談固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理普遍存在的問題及措施

王雪蓮

摘 要：隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的日益發(fā)展，國家企業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目越來越多，隨之項(xiàng)目檔案也日益增多，各個(gè)企業(yè)也開始重視項(xiàng)目檔案。但項(xiàng)目檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)復(fù)雜的工作，筆者結(jié)合北船重工的具體情況簡(jiǎn)單地談了固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理過程中普遍存在的幾個(gè)問題，并提出了幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理，投資項(xiàng)目，解決措施

0 引言

隨著中國經(jīng)濟(jì)的日益發(fā)展，國家和企業(yè)也越來越重視固定資產(chǎn)的管理，社會(huì)的檔案意識(shí)也有所提高?！笆濉逼陂g，集團(tuán)公司固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目較多，將產(chǎn)生大量的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案。為了防止企業(yè)資源的流失，為了加強(qiáng)項(xiàng)目檔案資料的歸檔整理工作，規(guī)范集團(tuán)公司固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目竣工檔案的編制、驗(yàn)收工作，中國船舶重工集團(tuán)公司下發(fā)了《關(guān)于印發(fā)〈中船重工集團(tuán)公司固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目竣工文件編制及檔案整理規(guī)范〉》。

1 加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理工作

加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理工作，不僅反映了企業(yè)發(fā)展的歷史過程，而且為項(xiàng)目完成后的投入生產(chǎn)、擴(kuò)建、改造等提供了原始資料，對(duì)企業(yè)是絕對(duì)有好處的。筆者結(jié)合北船重工的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀談?wù)劰潭ㄙY產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理過程中存在的以下四個(gè)問題。

1.1 檔案意識(shí)薄弱，輕視項(xiàng)目檔案資料管理

檔案意識(shí)薄弱，輕視項(xiàng)目檔案資料管理是思想上的問題，也是比較重要的問題。許多建設(shè)單位根本不重視項(xiàng)目檔案資料的收集積累，特別是在施工過程中，施工單位都在趕工期，建設(shè)單位也只想著項(xiàng)目的進(jìn)度，好投入使用，忽視了檔案資料的收集和整理，沒有按照本行業(yè)、本系統(tǒng)的規(guī)定收集相應(yīng)的資料，或者是沒有做到收集完整，導(dǎo)致重要的檔案資料缺失。等到建設(shè)工程完工要辦理竣工驗(yàn)收時(shí)，才想到工程檔案必須要通過驗(yàn)收。為了應(yīng)付竣工驗(yàn)收，建設(shè)單位才開始投入大量的人力物力來補(bǔ)充檔案資料，導(dǎo)致很多檔案資料缺失，影響檔案今后的利用和質(zhì)量。我們企業(yè)搬遷，開工了大批的建設(shè)項(xiàng)目，項(xiàng)目完成后建設(shè)部門歸檔的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案中就有很多缺頁，模糊不清的，根本不能達(dá)到檔案制作的標(biāo)準(zhǔn)。

1.2 項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)性不行，保證不了原始性和完整性

項(xiàng)目檔案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，從項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)到施工、監(jiān)理、驗(yàn)收、檔案資料一直處于使用中的狀態(tài)，直至項(xiàng)目驗(yàn)收以后，才能相對(duì)穩(wěn)定。有的一些特種設(shè)備還需要定期檢驗(yàn)。投資項(xiàng)目是由多個(gè)行業(yè)的隊(duì)伍參加施工監(jiān)理，這些施工隊(duì)伍對(duì)檔案工作的相關(guān)法規(guī)不是很了解，有的甚至從來沒有接觸過。他們大多數(shù)不知道這些項(xiàng)目檔案的歸檔范圍，不重視投資項(xiàng)目文件材料的管理工作，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)都得不到保證，影響了項(xiàng)目檔案工作質(zhì)量。歸檔的時(shí)候還不完整，有的缺了開工報(bào)告，有的缺了合同，給我們整理項(xiàng)目檔案增添了麻煩。

1.3 規(guī)章制度不完善

北船重工管理項(xiàng)目檔案，主要是根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、國家檔案局、國家計(jì)委《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》、中國船舶重工集團(tuán)公司《建設(shè)工程檔案資料管理規(guī)定》、《中船重工集團(tuán)公司固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目竣工文件編制及檔案整理規(guī)范》這些規(guī)范。畢竟公司有自己的特點(diǎn)，有著它的具體情況，還是需要制定符合本公司的規(guī)章制度。

