對(duì)檔案管理計(jì)算機(jī)化過(guò)程中若干問(wèn)題的思考

武 軍，宋 偉

(鄭州鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院，河南 鄭州 450052)

我們正在進(jìn)入一個(gè)以知識(shí)、信息、服務(wù)等為特征的新經(jīng)濟(jì)時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理手段已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)實(shí)的需求，必須實(shí)行檔案管理的計(jì)算機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化?；诨ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的檔案管理方式以其快速、高效、準(zhǔn)確的特點(diǎn)正在越來(lái)越深刻地影響著社會(huì)的發(fā)展。但是，在實(shí)行檔案管理的計(jì)算機(jī)化過(guò)程中，我們面臨著巨大的挑戰(zhàn)。

一、檔案管理計(jì)算機(jī)化面臨的挑戰(zhàn)

1.舊的管理模式

檔案管理在不同的歷史時(shí)期都會(huì)產(chǎn)生不同的管理技術(shù)與管理制度，近代檔案學(xué)已經(jīng)形成了較為完善和嚴(yán)密的科學(xué)體系。但是在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日臻發(fā)達(dá)的信息化時(shí)代，檔案管理者必須要清醒地認(rèn)識(shí)到，基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的新一代檔案學(xué)還沒(méi)有形成一個(gè)完整的體系結(jié)構(gòu)，在檔案管理的信息化方面還面臨著諸多棘手的問(wèn)題，首要挑戰(zhàn)就是要將檔案管理信息化中的管理創(chuàng)新和舊的檔案管理制度之間的矛盾調(diào)和好。

2.檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

由于各行業(yè)、各部門(mén)管理體制和方式不同，以及相關(guān)部門(mén)之間缺少必要的協(xié)調(diào)機(jī)制，使檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化變得比較困難。同時(shí)，由于計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)發(fā)展所造成的應(yīng)用技術(shù)體系的不斷升級(jí)、換代和標(biāo)準(zhǔn)的變化，加大了檔案管理信息化的風(fēng)險(xiǎn)，而且也加大了資金投入和建設(shè)難度。如何化解標(biāo)準(zhǔn)化程度低和相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)缺乏之間的矛盾，是檔案管理信息化發(fā)展中面臨的亟待解決的難題。這就要求檔案管理部門(mén)在選擇或者依托自身力量開(kāi)發(fā)新的檔案管理軟件系統(tǒng)時(shí)，不僅要具有對(duì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展和相關(guān)政策更新的前瞻性，而且在軟件的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)層次上要具有完備性，以避免低水平的重復(fù)建設(shè)。

3.辦公自動(dòng)化

當(dāng)前，我國(guó)絕大部分行業(yè)部門(mén)正在進(jìn)行或已經(jīng)完成了辦公自動(dòng)化建設(shè)。一方面，這里所說(shuō)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是建立在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)上的一種分布式信息處理系統(tǒng)，它能夠進(jìn)行事物處理、信息管理和決策支持，從而履行為社會(huì)和公眾提供服務(wù)的職能;另一方面，電子簽名技術(shù)的日臻完善使得在互聯(lián)網(wǎng)上構(gòu)建電子信任體系成為可能，它確保了利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行社會(huì)活動(dòng)的安全性。正因?yàn)槿绱耍噪娮诱?wù)建設(shè)為標(biāo)志的新一輪公共行政管理改革正在成為一場(chǎng)深刻的革命。檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)更新觀念，研究新問(wèn)題，不斷創(chuàng)新。

二、檔案管理計(jì)算機(jī)化存在的主要問(wèn)題

1.文檔分離

文件生命周期理論將文件從其產(chǎn)生形成到最終銷(xiāo)毀分為若干個(gè)階段，是一個(gè)完整的、動(dòng)態(tài)的、連續(xù)的生命運(yùn)動(dòng)過(guò)程。我國(guó)目前使用四階段劃分法來(lái)進(jìn)行檔案管理，即將文檔的生命運(yùn)動(dòng)過(guò)程劃分為生成、使用、暫保存和永久保存四個(gè)階段，常將前兩個(gè)階段作為文件，后兩個(gè)階段作為檔案。由于在不同階段的管理上沒(méi)有采取統(tǒng)一的方法標(biāo)準(zhǔn)，造成了對(duì)文件處理方式的相對(duì)獨(dú)立，進(jìn)而形成了不正常的文檔分離現(xiàn)象。整合不同階段的文件形式，變相對(duì)獨(dú)立為有機(jī)整體是檔案的信息化管理中需要解決的問(wèn)題。

