淺論檔案管理現(xiàn)代化

韓仁杰

青海油田分公司物資裝備公司人事檔案部

淺論檔案管理現(xiàn)代化

韓仁杰

青海油田分公司物資裝備公司人事檔案部

在全新的信息時(shí)代，檔案管理事業(yè)發(fā)展的大體趨勢(shì)便是檔案管理現(xiàn)代化，同時(shí)檔案事業(yè)生存以及進(jìn)一步發(fā)展的必要要求便是落實(shí)檔案管理現(xiàn)代化?，F(xiàn)階段我國的檔案管理現(xiàn)代化包含了很多不同方面的內(nèi)容，本文針對(duì)如何實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)行深入的分析和討論。

檔案管理；實(shí)現(xiàn)；現(xiàn)代化

一、檔案管理現(xiàn)代化

所謂檔案管理現(xiàn)代化，是指將相關(guān)的現(xiàn)代管理科學(xué)作為指導(dǎo)思想，利用具體的現(xiàn)代化管理模式，應(yīng)用全新的現(xiàn)代化管理技術(shù)，將檔案管理工作者的主觀能動(dòng)性充分地挖掘并發(fā)揮出來，同時(shí)提高工作人員自身的創(chuàng)新能力。比如：通過計(jì)算機(jī)的相關(guān)操作手段將檔案實(shí)施電子化的輸入、輸出、修改、打印等等的操作，另外還可以通過計(jì)算機(jī)來對(duì)具體的檔案進(jìn)行辨別、篩選等等操作，這樣一來便能夠?qū)n案實(shí)施現(xiàn)代化的技術(shù)管理?，F(xiàn)如今檔案管理現(xiàn)代化工作擁有其他檔案管理方法不可替代的優(yōu)勢(shì)，其操作速度相對(duì)比較快、占用的空間和時(shí)間都比較小、應(yīng)用能力相對(duì)較強(qiáng)同時(shí)可以儲(chǔ)存大量的信息，可以在短時(shí)間內(nèi)篩選并對(duì)檔案進(jìn)行修改，極大地提高了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

二、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是形勢(shì)所需

（一）檔案管理現(xiàn)代化是自身發(fā)展的必然趨勢(shì)

伴隨著我國現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，如今社會(huì)當(dāng)中的各個(gè)行業(yè)都已經(jīng)大范圍地應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等等，同時(shí)辦公自動(dòng)化也已經(jīng)落實(shí)到相關(guān)的企業(yè)和政府部門的工作當(dāng)中。因此，檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步適應(yīng)現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理現(xiàn)代化也必然是今后的發(fā)展趨勢(shì)。

（二）加強(qiáng)對(duì)檔案的保護(hù)和利用，需要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

作為檔案資料來講，保存的時(shí)間都相當(dāng)長，再加上保管方式比較落后，大多數(shù)都屬于傳統(tǒng)的保管模式，這樣一來也就導(dǎo)致很大一部分的檔案材料受到損害，一些檔案資料出現(xiàn)了褪色的情況，甚至還有一部分的檔案資料更是受到了巨大的損害，字跡相當(dāng)模糊。傳統(tǒng)模式下的檔案管理工作很少會(huì)對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行共享，假設(shè)某一個(gè)使用者需要對(duì)檔案資料進(jìn)行查詢，那么其他的使用者便無法再這段時(shí)間當(dāng)中查詢和使用相關(guān)的檔案資料，這種模式導(dǎo)致檔案根本無法在同一時(shí)間段內(nèi)進(jìn)行共享使用，給檔案管理和使用帶來了很大的難題。因此為了加強(qiáng)檔案的保護(hù)力度，充分地利用并發(fā)揮檔案的作用，需要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