1.4 保管條件不具備

檔案是不可再生的信息，必須要保證檔案的實(shí)體安全和信息安全，這就需要具備一定的保管條件，檔案庫房達(dá)到八防的要求，庫房與借閱室分離。企業(yè)需要給檔案提供良好的保管條件。北船重工還正處于新廠建設(shè)的過程當(dāng)中，很多廠房、辦公樓還正在建設(shè)中，所以庫房比較緊張，沒有專門的項(xiàng)目檔案庫房，一些工作環(huán)境還不具備整理、保管項(xiàng)目檔案條件，因此利用起來也不是很方便。

2 加強(qiáng)企業(yè)項(xiàng)目檔案管理的措施

企業(yè)項(xiàng)目檔案管理水平，主要是靠各項(xiàng)基礎(chǔ)工作的實(shí)績(jī)來體現(xiàn)，只要把基礎(chǔ)工作做好了，企業(yè)檔案管理的水平就容易得到提高，這兩者的關(guān)系是辯證的、互相影響的。加強(qiáng)企業(yè)項(xiàng)目檔案管理，必須從基礎(chǔ)工作做起。筆者認(rèn)為做好企業(yè)項(xiàng)目應(yīng)從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)檔案管理工作。

2.1 要加強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和全民的檔案意識(shí)

首先，企業(yè)里領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視程度，是影響檔案管理的重要因素。只有領(lǐng)導(dǎo)有較強(qiáng)的檔案意識(shí)，重視檔案工作，給檔案工作人員增加了積極性，才能把檔案工作納入日常管理和制度考核中，保證了檔案工作順利開展。如果領(lǐng)導(dǎo)沒有檔案意識(shí)，看不到檔案工作的重要性，那檔案工作很難正常進(jìn)行。其次，就是全民的檔案意識(shí)，特別是基層檔案工作人員的檔案意識(shí)，全民有了檔案意識(shí)，才能確保有用的檔案資料的及時(shí)歸檔，檔案工作才能順利有效地進(jìn)行。

2.2 加強(qiáng)項(xiàng)目檔案的收集積累

項(xiàng)目檔案管理本身就是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，檔案記錄了項(xiàng)目的全過程。項(xiàng)目一旦出現(xiàn)了問題或者需要維修，這些檔案資料就是最有力的憑證。在項(xiàng)目開工之前，應(yīng)該將有關(guān)計(jì)劃通知檔案部門，讓檔案部門來指導(dǎo)建設(shè)部門收集項(xiàng)目檔案資料，讓檔案工作提前介入，明確項(xiàng)目資料哪些需要?dú)w檔，哪些只需短期保存，哪些可以作為參考資料，讓檔案工作與工程建設(shè)同時(shí)進(jìn)行，保證資料收集的齊全準(zhǔn)確。

在項(xiàng)目建設(shè)過程中，制定明確的工作程序，從檔案的收集、整理、保管、移交到有效利用，這需要檔案部門、建設(shè)部門和施工部

門的互相配合，既能保證項(xiàng)目工作的進(jìn)度，又能符合檔案管理的要求。

在項(xiàng)目完工后，施工部門應(yīng)將收集的項(xiàng)目檔案資料，按照檔案整理規(guī)范整理項(xiàng)目資料，之后向檔案部門移交，確保歸檔后的檔案資料完整、準(zhǔn)確。檔案部門應(yīng)及時(shí)提供指導(dǎo)幫助，加強(qiáng)與施工單位、建設(shè)單位的聯(lián)系，共同努力做好項(xiàng)目檔案工作。

2.3 加強(qiáng)全過程管理工作

檔案工作人員和技術(shù)人員要全程跟進(jìn)投資項(xiàng)目建設(shè)的全過程。最主要的是把項(xiàng)目檔案的收集整理工作列入合同的有關(guān)條款，運(yùn)用合同條款和檔案管理的有關(guān)規(guī)章制度來提高項(xiàng)目檔案的編制質(zhì)量。項(xiàng)目建設(shè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要重視和支持檔案工作，在與施工部門、設(shè)計(jì)部門、監(jiān)理單位分別簽訂施工合同、設(shè)計(jì)合同、監(jiān)理合同時(shí)寫入合同里，將檔案工作與經(jīng)濟(jì)效益相掛鉤，以確保項(xiàng)目竣工檔案資料的質(zhì)量，這樣就能使工程技術(shù)管理人員重視檔案工作，并落實(shí)責(zé)任制，提高他們編制檔案的責(zé)任心。endprint

