淺談如何提高代碼數(shù)據庫質量

王慧穎 沈陽標準化研究院

淺談如何提高代碼數(shù)據庫質量

王慧穎 沈陽標準化研究院

代碼數(shù)據庫的質量直接影響代碼信息在各個領域的應用與代碼工作的發(fā)展。本文展開講述了影響代碼數(shù)據庫質量的三個方面以及解決辦法：一、工作人員工作失誤造成信息的不準確性。這就要求有一支精通業(yè)務、熟悉計算機網絡技術、有責任心、有使命感的高素質的代碼人才隊伍，以保障代碼信息質量的穩(wěn)步提高。二、代碼數(shù)據信息動態(tài)的有效性。要做到加強代碼應用，保證動態(tài)數(shù)據及時更新。三、廢舊沉淀數(shù)據的存在。要定期與相關部門（如工商，編委，民政等部門）溝通，取得最新最準的信息以便更新代碼數(shù)據庫

數(shù)據庫 數(shù)據質量 更新

隨著國家經濟建設的迅猛發(fā)展，信息化建設技術和水平的不斷提高，代碼信息應用的不斷擴大和深入，應用部門將對代碼數(shù)據質量提出更高的要求。代碼的生命在于應用，但應用的前提是代碼的質量，如何保持所取得的成果，從根本上杜絕代碼數(shù)據庫中無效代碼數(shù)據的存在，并在此基礎上不斷提高代碼數(shù)據質量，是代碼工作者面臨并急需研究解決的課題。目前大量存在的沉淀數(shù)據問題直接影響到數(shù)據庫的準確性和實時性，如不能及時解決，對數(shù)據庫質量產生危害，更不利于組織機構代碼的深層次的應用。

能夠保證代碼數(shù)據庫質量的三個方面：一方面是工作人員工作失誤造成信息的不準確性，第二個方面的代碼數(shù)據信息動態(tài)有效性。第三個方面也是主要的方面是廢舊沉淀數(shù)據的存在。

一、工作人員錄入信息的準確性一方面是指代碼工作者在依據企業(yè)有效證件，錄入信息時而錄入信息的錯誤，或收件時未按原則規(guī)章制度，材料收取錯誤而導致的信息錄入錯誤。這就需要工作人員要加強責任心，嚴格要求自己，按原則按規(guī)章制度辦事。收件時要對申報表所提供材料的真實性、合法性、有效性進行認真審核，對申請表中填寫不清楚、不規(guī)范的材料，及時與經辦人員進行核實，確認無誤后再上機操作。在錄入過程中、不急不燥、錄一項，對一項，確保輸入數(shù)據準確無誤，如有錯誤，應馬上改正，最后再打印證書。這樣才能保證數(shù)據信息的準確性。另一方面是由于不同條件限制，各級代碼管理工作人員業(yè)務素質參差不齊，部分代碼工作人員由于對代碼惟一性，不變性理解不夠，對日常工作中出現(xiàn)的特殊情況不能作出準確判斷，本應廢置的數(shù)據繼續(xù)使用，本該保留原有標準的卻另賦新碼，或對機構名稱變更的沒有認真審核而作為新增賦碼，上述原因產生各類重、錯碼數(shù)據；代碼工作是一項技術性和規(guī)范性較強的工作，不但要對申辦單位提供的原始資料進行審核把關，通過計算機網絡和軟件及時對代碼數(shù)據庫進行調整、清理等，同時要充分利用各應用部門（如工商、民政等部門）的數(shù)據信息來更新代碼數(shù)據信息，以保證代碼信息的時效性。這就要求有一支精通業(yè)務、熟悉計算機網絡技術、有責任心、有使命感的高素質的代碼人才隊伍，以保障代碼信息質量的穩(wěn)步提高。

