電子檔案工作標準化的內(nèi)容和特點

李宏實

(杜爾伯特蒙古族自治縣政府采購中心 黑龍江 大慶 166200)

一、電子檔案工作標準化的概念與作用

電子檔案工作標準是:對電子文件和電子檔案工作中具有多樣性和相關(guān)性特征的重復事物，經(jīng)過充分協(xié)商，通過專門的程序制定的、用特定的文件形式、由權(quán)威機構(gòu)頒發(fā)的統(tǒng)一規(guī)定。電子檔案工作的標準化是全部檔案管理標準化、科學化和現(xiàn)代化的組成部分。實行電子文件和電子檔案管理標準化，對于簡化和科學管理電子檔案，維護其法律效力、提高工作效率均有非常重要的作用。電子檔案工作標準化的作用主要表現(xiàn)在以下幾個方面:

(一)標準化是指導檔案工作實踐，規(guī)范檔案工作的重要內(nèi)容

電子檔案工作標準是為檔案工作者提供組織和技術(shù)保證，又是他們工作的指南。標準是衡量工作水平、工作成果的客觀尺度。檔案工作人員自覺遵守、采用有關(guān)的標準，就可以摒棄那些不符合標準的操作方法，出色地完成自己的本職工作，為檔案工作的現(xiàn)代化創(chuàng)造有利的條件。

(二)標準化有利于提高電子檔案管理水平

電子檔案工作標準，是對檔案管理人員提出的一些具體的工作規(guī)范和客觀指標，要求他們認真執(zhí)行，經(jīng)努力完全能夠達到。這些客觀指標對提高檔案管理水平，起到推動和促進作用，同時也起到了改善電子檔案管將面臨現(xiàn)代科學技術(shù)發(fā)展、社會管理職能擴大而帶來的信息資源膨脹的挑戰(zhàn)，我們檔案管理部門也不例外，其根本的出路在于現(xiàn)代化的管理。要達到這個目標，必須在管理環(huán)節(jié)上高效化，管理手段上自動化，管理人員專業(yè)化，同時也確保了檔案資源的原始性和可靠性。而構(gòu)成這一切的基礎(chǔ)是檔案管理的標準化。

二、電子檔案管理標準的構(gòu)成與制定原則

(一)電子檔案工作標準的結(jié)構(gòu)

電子檔案管理標準，由電子檔案工作的組織標準和電子檔案工作的技術(shù)標準兩部分組成。

第一、電子檔案工作的組織標準。這是用以組織檔案機構(gòu)活動的依據(jù)。它可以使電子檔案工作的組織活動成為協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系，實現(xiàn)管理科學化的一種手段。

第二、電子檔案工作技術(shù)標準。這是保障電子文件和電子檔案工作順利進行而設(shè)計的技術(shù)性標準。針對目前計算機和網(wǎng)絡產(chǎn)生的大量的電子文件，如果沒有一個統(tǒng)一的工作技術(shù)標準，就會造成電子文件和電子檔案管理的混亂。

(二)制定電子檔案管理標準的原則

第一，與整個檔案工作的標準相銜接。電子檔案工作標準屬檔案工作標準的組成部分，在制定過程中，應考慮與其他有關(guān)標準的銜接問題，避免發(fā)生矛盾，以維護檔案工作標準的系統(tǒng)性。制訂電子檔案管理標準既應該充分考慮電子文件的特殊性，又應該考慮與紙質(zhì)文件和檔案管理標準相銜接和配套的問題。但是，在這樣做的時候又不能一味地去遷就已經(jīng)顯得過時的、老的檔案工作標準。相反，也應該以改革的思路去對待傳統(tǒng)載體檔案管理的標準，使之也同時跟上改革時代的步伐。

