)管理中的重要依據(jù)。因此，醫(yī)院財務(wù)科應(yīng)時刻加強資金管理，對醫(yī)院的收費票據(jù)應(yīng)建立有效的監(jiān)管制度，不斷地強化醫(yī)院財務(wù)的內(nèi)部控制。

二、票據(jù)的購置控制

醫(yī)院的財務(wù)科應(yīng)建立專門的管理制度，責任到人，委派專職人員，對使用的醫(yī)院行政事業(yè)型票據(jù)進行嚴格的審核，尤其是持有經(jīng)批準的收費文件、收費許可證和單位介紹信，需要向財政部門申請辦理《票據(jù)準購證》。同時，向財政票據(jù)管理中心領(lǐng)購票據(jù)時，應(yīng)實時提供《票據(jù)準購證》核準的數(shù)量、種類及購票方式。

三、票據(jù)的管理控制

財務(wù)票據(jù)統(tǒng)一購置后，醫(yī)院財務(wù)科應(yīng)該指定專人負責將統(tǒng)一購置的票據(jù)進行核準并驗收入庫，同時，該專職人員應(yīng)將票據(jù)購置的日期、名稱、規(guī)格、數(shù)量以及起止號等信息一一核對，建立登記簿登記入冊后，整理完畢后設(shè)立專柜存放。在對收費票據(jù)進行分類的同時，也需對賬本進行分類，依照票據(jù)的起止號碼、名稱、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人簽字、數(shù)量和規(guī)格等信息，都需要填寫完整。專門負責票據(jù)管理的專職人員，不僅要對票據(jù)建立統(tǒng)一分類賬本，也要開設(shè)專門的儲存?zhèn)}庫，并對倉庫的安全性能、使用性能以及專用柜具進行界定，必須保證票據(jù)的安全可靠。在對票據(jù)進行存放時，需要將票據(jù)分類整理，整齊劃一，以方便取用和盤點。存放票據(jù)的專用柜具內(nèi)必須保持干燥，整潔，防止票據(jù)因受潮而發(fā)生霉變，導致票據(jù)核對有誤，影響財務(wù)工作的順利進行。負責票據(jù)管理的專職人員如果發(fā)生崗位調(diào)離或者離職，應(yīng)將每筆票據(jù)及票據(jù)使用記錄完完整整的交接給接收人，并提醒接收人熟悉票據(jù)管理的各項流程，未辦理移關(guān)或移交時有差錯的人員不能調(diào)離。

四、收費票據(jù)的使用控制

在醫(yī)院門診收費處以及住院部收費處，有專門負責收費的工作人員，并且每個收費處都會有統(tǒng)一負責人，我院統(tǒng)稱為“小組長”，醫(yī)院的收費票據(jù)則是由小組長領(lǐng)取。小組長去醫(yī)院財務(wù)科領(lǐng)取空白收費票據(jù)以及發(fā)票時，醫(yī)院財務(wù)科負責票據(jù)管理的工作人員，將小組長領(lǐng)取的票據(jù)一一做登記，包括票據(jù)的領(lǐng)取數(shù)量、起止號、種類等各項要素明細進行詳細的登記，并由小組長在領(lǐng)取票據(jù)檢查無誤的情況下，確認簽字已領(lǐng)取。在所領(lǐng)取的票據(jù)中，其領(lǐng)取數(shù)量會根據(jù)其所負責的科室使用量或者個人使用的情況為準，小組長領(lǐng)用票據(jù)時，票據(jù)號碼是按照從小到大的順序依次領(lǐng)用，不能出現(xiàn)跳號、斷號、亂號的情況，并且使用時也應(yīng)進行編碼，這種方式更有利于收費票據(jù)的使用和方便審核和盤點。在對票據(jù)進行注銷時，票據(jù)管理的工作人員應(yīng)提前對所需注銷的票據(jù)，按票據(jù)的起止號碼進行核對，核對中應(yīng)特別注意票據(jù)有無漏號、作廢發(fā)票三聯(lián)是否齊全、是否加蓋了票據(jù)作廢專用章、退費處理有無經(jīng)辦人簽字以及科主任簽字等。如果有票據(jù)發(fā)生退費的情況時，必須將原始收款票據(jù)收回，相關(guān)科室還應(yīng)出具退費憑證，以此作為退費的憑證，包括票據(jù)編號、日期、病人姓名、收費項目、金額等內(nèi)容必須與原始票據(jù)一致，并貼附于退費票據(jù)的背后，退費票據(jù)必須放在當日報表票據(jù)中，按時上交至醫(yī)院財務(wù)科出納人員。

