試論以個體為核心的檔案信息管理與共享

高晨翔

（西北大學(xué)公共管理學(xué)院，陜西 西安 710127）

1 信息時代下建立個人檔案信息體系的必要性

1.1 為整個社會保存珍貴記憶

人類思維對整個社會的起源與發(fā)展有著極為重要的指導(dǎo)作用，其價值集中體現(xiàn)在我們的經(jīng)驗、智慧——由古到今積攢起來的寶貴記憶。1992年，聯(lián)合國教科文組織開展了“世界記憶工程”項目，其中明確提到了“檔案館和圖書館都是人類記憶的保管者，是一個國家多元化文化的表達(dá)，對保護(hù)人類的共同記憶至關(guān)重要”。[1]在檔案學(xué)學(xué)術(shù)研究領(lǐng)域，“‘社會記憶說’作為一種前沿范式”的理論也越來越為學(xué)科共同體所支持。

1.2 為建設(shè)新型智慧城市提供智力支持

“有兩種驅(qū)動力推動智慧城市的逐步形成，一是以物聯(lián)網(wǎng)、云計算、移動互聯(lián)網(wǎng)為代表的新一代信息技術(shù)，二是知識社會環(huán)境下逐步孕育的開放的城市創(chuàng)新生態(tài)?！盵2]以個體為核心的檔案信息管理，正是依托新型信息技術(shù)，為實現(xiàn)個人信息管理的便捷化、知識化而產(chǎn)生的。通過個人生活信息的有效集合，讓個人在了解自我的同時，也能將個人的有關(guān)想法、意見反映在平臺上，從而實現(xiàn)公民大規(guī)模地、主動地參與社會管理活動，擴(kuò)大管理決策行為的社會基礎(chǔ)，也加強(qiáng)了公民、政府與非政府組織之間的互動交流。

1.3 利于個人掌握生活節(jié)奏，保障個人利益

個人檔案信息之于形成者而言具有參考價值與憑證價值。一方面，將個人檔案信息利用管理共享平臺進(jìn)行集中統(tǒng)一分類、管理，可以有選擇地梳理、記錄思維路徑。有效分析個人此前所常用的工作方法、工作經(jīng)驗，做到“正確的信息在恰當(dāng)?shù)臅r間以合適的形式表達(dá)和利用”[3]。另一方面，個人檔案信息系統(tǒng)能夠通過生活信息的推送、用戶之間的交流來解決個人生活中遇到的種種問題。個人可以有選擇地將隱私信息加密存儲，將個人生活行為以個性化的方式記錄在“冊”，在遇到糾紛、需要提供證據(jù)時保障個人的相關(guān)利益。

2 個體檔案的構(gòu)建要素與實現(xiàn)方式

個體檔案是具體的社會成員在其工作和生活當(dāng)中形成的一切有價值的信息記錄。它強(qiáng)調(diào)的是以信息利用為核心，個人有意識地接受、整理、傳播各類信息，在多個個體之間、個體與政府、民間信息服務(wù)機(jī)構(gòu)之間形成動態(tài)交互網(wǎng)絡(luò)，達(dá)到信息的共享、知識的發(fā)掘、記憶的積累等目的。個體檔案不是關(guān)于個人的背景信息，而是個人在其日常行為活動中借助各類電子設(shè)備記錄下的信息，其來源極為廣泛，是與個人生活相關(guān)的一切隱私與非隱私的記憶集合體。

2.1 個體檔案的構(gòu)建要素

2.1.1 個人電子設(shè)備是實現(xiàn)個人信息管理的物質(zhì)基礎(chǔ)

時至今日，具有獨立的操作系統(tǒng)、運行空間，無線網(wǎng)絡(luò)接入功能的智能手機(jī)風(fēng)靡全球。智能手機(jī)有著高速度、高精度的中央處理器，配合以大存儲芯片以及較強(qiáng)的存儲擴(kuò)展能力，內(nèi)置網(wǎng)絡(luò)適配器可接入無線網(wǎng)絡(luò)，且有著比肩個人電腦的人機(jī)交互能力，這些都為海量數(shù)據(jù)信息的收發(fā)與存儲提供了物質(zhì)保障。

2.1.2 應(yīng)用軟件是檔案信息共享的橋梁

信息資源的具體組織、整理、加工、開發(fā)、傳播等有機(jī)動態(tài)行為需要軟件平臺的支持，以個體為核心的檔案信息共享的最終目的就是讓存在于動態(tài)中的實用信息為更多的人所知曉和利用。對于個體檔案信息管理而言，應(yīng)用軟件是連接用戶與設(shè)備之間，用戶與用戶之間，用戶與信息服務(wù)機(jī)構(gòu)之間不可或缺的橋梁，是信息推送的前提。因此，應(yīng)用軟件要“有‘主動’與用戶建立某種聯(lián)系的功能，使得檔案信息管理軟件可以更快更好地為用戶服務(wù)”[4]，確保存在于個體檔案信息共享網(wǎng)絡(luò)中的個人能夠動態(tài)性地獲取有價值的信息。

2.1.3 社會檔案意識是思維基礎(chǔ)