二、代碼數(shù)據信息動態(tài)有效性簡單理解發(fā)代碼數(shù)據庫中，每一條數(shù)據都是時時有效的記錄。如果代碼數(shù)據庫的記錄長時間得不到維護，名稱、地址、法人代碼，經營范圍，注冊資金等信息發(fā)生了改變，而代碼數(shù)據庫的數(shù)據得不到及時更正；將嚴重影響代碼數(shù)據的動態(tài)有效性。日久天長，代碼數(shù)據庫的冗余越來越多，無效性越來越差，最終使代碼數(shù)據使用的價值大打折扣。保持和維護代碼數(shù)據的動態(tài)有效性，是代碼數(shù)據質量工作的難點，在代碼的惟一性、始終不變性得到保險以后，保持和維護代碼數(shù)據的動態(tài)有效性是提高代碼數(shù)據質量的關鍵。多年來，我們一直描述代碼證書是“單位身份證”，應該花大力氣研究開發(fā)其身份證的功能。

三、廢舊沉淀數(shù)據的存在原因和解決辦法：（1）組織機構正常存在，可代碼證書已過期。這種機構不占少數(shù)，由于對代碼的不重視或應用部門的使用較少，使企業(yè)忽視了換證。

（2）組織機構停業(yè)或休業(yè)，機構存在但代碼證書過期。有些企業(yè)認為企業(yè)已經不運行了，就不用再換證了，可卻還未到登記機關辦理注銷，這樣的情況也應該正常換證。

（3）組織機構已合并、改組、改制，但原代碼證書未交回。合并、改組、改制也應該將原企業(yè)的代碼證書交回，再重新辦理新組建單位的代碼證，可這些機構的人員只是為了使用代碼證書，重新辦了新單位的代碼證，認為原機構的代碼證沒用了，就不將原代碼交回。

（4）組織機構已在工商部門注銷或吊銷，但代碼證書未交回。這種情況也是大大存在的，好多企業(yè)要么是執(zhí)照注銷完就其它的手續(xù)都扔下不管了，要么就是連工商也不注銷。

根據第一、二種情況，我們要做到每年對數(shù)據庫的沉淀數(shù)據統(tǒng)一進行一次匯總，然后調取出已過期而未換證的企業(yè)信息，通過電話通知或媒介公布的方式，告知企業(yè)及時來換證。代碼信息廣泛深入地應用，大幅度提高代碼證書的使用頻率也是保證企業(yè)能及時換證、保證數(shù)據更新的條件。這里所指的代碼信息應用，不僅僅指應用部門強制查驗代碼證書，而是將代碼信息進入到對方業(yè)務信息管理系統(tǒng)中，實實在在應用于政府部門業(yè)務管理工作。代碼信息用得越廣、用得越活，用得越深入，那么對提高代碼數(shù)據質量越有利。

根據第三、四種情況，要保證代碼的完整性、準確性和時效性，絕非代碼機構所獨立完成的，需要全社會的共同努力。從賦碼到應用，都離不開工商、民政、編辦、稅務、金融等部門的協(xié)調配合和支持。因此，我們就要加強與各部門之間的協(xié)調和溝通，從這些機構著手獲得了新的有效的信息，然后再根據所提供的新信息，以確定廢止的打入廢止庫，將我們代碼的數(shù)據庫進行清理。有的還需要企業(yè)配合，將已注銷的企業(yè)把代碼證書交回將代碼證書注銷。為此，建議從國家到地方政府，都應協(xié)調好各個應用部門與代碼管理部門之間的信息互通和應用配合關系，以法律法規(guī)為原則，以便民、利民為契機，及時準確高效地收集代碼基本信息，使代碼信息質量不斷得到提高。

代碼的生命在于應用，應用的基礎在于代碼數(shù)據質量。對于代碼沉淀數(shù)據的處理仍將是代碼管理部門應該注意的重要問題，相信通過代碼工作者的共同努力，必定使我們代碼事業(yè)得到更新、更快的發(fā)展。

王慧穎（1980-），女，漢族，遼寧沈陽人，沈陽標準化研究院，職稱：工程師，學歷：本科。