淺析新形勢下房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理

高 原

(哈爾濱市住房保障和房產(chǎn)管理局檔案信息中心 黑龍江 哈爾濱 150000)

一、淺析房產(chǎn)檔案數(shù)字化的含義

房產(chǎn)檔案數(shù)字化是指借助一些諸如計(jì)算機(jī)、掃描、數(shù)據(jù)庫和多媒體存儲技術(shù)之類的新時(shí)代下的先進(jìn)的、科學(xué)、發(fā)達(dá)的技術(shù)，有效的實(shí)現(xiàn)將各類形式的房產(chǎn)檔案轉(zhuǎn)化為簡潔明晰的數(shù)字化的信息，并將其以數(shù)字化的信息儲備起來，借助網(wǎng)絡(luò)這一高新途徑將其有機(jī)的結(jié)合起來，并最終通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對其進(jìn)行統(tǒng)一管理，力求建成一個(gè)系統(tǒng)、全面、科學(xué)、安全的信息數(shù)據(jù)庫，以供企業(yè)和相關(guān)人士隨時(shí)查閱和調(diào)取資料，方便了房產(chǎn)檔案的管理和傳遞，在很大程度上實(shí)現(xiàn)資源在多個(gè)領(lǐng)域內(nèi)的共享。

二、實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的必要性分析

在經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天，伴隨著房地產(chǎn)業(yè)的不斷興起，房產(chǎn)交易無論是在方式還是在數(shù)量上都發(fā)生了巨大的變化，傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代化的房產(chǎn)發(fā)展水平。房產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化管理可以很好的克服傳統(tǒng)的管理模式所暴露出來的很多缺陷，在信息獲取的途徑方面、信息獲取速度的大幅度提升層次上、在圖文結(jié)合層面、在現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)的運(yùn)用上、在信息的儲備能力方面、在檔案的保存形式上、在檔案的分類、整理、排序、查閱、統(tǒng)計(jì)等管理方面都表現(xiàn)出顯著地優(yōu)勢，而這些優(yōu)勢能夠不斷地改善我國房產(chǎn)企業(yè)的檔案管理水平，推動房產(chǎn)檔案管理的發(fā)展，從而更好地為房地產(chǎn)企業(yè)的發(fā)展提供正確、科學(xué)的信息，不斷地提高工作效率，有效的實(shí)現(xiàn)我國房產(chǎn)企業(yè)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、數(shù)字化。

三、新形勢下房產(chǎn)企業(yè)檔案的數(shù)字化管理現(xiàn)狀分析

1．對房產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的認(rèn)識不足

近年來，雖然房產(chǎn)檔案管理方法在不斷地改進(jìn)和完善當(dāng)中，但是步伐緩慢，效果不是很明顯，其中一個(gè)主要的原因就是相關(guān)人員對房產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的管理模式的實(shí)現(xiàn)缺乏足夠的認(rèn)識，對其重視程度明顯不足。不注重房產(chǎn)檔案信息采集的分析和歸類，將其單純的等同于簡單的文字處理工作，忽視了檔案管理工作隊(duì)企業(yè)經(jīng)營過程中的重要的作用。因此，在實(shí)際的管理實(shí)施過程中，缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)男畔⒉杉c分類環(huán)節(jié)，使得檔案材料歸檔與保存形式化，嚴(yán)重的破壞了信息的完整性，大大的降低了其使用價(jià)值，也耽誤了大量的時(shí)間，拖延了工作進(jìn)度。

2．缺乏專業(yè)的人員指導(dǎo)和開展檔案管理工作［1］

隨著社會的不斷發(fā)展和變遷，我們必須清楚認(rèn)識到現(xiàn)代化的知識型檔案管理早已逾越傳統(tǒng)的手工勞動范疇。我國在房產(chǎn)檔案管理中缺乏對專業(yè)人才的投入，大多數(shù)檔案管理人員都不是畢業(yè)于檔案管理專業(yè)的人員，也沒有經(jīng)過嚴(yán)格的審核和培訓(xùn)，有些是臨時(shí)從別的部門抽掉過來補(bǔ)充人員短缺的，他們只是單純的認(rèn)為檔案管理工作僅僅是資料的簡單收集、分類、存放，根本意識不到檔案管理工作對企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要性。

