集團(tuán)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)在口岸公司的應(yīng)用淺析

廈門中遠(yuǎn)國際貨運(yùn)有限公司 姚雪翎

一、舊系統(tǒng)模式特點(diǎn)及存在的問題

某某口岸有兩家本部公司、八家下屬網(wǎng)點(diǎn)企業(yè)（分公司、子公司）以及三家靠掛管理的分公司?？诎杜c下屬網(wǎng)點(diǎn)之間及網(wǎng)點(diǎn)間使用不同的財(cái)務(wù)系統(tǒng)，口岸與其他口岸之間及網(wǎng)點(diǎn)間使用著不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)。繁多的互不集成的系統(tǒng)使得科目設(shè)置不能統(tǒng)一、業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)信息無法互通，形成了典型的“信息孤島”。

這種狀況給會(huì)計(jì)核算工作、風(fēng)險(xiǎn)管控及企業(yè)管理各方面帶來了諸多問題。首先，系統(tǒng)不集成信息就不能共享，各級(jí)機(jī)構(gòu)無法從一個(gè)系統(tǒng)里獲取所需下屬機(jī)構(gòu)的信息，只能依靠下屬機(jī)構(gòu)的層層報(bào)送。同時(shí)，各種不同的系統(tǒng)中由各家自行設(shè)置業(yè)務(wù)流程、會(huì)計(jì)科目、核算流程、會(huì)計(jì)報(bào)表，產(chǎn)生的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)必然口徑不一，這些信息在網(wǎng)點(diǎn)、口岸、集團(tuán)的上傳中難以匯總分析，往往造成信息滯后、管控漏洞，并且存在審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。其次，沒有統(tǒng)一的系統(tǒng)平臺(tái)就無法實(shí)施集中審批、事中預(yù)算和資金統(tǒng)管，而這三項(xiàng)管理正是企業(yè)管控方面的重要內(nèi)容，在企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)中不容忽視。可見，系統(tǒng)新建設(shè)勢(shì)在必行。

二、新系統(tǒng)上線展現(xiàn)出特點(diǎn)與優(yōu)勢(shì)

長期以來該集團(tuán)選擇某軟件作為財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的核心軟件，在財(cái)務(wù)集中核算項(xiàng)目推進(jìn)過程中，積極與具有實(shí)力的企業(yè)信息化專業(yè)服務(wù)提供商合作將該軟件系統(tǒng)平臺(tái)版本進(jìn)行了升級(jí)。另外，集團(tuán)或自行開發(fā)或合作運(yùn)用上配套的接口和應(yīng)用系統(tǒng)。就是這樣以統(tǒng)一的財(cái)務(wù)平臺(tái)和統(tǒng)一的業(yè)務(wù)結(jié)算系統(tǒng)為基礎(chǔ)建立起了綜合財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)。

一方面，新系統(tǒng)將口岸及各網(wǎng)點(diǎn)財(cái)務(wù)信息集中儲(chǔ)存在一個(gè)服務(wù)器內(nèi)，不再是分散的帳套。同時(shí)統(tǒng)一設(shè)置財(cái)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（包括會(huì)計(jì)科目、客商代碼、外幣折算匯率）與核算流程，為集團(tuán)公司規(guī)范內(nèi)部會(huì)計(jì)制度，進(jìn)行口徑一致、規(guī)則一致的財(cái)務(wù)集中核算與內(nèi)部審計(jì)，準(zhǔn)確及時(shí)提供出合并報(bào)表打下了基礎(chǔ)。另一方面，通過簡(jiǎn)潔統(tǒng)一的接口和應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化，將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、前端數(shù)據(jù)導(dǎo)入核心軟件中自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證，有效提高了辦公自動(dòng)化水平，并減少了人工干預(yù)風(fēng)險(xiǎn)。

三、統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交互平臺(tái)與重要模塊舉例

圖1 數(shù)據(jù)交互平臺(tái)

以上是新系統(tǒng)上線后多系統(tǒng)間的交互集成的粗略圖示。本文以某某口岸新系統(tǒng)實(shí)施中的重要模塊為例，簡(jiǎn)單分析介紹。

(一)資金管理模塊及業(yè)務(wù)接口

資金能在同一平臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)一管理，是一個(gè)很大的進(jìn)步，資金的集中收款、上掃下?lián)堋⒏犊顚徟及凑战y(tǒng)一的流程處理，資金流信息變得透明，為企業(yè)管控、審計(jì)監(jiān)督帶來便利。核算繼續(xù)貫徹收支兩條線，關(guān)聯(lián)賬戶改由資金計(jì)劃部統(tǒng)一管理。資金收付有很大部分是業(yè)務(wù)往來事項(xiàng)，新研發(fā)的集團(tuán)內(nèi)商務(wù)結(jié)算系統(tǒng)涵蓋了所有的業(yè)務(wù)流程，并做到了集中審批、實(shí)時(shí)傳遞以及自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證、同步掛賬的效果。這樣的接口使得資金流與業(yè)務(wù)賬項(xiàng)一一對(duì)應(yīng)，并且能夠避免人為動(dòng)作，方便信息的查詢與核對(duì)。

