對(duì)公文處理常見(jiàn)問(wèn)題的幾點(diǎn)思考和建議

喇全戰(zhàn)中國(guó)石油集團(tuán)渤海鉆探工程有限公司石油工程總承包分公司

對(duì)公文處理常見(jiàn)問(wèn)題的幾點(diǎn)思考和建議

喇全戰(zhàn)
中國(guó)石油集團(tuán)渤海鉆探工程有限公司石油工程總承包分公司

中辦、國(guó)辦聯(lián)合印發(fā)的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》實(shí)施三年多時(shí)間里，筆者對(duì)部分黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和國(guó)有企業(yè)單位公文處理情況做了調(diào)研，發(fā)現(xiàn)許多單位文書(shū)人員難以盡快適應(yīng)新的條例規(guī)范，出現(xiàn)了一些共性的紕漏，影響了公文處理的質(zhì)量和效率，從而影響了行政辦公的速度和效率。對(duì)如何實(shí)現(xiàn)公文處理工作的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，筆者對(duì)公文處理做了深入分析，并對(duì)公文處理的常見(jiàn)問(wèn)題提出了幾點(diǎn)思考和建議。

公文處理；常見(jiàn)問(wèn)題；分析；思考；建議

一、引言/概述

新的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》對(duì)公文處理的內(nèi)容做了明確概括，即由公文擬制、公文辦理和公文管理三部分組成，是黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位日常工作的重要組成部分，是上情下達(dá)、溝通信息、處理公務(wù)、協(xié)調(diào)關(guān)系的重要手段之一。因此說(shuō)公文處理效率和質(zhì)量的高低，體現(xiàn)了行政辦公的速度和效率的高低。本文對(duì)黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位在公文處理過(guò)程中常見(jiàn)的問(wèn)題予以剖析，并結(jié)合筆者多年的文書(shū)工作經(jīng)驗(yàn)，提出若干建議，供機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位的文書(shū)人員參考。

二、當(dāng)前公文處理中存在的主要問(wèn)題

公文處理，是按照規(guī)范要求和規(guī)定程序進(jìn)行文書(shū)處理的一系列相關(guān)工作，但由于公文處理工作繁瑣，具體操作時(shí)難免出現(xiàn)一些紕漏。存在的主要問(wèn)題有以下幾方面。

1、發(fā)文環(huán)節(jié)存在的問(wèn)題

（1）誤用公文種類(lèi)。常見(jiàn)的問(wèn)題有：第一，下級(jí)單位給上級(jí)機(jī)關(guān)某一部門(mén)行文，為表達(dá)對(duì)上級(jí)部門(mén)的尊稱(chēng)，常常采用上行文種“請(qǐng)示”，而未采用“公函”文種。第二，向上級(jí)單位報(bào)告的事項(xiàng)中夾帶請(qǐng)示內(nèi)容，或者請(qǐng)示事項(xiàng)為多個(gè)事項(xiàng)。第三，對(duì)本單位人員進(jìn)行表彰行文時(shí)，采用“通知”文種，而未采用“決定”文種。

（2）發(fā)文標(biāo)題不規(guī)范。常見(jiàn)的問(wèn)題有：第一，在標(biāo)題中使用逗號(hào)、分號(hào)、冒號(hào)、句號(hào)、感嘆號(hào)等標(biāo)題符號(hào)。第二，標(biāo)題較長(zhǎng)時(shí)，斷詞不準(zhǔn)確。

（3）主送機(jī)關(guān)不準(zhǔn)確。常見(jiàn)的問(wèn)題有：第一，主送機(jī)關(guān)比較多，導(dǎo)致公文首頁(yè)無(wú)正文內(nèi)容。第二，向上級(jí)單位行文，使用單位簡(jiǎn)稱(chēng)，而未使用全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)；或者直接向上級(jí)單位機(jī)關(guān)某一部門(mén)行文，這都是不允許的。第三，隨意使用各有關(guān)單位。第四，各單位、部門(mén)或各類(lèi)單位、部門(mén)間錯(cuò)用頓號(hào)；或用作定語(yǔ)的同類(lèi)單位間錯(cuò)用逗號(hào)。

（4）正文內(nèi)容不規(guī)范。常見(jiàn)的問(wèn)題有：第一，引用公文標(biāo)題時(shí)與原文不一致，存在多字或少字現(xiàn)象。第二，公文正文中出現(xiàn)表格、示意圖、結(jié)構(gòu)圖等形式。第三，公文正文各層級(jí)標(biāo)題體例使用混亂。第四，附件說(shuō)明，只寫(xiě)成“附”，或?qū)憺椤案奖怼?；附件名稱(chēng)另起行，使用了書(shū)名號(hào)和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。第五，附件名稱(chēng)較長(zhǎng)需回行時(shí)，未與上一行附件名稱(chēng)的首字對(duì)齊。第六，印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件，做為了附件標(biāo)注。

（5）其他問(wèn)題。第一，發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章不規(guī)范。第二，印章頁(yè)無(wú)正文文字，而標(biāo)注了“此頁(yè)無(wú)正文”。第三，正文后的附件序號(hào)和名稱(chēng)未對(duì)應(yīng)一致。從法律意義上講，可以不承認(rèn)該附件是正文的附件，該附件失去了其應(yīng)有的與正文同等的效力。第四，版記中，部分單位仍使用主題詞，而新《條例》已取消了主題詞。