三、如何實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

（一）加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化最為重要的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)便是加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，這是開展檔案管理現(xiàn)代化工作的一個(gè)首要前提，只有擁有了嚴(yán)格的分工協(xié)作以及高水平的技術(shù)才能夠保證檔案管理現(xiàn)代化工作的順利開展?，F(xiàn)如今社會(huì)在發(fā)展的過程中越來越重視信息的作用，而檔案的管理工作則需要統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行嚴(yán)格地要求和規(guī)范，例如在檔案信息的交換以及傳遞和共享具體的檔案信息的過程中，均應(yīng)當(dāng)制定具體的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理的相關(guān)工作，逐漸形成一種相對(duì)健全的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)，進(jìn)而保證檔案管理現(xiàn)代化工作的有效落實(shí)，形成一種標(biāo)準(zhǔn)化的管理。不過在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系的建設(shè)過程當(dāng)中，總是會(huì)遇到一些問題，例如過度重視部門內(nèi)部的特殊性應(yīng)當(dāng)保留，或者是保持管理模式不應(yīng)當(dāng)改變等等的問題，這些問題從本質(zhì)的角度來講都是不愿意接受標(biāo)準(zhǔn)化管理的行為，如若不解決這些問題，便很容易給檔案管理現(xiàn)代化工作帶來阻礙。盡管確實(shí)某些檔案管理標(biāo)準(zhǔn)在制定過程中需要比較多的時(shí)間，集中比較多的人力和物力，而且制定過程也比較復(fù)雜，涉及到很多不確定因素，是一個(gè)比較困難的課題，因此更應(yīng)當(dāng)集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，加強(qiáng)建設(shè)的力度，落實(shí)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

（二）強(qiáng)化檔案現(xiàn)代化管理意識(shí)

落實(shí)檔案管理現(xiàn)代化工作，必須要強(qiáng)化檔案現(xiàn)代化管理的意識(shí)，突破傳統(tǒng)檔案管理工作的理念。第一，從管理工作者的角度來講，應(yīng)當(dāng)突破傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，創(chuàng)新檔案現(xiàn)代化管理模式；第二，大力宣傳檔案現(xiàn)代化管理思想，從根本上讓人們轉(zhuǎn)變對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，為檔案管理現(xiàn)代化工作奠定良好的思想基礎(chǔ)。

（三）實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化

實(shí)現(xiàn)管理的現(xiàn)代化需要檔案管理工作者擁有良好的檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)，同時(shí)堅(jiān)持科學(xué)的管理手段，應(yīng)用全新的檔案管理技術(shù)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，將原本的封閉保守的理念消除，落實(shí)開放性服務(wù)、上門服務(wù)的全新服務(wù)工作。另外還應(yīng)當(dāng)引進(jìn)具體的先進(jìn)管理手段和辦法，引導(dǎo)檔案管理工作走向現(xiàn)代化道路。

（四）提高檔案工作者的總體素質(zhì)

現(xiàn)階段檔案現(xiàn)代化管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)便是應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)檔案的計(jì)算機(jī)電子化管理，因此，如今的檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)了解并掌握一定的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，同時(shí)可以熟練地使用現(xiàn)代化辦公軟件來實(shí)現(xiàn)電子檔案的制作、使用、修改以及維護(hù)等相關(guān)的檔案管理工作。在原本的基礎(chǔ)上，定期加強(qiáng)檔案管理工作人員的培訓(xùn)和教育，讓他們學(xué)習(xí)基礎(chǔ)、中級(jí)、高級(jí)的檔案管理理論知識(shí)，提高整體人員的素質(zhì)，提高他們?cè)陂_拓創(chuàng)新方面的意識(shí)和能力，還可以定期舉辦計(jì)算機(jī)操作大賽，讓他們更加熟練地進(jìn)行計(jì)算機(jī)，擁有比較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力。

（五）加強(qiáng)監(jiān)督的力度

現(xiàn)階段我國已經(jīng)構(gòu)建了一個(gè)以《檔案法》為中心的，同時(shí)根據(jù)檔案相關(guān)的法律法規(guī)、地方檔案的法律法規(guī)等等構(gòu)建的一個(gè)相對(duì)健全的檔案法律系統(tǒng)，為的是加強(qiáng)我國檔案管理工作的監(jiān)督力度。這當(dāng)中，政府部門負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一主要的工作，而下屬的各個(gè)檔案行政管理部門則負(fù)責(zé)執(zhí)行檔案管理和違法行為的處理工作，對(duì)于流程進(jìn)行詳細(xì)地規(guī)定，針對(duì)具體違法行為的法律責(zé)任都做出了相當(dāng)明確地要求和處理辦法，以此來促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化工作的發(fā)展，加強(qiáng)監(jiān)督的力度。

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[3]齊劍茹.淺析檔案管理現(xiàn)代化[J].人力資源開發(fā).2014（12）