地方志年度資料整理之我見

趙春滿

(哈爾濱市人大常委會辦公廳史志辦 黑龍江 哈爾濱 150000)

地方志資料是編修志書的依據(jù)和基礎(chǔ)，地方志資料是編修志書的先決條件。沒有地方志資料，編纂地方志書將成為無源之水、無本之木，無法成書，可見資料在志書編纂中的決定性作用。

為了避免修志資料的缺失和不足，消除修志工作中“編著歷史的，丟著現(xiàn)實的”狀況，保證下一輪續(xù)修工作全面、客觀、系統(tǒng)地編纂地方志，2008年，我市啟動了地方志資料年度化工作，同年6月，市政府辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)了《哈爾濱市地方志資料年度化實施辦法》。2009年11月，市地方志辦公室又制定了《哈爾濱市地方志資料年度化工作實施細則》。經(jīng)過5年來的工作，在市地方志辦公室的指導(dǎo)下，經(jīng)過全市各責(zé)任單位的共同努力，我市地方志資料年度化工作取得了可喜的成績，為下一輪編修志書奠定了良好的基礎(chǔ)，在促進全市經(jīng)濟社會發(fā)展中發(fā)揮了積極作用。

然而，由于多方面的原因，我市地方志資料年度化工作還存在一些不足，特別是對地方志年度資料的整理工作還缺乏統(tǒng)一的認識和操作上的統(tǒng)一規(guī)范。有的責(zé)任單位提出的年度資料搜集、整理工作提綱粗糙不細，大而無當;有的將年度資料編寫成修志用的資料長編或志書的初稿;還有的年度資料收入的不完整、不系統(tǒng)、不規(guī)范，難以適應(yīng)下一輪修志工作的需要。這些問題亟待分析研究，認真加以解決。

地方志年度資料工作包括資料的搜集、整理、考證、保存、使用等方面內(nèi)容，本文僅就資料整理問題，試圖根據(jù)自己10年修志實踐的體會和修志理論的理解，拙見如下。

一、要明確地方志資料年度化的定義及其目的

何為地方志資料年度化?地方志資料年度化是指以年度為單位，對本行政區(qū)域內(nèi)地方志書編纂所需要資料進行的搜集、整理和保存工作。以年度為單位是其主要特征，即搜集、整理、保存每年1月1日至12月31日時間內(nèi)所產(chǎn)生的全年的地方志資料。地方志年度資料的類型主要有:文字、照片、圖表(地圖、圖片、表格)和音像等。承擔(dān)編纂市志任務(wù)的參編單位負責(zé)本地區(qū)、本系統(tǒng)、本部門、本單位的地方志資料年度化工作，即為責(zé)任單位。

地方志資料年度化工作的主要目的是:為全面貫徹落實國務(wù)院《地方志工作條例》，促進地方志資料工作的常態(tài)化、制度化、規(guī)范化、法制化，為下一輪地方志書的續(xù)修提供全面、客觀、系統(tǒng)、翔實、有用的資料，并向社會提供有關(guān)的咨詢服務(wù)。具體地說，根據(jù)國務(wù)院《地方志工作條例》第十條關(guān)于“地方志書每20年左右編修一次”的規(guī)定，現(xiàn)在我們在本屆(即第二輪)修志期間所搜集、整理、保存的地方志年度資料，是要在若干年后啟動新一輪(即第三屆)續(xù)修工作時為編纂地方志書所用，并為地方經(jīng)濟社會的全面發(fā)展提供服務(wù)。

二、要結(jié)合實際制定好地方志年度資料搜集、整理工作提綱

各責(zé)任單位要結(jié)合本地區(qū)、本系統(tǒng)、本部門、本單位的實際，根據(jù)自身的職能劃分和職責(zé)范圍，依據(jù)第二屆承編市志的篇目，制定出年度資料搜集、整理工作提綱。資料搜集工作提綱和資料整理工作提綱可為一個提綱。工作提綱是志書的框架和總體設(shè)計，它的制定要反映出本地區(qū)、本系統(tǒng)、本部門、本單位的全貌和發(fā)展變化的情況，特別是要體現(xiàn)出社會主要變化的特點和時代的特征。資料搜集、整理工作提綱，它確定資料的搜集范圍，制約志書的編寫內(nèi)容。因此，要科學(xué)、合理、全面、系統(tǒng)地制定工作提綱，使其設(shè)計合理，完備無缺，切合實際，便于操作，做到主題突出，詳略得當，橫不缺項，縱不斷線，層次分明，簡潔實用，以達到思想性，科學(xué)性和資料性的統(tǒng)一。筆者以為，專題和主體資料題目的設(shè)計和安排，宜多不宜少，寧多勿漏，以便按工作提綱廣征博采，否則就限制了資料的搜集，不利于資料的整理，以至影響將來志書的編纂。當然，所謂廣征博采、寧多勿缺也不是要漫無邊際地搜羅與修志無關(guān)的資料。

