檔案管理潛存問題及解決方法

嚴(yán) 偉

一、檔案管理工作中潛存問題分析

（一）對檔案重視度較低

長時間以來，有很大一部分的領(lǐng)導(dǎo)干部在檔案的認(rèn)識上有著嚴(yán)重的錯誤認(rèn)識，總覺得檔案管理也就是簡單的抄寫一些事務(wù)僅此而已，并未將檔案管理工作作為單位的重要事務(wù)，因檔案相關(guān)工作并不會給單位創(chuàng)造任何的社會經(jīng)濟(jì)效益，只要做到不丟失、不泄密、及時查檔就可以了，這種忽視檔案管理工作重要性的錯誤認(rèn)識現(xiàn)在看來，早已不能夠滿足目前單位對檔案的實(shí)際需求。

（二）檔案管理力度不足、管理水平較低、管理方法滯后

在目前很多單位中，檔案管理人員并未接收過正當(dāng)嚴(yán)格的檔案知識學(xué)習(xí)及專業(yè)培訓(xùn)，他們根本不了解檔案工作的重要意義以及對檔案管理、檔案資料搜集、歸檔、裝訂上的具體要求，檔案搜集觀念十分薄弱，很大一批的檔案工作人員擔(dān)任多種職位，檔案管理工作上并未投入過多的精力，平時的時候也僅僅是把檔案放在匣子里，未做好檔案及時歸檔處理，這便會致使檔案管理水準(zhǔn)大大降低，并且檔案材料在真實(shí)度及精準(zhǔn)度上無法完全保證。

（三）檔案室硬件環(huán)境設(shè)備不完善

檔案管理工作中所需的必要設(shè)備并不完善，一些單位根本并未設(shè)置專門的檔案室，一些單位雖然有檔案室，但是空間過于狹窄、潮濕，使得檔案材料發(fā)霉變質(zhì)，蟲蚊滋生，致使檔案的完整度及外在形象受到嚴(yán)重的破壞。

二、檔案管理解決方法

（一）提升檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)

檔案管理質(zhì)量水平將在很大程度上與檔案管理人員息息相關(guān)。檔案管理工作人員一定要努力的提升自己的專業(yè)管理水平，可以自學(xué)、也可以去參加一些相關(guān)方面的管理培訓(xùn)，了解檔案工作各方面的實(shí)際需求，更好的把握檔案管理正確的有效方式，這樣才能夠促使自身工作效率及檔案質(zhì)量得到最大限度上的提升。學(xué)會不斷的探尋全新的檔案管理模式，將檔案變得更為實(shí)用，這樣才能夠?yàn)槲覀兊纳鐣?yīng)豐富的有效資源。

（二）創(chuàng)建完善的檔案管理機(jī)制

檔案管理機(jī)制的創(chuàng)建需要嚴(yán)格遵守以下基本準(zhǔn)則

（1）檔案管理制度的創(chuàng)建需要展現(xiàn)出科學(xué)合理特征。在創(chuàng)建檔案管理機(jī)制的同時需要從單位的具體特征、檔案管理現(xiàn)實(shí)需求出發(fā)，根據(jù)自身單位對檔案管理的基本需求入手;

（2）簡單實(shí)用。所確定的檔案管理機(jī)制一定要便于操作，以簡單實(shí)用為準(zhǔn)，具有較強(qiáng)的可操作性，這樣才能夠促使檔案的作用得到最大程度上的發(fā)揮;

（3）堅(jiān)持制度約束的雙向性。制度的制定是對領(lǐng)導(dǎo)與員工的共同約束，要明白，單位領(lǐng)導(dǎo)的日常行為方式及外在形象表現(xiàn)將在很大程度上關(guān)系著制度的執(zhí)行效果，一個單位當(dāng)中，職工構(gòu)成了一個集體，集體當(dāng)中的每一員都將是制度的受約束著以及執(zhí)行者;

（4）堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門作為檔案管理制度制定的主要機(jī)構(gòu)，同樣也是制度的執(zhí)行機(jī)構(gòu)，檔案制度在具體執(zhí)行的過程當(dāng)中一定要保證賞罰分明，這樣才能夠展現(xiàn)出制度的權(quán)威性;

（三）完善檔案基本性能

對于目前的檔案管理工作來說，需不斷地完善檔案的基本性能，促使檔案中能夠登記更為完整客觀的真實(shí)內(nèi)容。這就需要對檔案的基本性能重新作出定位，需托增檔案中所包含的主要內(nèi)容，增加一些對本單位有用的檔案性能，促使其更好的為本單位所服務(wù)。

（四）采用信息化管理方法

在目前的社會發(fā)展過程當(dāng)中，信息化是一顯著的特征，在信息化的大趨勢下對我們的檔案管理工作提出了全新的準(zhǔn)求。最大限度上運(yùn)用現(xiàn)代化的先進(jìn)科學(xué)技術(shù)及全新的管理方法，促使檔案管理水準(zhǔn)及管理效率得到大幅度提升，促使檔案信息化管理的早日實(shí)現(xiàn)。截至目前，在世界發(fā)達(dá)國家的檔案管理工作當(dāng)中，早已大范圍的使用到計(jì)算機(jī)技術(shù)，由此可見，我國實(shí)現(xiàn)人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理是必然的。

（五）加強(qiáng)服務(wù)理念提升服務(wù)水平

加強(qiáng)檔案管理工作人員的服務(wù)思想觀念，促使服務(wù)水平得到較為顯著的提升是非常重要的。在檔案管理工作人員心目中要牢固樹立‘工作就是服務(wù)’這一正確的思想，要將“增強(qiáng)服務(wù)意識”和“主動服務(wù)”作為日常檔案管理工作的基本出發(fā)點(diǎn)，以正確的服務(wù)態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識，提升服務(wù)質(zhì)量，這樣才能夠促使檔案信息資源的重要作用得到有效的發(fā)揮，使其更好的為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)所服務(wù)。

三、結(jié)語

在目前的信息化社會發(fā)展過程當(dāng)中，檔案管理工作要與社會時代的迅猛發(fā)展步伐相一致，需從根本上采取科學(xué)有效的管理方法，探索出全新的現(xiàn)代化檔案管理模式，將檔案管理的能效發(fā)揮到最大的程度，促使其更好的為單位所服務(wù)。

[1]李多.市場經(jīng)濟(jì)下的信用檔案及其管理和利用[D].合肥:安徽大學(xué),2005.

[2]樂利珍.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].科技風(fēng),2008(24).