淺談文書工作與檔案管理的關(guān)系

段孟燕

摘要：文書工作是檔案管理當(dāng)中的重要的一個環(huán)節(jié)。文書工作的創(chuàng)造性、時效性和準(zhǔn)確性對檔案管理工作具有十分重要意義。本文就文書工作與檔案工作的關(guān)系，文書工作在檔案信息化、檔案管理建設(shè)工作中的地位和作用作簡要的闡述。

關(guān)鍵詞：文書工作；檔案管理

前言

文書工作是現(xiàn)代機(jī)關(guān)單位和企事業(yè)單位管理過程中一項(xiàng)不可缺少的重要工作，它對于提升機(jī)關(guān)、企事業(yè)管理實(shí)效，對內(nèi)提高文秘工作效率，對外樹立機(jī)關(guān)、企事業(yè)以及公司良好形象具有重要作用。文書工作質(zhì)量的好壞和辦事的速度，既體現(xiàn)一個單位的工作面貌和工作作風(fēng)，又直接影響一個單位的工作效率和質(zhì)量。檔案管理工作來源于文書工作，而檔案管理工作是由文書工作演化而來的。

一、 文書工作與檔案管理的含義

（一）文書工作的含義

文書工作是指文書工作人員運(yùn)用科學(xué)的原則、程序和方法完成文書的收發(fā)、文書的撰寫、文書的制發(fā)、文書的處理和文書的管理等一系列工作。文書工作在機(jī)關(guān)工作活動中是一項(xiàng)最主要、最大量的日常工作，它通過文書的制發(fā)、處理與管理等一系列相互銜接的程序和環(huán)節(jié)，構(gòu)成機(jī)關(guān)信息轉(zhuǎn)運(yùn)與處理的流程。文書工作可以有效地推進(jìn)機(jī)關(guān)工作，溝通對內(nèi)對外聯(lián)系，為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。其內(nèi)容主要包括以下三個方面：

1.文書的制作

文書的制作是指文書從醞釀階段到最后形成正式發(fā)文文稿的全過程。這一過程的中間環(huán)節(jié)要是：定題、選體、編寫提綱、擬稿、審核修改、領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)等。其目的是將文件快速地向有關(guān)方面發(fā)出，傳達(dá)有關(guān)精神。

2.文書的處理

文書的處理包括發(fā)文處理和收文處理兩方面。發(fā)文處理主要包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等環(huán)節(jié)；收文處理主要包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦等環(huán)節(jié)。其主要目的是把文件精神及時地落實(shí)到實(shí)際工作中去。

3.文書的管理

文書的管理主要是將辦理完畢的文件進(jìn)行整理和歸檔的全過程。主要包括初步整理、系統(tǒng)整理和歸檔三個環(huán)節(jié)。其目的是科學(xué)地管理好各類文書材料，為機(jī)關(guān)工作提供利用，為國家檔案工作奠定基礎(chǔ)。

文書工作是機(jī)關(guān)工作中的一項(xiàng)重要的、經(jīng)常性的工作，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡高效的原則，要求做到及時、準(zhǔn)確、安全。因此，文書工作人員必須一絲不茍，高質(zhì)量地完成好各項(xiàng)任務(wù)。

（二）檔案管理的含義

檔案管理也被稱作檔案工作，它是指利用科學(xué)的原則、良好的方法和組織管理檔案，為國家提供各種各樣的一項(xiàng)服務(wù)的工作。它的內(nèi)容主要有檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等各項(xiàng)工作，即通常所說的檔案工作的六個環(huán)節(jié)。其中，收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)這五個環(huán)節(jié)叫做基礎(chǔ)工作環(huán)節(jié)，屬于檔案管理工作最基本的內(nèi)容。提供利用是檔案工作的目的，屬于服務(wù)工作的核心內(nèi)容。前五個環(huán)節(jié)是基礎(chǔ)，而為第六個環(huán)節(jié)提供良好的物質(zhì)基礎(chǔ)和基本條件，二者相輔相成，相互促進(jìn)。

