探析提高建筑企業(yè)辦公室管理的有效策略

楊明 巢湖市誠濟(jì)建筑安裝有限責(zé)任公司

探析提高建筑企業(yè)辦公室管理的有效策略

楊明 巢湖市誠濟(jì)建筑安裝有限責(zé)任公司

企業(yè)辦公室是建筑企業(yè)經(jīng)營運(yùn)作的樞紐中心，是建筑企業(yè)溝通內(nèi)外、承上啟下、經(jīng)營決策之地，應(yīng)將其管理擺在重要位置之上。本文分析了建筑企業(yè)辦公室管理的內(nèi)涵及職責(zé)，針對辦公室管理工作存在的問題提出了優(yōu)化辦公室管理的有效策略。

建筑企業(yè) 辦公室管理 問題 策略

前言

辦公室管理水平對建筑企業(yè)工作的順利進(jìn)行有著直接的影響，提高辦公室管理水平，不僅能有效提高建筑企業(yè)的管理水平和管理質(zhì)量，還能促進(jìn)建筑企業(yè)健康穩(wěn)定的發(fā)展。

一、淺析建筑企業(yè)辦公室管理的主要含義

（一）辦公室管理，指的是通過建筑企業(yè)辦公室工作人員對辦公室各項(xiàng)行政事務(wù)進(jìn)行管理，包括領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)管理、辦公接待、信息管理、危機(jī)管理及突發(fā)事件應(yīng)急處理等，為經(jīng)營者提供參謀與協(xié)作，使辦公室各項(xiàng)事務(wù)的決策、控制、執(zhí)行與信息反饋都能得到有效處理，從而確保建筑企業(yè)穩(wěn)定運(yùn)作。

（二）簡介建筑企業(yè)辦公室管理的職責(zé)

作為建筑企業(yè)的重要內(nèi)部組織樞紐，辦公室管理工作一直是建筑企業(yè)開展內(nèi)部管理的重點(diǎn)。建筑企業(yè)辦公室管理工作的方面較多，并且工作內(nèi)容相對復(fù)雜與繁瑣，涉及的職能與崗位責(zé)任很多。首先，辦公室管理工作負(fù)責(zé)對建筑企業(yè)的日常管理工作的處理。建筑企業(yè)的日常管理工作主要包括了對公文的處理、行政事務(wù)性工作、會議的籌備等其他方面的管理工作。辦公室的工作人員要負(fù)責(zé)對于建筑企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門進(jìn)行協(xié)調(diào)，并且積極地組織各項(xiàng)活動(dòng)，通過提高各個(gè)部門之間的交流效果，更好地提高建筑企業(yè)的凝聚力和內(nèi)部管理制度的落實(shí)效果，更好地將建筑企業(yè)管理者所制定的任務(wù)目標(biāo)進(jìn)行實(shí)現(xiàn)。其次，建筑企業(yè)的辦公室也負(fù)責(zé)了相應(yīng)的輔助決策的工作。建筑企業(yè)的辦公室在開展管理工作中，對于一些所需的信息進(jìn)行收集和掌握，并且經(jīng)過匯總來上交給分管各項(xiàng)工作的主要領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行有關(guān)決策提供科學(xué)的依據(jù)。辦公室的工作人員在領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策時(shí)，也要做好備選方案的制定和對相應(yīng)的決策進(jìn)行公布與記錄。最后，辦公室還要對于一些突發(fā)情況與問題進(jìn)行及時(shí)地處理。對于一些臨時(shí)的任務(wù)和特殊事件，辦公室的工作人員要進(jìn)行及時(shí)地協(xié)調(diào)和解決，并且保證自身的工作的靈活性。

二、分析辦公室管理工作存在的問題

（一）管理認(rèn)知不充分。辦公室管理工作是一項(xiàng)集服務(wù)、參謀和管理為一體的綜合性工作，因此，對于辦公室管理人員而言準(zhǔn)確定好位十分重要，只有定位好自己，才能更好地做好各項(xiàng)本職工作，促進(jìn)建筑企業(yè)更好的發(fā)展。但在實(shí)際工作中，辦公室的管理者存在著“錯(cuò)位”或“越位”的現(xiàn)象，使得彼此都處于一種很尷尬的局面，該管的不管，不該管的卻在插手管，這種尷尬的局面，讓辦公室的日常管理陷入無序化，形成“內(nèi)耗”。與此同時(shí)，也會造成辦公室與其他職能部門相處不融洽、不和諧，形成部門間“壁壘”，不利于辦公室日常工作的開展，破壞建筑企業(yè)發(fā)展的大好局面。