2.電子文件歸檔和電子檔案的存儲(chǔ)載體

首先，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展使得文件的電子存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)日益復(fù)雜。如果只是單純的文字，信息處理的標(biāo)準(zhǔn)化程度還比較高，但是伴隨著檔案多媒體化程度的提高，文檔的形式已經(jīng)不再局限于文字，而是成了諸如圖像、視頻等多種信息的混合物，對(duì)于這么多不同形式的信息，如何選擇適合的方式進(jìn)行歸檔處理，是必須解決好的問(wèn)題。

其次，選擇合適的存儲(chǔ)介質(zhì)也是檔案管理信息化所面臨的重要問(wèn)題。最早使用的軟盤(pán)存儲(chǔ)量小并且很容易損壞，已經(jīng)不能作為電子文件的歸檔載體?，F(xiàn)在通常使用的硬盤(pán)雖然在存儲(chǔ)量和穩(wěn)定性上都有極大的提高，但是它們的標(biāo)準(zhǔn)還沒(méi)有完全統(tǒng)一。因此，對(duì)于重要的電子信息檔案，要確保大量數(shù)據(jù)的信息安全，不僅要克服存儲(chǔ)介質(zhì)和存儲(chǔ)技術(shù)的不穩(wěn)定性，還要克服電子文檔的易修改性，這就需要對(duì)大量的數(shù)據(jù)在保證其完整性和安全性的基礎(chǔ)上做進(jìn)一步的技術(shù)處理以適應(yīng)不同的存儲(chǔ)介質(zhì)要求。

3.網(wǎng)絡(luò)安全

隨著網(wǎng)絡(luò)的日益普及以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的安全性、可靠性等問(wèn)題已成為制約其發(fā)展的最大障礙，網(wǎng)絡(luò)的效益和網(wǎng)絡(luò)的危險(xiǎn)性正在隨著網(wǎng)絡(luò)用戶(hù)的擴(kuò)張均呈幾何級(jí)數(shù)的遞增?？梢灶A(yù)見(jiàn)，在已建成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)中，由于缺少檔案管理部門(mén)與網(wǎng)絡(luò)安全人員的共同參與，電子文件的歸檔管理極有可能出現(xiàn)既不能完全符合檔案管理的要求，同時(shí)也存在著大量網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題的現(xiàn)象。雖然現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)安全防范技術(shù)諸如防火墻、入侵檢測(cè)、安全掃描、認(rèn)證簽名等已經(jīng)有了很大的提升，但對(duì)于“黑客”高手的防范往往還是力不從心。因此，為了保護(hù)在網(wǎng)絡(luò)受到攻擊時(shí)文檔的安全，要從多個(gè)方面考慮文檔的保存技術(shù)，既要考慮電子文件的邏輯歸檔功能，更要考慮其物理歸檔功能。

4.設(shè)備利用率低和缺乏必要的復(fù)合型人才

目前，大多數(shù)部門(mén)對(duì)計(jì)算機(jī)的檔案管理功能的開(kāi)發(fā)還比較單一，不能很有效地使用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備，而且，具有網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和檔案管理方面知識(shí)的復(fù)合型人才極度匱乏，這兩方面問(wèn)題造成了人力、物力的低效使用和財(cái)力、時(shí)間的極大浪費(fèi)。

