信息化技術(shù)在學(xué)校檔案管理工作中的應(yīng)用

尹英范

(通河縣職業(yè)教育中心 黑龍江 通河 150900)

學(xué)校檔案作為對(duì)學(xué)校發(fā)展歷程的重要記載，通過(guò)檔案可以使學(xué)校能夠更好的對(duì)師生的生活和思想情況進(jìn)行深入了解，有利于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)做好正確的發(fā)展決策。長(zhǎng)期以來(lái)在學(xué)校檔案管理工作中都是采用手工的方式，不僅工作效率低，而且保密性較差。隨著教育體制改革的深入進(jìn)行，學(xué)校的檔案數(shù)量不斷增加，在這種情況下，傳統(tǒng)的檔案管理方式已無(wú)法更好的滿足社會(huì)發(fā)展的需求，所以需要加快推動(dòng)學(xué)校檔案的信息化建設(shè)，利用信息化技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案的更新和儲(chǔ)存，確保檔案信息的完整性和動(dòng)態(tài)性，努力提供學(xué)校檔案管理的水平。

一、信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理工作中應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)

(一)能夠更好的與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)

在信息化技術(shù)下我國(guó)各個(gè)領(lǐng)域也都加快了數(shù)字信息化的建設(shè)，各地開(kāi)始形成形式多樣及規(guī)模大小不一的數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)信息進(jìn)行集中采集處理。同時(shí)在信息化社會(huì)環(huán)境下，人們對(duì)信息的需求日益增強(qiáng)。在此環(huán)境下，學(xué)校也加快了現(xiàn)代化建設(shè)的步伐，通過(guò)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)從而更好的滿足學(xué)校檔案管理工作的要求，同時(shí)也能夠更好的與時(shí)代發(fā)展需要相適應(yīng)。

(二)有利于檔案管理效率的提高

在傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理工作中，其是采用卷宗的方式人工進(jìn)行管理，這不僅導(dǎo)致工作效率較低，而且紙質(zhì)檔案不利于檔案的更新保存，特別是在當(dāng)前檔案數(shù)量不斷增加的情況下，檔案管理的工作強(qiáng)度不斷增加。利用信息化技術(shù)來(lái)進(jìn)行學(xué)校檔案管量，計(jì)算機(jī)可以將復(fù)雜的檔案信息進(jìn)行整合和組織，而且通過(guò)學(xué)校檔案網(wǎng)站的建設(shè)，可以更好的實(shí)現(xiàn)檔案的利用，實(shí)現(xiàn)了學(xué)校檔案資料的高效整合和利用，對(duì)學(xué)校檔案管理效率和管理質(zhì)量的提升起到了積極的意義。

(三)實(shí)現(xiàn)信息資源共享

信息化技術(shù)的應(yīng)用，有效的減輕了學(xué)校檔案日常管理的壓力，不僅可以有效的提高學(xué)校檔案管理工作的效率，而且可以及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行補(bǔ)充和調(diào)整，為學(xué)校各項(xiàng)建設(shè)工作提供重要的引導(dǎo)作用。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)資料的有效結(jié)合，實(shí)現(xiàn)了信息的自動(dòng)檢索，提高了學(xué)校檔案資源的利用率，同時(shí)有效學(xué)校檔案資源的共享也得以實(shí)現(xiàn)。

二、學(xué)校檔案管理中推進(jìn)信息技術(shù)應(yīng)用措施

(一)加快學(xué)校檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變

近年來(lái)，數(shù)字信息化技術(shù)已滲透進(jìn)我國(guó)生活的方方面面，人們?cè)谌粘９ぷ骱蜕钪虚_(kāi)始頻繁的利用數(shù)字化信息技術(shù)，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，更對(duì)信息化建設(shè)的進(jìn)程起到極大的推動(dòng)作用。目前計(jì)算機(jī)已十分普及，人們對(duì)數(shù)字化的信息處理能力也不斷的提升。這就需要學(xué)校檔案管理人員要加快觀念的轉(zhuǎn)變，引入信息化技術(shù)來(lái)提升學(xué)校檔案管理的水平，強(qiáng)化學(xué)校檔案管理信息化的意識(shí)，從而更好的推動(dòng)學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)。

