產(chǎn)品研制中過程文件的管理

雷 杰

（中航工業(yè)沈陽發(fā)動機(jī)設(shè)計(jì)研究所，遼寧 沈陽 110015）

產(chǎn)品研制中形成大量表征產(chǎn)品功能、性能相關(guān)的文件資料，該類文件資料是各單位管理控制的重點(diǎn)，無論編制內(nèi)容、書寫要求、審簽級別、更改控制等，均有整套完整的管理制度進(jìn)行約束。但是隨著產(chǎn)品研制工作的展開，各種會議匯報(bào)、排故攻關(guān)、試制跟產(chǎn)、對外技術(shù)交流等過程中，還會存在較多與產(chǎn)品相關(guān)的過程文件，該過程文件不管理會資源缺失，直接按產(chǎn)品文件管理又存在諸多不適應(yīng)之處。

如何管理該類過程文件？ 本文將結(jié)合單位研制情況，分析過程文管理中存在問題，并提出初步的解決措施。

1 產(chǎn)品研制中過程文件的主要內(nèi)容

在產(chǎn)品研制中形成的、或獲取的不具備歸檔條件（指納入產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、質(zhì)量信息系統(tǒng)）但具有參考價(jià)值的文件資料，本文統(tǒng)一簡稱為“過程文件”。該文件數(shù)量多、涉及范圍廣泛，主要包括如下內(nèi)容：

1）論證文件，指論證過程形成的各版本論證方案、論證報(bào)告，有價(jià)值的參考文獻(xiàn)、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，疑難問題，內(nèi)外部交流研討記錄等；

2）匯報(bào)文件；

3）會議文件，指會議材料、會議記錄、會議紀(jì)要、意見或問題落實(shí)情況記錄等；

4）申報(bào)文件；

5）培訓(xùn)文件，指培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)總結(jié)、培訓(xùn)講義等；

6）設(shè)計(jì)試驗(yàn)文件，設(shè)計(jì)試驗(yàn)制造過程中形成的問題協(xié)調(diào)記錄、跟產(chǎn)記錄、有價(jià)值文獻(xiàn)資料和工作記錄等；

7）其他過程文件。

2 產(chǎn)品研制中過程文件的現(xiàn)狀和存在問題分析

2.1 現(xiàn)狀

產(chǎn)品研制是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，各專業(yè)主責(zé)產(chǎn)品的局部設(shè)計(jì)工作，設(shè)計(jì)人員計(jì)算機(jī)中存儲大量的過程文件。因個人保存文件不安全易丟失或損壞，且存在歷次過程文件版本不方便追溯等原因，已多次暴漏出過程文件無法及時提供現(xiàn)象。

梳理匯總過程無法提供現(xiàn)象，主要原因如下：

——工作調(diào)動或離職，過程文件未存檔或交接無法獲??；

——人員計(jì)算機(jī)損壞，過程文件不能恢復(fù)無法獲??；

——人員存儲方式問題或機(jī)器清理，過程文件被覆蓋或丟失無法獲取。

隨著各單位產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的應(yīng)用，數(shù)據(jù)的存儲和發(fā)放已實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管控，信息共享為產(chǎn)品設(shè)計(jì)提供極大便利。上述現(xiàn)象的出現(xiàn)，反映出過程文件統(tǒng)一管理的必要性。

2.2 問題分析

——產(chǎn)品研制單一或不夠深入，過程文件較少；

——產(chǎn)品管理粗曠，未關(guān)注過程文件管理；

——沒有相關(guān)管理制度，沒有提供歸檔平臺。

3 解決措施

加強(qiáng)過程文件的規(guī)范化管理，為有參考價(jià)值文件資料的共享或追溯奠定基礎(chǔ)，將促進(jìn)產(chǎn)品中相關(guān)技術(shù)知識的積累或繼承。規(guī)范過程文件管理，重在制定合理有效的管理制度，提供可操作性信息平臺。結(jié)合單位實(shí)際情況，應(yīng)重點(diǎn)考慮如下方面問題：

3.1 研究分析，確認(rèn)過程文件依托信息平臺

隨著單位信息技術(shù)的開發(fā)使用，已存在諸多信息管理系統(tǒng)，如PDM 系統(tǒng)信息管理系統(tǒng)、質(zhì)量信息管理系統(tǒng)、蘭臺檔案資源信息管理系統(tǒng)、知識管理信息系統(tǒng)等。上述信息系統(tǒng)用途不同，各自存在不同類型文件資料，特別是知識管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)的開發(fā)是為存在知識積累相關(guān)文件，目前在試運(yùn)行使用階段，因過程文件管理的空白，有人嘗試將無法在PDM 系統(tǒng)歸檔資料放在該系統(tǒng)進(jìn)行管理，如培訓(xùn)材料；產(chǎn)品研制中，與產(chǎn)品直接相關(guān)的會議或匯報(bào)材料，有人嘗試將其作為文件附件在PDM 系統(tǒng)歸檔，文件正文僅簡單說明附件來源、時間等概要信息。

