淺談企業(yè)文件材料收集與歸檔工作的對(duì)策

呂榮 白城市月亮泡水庫管理局

淺談企業(yè)文件材料收集與歸檔工作的對(duì)策

呂榮 白城市月亮泡水庫管理局

現(xiàn)代企業(yè)檔案收集的齊全與否，直接影響檔案工作其他環(huán)節(jié)，確保企業(yè)檔案的收集完整與準(zhǔn)確，檔案工作才能存在并得到發(fā)展。本文分析了現(xiàn)代企業(yè)檔案收集工作中存在的問題，提出了企業(yè)文件材料收集與歸檔工作的對(duì)策。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)場(chǎng) 檔案 收集工作 對(duì)策

隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的不斷完善，給檔案工作帶來了一些新的問題。作為企業(yè)管理工作的重要組成部分，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理應(yīng)高度重視文件材料的收集與歸檔工作，全面分析檔案管理過程中存在的問題及原因，并采取有效的改善措施，確保企業(yè)檔案的收集完整與準(zhǔn)確，更好實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作邁上新臺(tái)階。

一、加強(qiáng)企業(yè)材料收集與歸檔工作的重要性

文件材料的收集與歸檔工作是企業(yè)各項(xiàng)管理工作的關(guān)鍵部分，是提高企業(yè)管理工作效率與質(zhì)量的前提條件。此外，企業(yè)檔案也是對(duì)各單位發(fā)展歷程的記載，可為企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展與科學(xué)決策提供參考依據(jù)。企業(yè)每年產(chǎn)生的文件材料很多，將它們積極有效的收集與歸檔，不僅能確保各種文件材料的完整性與正確性，而且還能將重要的文件材料進(jìn)行詳細(xì)記錄和保存，有利于決策者深刻了解單位自身的發(fā)展情況，以便盡早的制定與調(diào)整科學(xué)的發(fā)展戰(zhàn)略。對(duì)此，加強(qiáng)企業(yè)文件材料收集與歸檔工作，是相關(guān)管理部門和檔案管理者應(yīng)重點(diǎn)研究與探討的問題。

二、企業(yè)文件材料收集與歸檔工作存在的問題

1.歸檔文件材料的收集不全面。在企業(yè)文件材料歸檔過程中，通常會(huì)見到歸檔文件收集不齊全的情況，具體包括未經(jīng)檔案人員收集記錄的各種文件資料。文件材料一旦遺留在其他的人員或者部門，無法完整的收集回來，必將影響歸檔材料的齊全與完整。加上部分文件歸檔人員多為兼職人員，缺乏充足的時(shí)間與精力來整理與保管檔案資料，導(dǎo)致歸檔文件材料無法收集完整。

2.歸檔文件材料的收集力度不夠。企業(yè)內(nèi)部各部門文件管理流程不規(guī)范，各種文件資料隨意亂放，不能及時(shí)歸檔。各部門的歸檔材料載體和種類不全，主要存檔文字材料較多，對(duì)于電子文件的收集與歸檔意識(shí)淡薄。文件材料的連續(xù)性完整性不夠好，文件資料不完整，普遍出現(xiàn)文件資料斷章、斷頁、缺時(shí)間、缺單位落款公章等不齊全的情況，或者有正文缺發(fā)文稿，或有發(fā)文稿有正文但是缺定稿的情況。

3.檔案人員的管理意識(shí)與責(zé)任心不強(qiáng)。在文件材料歸檔工作中，一些歸檔人員僅側(cè)重于紅頭文件的管理，忽略無編號(hào)或一般性的文件資料，致使歸檔文件材料質(zhì)量不高。個(gè)別歸檔人員在整理歸檔文件材料時(shí)，沒有及時(shí)檢查文件材料的完整性與正確性，例如而一些大型的工程建設(shè)項(xiàng)目，往往需要持續(xù)一年甚至幾年時(shí)間，由于產(chǎn)生的文件材料很多，經(jīng)手人員也很復(fù)雜，如果沒有專門的人員負(fù)責(zé)跟蹤監(jiān)督，很容易出現(xiàn)文件收集不全、丟失的情況，更別提完整歸檔了。