(二)加大資金投入

學(xué)校和政府都應(yīng)加大對(duì)檔案管理工作的資金投入引進(jìn)先進(jìn)的軟硬件設(shè)備，尤其是對(duì)于學(xué)校檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)以及網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)的建設(shè)等方面，建立完善的數(shù)據(jù)傳遞系統(tǒng)，以及信息共享平臺(tái)，以保證學(xué)校檔案管理信息能夠?qū)崿F(xiàn)無(wú)障礙傳遞和共享。利用先進(jìn)的軟硬件設(shè)備，強(qiáng)化學(xué)校檔案管理工作的個(gè)性化服務(wù)，所謂的檔案管理的個(gè)性化服務(wù)。主要是在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘的同時(shí)體現(xiàn)出對(duì)數(shù)據(jù)處理的智能化，如關(guān)聯(lián)資源的挖掘。關(guān)聯(lián)挖掘也是個(gè)性化服務(wù)的主要組成部分。再者就是對(duì)于網(wǎng)絡(luò)電子檔案的智能化調(diào)取，這也是個(gè)性化服務(wù)的體現(xiàn)。

(三)提高檔案工作者的素質(zhì)

隨著信息化檔案管理工作的發(fā)展，檔案管理工作者的素質(zhì)會(huì)直接影響到學(xué)校檔案管理工作信息化推廣的效率和質(zhì)量，因此必須要強(qiáng)化檔案工作者的素質(zhì)。現(xiàn)代化學(xué)校檔案管理人員不僅要具備扎實(shí)的理論知識(shí)，還要熟練地掌握計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，促進(jìn)學(xué)校檔案工作的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)，同時(shí)還要建立后期培訓(xùn)機(jī)制，保證檔案管理人員的技術(shù)能夠跟上信息化技術(shù)發(fā)展的速度。

(四)構(gòu)建云計(jì)算信息處理平臺(tái)

云技術(shù)是一種具備大量且可擴(kuò)充的與IT 相關(guān)能力的技術(shù)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)并以服務(wù)的方式提供給用戶，云技術(shù)可以細(xì)化為云計(jì)算和云服務(wù)兩大部分。云計(jì)算更側(cè)重于IT 方面，通過(guò)虛擬化和自動(dòng)化技術(shù)，創(chuàng)造出更多計(jì)算機(jī)運(yùn)算資源。而云服務(wù)則是利用虛擬的形式，將信息技術(shù)包括運(yùn)算、儲(chǔ)存以及寬帶，以服務(wù)的形式通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提供給用戶?；谠朴?jì)算的區(qū)域范圍內(nèi)信息資源共享的云服務(wù)管理，要圍繞著基礎(chǔ)設(shè)施以及基礎(chǔ)平臺(tái)來(lái)建設(shè)，最大程度地規(guī)范本地信息資源的建設(shè)，利用各個(gè)平臺(tái)的交互使用實(shí)現(xiàn)資源的最大程度共享?？梢愿鶕?jù)學(xué)校檔案管理的工作重點(diǎn)，將部分重要檔案和保密級(jí)別較高的檔案上傳到學(xué)校的公共云里，便于檔案的長(zhǎng)久管理和保存。

三、結(jié)束語(yǔ)

當(dāng)前我國(guó)網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)為平臺(tái)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)取得了較快的發(fā)展，這在一定程度上有效的提高了社會(huì)各領(lǐng)域的工作效率的工作質(zhì)量。而且通過(guò)這個(gè)平臺(tái)，可以為人們提供更多的信息化建設(shè)資料，加快推動(dòng)我國(guó)信息化建設(shè)的進(jìn)程。學(xué)校檔案管理工作中其中一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)即是對(duì)數(shù)據(jù)的處理，所以需要加強(qiáng)信息化技術(shù)的應(yīng)用，這樣才能不斷的提升學(xué)校檔案管理的水平，有利于學(xué)校檔案管理策略的創(chuàng)新。

［1］熊晨．信息化進(jìn)程中學(xué)校檔案管理所面臨的問(wèn)題與對(duì)策研究［J］．遼寧教育行政學(xué)院學(xué)報(bào)，2010(4)．

［2］張志剛．?dāng)?shù)字學(xué)校檔案讀者信息挖掘系統(tǒng)構(gòu)建的建設(shè)［J］．長(zhǎng)春師范學(xué)院院報(bào)，2010(8):149－151．

［3］劉方．信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用［J］．實(shí)驗(yàn)教學(xué)與儀器，2011(04)