2、收文環(huán)節(jié)存在的問(wèn)題

（1）收發(fā)不及時(shí)。部分機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企事業(yè)單位未開(kāi)發(fā)使用OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，仍采用傳統(tǒng)途徑辦理文件。文秘人員常因事務(wù)繁雜，或者長(zhǎng)時(shí)間出差，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)公文收取不及時(shí)的現(xiàn)象，造成工作延誤，特別是時(shí)限性較強(qiáng)的緊急文件，不及時(shí)收取很可能給行政工作帶來(lái)很大損失。

（2）處理不嚴(yán)肅。部分單位公文收發(fā)制度不健全，公文辦理憑經(jīng)驗(yàn)，憑習(xí)慣。部分單位即使建立了公文收發(fā)制度，但未嚴(yán)格執(zhí)行，包括收發(fā)文不登記，不簽字；不填寫(xiě)擬辦意見(jiàn)，或者填寫(xiě)擬辦意見(jiàn)后不署名，不署日期。

（3）留存不妥善。整理、歸檔、銷(xiāo)毀是公文處理必不可少的環(huán)節(jié)。部分單位平時(shí)對(duì)公文等文書(shū)資料疏于整理，而是在歸檔時(shí)集中時(shí)間整理，由于歸檔時(shí)間緊，歸檔資料多，導(dǎo)致歸檔的資料不規(guī)范，不齊全，無(wú)法還原公文流轉(zhuǎn)過(guò)程中形成的工作內(nèi)容真相。

三、對(duì)于公文處理工作的幾點(diǎn)建議

1、深入開(kāi)展新《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)。各單位不僅要組織文書(shū)人員，而且要組織從事公文寫(xiě)作的人員，深入對(duì)新《條例》開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，對(duì)比新《條例》與《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》、《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的調(diào)整與變化，結(jié)合公文處理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，深入分析探討問(wèn)題產(chǎn)生的原因，制定工作改進(jìn)措施，不斷提升文書(shū)人員和從事公文寫(xiě)作人員的水平，建設(shè)一支業(yè)務(wù)水平高、工作作風(fēng)硬的文秘隊(duì)伍。

2、健全收發(fā)文登記制度。嚴(yán)格收發(fā)文處理程序，按照來(lái)文文種分別登記造冊(cè)，確保公文分門(mén)別類(lèi)，高效流轉(zhuǎn)。定時(shí)查看來(lái)文記錄，及時(shí)查找遺漏、拖延未發(fā)的文件，及時(shí)分發(fā)。對(duì)于已發(fā)送各部門(mén)、單位的公文，要及時(shí)核實(shí)確認(rèn)。建立快速靈活的公文發(fā)送機(jī)制，特別是處理緊急電子公文時(shí)，由于系統(tǒng)功能和流程限制，如文件呈送領(lǐng)導(dǎo)但無(wú)法及時(shí)轉(zhuǎn)送到相關(guān)部門(mén)，則應(yīng)使用系統(tǒng)傳閱功能或下載后紙質(zhì)傳閱，做到急文急送，不延誤公文辦理。

3、健全公文傳閱制度。詳細(xì)記錄公文傳閱動(dòng)態(tài)，全程監(jiān)控文件去向，實(shí)行特殊公文加密頻次督辦，普通文件定時(shí)督辦制度。嚴(yán)格傳閱手續(xù)，明確辦理、閱知范圍，做到公文動(dòng)向可控、去向可查。嚴(yán)格做好涉密公文傳閱的記錄工作，絕密文件傳閱時(shí)嚴(yán)禁掃描、復(fù)印，必要時(shí)可旁站監(jiān)督。

4、實(shí)行限時(shí)辦結(jié)制。根據(jù)公文內(nèi)容重要程度、緊急程度和復(fù)雜程度，對(duì)公文分類(lèi)，并明確各類(lèi)公文的處理時(shí)限進(jìn)行明確，對(duì)于特定時(shí)限無(wú)法完成的，要加強(qiáng)督辦和協(xié)調(diào)，加快辦理進(jìn)度，防止出現(xiàn)職責(zé)不明、無(wú)人辦文、誤時(shí)誤事的情況。根據(jù)公文要求在收文處理單上注明辦理時(shí)限并做好記錄。

5、建立責(zé)任追究制度。建立健全績(jī)效考核機(jī)制，定期開(kāi)展考核評(píng)比，評(píng)比結(jié)果與評(píng)優(yōu)、薪酬掛鉤，增強(qiáng)文書(shū)工作人員的積極性和主動(dòng)性。

從文件制發(fā)角度講，公文質(zhì)量的高低一定程度代表著行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的形象；從文件收發(fā)和傳閱角度講，公文處理速度反映了行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位行政辦公的效率。廣大文書(shū)工作人員應(yīng)從單位的角度出發(fā)，增強(qiáng)對(duì)做好文書(shū)工作的責(zé)任意識(shí)，查找并整改公文處理工作中存在的問(wèn)題，不斷改進(jìn)，提升水平，促進(jìn)公文處理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。