三、加強(qiáng)企業(yè)文件材料收集與歸檔工作的對(duì)策

1.建立歸檔工作規(guī)范和網(wǎng)絡(luò)。企業(yè)要不斷完善檔案收集制度，要抓好組織建設(shè)，明確檔案管理負(fù)責(zé)人、專兼職檔案員的崗位職責(zé)。健全檔案收集網(wǎng)絡(luò)，在各部門設(shè)置兼職檔案網(wǎng)絡(luò)員，形成覆蓋企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)組織體系。明確文件材料的形成、收集、整理等主要環(huán)節(jié)的管理要求，修訂、補(bǔ)充和細(xì)化檔案收集歸檔范圍，使收集工作成為制度化和常規(guī)化工作。在管理文件中，明確收集職責(zé)，對(duì)按時(shí)、準(zhǔn)確和完整歸檔的部門、個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)工作不到位的人員，提出整改意見，督促落實(shí)整改，對(duì)未按規(guī)定做到的給予責(zé)任追究，與個(gè)人的績效掛鉤，提高相關(guān)文件的執(zhí)行力度。并在實(shí)際工作中不斷完善，確保收集工作順利開展。

2.提高全員檔案意識(shí)。一些兼職檔案員由于對(duì)檔案和檔案工作的意義認(rèn)識(shí)不清，對(duì)檔案工作了解不夠，不能自覺地把本部門在職能活動(dòng)中形成的檔案材料向檔案部門或檔案工作人員移交。針對(duì)這種情況，需要不斷培養(yǎng)提高他們的檔案意識(shí)，利用一切機(jī)會(huì)，采用多種形式和方法，宣傳《檔案法》和檔案工作的意義和作用，宣傳檔案工作的基本知識(shí)，定期舉辦檔案講座或培訓(xùn)，不斷提高他們的檔案工作理論水平和操作技能，養(yǎng)成積累和移交檔案材料的自覺性。通過各種方式加強(qiáng)檔案工作宣傳力度，提高全員檔案意識(shí)，促進(jìn)員工重視文件材料的歸檔。積極參加檔案部門舉辦的各類宣傳活動(dòng)。一方面，企業(yè)檔案管理部門要通過陳列室、櫥窗、尤其是典型的利用案例等各種途徑和各種方式做好宣傳工作，大力宣傳檔案的作用及重要性。另一方面，可對(duì)員工采取“企業(yè)信息資源教育八小時(shí)”學(xué)習(xí)活動(dòng)和“我手上有哪些歸檔文件材料”調(diào)查摸底活動(dòng)。檔案工作只有得到全體員工的充分認(rèn)識(shí)，并且積極參與和支持，收集工作才能有扎實(shí)可靠的基礎(chǔ)。

3.提高專兼職檔案人員業(yè)務(wù)技能。文件材料的收集工作直接影響到歸檔工作，要做好收集工作，必須充分重視并且大力抓好相關(guān)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。包括提供參加各類專業(yè)培訓(xùn)班和繼續(xù)教育培訓(xùn)機(jī)會(huì)，訂購檔案專業(yè)方面的刊物，組織參觀學(xué)習(xí)，采取“請(qǐng)進(jìn)來、走出去”等辦法，促進(jìn)和提高業(yè)務(wù)能力和工作技能。加強(qiáng)檔案人員自身業(yè)務(wù)建設(shè)，一方面積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)理論，另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，選拔年紀(jì)輕、懂電腦且熱愛檔案事業(yè)、默默奉獻(xiàn)的人擔(dān)任事業(yè)單位專職檔案管理員，運(yùn)用現(xiàn)代化管理知識(shí)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，提高管理水平，使事業(yè)單位的檔案工作跟上辦公自動(dòng)化步伐，為事業(yè)單位教學(xué)、科研和其他工作服務(wù)。

4.應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)收集歸檔文件材料。隨著企業(yè)信息化的普及和水平的不斷提高，收集工作也要做相應(yīng)的調(diào)整和改變，以適應(yīng)信息化發(fā)展的需要，緊跟信息化發(fā)展的步伐。收集工作由人管轉(zhuǎn)向技管，即原來主要依靠人為因素收集歸檔文件材料，轉(zhuǎn)變?yōu)橹饕揽烤W(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)來收集歸檔文件材料。在技管為主的基礎(chǔ)之上，輔以人管，強(qiáng)化收集工作，這是目前收集工作得以改進(jìn)和提高的努力方向。

總之，企業(yè)歸檔文件材料收集與歸檔工作應(yīng)走信息化發(fā)展道路，借助信息化道路，改進(jìn)和提高收集工作模式和方法，多管齊下加強(qiáng)收集工作的力度，逐漸形成和完善文件材料的收集體系，最大限度地將應(yīng)歸檔文件材料收集歸檔。