淺談檔案的數(shù)字化管理工作

吳曉麗

(寧安市水土保持委員會辦公室 黑龍江 寧安 157400)

計算機的飛速發(fā)展帶來了新時期檔案的數(shù)字化管理的發(fā)展。越來越多的信息開始進行數(shù)字化歸檔。這種方式一方面是便于管理，容易查找。另一方面是比較容易輸入以及采錄等工作，這樣就帶人們進入了前所未有的信息社會。但是同樣也存在著一些現(xiàn)階段難以突破的難題。比如說限制在計算機里，容易受到病毒及黑客的進攻。為了更好地開發(fā)利用檔案資源，促進檔案工作的進一步發(fā)展，下面筆者就帶大家了解新時期檔案的數(shù)字化管理。

一、檔案的數(shù)字化管理的內涵

檔案的數(shù)字化管理其實就在我們每個人的身邊。比如說現(xiàn)在經(jīng)常提到的電子檔案，以及指紋錄入等，這些都屬于檔案數(shù)字化管理的內容。下面筆者就簡單的針對檔案數(shù)字化管理的應用以及檔案的數(shù)字化管理的優(yōu)點等方面做一個介紹。

1．檔案數(shù)字化管理的應用。檔案的數(shù)字化管理現(xiàn)階段的應用非常普遍。它的出現(xiàn)一方面解決了紙質檔案的不容易保存，查找困難，局限性大等一些難題。還增設了指紋錄入DNA 采集等比較先進的新形勢的檔案。這樣看來，檔案的數(shù)字化管理應用會越來越廣泛的。紙質檔案的缺點暴露，一方面是推動了數(shù)字化管理的發(fā)展，另一方面也是比較長時間的促進了檔案管理的發(fā)展?？梢哉f傳統(tǒng)檔案的缺點非常明確，但是也不能完全的拋棄，畢竟傳統(tǒng)檔案的優(yōu)點也是存在的。這樣就得需要相關的技術人員仔細斟酌，什么樣的檔案需要數(shù)字化。

2．檔案數(shù)字化管理的優(yōu)點。檔案數(shù)字化管理的優(yōu)點非常多，大致可以分為三點:提高經(jīng)濟效益、提高辦公效率、增強檔案原件保護等。每一點也是非常容易理解的。提高經(jīng)濟效益簡而言之就是改變了過去一直用的是紙質版的檔案，管理檔案的人員非常多，而且數(shù)字化檔案的管理相對比較簡單方便，不僅僅是節(jié)約了管理成本，節(jié)省了檔案的空間儲備，而且閱讀與查找起來還非常的方便快捷。提高辦公效率主要體現(xiàn)在信息的傳遞上。不僅僅是查找較為方便，而且在異地調檔案的時候，非常容易的發(fā)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理大大提高相關人員的工作效率?？梢哉f真正的足不出戶就能辦成事情了。這樣還將文件的實體保管變成了一種最新形勢的信息中心。增強檔案原件保護就是在紙質信息轉變?yōu)殡娮有畔⒅螅瑱n案的使用就會相對比較安全，保管起來，也就比較省時省力。對于歷史久遠的檔案的保管，顯得尤為突出。而且這樣還防止了經(jīng)常有檔案被篡改的行為，可以說增謙了檔案原件的一些保護。

3．檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀。檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀也是非常不樂觀的。比如說現(xiàn)階段的黑客的介入以及電腦病毒的傳播，非常機密的數(shù)字管理的檔案就會非常容易被網(wǎng)上盜取。比如說在網(wǎng)上非常容易就查到了一個人的出身年月，以及身份證號碼等一些信息，這樣的話，這個人的一些隱私就會被泄露，而這些也就不能被稱作隱私了，人們將毫無隱私可言。相關的技術人員的工作技術水平不過關，經(jīng)常會被一些比較低級的電腦問題所困擾。提高工作人員的電腦知識是現(xiàn)階段的檔案數(shù)字化管理的一個非常重要的方面，不能一有問題就請專家過來解決。而且現(xiàn)階段的工作人員的素質也是得得到提升，一旦出現(xiàn)檔案的泄露，得全方面的找原因。