年度資料搜集、整理工作提綱確定之后，要報送市地方志辦公室審核，經(jīng)批準后方能實施。如責(zé)任單位所記述的客觀對象發(fā)生變化，依據(jù)實際情況，工作提綱可作適當調(diào)整。

三、要用原始資料說話，科學(xué)整理地方志年度資料

地方志年度資料的整理，要以資料整理工作提綱為依據(jù)、為綱目，堅持資料“使用要慎”的原則，精心組織安排資料，把較為完整的原始資料，按照修志的要求和需要，將他們編輯在一起，使其系統(tǒng)化，形成地方志年度資料整理匯編。形成的匯編，內(nèi)容要詳，取材要精，把最典型、最能說明問題的資料編排進去，少一些撰著，多用原始資料反映事物的全貌、發(fā)展變化、規(guī)律、經(jīng)驗和教訓(xùn)。年度資料的整理雖然最忌簡單的資料排列、堆砌，但也不能將資料編寫成修志用的資料長編或志書的初稿。對年度資料的整理，萬萬不可現(xiàn)在就將其加工成志書的毛坯或志書的雛形，若是如此，將大大限制住若干年后第三輪修志人員的創(chuàng)造性和聰明才智的發(fā)揮。須知，我們現(xiàn)在把年度資料編寫為修志用的資料長編或志書的初稿，也是依據(jù)現(xiàn)有的原始資料而形成的再生品。對于這種已失去了資料原始性的再生品，下一輪修志人員對它的“可用性”、“信任度”是不會完全認可的，他們大都會依據(jù)原始資料進行志書的編纂的。實踐告訴我們，還是誰編纂哪部志書，誰就編寫哪部志書的資料長編和志書的初稿為好。從某種意義來說，在我們完成的地方志年度資料搜集、整理匯編中，若撰著的部分甚多，或原始資料全無，則可表明其年度資料搜集、整理工作不盡如意;反之，如原始資料居多，撰著的部分甚少，就能說明其資料搜集、整理工作富有成效。因此，我們在資料整理工作中，要切忌資料不足，硬拼亂湊，或隨意撰著，拋東棄西，高度概括，空洞無物。一定要以原始資料為主，編寫為輔，以資料取勝，用事實說話，多用第一手資料去說明一切、證明一切。

四、要區(qū)別不同情況，采取相應(yīng)的資料處理方法

資料整理，要少一些撰著，多用原始資料說話，不是一律不編輯了，不改寫了，而是要實事求是，因地制宜，區(qū)別不同情況，采取不同的資料處理方法。對有的專題資料的整理，如果所搜集上來的原始資料過于分散、零星，不集中、不完整，每份原始資料可用的內(nèi)容很少，而所涉及的原始資料的件數(shù)又很多，則只能依據(jù)這些原始資料進行符合原意的綜合撰寫。這種撰寫雖已失去資料的原始性，但不失資料的原意，可以說是起到了略而不缺，簡而不遺的作用。有的原始資料，對今后編纂志書完全有用，需要刪節(jié)和改寫的地方不多，就應(yīng)當保持資料的原樣，原封不動為好，這樣有利于下屆修志人員編纂志書所用。否則，有些原始資料被掐頭去尾，或摘其某段，會給人有“丈二和尚摸不著頭腦”的感覺。總之，各責(zé)任單位的情況不同，所搜集的資料也各式各樣，所以對資料整理的要求也不能完全強求劃一，而應(yīng)實事求是，具體情況，具體對待。但不管什么情況，整理出來的年度資料匯編要保證資料的準確性、完整性和科學(xué)性，符合規(guī)范要求，適用、對路，為下屆修志而用。

各責(zé)任單位依據(jù)工作提綱完成的地方志年度資料搜集、整理匯編，除以電子版形式上報市地方志辦公室并自存外，還應(yīng)自存保留紙質(zhì)的資料匯編，以方便平時查找資料和為下屆修志所用。

有關(guān)地方志資料年度化的理論探討和工作研究，在我國還是一項新的工作，對于地方志年度資料的整理問題，有待進一步深化理解和重新認識。由于本人理論水平、專業(yè)知識和實踐經(jīng)驗所限，本文難免有紕漏之處，敬希專家、學(xué)者和同仁不吝指教。