企業(yè)檔案管理與經(jīng)濟(jì)效益的相關(guān)性研究

楊玲枝

在企業(yè)的管理工作中，檔案管理可以說使其最基礎(chǔ)的部分，也是最不可或缺的重要環(huán)節(jié)。然而，當(dāng)前的企業(yè)管理運(yùn)行中，管理者大多只注重提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，企業(yè)的檔案管理不是作為貨幣的形態(tài)出現(xiàn)的，所以經(jīng)常不能引起管理者的重視，他們大多認(rèn)為檔案管理和企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益關(guān)系不大，所以忽視了對(duì)檔案的利用和管理，也阻礙了企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高。因此，我們必須要正確認(rèn)識(shí)檔案管理和企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益之間的關(guān)系。

一、檔案管理和經(jīng)濟(jì)效益之間的關(guān)系

（一）科學(xué)的檔案管理能夠評(píng)估企業(yè)的潛在效益

企業(yè)檔案主要是記錄企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各方面的成果，它不僅能夠?yàn)槠髽I(yè)的過去和現(xiàn)在的發(fā)展現(xiàn)狀做一個(gè)明確的反映，更重要的是企業(yè)檔案起身所包含的一些和科技、管理等有關(guān)的信息可以為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供內(nèi)在動(dòng)力。通過了解企業(yè)和社會(huì)有關(guān)方面的實(shí)際需求，對(duì)信息進(jìn)行加工、技術(shù)轉(zhuǎn)讓和咨詢等環(huán)節(jié)提供利用方式。通過對(duì)企業(yè)檔案的管理，能夠和企業(yè)的資產(chǎn)、人力、技術(shù)等這些因素結(jié)合起來，進(jìn)而產(chǎn)生更大的經(jīng)濟(jì)效益。企業(yè)的檔案主要是借助表格、數(shù)據(jù)、圖紙、報(bào)告和論文等形式來表現(xiàn)的，屬于一種知識(shí)性產(chǎn)品。企業(yè)檔案主要是對(duì)各種資料進(jìn)行整理和歸納，所以體現(xiàn)出了一定的知識(shí)性和科學(xué)性，能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供重要參考。企業(yè)的檔案主要包括人事檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案等這幾種類型。人事檔案主要是記錄員工的自然狀況以及政治面貌等等，它能夠?yàn)槠髽I(yè)分配提供依據(jù)，同時(shí)也能夠?yàn)槠髽I(yè)的人力資源建設(shè)提供重要參考，對(duì)人力資源的合理配置、挖掘企業(yè)員工的潛能具有重要意義。

（二）通過對(duì)檔案信息資源的開發(fā)利用來提高經(jīng)濟(jì)效益

正確理解企業(yè)檔案管理經(jīng)濟(jì)效益的實(shí)質(zhì)，能夠幫助我們更好地把握和分析企業(yè)檔案的經(jīng)濟(jì)效益。因此把握其實(shí)質(zhì)問題，是我們提高企業(yè)檔案經(jīng)濟(jì)效益的基礎(chǔ)。企業(yè)檔案具有可傳遞性、可再生性、本源性和可擴(kuò)散性等這些特點(diǎn)，實(shí)質(zhì)上這些特點(diǎn)也都是一般信息都具有的。把這些特點(diǎn)和企業(yè)的實(shí)際需求進(jìn)行結(jié)合，可以讓企業(yè)檔案信息效益具有新的特點(diǎn)。首先，企業(yè)檔案在產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的時(shí)候是不會(huì)損失檔案信息的，相反，它能夠擴(kuò)大和傳播檔案信息，因此，信息資源和其他的物質(zhì)資源是不同的。其次，在企業(yè)的發(fā)展中，企業(yè)檔案會(huì)持續(xù)地產(chǎn)生或大或小的經(jīng)濟(jì)效益，而不僅僅是一次經(jīng)營活動(dòng)。再者，企業(yè)的檔案信息的價(jià)值必須要借助企業(yè)科學(xué)的經(jīng)營管理和決策等活動(dòng)來實(shí)現(xiàn)，它是把檔案信息和企業(yè)的資產(chǎn)、技術(shù)等這些因素結(jié)合起來發(fā)揮作用的，檔案管理者自身并不能夠直接實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益。

（三）企業(yè)檔案具有客觀性，能在特定時(shí)刻產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益

企業(yè)檔案具有十分獨(dú)特的屬性，它不但有很強(qiáng)的知識(shí)性和信息性，還具有一定的客觀性，即客觀的憑證性。因此企業(yè)檔案能夠?yàn)槠髽I(yè)處理政治、經(jīng)濟(jì)和法律以及其他的活動(dòng)中發(fā)揮出其客觀憑證的作用，具有一定的證據(jù)價(jià)值。

二、借助檔案管理提高經(jīng)濟(jì)效益的措施

（一）提高檔案管理人員的素質(zhì)

提高檔案管理人員的素質(zhì)最主要的方式就是企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作者的培訓(xùn)。根據(jù)企業(yè)檔案管理的要求，來提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技術(shù)素質(zhì)和檔案管理水平，提高他們對(duì)檔案管理系統(tǒng)的處理和應(yīng)對(duì)能力。在培訓(xùn)中，檔案管理培訓(xùn)專家要借助大量豐富的語言、圖表和案例等等來向培訓(xùn)人員講解檔案管理的流程和設(shè)計(jì)思路，以及如何對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行應(yīng)用和維護(hù)。檔案管理一般需要借助具體的軟件，所以檔案管理人員要了解其安裝和使用方法。

（二）對(duì)各種規(guī)章制度進(jìn)行完善

為了更好地落實(shí)檔案管理工作，企業(yè)要根據(jù)國家與檔案管理相關(guān)的法律規(guī)定，來對(duì)檔案的保管、編制、利用以及保密等工作的有關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行進(jìn)一步的完善。提高檔案管理的工作效率和工作的透明度，保證各項(xiàng)措施都能夠做到位。同時(shí)還要對(duì)檔案管理人員的責(zé)任進(jìn)行細(xì)化，使文件歸檔和入庫工作能夠及時(shí)完成。此外還要做到對(duì)各種檔案文件進(jìn)行完整、準(zhǔn)確地分類，以便日后隨時(shí)查找、使用。此外，還要采取一系列的有效措施，對(duì)企業(yè)的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理和利用。只有這樣才可以使檔案管理工作更加制度化和規(guī)范化，為企業(yè)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)效益的提高提供保障。

（三）重視檔案的管理和保密工作

每個(gè)企業(yè)都應(yīng)加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案的重視和宣傳，要對(duì)檔案管理人員召開專題會(huì)議，使他們能夠集中學(xué)習(xí)企業(yè)檔案管理的原則和方法，并且引進(jìn)其他優(yōu)秀企業(yè)在這方面的成功經(jīng)驗(yàn)，以求在檔案管理工作中取得良好的效果，間接提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。此外，企業(yè)還要加強(qiáng)對(duì)檔案保密工作的重視，這樣能夠更好地維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益。

三、結(jié)語

隨著企業(yè)發(fā)展更加規(guī)范化，企業(yè)的檔案管理工作為企業(yè)發(fā)展的作用也體現(xiàn)得更加明顯。企業(yè)的檔案管理和經(jīng)濟(jì)效益的提高是分不開的，因此，企業(yè)必須要在提高經(jīng)濟(jì)效益的前提下，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理工作的重視。

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[2]姜淑靜.分析電力檔案管理實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的若干措施[J].中國電子商務(wù),2014(14):121.