電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計與應(yīng)用

溫亞男吉林省洮南市戲劇創(chuàng)作室

電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計與應(yīng)用

溫亞男
吉林省洮南市戲劇創(chuàng)作室

摘要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的大范圍使用，傳統(tǒng)的電子檔案管理方式也不再適應(yīng)現(xiàn)代發(fā)展的需求?；ヂ?lián)網(wǎng)和計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中已成為檔案管理的新形式。這也是在傳統(tǒng)管理方式上的延伸與發(fā)展。本文針對“電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計與應(yīng)用”這個主題，先后分析了該系統(tǒng)在國內(nèi)外的研究現(xiàn)狀以及它設(shè)計的原理與應(yīng)用的領(lǐng)域，讓人們更深層次的理解該系統(tǒng)，更好的為人們服務(wù)。

關(guān)鍵詞:電子文件；檔案管理；應(yīng)用

我國的電子文件檔案雖然剛起步不久，但是有著政府的強(qiáng)大支持，其發(fā)展態(tài)勢非常樂觀。而且隨著計算機(jī)的發(fā)展，電子文件檔案已成為檔案管理的必然趨勢。它不僅可以方便管理的流程，節(jié)省大量的人力物力，同時可靠性安全性也比較高，相比較傳統(tǒng)的管理模式更先進(jìn)?？梢约皶r有效地處理各種不同的信息，方便我們進(jìn)一步開發(fā)和利用。

一、國內(nèi)外的研究現(xiàn)狀

在當(dāng)今形勢下檔案人員的工作重點已經(jīng)由原來的實體保管轉(zhuǎn)變?yōu)橛捎嬎銠C(jī)聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行遠(yuǎn)距離的控制。法國人看重電子檔案處理中遇到的一系列問題，偏重于解決這些實際性、根本性的問題，提出了要求國際檔案管理員應(yīng)該先轉(zhuǎn)向標(biāo)準(zhǔn)化。繼而進(jìn)行相應(yīng)的交流。然而在我國，電子檔案是近幾年才發(fā)展和興起的，發(fā)展過程中出現(xiàn)了很多的問題。所以我國國家檔案館借鑒了和吸取了發(fā)達(dá)國家的一些經(jīng)驗和技術(shù)進(jìn)行改進(jìn)。同時，由于在電子文件檔案管理方面對一些相關(guān)的理論不是足夠了解，目前在我國國內(nèi)研究的一些檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)了一系列的問題。比如軟件的開發(fā)和應(yīng)用平臺比較陳舊，有些軟件雖然考慮到了電子檔案管理過程中的諸多因素，但是對管理對象的了解不是很多，導(dǎo)致很多系統(tǒng)得不到順利的推廣。一些軟件在應(yīng)用過程中沒有考慮到歸檔過程的自動化。本文通過對電子檔案管理在國內(nèi)外的一些研究和認(rèn)識，以及一些對電子文件檔案管理的迫切性要求，來進(jìn)一步分析國內(nèi)需求，要求我國也需要克服這些弊端，研究出具備更好性能的電子檔案管理系統(tǒng)。

二、需求分析

電子文件檔案管理系統(tǒng)需求分析是整個系統(tǒng)設(shè)計實現(xiàn)最重要的一個階段。需求分析就是回答系統(tǒng)該做什么，而不是如何做的問題。檔案管理系統(tǒng)設(shè)計和實現(xiàn)的基礎(chǔ)準(zhǔn)確的研究系統(tǒng)需求。簡而言之，系統(tǒng)需求分析就是指用戶對目標(biāo)系統(tǒng)各個功能的深入分析。需求分析的主要目標(biāo)是建立一個準(zhǔn)確清晰的描述系統(tǒng)的功能需求、數(shù)據(jù)需求、性能需求和環(huán)境需求。

