淺析燃?xì)馄髽I(yè)工程檔案信息化管理

胡京津

天然氣作為一種清潔能源，具有使用方便、能源利用效率高等特點。城市燃?xì)庑袠I(yè)健康發(fā)展是改善城市居民生活水平和加快城市現(xiàn)代化建設(shè)、優(yōu)化能源結(jié)構(gòu)和提高能源利用效率、減少溫室氣體排放減輕污染的重要條件。管道輸送以其安全、高效、便捷、低損耗的特點，決定了各類高中低壓輸氣管道建設(shè)、運營在燃?xì)馄髽I(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中占重要地位，因此工程檔案管理是燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理工作的重點內(nèi)容。

目前，檔案管理信息化能夠顯著提高企業(yè)檔案管理水平已成為共識。通過對檔案內(nèi)容電子信息化采集形成數(shù)據(jù)庫，不僅可以提高檔案查閱效率，還可以通過數(shù)據(jù)庫運算對相關(guān)檔案信息進(jìn)行歸納總結(jié)，豐富了檔案利用的形式。燃?xì)馄髽I(yè)工程檔案管理中引入信息化手段，實現(xiàn)工程檔案信息化管理能夠顯著提高燃?xì)馄髽I(yè)管理水平，提高供氣效率，降低供氣安全風(fēng)險。

一、燃?xì)夤こ虣n案內(nèi)容

燃?xì)馄髽I(yè)工程檔案主要包含以下幾方面內(nèi)容：

①燃?xì)饨ㄔO(shè)所涉及到的各類業(yè)務(wù)合同，如監(jiān)理合同、施工合同、市政工程開挖恢復(fù)合同、設(shè)計合同及無損性探傷檢驗合同等。②各類竣工資料，如施工藍(lán)圖、材料預(yù)算書、各類審批流程單、竣工資料及結(jié)算書等。③安全生產(chǎn)檔案，如安全教育培訓(xùn)記錄、安全管理設(shè)備臺賬、安全檢查整改材料、安全管理相關(guān)資格證書。④與燃?xì)夤こ滔嚓P(guān)的賬冊信息，如合同編號、開竣工時間、施工單位情況、工程價款、監(jiān)理費用、設(shè)計費用、質(zhì)保金。涉及到工商業(yè)用戶要注明燃?xì)庥嬃勘硇吞枖?shù)量，小區(qū)工程需要注明總戶數(shù)、合同戶數(shù)，管網(wǎng)工程需要注明管道直徑、管道長度、閥門類型數(shù)量等相關(guān)信息。⑤與燃?xì)夤こ滔嚓P(guān)的技術(shù)資料，如燃?xì)夤こ淌┕覙?biāo)準(zhǔn)、相關(guān)技術(shù)書籍等。

二、實現(xiàn)工程檔案信息化的具體辦法

對于工程檔案實現(xiàn)信息化，與一般文書檔案相比既有相同的共性，又具有其自身的獨特要求。實現(xiàn)檔案管理電子信息化的基礎(chǔ)是將各類檔案信息轉(zhuǎn)化為電腦能夠識別存儲的數(shù)據(jù)，要實現(xiàn)這一目的，需要完成兩方面工作：其一，進(jìn)行檔案信息數(shù)據(jù)庫錄入，包括文件題目、文號、關(guān)鍵詞、摘要等;其二，用掃描儀對檔案原件進(jìn)行掃描。工程檔案與普通文書檔案相比較，區(qū)別主要體現(xiàn)在于各類工程藍(lán)圖的數(shù)字化加工方面，一般文書檔案以及工程檔案中的諸如各類合同、合格證等文件檔案，在掃描錄入時只要使用一般掃描儀甚至數(shù)碼相機拍照即可，而圖紙檔案對于細(xì)節(jié)要求嚴(yán)格，必須用專用的大幅面掃描儀進(jìn)行掃描錄入。