(二)報(bào)銷系統(tǒng)與預(yù)算的事中控制

承上，涉及資金付款的另一部分是費(fèi)用報(bào)銷，報(bào)銷系統(tǒng)是企業(yè)財(cái)務(wù)信息化體系中的重要組成部分。該口岸此次使用的是由ERP實(shí)施咨詢領(lǐng)域?qū)嵙δ彻狙邪l(fā)的費(fèi)控系統(tǒng)。新系統(tǒng)的引進(jìn)，不僅改變了傳統(tǒng)報(bào)銷手工處理模式，而且還可以切換口岸網(wǎng)點(diǎn)公司，順應(yīng)了集團(tuán)公司多分支機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)；更值得一提的是將預(yù)算設(shè)置其中，真正實(shí)現(xiàn)及時(shí)、準(zhǔn)確、強(qiáng)制的管控。

該系統(tǒng)的特點(diǎn)有：一是付款申請(qǐng)人在網(wǎng)上提起附以電子原始憑證的報(bào)銷單申請(qǐng)，系統(tǒng)會(huì)按照定義的審批權(quán)限、流程自動(dòng)進(jìn)行層層審批，當(dāng)事人還可以實(shí)時(shí)查詢單據(jù)審批進(jìn)度。二是系統(tǒng)事前編制預(yù)算，付款申請(qǐng)人在提起申請(qǐng)時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)判斷是否超預(yù)算，若超過預(yù)算則發(fā)出警告提示或拒絕提示；另外，在此系統(tǒng)中可以統(tǒng)計(jì)、查詢費(fèi)用報(bào)表。三是審批流程結(jié)束后，財(cái)務(wù)人員預(yù)制憑證過賬，當(dāng)即自動(dòng)產(chǎn)生費(fèi)用掛賬憑證，連同付款申請(qǐng)一并傳送至核心軟件資金平臺(tái)。與業(yè)務(wù)接口一樣，費(fèi)控接口也可反寫憑證號(hào)，將申請(qǐng)單與資金付款登記一一對(duì)應(yīng)。

(三)固定資產(chǎn)、稅務(wù)平臺(tái)及人工成本核算

根據(jù)以上兩點(diǎn)，大家對(duì)系統(tǒng)改革可見一斑，其他九項(xiàng)管理事務(wù)的設(shè)置理念一脈相承，筆者選取其特別之處簡(jiǎn)說一二。一是固定資產(chǎn)涉及核心軟件和費(fèi)控系統(tǒng)的使用，在系統(tǒng)內(nèi)不僅有價(jià)值管理，還實(shí)現(xiàn)了資產(chǎn)實(shí)物管理。二是稅務(wù)管理涉及核心軟件的使用，它的流程為在稅務(wù)平臺(tái)計(jì)提、支付稅金，在資金平臺(tái)上做稅金支付登記與確認(rèn)，最終在核心軟件做定期清賬。三是人工成本核算涉及HR系統(tǒng)和費(fèi)控系統(tǒng)，二者將員工資料同步，在HR系統(tǒng)計(jì)算人工成本后通過接口進(jìn)行傳遞，可自動(dòng)生成憑證。

四、財(cái)務(wù)信息化建設(shè)中可能存在的問題與建議

(一)系統(tǒng)應(yīng)用要求高

當(dāng)企業(yè)系統(tǒng)信息化成為企業(yè)運(yùn)營與競(jìng)爭(zhēng)力的基礎(chǔ)時(shí)，系統(tǒng)的應(yīng)用就至關(guān)重要。企業(yè)的信息來源于業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)等報(bào)表，報(bào)表的信息來源于各種單據(jù)憑證，所以系統(tǒng)的前端錄入就必須及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，這需要業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、領(lǐng)導(dǎo)等全員的共同維護(hù)。尤其是財(cái)務(wù)人員，更要深入了解系統(tǒng)，才能應(yīng)用好系統(tǒng)。

(二)報(bào)表體系的改進(jìn)

在新舊切換的前期，舊系統(tǒng)的清理與新舊交接的處理有較大的難度。該口岸用了將近一年的時(shí)間，才將舊系統(tǒng)數(shù)據(jù)基本清理完畢。在此期間，會(huì)計(jì)報(bào)表的編制工作量也一度增加。雖然在此次系統(tǒng)改革中，報(bào)表體系已經(jīng)統(tǒng)一了式樣與取數(shù)口徑，但在往來處理中還是有可以提高、改進(jìn)的空間。

(三)會(huì)計(jì)人員專業(yè)水平

隨著財(cái)務(wù)信息化的不斷發(fā)展，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)自動(dòng)對(duì)應(yīng)會(huì)計(jì)科目、自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證、自動(dòng)出具報(bào)表的功能。這一方面提高著會(huì)計(jì)人員的工作效率，另一方面也在減弱會(huì)計(jì)人員的專業(yè)訓(xùn)練，如果個(gè)人、企業(yè)不予重視，會(huì)計(jì)人員最終將成為流水線上的錄入員，失去處理賬務(wù)、分析報(bào)表、發(fā)現(xiàn)問題的能力。