依托現(xiàn)有信息系統(tǒng)平臺，哪個更適合開展過程文件管理？ 經(jīng)多個部門研究分析，確認(rèn)過程文件依托平臺——蘭臺檔案資源信息管理系統(tǒng)（簡稱：蘭臺系統(tǒng)），梳理總結(jié)如下：

——過程文件內(nèi)容廣泛，現(xiàn)有知識管理系統(tǒng)不能滿足需求，另外知識管理系統(tǒng)存放的是相對成熟文件資料，而過程文件重在管理產(chǎn)品研制中形成或收集的一切有價(jià)值文件資料，過程文件納入知識管理系統(tǒng)不合適；

——過程文件形式多樣，PDM 系統(tǒng)存放的文件從格式模板、書寫規(guī)范化，到電子審簽歸檔均有嚴(yán)格要求，前期嘗試將過程文件以文件附件形式納入PDM 系統(tǒng)歸檔，發(fā)現(xiàn)存在如下弊端：重點(diǎn)不突出、多版本存在不能產(chǎn)生關(guān)聯(lián)，不方便查詢利用。目前PDM 系統(tǒng)主要管理產(chǎn)品直接相關(guān)的文件和圖樣的編寫、審簽、歸檔、發(fā)放及更改過程文件，實(shí)現(xiàn)與產(chǎn)品相關(guān)數(shù)據(jù)的電子化管理過程。過程文件形式?jīng)]必要符合現(xiàn)有文件規(guī)定，納入PDM 系統(tǒng)不合適；

——蘭臺系統(tǒng)是歸檔文件的平臺，存在檔案部門接收的單位內(nèi)部和外單位所有文件資料，過程文件是單位內(nèi)部產(chǎn)生的特殊類型的文件資料，該類文件管理重點(diǎn)是存放、查詢使用，納入蘭臺系統(tǒng)較為合適。

3.2 梳理過程文件內(nèi)容，確認(rèn)與其他平臺存在文件關(guān)系

經(jīng)過調(diào)研，初步確定過程文件的內(nèi)容，凡不能納入PDM 系統(tǒng)、質(zhì)量信息系統(tǒng)、知識管理系統(tǒng)歸檔的論證相關(guān)文件、匯報(bào)相關(guān)文件、會議相關(guān)文件、申報(bào)相關(guān)文件、培訓(xùn)相關(guān)文件、設(shè)計(jì)試驗(yàn)過程相關(guān)文件、合同相關(guān)文件等文件資料（含記錄）均按過程文件依托蘭臺系統(tǒng)進(jìn)行管理。

對已納入其他信息系統(tǒng)的上述文件資料，暫不變動，存在個人電腦中的上述過程文件，逐步納入蘭臺系統(tǒng)，歸檔過程中發(fā)現(xiàn)超出上述定義的文件，需要及時補(bǔ)充完善過程文件定義內(nèi)容。

3.3 制定管理制度，明確具體實(shí)施規(guī)則

過程文件規(guī)范化管理，需從如下方面明確操作規(guī)則：

——明確蘭臺系統(tǒng)中如何規(guī)范建立過程文件存放層次結(jié)構(gòu)樹，各單位如何按類存放過程文件；

——明確蘭臺系統(tǒng)各單位文件管理員權(quán)限，過程文件導(dǎo)入形式、時間要求、后續(xù)管理工作內(nèi)容；

——明確蘭臺系統(tǒng)通用過程文件的管理單位、導(dǎo)入規(guī)則，杜絕過程文件信息冗余；

——為滿足集中存放、查閱方便，詳細(xì)規(guī)定“文件級”和“案卷級”分級管理原則、分級編號要求、命名要求、導(dǎo)入必備信息記錄要求等；

——根據(jù)過程文件特點(diǎn)，明確文件格式、字體、字號、是否審簽等可保留原有形態(tài)，但應(yīng)保證內(nèi)容清晰、版本正確，促進(jìn)文件歸檔；

——明確蘭臺系統(tǒng)過程文件維護(hù)利用要求，確保存放的文件管控，推動過程文件有效利用。

4 應(yīng)用情況簡介

過程文件管理制度實(shí)施后，各單位文件管理員積極組織有關(guān)過程文件導(dǎo)入工作，已將部分過程文件順利納入蘭臺系統(tǒng)。新編管理制度基本可滿足現(xiàn)行管理需求。

下一階段工作目標(biāo)是逐步完善過程文件數(shù)據(jù)庫，確保過程文件規(guī)范化歸檔、有效查詢利用，杜絕過程文件丟失或混亂存在。