天燃?xì)饩哂幸兹家妆约坝卸镜忍厥鈱傩?，因此安全生產(chǎn)在燃?xì)馄髽I(yè)運營管理中地位非常突出，而天燃?xì)夤艿烙稚盥裼诘乇碇率蛛[蔽，這就進(jìn)一步要求燃?xì)馄髽I(yè)工程檔案管理中，在將各類工程的施工圖紙進(jìn)行電子信息化掃描錄入時必須保證電子檔案與原始檔案高度保真。為了達(dá)到這一目的，在進(jìn)行圖紙電子信息化掃描錄入時必須注意以下幾點：①必須使用專用的大幅面掃描儀，并匹配專用的掃描軟件。②在掃描前對圖紙檔案進(jìn)行整理，盡量保證圖紙整潔，對于褶皺不平的圖紙在錄入前必須進(jìn)行燙平處理，并拆除相應(yīng)裝訂物。對于比較陳舊有破損的老圖紙應(yīng)先裝入透明掃描套封進(jìn)行掃描。③掃描參數(shù)設(shè)定關(guān)系到掃描圖像的質(zhì)量也關(guān)系到掃描的效率，必須根據(jù)具體情況具體設(shè)定，如掃描分辨率越高，理論上掃描所得的圖像清晰度越高，與原始藍(lán)圖相比，更能保存原圖所含信息，但隨著分辨率的提高，掃描時間也大幅延長，降低掃描工作效率也增大數(shù)據(jù)量，加重數(shù)據(jù)庫的負(fù)擔(dān)，在實際工作中，一般選擇分辨率在100至200dpi之間即可。

三、工程檔案信息化促進(jìn)燃?xì)馄髽I(yè)管理水平提升

實現(xiàn)檔案信息化管理，依托網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫等信息技術(shù)資源，可以有效的增大檔案存儲容量，提高檔案查閱利用效率。對于工程檔案，尤其是各類工程藍(lán)圖檔案，信息化技術(shù)在其管理利用中的應(yīng)用能夠帶來顯著的效益。通過對各類工程相關(guān)的技術(shù)資料、合同、證書以及臺賬等信息化采集并形成數(shù)據(jù)庫，既可以實現(xiàn)相關(guān)信息的聯(lián)網(wǎng)檢索提高效率，又可以減少因反復(fù)使用造成的檔案原件損壞。各類藍(lán)圖檔案作為燃?xì)馄髽I(yè)工程檔案的主要內(nèi)容，實現(xiàn)信息化管理能夠為燃?xì)馄髽I(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動帶來顯著變化。

第一，各類工程藍(lán)圖數(shù)量龐大，紙質(zhì)藍(lán)圖存檔數(shù)量巨大，保存以及查詢都十分不方便，再加上一些年代久遠(yuǎn)的圖紙磨損嚴(yán)重，更加大了圖紙管理的難度，同時也給圖紙的利用造成了困難。實現(xiàn)藍(lán)圖檔案數(shù)字化管理后，相關(guān)部門再查閱圖紙就不必翻閱原始圖紙，可以直接通過檔案管理系統(tǒng)直接在數(shù)據(jù)庫中檢索并調(diào)閱相關(guān)圖紙。而且由于網(wǎng)絡(luò)存在，相關(guān)部門在不同空間時間可以根據(jù)需要即時調(diào)閱圖紙，而不必前往檔案室。這在燃?xì)夤芫W(wǎng)搶修維護(hù)中顯得格外重要。

第二，圖紙檔案數(shù)字化利用有利于藍(lán)圖原件的保護(hù)。傳統(tǒng)的圖紙管理，因原圖被相關(guān)部門反復(fù)借閱使用，常在使用過程中造成原圖的污損破壞，可能造成重要信息的丟失。實現(xiàn)信息化管理，可以在日常工作中不必查閱圖紙原件，有利于圖紙原件的長期保管。

第三，可以加快工程圖紙設(shè)計速度。城市燃?xì)夤芫W(wǎng)以及各類室內(nèi)管道在面臨升級改造時，一般只需要在原有管道系統(tǒng)基礎(chǔ)上進(jìn)行修改，相關(guān)圖紙僅需要進(jìn)行局部修改。按照圖紙檔案傳統(tǒng)管理辦法，通常需要繪圖員重新畫一遍，工作量很大，而圖紙檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理后，面臨這一情況，只需要在原有圖紙的電子版上進(jìn)行修改，從而加快了出圖速度，提高工作效率。

第四，條件允許的情況下，可以由上級主管部門將燃?xì)?、熱力、自來水以及電力等城市市政工程相關(guān)圖紙檔案組成統(tǒng)一的市政工程檔案數(shù)據(jù)庫，供具有相應(yīng)權(quán)限的單位綜合檢索查閱，從而提高諸如城市道路建設(shè)、居民住宅小區(qū)建設(shè)等相關(guān)工程建設(shè)的設(shè)計效率，節(jié)約設(shè)計成本。

（作者單位：唐山市燃?xì)饧瘓F(tuán)有限公司）