3．有效實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化的若干措施

(1)提高房產(chǎn)業(yè)相關(guān)人員對檔案管理數(shù)字化的深層認(rèn)識

實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化的主要目的在于科學(xué)、系統(tǒng)的管理房產(chǎn)檔案，方便檔案的調(diào)用、查閱等管理要求，保證檔案的完整性、科學(xué)性和便利性，為企業(yè)管理者制定企業(yè)決策提供正確的依據(jù)。而一旦檔案資料在管理過程中因?yàn)楣芾聿簧疲鴮?dǎo)致檔案內(nèi)容的缺損、不完整、記錄不規(guī)范，這必將在很大程度上降低檔案信息的真實(shí)性和實(shí)用性，從根本上失去了其本身存在的意義。房產(chǎn)企業(yè)檔案管理的發(fā)展水平在某種意義上受到人力、財(cái)力、物力等相關(guān)因素的制約。所以想要快速實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化，不斷地提高相關(guān)業(yè)務(wù)管理水平和工作效率，房產(chǎn)檔案管理人員應(yīng)該注重從相關(guān)人員的思想認(rèn)識上著手，深化員工對這一科學(xué)的管理模式重要性的認(rèn)知，突出顯示出其在企業(yè)在未來市場競爭中的核心競爭力，著重強(qiáng)調(diào)其相對于傳統(tǒng)的管理模式相比所顯示出的巨大的優(yōu)勢，讓其從根本上意識到實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的必要性，并在實(shí)踐中不斷地加大資金和人力的投入，更快更好的消除檔案管理工作中存在的弊端，推動檔案管理工作向著優(yōu)質(zhì)、高效的方向發(fā)展，促進(jìn)房產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)。

(2)提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)員工的專業(yè)化、規(guī)范化［2］

數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理，是一門集眾多學(xué)科于一體，對專業(yè)性和技術(shù)性有著較高的要求。數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理人才，必須擁有全面系統(tǒng)的知識框架和敏銳的觀察和信息處理能力，才能在數(shù)字檔案建設(shè)過程中發(fā)揮出其作用。在競爭日益激烈的時(shí)代背景下，要想富有成效的實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化，管理部門必須建立一支有專業(yè)素養(yǎng)高、文化水平高、思想覺悟高、業(yè)務(wù)水平高的卓越的房產(chǎn)檔案管理人才。因此培養(yǎng)和造就高素質(zhì)的既懂檔案管理業(yè)務(wù)工作，又熟練掌握辦公自動化技術(shù)的綜合型人才則對企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略意義非凡。這就要求相關(guān)單位應(yīng)該重視檔案人才的教育和培養(yǎng)，充分激發(fā)和調(diào)動檔案人員的自覺性、積極性，不斷地提高房產(chǎn)檔案人員的能力，打造出一直專業(yè)知識過硬、綜合實(shí)力超強(qiáng)的團(tuán)隊(duì)。

結(jié)語:快速發(fā)展的房產(chǎn)業(yè)對我國房產(chǎn)檔案管理工作既創(chuàng)造了機(jī)會，也帶來了挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案管理模式因其諸多的缺陷已經(jīng)很難順應(yīng)當(dāng)下房產(chǎn)企業(yè)的不斷地跨越式的發(fā)展。筆者認(rèn)為，我們必須盡快實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化模式，向科學(xué)、系統(tǒng)、全面、便利、完善、高效、先進(jìn)的趨勢進(jìn)步，逐步推動我國房產(chǎn)檔案管理完善，加大人才、財(cái)力和技術(shù)開發(fā)方面的投入，不斷提升檔案工作者的專業(yè)化程度，為房產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的全面實(shí)現(xiàn)打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

［1］王斌.計(jì)算機(jī)技術(shù)在房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理中的幾點(diǎn)思考［J］．硅谷，2011(03 －04)．

［2］陳霞紅.房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的建設(shè)與應(yīng)用［J］．浙江檔案，2010(07 －08)．