個人是信息搜集、信息加工、信息傳播工作的主體，個體檔案信息的管理、開發(fā)、共享都依賴于個人的檔案意識。而我國公民對于檔案及其相關(guān)因素的認(rèn)識仍然比較膚淺，認(rèn)知范圍還比較險隘，“社會檔案意識是一個國家、一個民族文明程度的標(biāo)志之一，因此提高社會檔案意識迫在眉睫?！盵5]集成化的個體檔案管理與共享結(jié)構(gòu)中，個體是整個巨大的檔案信息網(wǎng)絡(luò)中的節(jié)點，是具有很強(qiáng)能動性的神經(jīng)元，其運動的頻繁性與活躍性決定著整個網(wǎng)絡(luò)的生命力。在檔案實體的后保管時代，檔案思維創(chuàng)造力的來源理應(yīng)更為廣泛。

2.2 個體檔案信息系統(tǒng)的實現(xiàn)方式

經(jīng)研究，個人檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)該以一個智能化的、具有很強(qiáng)交互性的軟件平臺作為信息組織管理的手段。同時結(jié)合本國、本地區(qū)居民的利用意向、利用能力來開發(fā)此類平臺，確保其實用易用。

通過上述分析，個人檔案信息管理平臺在物理結(jié)構(gòu)上應(yīng)分為三個層次，即數(shù)據(jù)層、信息的描述與管理層、界面交互層。通過三種層次的構(gòu)建，建立起人與設(shè)備、移動設(shè)備內(nèi)部之間的數(shù)據(jù)關(guān)系，使用戶依據(jù)本系統(tǒng)提供的各種收集、記錄、存儲、檢索、統(tǒng)計、共享信息的方式，能夠方便快捷地對與個人相關(guān)的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行個性化、智能化的管理。

首先，在數(shù)據(jù)層面，后臺數(shù)據(jù)庫的存儲、分析能力是容納、開發(fā)信息的基礎(chǔ)。這要求服務(wù)器所選用的數(shù)據(jù)庫應(yīng)當(dāng)具有高效的數(shù)據(jù)處理能力，“如SQL已經(jīng)既可以做關(guān)系數(shù)據(jù)，也可以做空間數(shù)據(jù)、圖像、數(shù)據(jù)流等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)”[6]，以此達(dá)到對不同形式的數(shù)據(jù)分門別類，加強(qiáng)海量數(shù)據(jù)管理的可知性、可控性。同時引入云技術(shù)，通過多臺服務(wù)器的耦合，制定相應(yīng)的挖掘程序，對所收集的數(shù)據(jù)尤其是有關(guān)日常生活的非隱私性數(shù)據(jù)能夠依據(jù)需求進(jìn)行統(tǒng)計分析，逐步上升為一種規(guī)律性的信息——知識，通過反饋推送實現(xiàn)信息的動態(tài)流轉(zhuǎn)。其次，在信息的描述與管理層面，利用XML語言對整個信息資源及其內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一描述，同時利用RDF對相關(guān)元數(shù)據(jù)進(jìn)行組織、關(guān)聯(lián)、分類及注釋。根據(jù)每一個層次需求設(shè)計相關(guān)程序，分別作為信息的存取、關(guān)聯(lián)、檢索工具，從而有效地完成對信息的組織工作。

軟件的人機(jī)交互界面首先應(yīng)體現(xiàn)出地域特色，增強(qiáng)用戶的適應(yīng)性。其次應(yīng)當(dāng)提供個性化的登錄與應(yīng)用界面，界面設(shè)計采用非線性化的場景模式，注重各個板塊之間的聯(lián)系。按照職業(yè)、年齡的不同建立不同的開發(fā)模式，如面向中老年群體理應(yīng)力求簡介明了，并配以每一步驟的指導(dǎo)；面向青年群體的界面則應(yīng)當(dāng)活潑生動，保持其動態(tài)交互能力。此外，還應(yīng)建立方便快捷的錄入與檢索系統(tǒng)，支持文字、語音等多種手段，同時注重各層次信息流轉(zhuǎn)過程中的加密工作，保障用戶的隱私安全。在信息共享方面，設(shè)置生活信息的主動分享功能，例如用戶實時地將個人所見的天氣、交通、實地新聞等內(nèi)容通過平臺共享至主頁，此外還應(yīng)當(dāng)提供本系統(tǒng)與各大網(wǎng)絡(luò)媒體社交平臺的鏈接，滿足用戶的共享需求。

3 結(jié)語

建立以個人為核心的檔案信息管理共享體系，能夠有效實現(xiàn)個人在信息時代的信息管理、整合、共享需求，提升國民檔案意識和信息素質(zhì)，有效規(guī)劃并分離對個人而言同樣重要的隱私與公共信息空間。社會記憶的載體——檔案作為一種無可替代的原始資源，正在塑造時代、喚醒個人。

［1］丁華東.在社會記憶中思考檔案——檔案學(xué)界之外有關(guān)檔案與社會記憶關(guān)系的學(xué)術(shù)考察[J].浙江檔案,2010(03)：24-28.

［2］郝偉斌.面向智慧城市的檔案信息化[J].檔案管理,2013(04)：21-23.

［3］鄧昌智,敖翔,周明駿,等.以活動為中心的個人信息管理[J].軟件學(xué)報,2008(06)：1428-1438.

［4］張麗娜.面向用戶的檔案應(yīng)用軟件個性化設(shè)計：基于檔案應(yīng)用軟件的角度優(yōu)化檔案計算機(jī)管理系統(tǒng)[J].山西檔案,2009(01)：31-33.

［5］孫曉旭.中國公民意識與檔案意識相互關(guān)系研究[D].遼寧大學(xué),2013.

［6］李小晨.大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探討[J].云南檔案,2013(06)：48-50.