探析電子檔案在事業(yè)單位檔案中的重要作用

付 巍

一、事業(yè)單位檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀

（一）充分利用現(xiàn)代技術(shù)

在當(dāng)今各行各業(yè)的發(fā)展中，現(xiàn)代信息技術(shù)得到了充分的利用。不管是在企業(yè)的發(fā)展中，還是在我國(guó)的教育工作中，通過(guò)信息技術(shù)來(lái)促進(jìn)企業(yè)運(yùn)營(yíng)以及教育發(fā)展的現(xiàn)象已經(jīng)非常的普遍。信息技術(shù)以其信息量大、利用便捷等優(yōu)勢(shì)受到了人們的歡迎。在事業(yè)單位的檔案管理工作中，現(xiàn)代信息技術(shù)也得到了利用。在管理事業(yè)單位的檔案時(shí)以電子檔案的方式來(lái)進(jìn)行是一個(gè)良好的選擇。在社會(huì)發(fā)展的新時(shí)期，電子檔案的發(fā)展非常的迅速，其利用率也非常之高。

（二）便于管理

電子檔案的建立為檔案的管理工作帶來(lái)了極大的便利。電子檔案具備較高的靈活性，能夠根據(jù)具體的需要對(duì)原有的信息進(jìn)行更改或者完善，相比于傳統(tǒng)的檔案管理方式，電子檔案具有巨大的發(fā)展優(yōu)勢(shì)，能夠減少記錄信息時(shí)的人力、物力以及財(cái)力。現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展具有許多優(yōu)點(diǎn)，電子檔案所具備的優(yōu)勢(shì)也是得益于先進(jìn)的現(xiàn)代信息技術(shù)。事業(yè)單位需要管理大量的檔案，為了減少其中的失誤，將管理工作做得更好，選擇電子檔案的管理方式是非常有必要的。

（三）存在安全隱患

電子檔案的發(fā)展得益于現(xiàn)代信息技術(shù)的進(jìn)步，它來(lái)源于現(xiàn)代技術(shù)，也必定會(huì)受到現(xiàn)代技術(shù)的不良影響。電子檔案優(yōu)點(diǎn)眾多，但是在使用的過(guò)程中也會(huì)出現(xiàn)許多弊端。比如在文件保存的過(guò)程中，如果有人出于不良目的而任意更改其中的內(nèi)容，就難以被辨別出來(lái)，造成不必要的損失。此外，病毒的干擾也是電子檔案在發(fā)展中所容易遇到的問(wèn)題，病毒容易導(dǎo)致電子檔案內(nèi)容的消失，對(duì)電子檔案的管理造成不良影響。安全隱患的存在仍然是現(xiàn)今事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題之一。[1]

二、電子檔案在事業(yè)單位檔案中的重要作用

（一）提高管理效率

電子檔案的管理方式充分利用了現(xiàn)代先進(jìn)的信息技術(shù)，相比于傳統(tǒng)的檔案管理方式，檔案管理的電子化能夠節(jié)約人力、物力與財(cái)力。通過(guò)利用計(jì)算機(jī)，完成對(duì)信息以及各種資料的錄入工作，能夠減少工作量，并且達(dá)到高效的工作效果。對(duì)于信息的修改，也能夠做到方便而不留痕跡。在事業(yè)單位檔案管理中，電子檔案的運(yùn)用已經(jīng)是大勢(shì)所趨，這種管理方式高效便捷，也是今后檔案管理方式的不二選擇。

（二）提高管理質(zhì)量

在事業(yè)單位的檔案管理中，專業(yè)的工作人員通過(guò)對(duì)檔案信息進(jìn)行準(zhǔn)確的錄入，能夠提高檔案管理的質(zhì)量。相比于以手寫(xiě)為主的傳統(tǒng)檔案錄入方式，電子檔案具有清晰大方的優(yōu)點(diǎn)，能夠隨時(shí)隨刻實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的修改與完善。電子檔案能夠促進(jìn)工作人員工作質(zhì)量的提高，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，在意識(shí)到電子檔案優(yōu)勢(shì)的前提下不斷完善自身的工作，做好事業(yè)單位檔案的管理工作。

（三）有利于事業(yè)單位的健康發(fā)展

檔案管理是事業(yè)單位必須要做好的工作之一，事業(yè)單位的健康發(fā)展離不開(kāi)檔案管理的高效化與科學(xué)化。電子檔案的利用不僅降低了工作人員的工作難度，而且促進(jìn)了工作效率的提高。在事業(yè)單位需要運(yùn)用到相關(guān)檔案時(shí)，通過(guò)電子檔案就能夠做到高效便捷，提高事業(yè)單位的運(yùn)行效率，不斷改進(jìn)其在發(fā)展中的不足部分。利用現(xiàn)代信息技術(shù)，能夠促進(jìn)整個(gè)事業(yè)單位工作效率的提高，讓員工形成效率與質(zhì)量?jī)?yōu)先的工作態(tài)度。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)講，電子檔案的運(yùn)用能夠促進(jìn)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展。[2]

三、更好地發(fā)揮電子檔案作用的措施

（一）提高工作人員的素質(zhì)

事業(yè)單位的檔案管理工作必須有由專門(mén)的工作人員負(fù)責(zé)，才有利于后期的查詢、更改等工作的正常高效進(jìn)行。因此，工作人員的素質(zhì)必須達(dá)到相關(guān)要求，不僅要具備過(guò)硬的理論知識(shí)，而且還需要根據(jù)檔案內(nèi)容以及性質(zhì)的特點(diǎn)，進(jìn)行合理的規(guī)劃，做到整齊劃一，增加檔案的視覺(jué)性效果，便于人們查閱相關(guān)信息。

（二）增加安全性

電子檔案極易受到病毒的侵襲，因此，為了解決這個(gè)問(wèn)題，在事業(yè)單位檔案的管理工作中就必須解決技術(shù)上的問(wèn)題，增加電子檔案的安全性。此外，由于計(jì)算機(jī)功能的強(qiáng)大，生成一份一模一樣的電子檔案也已經(jīng)成為可能，這就不利于電子檔案安全性的保持。為了解決這個(gè)問(wèn)題，不但要做好對(duì)電子檔案的備份工作，而且還要利用高科技手段，對(duì)檔案進(jìn)行安全程序的設(shè)立，避免電子檔案出現(xiàn)不必要的安全隱患。在事業(yè)單位檔案的安全性保護(hù)方面，檔案室應(yīng)該承擔(dān)此項(xiàng)責(zé)任，為了今后單位的需要，要將最原始的檔案進(jìn)行備份與處理，便于今后對(duì)此進(jìn)行有效的利用。

（三）加強(qiáng)監(jiān)督

事業(yè)單位的檔案管理工作也需要進(jìn)行監(jiān)督，才能夠防止不良現(xiàn)象的產(chǎn)生。為了增加電子檔案的安全性，任何需要對(duì)檔案進(jìn)行修改的行為都應(yīng)該得到證實(shí)，在得到準(zhǔn)許之后才能夠進(jìn)行檔案的修改工作，要防止修改工作的隨意性，對(duì)此進(jìn)行一定的控制與監(jiān)督，有利于事業(yè)單位檔案管理工作的合理化與有序化。

[1]丁亞楠.電子檔案在事業(yè)單位檔案中的重要作用[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(14):94.

[2]王麗梅.談電子檔案在事業(yè)單位檔案中的重要作用[J].黑龍江史志,2014(05):101.