（1）收集

檔案的收集就是指按照黨和國家的規(guī)定，把分散在各機(jī)關(guān)、單位、各部門及個人手中的檔案，進(jìn)行集中保存的工作。

（2）整理

檔案的整理就是指為了便于日常管理，提供利用服務(wù)，將收集起來的檔案分門別類，使其條理化、系統(tǒng)化。

（3）鑒定

檔案的鑒定就是指將收集和整理的檔案進(jìn)行甄別，判定其價(jià)值，剔除那些失去保存價(jià)值的檔案的工作。

（4）保存和管理

檔案的保存和管理就是指對已經(jīng)整理好并已經(jīng)入庫的檔案，采取各種各樣保護(hù)措施，進(jìn)行日常維護(hù)管理，保證其完善、齊全的一項(xiàng)工作。

（5）統(tǒng)計(jì)

檔案的統(tǒng)計(jì)就是指為了掌握檔案和檔案工作的全面情況，檔案管理工作人員根據(jù)掌握的情況對檔案和檔案工作狀況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析和研究的一項(xiàng)工作。

（6）提供利用

檔案的提供利用是指通過一定的方式和方法，向社會各方面提供信息服務(wù)的工作。

二、文書工作與檔案管理的相互關(guān)系

1.二者的工作對象各不相同

文書工作與檔案管理工作的基本對象都是文字性材料（檔案工作還有其他材料）。文書工作是形成和處理文字材料，是對文字材料的提前處理，并實(shí)現(xiàn)其現(xiàn)行效用；檔案工作是有規(guī)律地保存了文字材料，是對文字材料進(jìn)行后期處理，并實(shí)現(xiàn)其備考利用價(jià)值。檔案是由文書轉(zhuǎn)化而來的。

2.二者的某些工作環(huán)節(jié)相同

文書的整理與歸檔是文書工作的最后一個環(huán)節(jié)，但同時又是檔案工作的第一個環(huán)節(jié)—收集。歸檔和收集是文書工作與檔案工作的臨界線和交叉點(diǎn)。它們從不同的角度覆行了同一道手續(xù)。歸檔文書的整理工作是檔案工作的基礎(chǔ)工作，因此，必須符合檔案管理的要求，它既是文書工作的任務(wù)，也是檔案工作的任務(wù)。

3.二者互為條件

文書工作是檔案管理的前處理階段，是檔案管理的基礎(chǔ)，檔案管理是文書工作的延續(xù)和深入，是文書工作的歸結(jié)。沒有文書工作，就沒有檔案管理工作。在某些情況下，文書工作又需要利用檔案材料，否則，將不能更好地開展文書工作。

4.文書工作與檔案管理的區(qū)別

5.二者的工作任務(wù)不同

文書工作的任務(wù)主要是形成高質(zhì)量、高品質(zhì)的文書，非常及時準(zhǔn)確地處理來往的文書，有條不紊、安全地運(yùn)轉(zhuǎn)文書，完完整整妥善地保管文書，正確地發(fā)揮文書的獨(dú)特作用；溝通內(nèi)外的聯(lián)系，有效地推進(jìn)并開展機(jī)關(guān)工作，為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)。檔案管理的任務(wù)主要是堅(jiān)持集中、統(tǒng)一和科學(xué)地管理檔案，大力開發(fā)檔案信息資源，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，科學(xué)化，更好地提供檔案準(zhǔn)確性，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)更好地服務(wù)。

6.二者的工作內(nèi)容不同

文書工作的主要內(nèi)容是文書的形成，文書的處理及文書的整理與歸檔；檔案管理的內(nèi)容主要是收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用等。

7.二者的服務(wù)對象不同

文書工作主要是為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作和業(yè)務(wù)工作服務(wù)；檔案管理是為全社會提供服務(wù)，檔案提供利用的對象越廣泛，其價(jià)值效應(yīng)也就越大。

三、文書處理和檔案管理之間的意義

文書處理與檔案管理工作是相互銜接的兩個流程，是密不可分的兩個環(huán)節(jié)。正確處理二者關(guān)系，使之有機(jī)結(jié)合，規(guī)范銜接，對于做好文書處理和檔案管理工作十分重要。

參考文獻(xiàn)：

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