（二）管理制度不完善。辦公室管理創(chuàng)新的出發(fā)點(diǎn)就是提高工作效率，規(guī)范程序。但部分建筑企業(yè)辦公室在管理工作方面還不太規(guī)范化，如工作中無方法和思路、目標(biāo)不明確以及職責(zé)不清晰等，這樣使得工作人員的負(fù)荷加重，對建筑企業(yè)的整體形象產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響，不利于管理工作效率的提高。為了保證建筑企業(yè)的整體形象，促進(jìn)建筑企業(yè)辦公工作室的高效運(yùn)行，必須要完善制度建設(shè)，使管理規(guī)范化。

（三）工作人員綜合素質(zhì)不高。但很多建筑企業(yè)的辦公室人員的組織結(jié)構(gòu)不科學(xué)，崗位設(shè)計(jì)不夠合理。一部分工作人員自身不具有足夠的辦公室崗位工作能力，并且開展相關(guān)工作中態(tài)度不端正，工作效率相對較低。再加上一部分員工自身創(chuàng)新意識不足，難以對辦公室工作進(jìn)行有效地創(chuàng)新與改進(jìn)，整體思想意識上也存在一定的缺失。

三、提出優(yōu)化辦公室管理的有效策略

（一）提高對管理的認(rèn)知。辦公室管理工作是建筑企業(yè)運(yùn)營管理的中樞機(jī)構(gòu)，擔(dān)負(fù)著重要的職責(zé)和任務(wù)，結(jié)合建筑企業(yè)的實(shí)際情況，個(gè)人要做好辦公室工作準(zhǔn)確定位，把握方寸十分關(guān)鍵，具體而言，一是要正確地認(rèn)識辦公室管理工作的職責(zé)，認(rèn)清自己的職責(zé)范圍才能更好地開展各項(xiàng)工作，才能準(zhǔn)確的定位自我；二是嚴(yán)格遵守各項(xiàng)工作準(zhǔn)繩。把握方寸，就是要嚴(yán)格遵守各項(xiàng)工作紀(jì)律，辦公室管理工作常常牽涉到諸多領(lǐng)域，處理各項(xiàng)工作任務(wù)的時(shí)候，把握好分寸才能有所為，有所不為，拿捏的力度才會準(zhǔn)確，這是辦公室管理工作的重點(diǎn)。

（二）完善管理制度。規(guī)范的管理工作需要有規(guī)范的管理制度作為支撐，制定科學(xué)的內(nèi)部管理制度，是辦公室管理工作開展的一個(gè)關(guān)鍵指標(biāo)。辦公室管理制度中，對于辦公室工作的流程、目標(biāo)、職能等要進(jìn)行明確的細(xì)化，并且根據(jù)不同崗位落實(shí)相應(yīng)的權(quán)責(zé)。只有辦公室的工作人員清楚自身的責(zé)任與權(quán)力，才能更好地完成自身的本職工作，提高管理工作的效率。辦公室管理工作所涉及的內(nèi)容和方面較多，管理過程較為繁瑣。一個(gè)科學(xué)、高效的管理流程，可以有效地減少工作中的失誤，提高工作效率。

（三）提高工作人員的綜合素質(zhì)。由于辦公室的工作的特點(diǎn)和性質(zhì)，決定了辦公室管理人員必須要具備較高的素質(zhì)，同時(shí)在知識結(jié)構(gòu)方面，必須要不斷地更新，不斷的補(bǔ)充新的知識，這樣才能適應(yīng)社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。首先，讓辦公室員工充分認(rèn)識到辦公室工作對于素質(zhì)和技能要求的迫切性，建立相應(yīng)的考核機(jī)制，通過考核手段和方式，激勵(lì)員工自主學(xué)習(xí)，形成一種講學(xué)習(xí)、重學(xué)習(xí)的思想傳遞，讓辦公室員工在學(xué)習(xí)的過程中，提高素質(zhì)，提升技能，不斷適應(yīng)崗位的新要求。最后，結(jié)合建筑企業(yè)的實(shí)際，適當(dāng)引進(jìn)專業(yè)技術(shù)性高、素質(zhì)高的行政專業(yè)技術(shù)人才，通過引入人才，提高辦公室管理的工作效率。

四、結(jié)束語

總之，隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，建筑企業(yè)開始不斷發(fā)展壯大，辦公室作為綜合性的管理服務(wù)部門，是建筑企業(yè)中不可缺少的組成部分。

［1］馬東亮.新時(shí)期建筑企業(yè)辦公室管理實(shí)踐思考［J］.中小建筑企業(yè)管理與科技（中旬刊），2015，04：3.

［2］朱焱.優(yōu)化建筑企業(yè)辦公室管理的途徑探索［J］.中小建筑企業(yè)管理與科技（上旬刊），2015，05：82-83.