五、計算機票據(jù)的控制機制

醫(yī)院的門診收費處以及住院部收費處，現(xiàn)金流量相比其他科室比較大，因而，國內(nèi)大部分醫(yī)院基本實行計算機收費管理，這種管理方式與其他管理方式不同，具有明顯的特殊性，這種管理方式需要建立完備的監(jiān)測系統(tǒng)進行實時監(jiān)控，在建立計算機監(jiān)控的同時，還應(yīng)結(jié)合相應(yīng)的管理規(guī)章制度，并且明確各崗位工作職責，做到責任到人，并有效對各類上機操作的人員進行培訓，使之熟知計算機收費管理的各項操作規(guī)程，因而要求各崗位工作人員，做到各司其職。

醫(yī)院所實行的計算機收費系統(tǒng)實行三級安全機制。

第一級，對收費系統(tǒng)進行加密，即每個收費處的收費員設(shè)立各自的用戶名，并設(shè)置獨立密碼，用戶名和密碼均登錄正確后，系統(tǒng)方可點擊進入，當系統(tǒng)進入后，收費員才能進行日常的收費操作和發(fā)票收據(jù)的打印。

第二級，授權(quán)加密，醫(yī)院負責計算機的信息管理中心，派專職人員對門診收費處以及住院部收費處進行計算機收費的操作，在操作之前給予授權(quán)，并授權(quán)后通過密碼進行下一步的運行，負責計算機收費的人員負責的區(qū)域不同，則所管轄的范圍以及所被授予的權(quán)限也有一定的限制，不能跨越權(quán)限操作，同時，給予的密碼也不能任意更改，如果發(fā)生計算機收費系統(tǒng)故障，需要變更權(quán)限和密碼的，必須上報相關(guān)部門，在相關(guān)部門進行審查后，在沒有任何疑問的情況下，再次授權(quán)批準后，由醫(yī)院信息中心進行操作，變更權(quán)限及密碼。

第三級，程序加密，醫(yī)院的信息中心，專門負責授權(quán)加密的工作人員，不能僅僅是一個人全權(quán)負責，計算機收費系統(tǒng)比較嚴謹，應(yīng)根據(jù)不同層級進行加密，且密碼不能同為一個，負責各層級密碼權(quán)限的人員應(yīng)時刻警惕，加強防范。

醫(yī)院門診收費處以及住院部收費處的工作人員將收費項目錄入計算機后，便不能隨意的更改，只能對所錄入的收費信息進行查閱，如果錄入收費數(shù)據(jù)有誤，必須進行更改，須上報醫(yī)院相關(guān)部門進行審核，審批無誤后經(jīng)上級同意，由醫(yī)院指定工作人員憑借審批單方可進行修改。每個收費處的總負責人（我院稱小組長），必須對所負責的收費處起到監(jiān)督管理作用，對收費工作人員時刻警醒，醫(yī)院的HIS系統(tǒng)能夠?qū)⑹召M工作人員每天的收支情況正確的編入報表內(nèi)，使小組長能夠通過計算機系統(tǒng)準確的核查到收費情況，收費人員也會數(shù)額不差的繳納收費款項。小組長請對收費項目以及金額進行清點的過程中，有權(quán)利將無用的收費票據(jù)作廢掉，也可以對有錯誤的收費數(shù)據(jù)進行更正，而負責票據(jù)管理的專門管理人員，則權(quán)限更大些，他們會將電腦網(wǎng)絡(luò)所統(tǒng)計的收費報表與當日所收現(xiàn)金部分進行核對，也可以將小組長作廢的一些票據(jù)和修改的收費票據(jù)進行一一查閱，這既避免了醫(yī)院財務(wù)錯賬、漏賬的情況出現(xiàn)，也是對小組長及收費處工作的考核。

六、票據(jù)的年檢核銷機制

新疆維吾爾區(qū)財政廳，將會每年對收費票據(jù)進行一次年檢，每種票據(jù)都必須按起止號，從小到大逐號排序，并進行登記造冊，同時，還應(yīng)將存根類票據(jù)的存根專門保管，便于查閱。對于通過年檢的票據(jù)，保管時期長久，已無需備存，需要進行銷毀時，應(yīng)向省財政廳、衛(wèi)生計生委財務(wù)處提出書面申請，經(jīng)批準后，需在《票據(jù)準購證》上按本逐號登記，最后進行統(tǒng)一集中銷毀。