三、檔案管理計(jì)算機(jī)化應(yīng)采取的對(duì)策

1.實(shí)現(xiàn)文檔一體化

通過(guò)在單位內(nèi)部推行文檔一體化解決文檔分離難題。所謂的文檔一體化就是把處在使用、暫存階段并且處于分離狀態(tài)的文件和檔案有機(jī)地融合起來(lái)，加強(qiáng)文件管理的超前控制，保證檔案的質(zhì)量，從而充分發(fā)揮檔案的作用。同時(shí)檔案工作者應(yīng)主動(dòng)改變長(zhǎng)期形成的文檔分離管理模式，在文件的生成階段就提前介入文檔的運(yùn)動(dòng)周期，使檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)文檔一體化。

2.根據(jù)文件特點(diǎn)，建立電子文件的歸檔和長(zhǎng)期保存機(jī)制

首先，要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，采取“雙套制”歸檔，對(duì)于重要的文件不僅要進(jìn)行紙質(zhì)的保存，也要制成磁、光介質(zhì)兩種文件形式進(jìn)行歸檔，形成同內(nèi)容不同保存形式的兩套檔案，以此來(lái)保證數(shù)據(jù)的安全。其次，檔案工作人員必須通過(guò)技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件設(shè)定為“只讀性”文檔，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性。再次，由于電子文檔很容易遭到破壞，因此要對(duì)長(zhǎng)久保存的電子檔案定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。

3.建立適應(yīng)檔案管理計(jì)算機(jī)化的安全機(jī)制

針對(duì)檔案管理中的信息安全問(wèn)題，要通過(guò)對(duì)一系列技術(shù)措施和標(biāo)準(zhǔn)的改進(jìn)來(lái)解決。首先，保證檔案系統(tǒng)中海量數(shù)據(jù)的安全是電子檔案信息化管理的核心，必須采用成熟的技術(shù)諸如數(shù)字證書(shū)、動(dòng)態(tài)口令、加密等手段來(lái)加固檔案的信息屏障，以有效防止黑客攻擊和對(duì)信息的惡意篡改。其次，為了保證檔案系統(tǒng)在受到攻擊后能夠盡快地恢復(fù)，必須在數(shù)據(jù)的物理存貯方式上加以改進(jìn)，較為可靠的方法是采用熱備份、冷備份和遠(yuǎn)程存儲(chǔ)相結(jié)合的保存方式。再次，檔案系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置對(duì)檔案信息、數(shù)據(jù)的來(lái)源的實(shí)時(shí)跟蹤機(jī)制，對(duì)發(fā)現(xiàn)的攻擊行為能夠及時(shí)報(bào)警并采取相應(yīng)的策略，如關(guān)閉相關(guān)服務(wù)、切斷物理線路的連接等，保證檔案數(shù)據(jù)、信息的可靠性和完備性。

4.加強(qiáng)檔案工作者的計(jì)算機(jī)技能培訓(xùn)，提高復(fù)合型人才的數(shù)量

檔案信息管理人員應(yīng)具有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)的技術(shù)水平，不僅要掌握檔案管理方面的各種知識(shí)，而且也要對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)有一定的了解，不能僅僅局限于一般的計(jì)算機(jī)操作。要積極搞好檔案管理人員業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)、補(bǔ)充、消化，使檔案工作隊(duì)伍素質(zhì)得以強(qiáng)化，為檔案的計(jì)算機(jī)管理提供支撐。

目前，我國(guó)檔案的計(jì)算機(jī)管理工作正面臨著一次很好的發(fā)展機(jī)遇，檔案工作者必須不斷地學(xué)習(xí)，從管理思想、管理方法和管理手段等方面緊跟時(shí)代步伐，及時(shí)解決制約、影響檔案計(jì)算機(jī)管理發(fā)展的主要問(wèn)題，掃清檔案信息化管理道路上的一切障礙，使檔案管理現(xiàn)代化不斷邁上新的臺(tái)階。

［1］李華.檔案信息化建設(shè)人才培訓(xùn)與創(chuàng)新能力培養(yǎng)［J］.北京檔案，2006(4):34-35.

［2］李艷麗，王海景.新形勢(shì)下檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)［J］.科技與創(chuàng)新，2014(22):98.

［3］王明麗.淺析檔案管理現(xiàn)代化［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2015(3):58.