二、新時期檔案的數(shù)字化管理體系

新時期的檔案數(shù)字化管理體系正在建設當中。有些非常重要的地方需要提及的。比如說很大程度上是不能拋棄了傳統(tǒng)檔案的。盡管現(xiàn)階段的數(shù)字化檔案的優(yōu)點非常多，但是傳統(tǒng)檔案的優(yōu)點也是不容忽視的。下面筆者就針對新時期檔案的數(shù)字化管理體系做一個簡單的介紹。

1．不能拋棄傳統(tǒng)檔案。檔案的傳統(tǒng)紙質的部分有時候還是需要保留下來的，并不是一切都用電子版就能解決的。要充分考慮到現(xiàn)階段的特點，什么樣的檔案需要數(shù)字化，什么樣的檔案得需要保留傳統(tǒng)的紙質版得需要相關的技術人員充分的考慮到位。有較高利用價值的檔案需要進行數(shù)字化，這樣可以防止珍貴的檔案被損壞以及丟失。相對于這樣的決斷相關的部門得做出明確的要求，具體的什么樣的檔案需要數(shù)字化都要與一個相對硬性的標準。

2．檔案的數(shù)字化規(guī)劃。檔案的數(shù)字化規(guī)劃是非常重要的。比如說檔案的數(shù)字化是一相對較大的工程，得需要知道具體的花費預算是多少，考慮到投入的資金與產出的效益是不是成正比等。當然這里也是需要知道什么樣的檔案需要進行數(shù)字化才能產生更大的產值的問題。

3．歷史檔案的價值非常大。對于歷史檔案得需要進行數(shù)字化管理，這樣才能更好的保護歷史檔案的價值。它里面的不單單是一個檔案的問題，跟重要的是檔案的自身價值比較大。并且數(shù)字檔案中也得體現(xiàn)出更新的次數(shù)等問題。不能只顯示最新的狀態(tài)。這樣就會大大的減損了檔案數(shù)字化的作用。

4．檔案數(shù)字化的成本核算。檔案的成本核算也是非常重要的。對于沒有必要或者是沒有價值進行數(shù)字化的檔案可以不進行數(shù)字化，這樣就可以很大程度上節(jié)省了成本。而且現(xiàn)階段對于珍藏已久的檔案進行數(shù)字化就需要非常大的一個投入，那么這個投入的值與不值就得需要成本的核算。如果不加強核算，不考慮轉換以及后續(xù)維護成本而盲目對檔案進行數(shù)字化，有可能導致數(shù)字化成果在若干年后完全無法使用，這將是一筆極大浪費，這樣的話就得不償失了。

5．傳統(tǒng)與現(xiàn)在數(shù)字化管理相結合?，F(xiàn)在最合理的規(guī)劃方案就是要合理的將傳統(tǒng)與現(xiàn)在的數(shù)字化管理相結合。無論是但用哪一個，都不能足夠的說明問題的時候，就兩個都采用。再就是由于現(xiàn)階段的數(shù)字化的程度還不是很高。數(shù)字化的技術還不是非常的先進，只有最大限度的保證檔案的真實性、完整性與安全性才是最重要的。

綜上所述，現(xiàn)在的數(shù)字化管理的也是越來越規(guī)范，越來越廣泛的應用。但是存在的問題也是非常多的。只要相關的技術人員能夠重視檔案的管理以及相應的體系的建立，相信我國的新時期檔案數(shù)字化管理水平會越來越好。這樣的管理也節(jié)省了非常多的人力物力，也減少了非常大的工作量。非常便于信息的錄入提取以及信息的查詢。本文中提到的相關的體系的建立還是需要更多的工作人員的努力。希望我國的檔案的數(shù)字化管理體系越來越好。