第二，采用國際標準。認真研究，積極采用國際標準，已成為我國標準化工作的一項基本政策。當然，制定電子檔案工作標準也不例外。雖然每個國家的檔案和檔案工作各具特色，但在電子文件和電子檔案管理方面有許多共性的問題。國外對電子文件與電子檔案的研究起步比我們早，成果比我們多，為我們制定電子檔案工作標準提供了豐富的經(jīng)驗。我們遵循這一原則，可以加快我國電子檔案工作標準建設(shè)的速度，便于與國際檔案學界交流與合作，推進我國的電子檔案管理學術(shù)研究。

第三，追蹤高科技的發(fā)展，適時制訂和修訂標準。任何標準都是實踐經(jīng)驗的總結(jié)，反過來又用于指導實踐。事物的發(fā)展是復雜的，每一項標準的制定都應該在最能促使事物發(fā)展的最佳時期進行。電子文件和電子檔案管理是在高技術(shù)條件下操作，對技術(shù)設(shè)備的要求非常高。然而，電子計算機技術(shù)更新的速度非?？?，每次技術(shù)設(shè)備的更新，多少會對原工作標準產(chǎn)生影響。所以當一個標準制定過后，就需適時地制訂和修訂標準，避免給新的工作環(huán)境帶來困難，造成人力、資源的浪費，乃至于造成管理落后的尷尬局面。

三、檔案人員的意識是推進電子檔案標準化的關(guān)鍵

在電子檔案管理工作中應用計算機技術(shù)，必須建立在標準化的基礎(chǔ)上，檔案管理的目的是為了利用，實現(xiàn)電子檔案為經(jīng)濟建設(shè)服務的大目標，只有通過網(wǎng)絡工程，使本部門、本單位的檔案信息資源成為全社會共享的信息資源，才能真正實現(xiàn)這一目標，這就要求檔案指導部門制定統(tǒng)一的標準，從選購檔案管理軟件，制定數(shù)據(jù)錄入統(tǒng)一標準等方面加以規(guī)范，以便于數(shù)據(jù)的移交與接收。另一方面，應用計算機管理電子檔案的標準化，還必須建在電子檔案的立卷歸檔及其管理的標準化的基礎(chǔ)上。因此，統(tǒng)一電子檔案信息化建設(shè)，為檔案信息資源共享和安全提供保障，要使檔案信息在市場環(huán)境下找準位置，發(fā)揮實效是信息價值競爭的重要措施，實現(xiàn)這一目的條件就是檔案人員要有積極采用現(xiàn)代化手段開展檔案服務工作的意識，更新知識，努力學習現(xiàn)代化設(shè)備的實踐技術(shù)，以應用多媒體技術(shù)，網(wǎng)絡技術(shù)等現(xiàn)代化信息技術(shù)實現(xiàn)檔案信息資源檢索和利用。以計算機應用基礎(chǔ)知識、數(shù)字化技術(shù)知識、網(wǎng)絡化技術(shù)知識培訓教育為重點培養(yǎng)檔案信號人才隊伍，推進電子檔案工作的進程，努力使電子檔案建設(shè)成為現(xiàn)代化信息化的重要組成部分。

四、電子檔案工作標準化的實施

目前我國已發(fā)布了《GB/T17678．1－1999CAD 電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》、《GB/T17679－1999CAD電子文件光盤存儲歸檔一致性測試》和《GB/T17825．1－17825．10－1999CAD 文件管理》三個國家級標準，現(xiàn)已全部實施。電子檔案管理標準的實施，主要取決于有關(guān)檔案管理部門的努力。根據(jù)以往的經(jīng)驗，人們往往對制訂標準比較重視，對實施標準則有時會疏于職守，以致達不到預期的效果。為此，必須從思想上提高認識，努力創(chuàng)造條件保證標準的推廣和運用。除此，還需有相應的措施和制度作保障，把執(zhí)行標準作為檔案人員自覺的思想和行動，才能取得良好的效果。

［1］董莉．淺談山西省組織機構(gòu)代碼電子檔案掃描工作［J］．大眾標準化，2009(S2)．

［2］顏祥林．略論檔案工作標準化的完整內(nèi)容和主要特性［J］．浙江檔案，1996(04)．