項(xiàng)目的設(shè)計(jì)單位要按照建設(shè)部門的合同、協(xié)議規(guī)定，按照項(xiàng)目檔案資料的整理規(guī)范，編制與建設(shè)項(xiàng)目實(shí)際情況相符的竣工圖和竣工文件，向建設(shè)部門提交完整、準(zhǔn)確的歸檔文件，并經(jīng)系統(tǒng)整理后的項(xiàng)目文件材料及圖紙。

2.4 要提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，并保證其工作的相對(duì)穩(wěn)定性

企業(yè)還應(yīng)配備相應(yīng)的檔案管理工作人員，培養(yǎng)他們的專業(yè)技能，提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)，并保持檔案隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定性。檔案管理一般是企業(yè)中薪酬相對(duì)比較低的崗位，這就造成了檔案人員工作不積極主動(dòng)，比起其他崗位更容易流失人才。如果企業(yè)不為檔案工作提供更多更好的便利條件，檔案工作人員也不能安心工作。此外，企業(yè)還應(yīng)該積極參加國家和行業(yè)舉辦的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、技能培訓(xùn)等，讓檔案管理人員了解項(xiàng)目檔案形成規(guī)律，讓檔案人員參加工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，參加設(shè)備開箱驗(yàn)收，使檔案人員在文件材料形成之初就能把握文件的來龍去脈，明確項(xiàng)目檔案資料有哪些內(nèi)容，知道項(xiàng)目檔案資料地歸檔范圍，提高檔案人員的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)，讓他們能更好地為企業(yè)地檔案管理工作。 這樣才能不斷提高企業(yè)地檔案管理水平。

2.5 完善檔案管理的規(guī)章制度

規(guī)章制度是規(guī)范檔案管理的保障。有了完善的檔案管理制度，檔案工作就有依可循，有章可考。為了全面規(guī)范企業(yè)檔案工作，提高現(xiàn)代企業(yè)管理水平，企業(yè)檔案管理部門必須要立足于基礎(chǔ)建設(shè)，按照國家及行業(yè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的要求，制定符合本企業(yè)具體情況的規(guī)章制度，抓好項(xiàng)目檔案資料的形成、整理、保管、歸檔、統(tǒng)計(jì)和開發(fā)利用，力求在企業(yè)內(nèi)部做到分類統(tǒng)一、編號(hào)統(tǒng)一、檔案裝具統(tǒng)一和工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)上的統(tǒng)一。主要是制定項(xiàng)目檔案的歸檔制度，項(xiàng)目檔案的整理規(guī)范，項(xiàng)目檔案的查借閱制度，檔案庫房保管制度等等。

2.6 要抓好企業(yè)檔案的提供利用和開發(fā)

利用是檔案管理的最終目的。為企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、銷售以及在解決企業(yè)問題中提供檔案資源利用服務(wù)，是企業(yè)項(xiàng)目檔案管理的重要環(huán)節(jié)，也是檔案管理工作的基本出發(fā)點(diǎn)和根本目的。為了便于檔案資源的開發(fā)利用，在企業(yè)檔案的基礎(chǔ)管理工作中，應(yīng)編制出多種途徑的檢索工具，做好檔案資料匯編工作，不斷提高檔案的檢索效率。

現(xiàn)在是信息化時(shí)代，要利用檔案管理軟件管理檔案資料，這樣會(huì)更方便快捷。它可以把檔案信息作為依據(jù)、憑證或參考材料直接用于生產(chǎn)、科研、管理等實(shí)際工作之中，以完成既定任務(wù)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，同時(shí)為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)決策提供可靠的依據(jù)和參考。

項(xiàng)目檔案管理是企業(yè)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，認(rèn)真抓好此項(xiàng)工作有利于促進(jìn)項(xiàng)目管理工作，縮短交工驗(yàn)收的期限，避免工作完成后牽制建設(shè)、施工單位大量的人力、物力，順利完成項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收和移交工作。當(dāng)然，優(yōu)質(zhì)的服務(wù)和工作順利的開展，必須以優(yōu)質(zhì)的檔案基礎(chǔ)為前提。檔案的有效利用才是最終的目的。所以，要扎實(shí)地做好企業(yè)地基礎(chǔ)工作，促進(jìn)檔案水平盡快提高，充分發(fā)揮項(xiàng)目檔案地效用，推動(dòng)企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展。endprint