1、檔案管理敘述

正如大家所知道的，檔案管理的歷史是非常悠久的。傳統(tǒng)意義上的檔案管理主要是包括兩個方面：檔案實體管理和對檔案工作人員的管理。前者主要是對檔案資源的管理。即是指對檔案中的所有信息進(jìn)行收集、整理、管理、反饋，并制定一定的表格進(jìn)行存儲。檔案工作人員要保管、整理檔案，謹(jǐn)防檔案丟失或者損壞。檔案管理人員的職責(zé)十分重要，對我國電子文件檔案的發(fā)展也至關(guān)重要，所以對人員的相關(guān)素質(zhì)要求很高。

2、對文書類檔案管理的方法

檔案按照內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格劃分可以將其劃分為普通檔案、按照檔案的載體可以劃分為一般檔案。傳統(tǒng)的文書檔案管理是在文書檔案的管理基礎(chǔ)上，隨著社會的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展進(jìn)而出現(xiàn)的。為了進(jìn)一步克服傳統(tǒng)檔案管理中的不足，逐步形成了文書檔案管理的歷史。所以，人們把他們統(tǒng)稱為檔案學(xué)。

3、電子類檔案管理的研究

按照檔案的內(nèi)容進(jìn)行分類電子類檔案屬于專門檔案，按載體又劃分為特種檔案。電子類檔案主要是通過計算機(jī)中所用的磁盤、光盤等為載體進(jìn)行分類管理。電子類檔案是由紙質(zhì)化檔案經(jīng)過加工生成的電子化檔案和由辦公軟件產(chǎn)生的電子化文件。而且在使用過程過，這兩類檔案的管理方法也不盡相同，所以需要在應(yīng)用過程中加以區(qū)別。

三、電子文件檔案管理流程設(shè)計

1、電子文件檔案收集模塊

電子文件檔案手機(jī)模塊是作為依靠計算機(jī)控制的電子檔案管理系統(tǒng)中的第一個處理環(huán)節(jié)，其作用是非常重要的。它在電子文件檔案管理系統(tǒng)中的主要作用是：電子文件檔案管理各個職能部門的工作人員在日常生活中形成相應(yīng)的電子文件，按照各個部門的管理制度，負(fù)責(zé)各個職能部門的工作人員就負(fù)責(zé)模塊活動。電子文件檔案收集模塊需要工作人員與計算機(jī)之間進(jìn)行相互配合，收集活動。

2、電子文件檔案鑒定模塊

電子文件檔案鑒定模塊是檔案管理工作人員對到期的各種檔案進(jìn)行一定的鑒定和審核。檔案管理工作人員可以通過這個模塊修改檔案記錄的保管期限，簽署鑒定意見等，所以該模塊可以定期檢查各種檔案，修改文件。

3、電子文件檔案整理模塊

電子文件檔案整理模塊是指檔案管理人員對電子檔案選擇合適的組卷方案進(jìn)行組卷。可供選擇的組卷方案有很多，比如：按照電子檔案的保管期限、按年度、機(jī)構(gòu)問題、作者、文檔內(nèi)容等。保管的方式是：先將卷屬性存入卷目錄當(dāng)中，通過查詢電子檔案的目錄表，將各個滿足條件的電子檔案進(jìn)行一定的歸類，放入相應(yīng)的文卷當(dāng)中。電子文件檔案整理模塊在整個文檔的作用也是至關(guān)重要的，需要仔細(xì)整理。

總結(jié)：

我們?nèi)缃裉幱谝粋€信息化的時代當(dāng)中，電子文件檔案對我們查閱各種信息具有很強(qiáng)的幫助。計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)步使得人們開始進(jìn)行信息的制造、存儲、編輯、查閱等各種功能。電子文件檔案可以傳遞給我們準(zhǔn)確清晰的信息，使我們可以對各種信息進(jìn)行科學(xué)的管理和有效的利用。然而，隨著各種技術(shù)的不斷進(jìn)步，電子文件檔案在開發(fā)和利用過程仍然存在很大的問題，這些問題需要我們做進(jìn)一步的探討和研究，一步一步地解決這些問題。同時，我國的電子文件檔案發(fā)展不完善。要想更好地處理這些信息我們需要吸收其他各國的長處，吸取精華。所以，在以后電子檔案的發(fā)展需要各國相互溝通與交流，取長補(bǔ)短，共同進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)：

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