信息化視角下的檔案管理

曹文輝

摘 要：隨著我國改革開放的不斷進步和科學技術(shù)的不斷發(fā)展，我國信息技術(shù)已經(jīng)得到了普及，在社會的各個角落發(fā)揮著作用，已經(jīng)深刻的影響到我們生活、學習和工作，成為重要的輔助工具。檔案工作是所有建設(shè)事業(yè)得以順利進行的保障，能夠以各種形式為整個社會儲存所有有價值的信息，因此，對于社會的進步有著極為重要的促進意義。如今，信息技術(shù)已經(jīng)普遍的應(yīng)用在檔案管理工作中，取得了極為突出的效果，基于這種客觀實際，本文結(jié)合相關(guān)理論成果，對于信息技術(shù)時代的檔案工作特點進行分析，以期能夠有為學界和實踐界提供借鑒，促進我國檔案工作的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案工作；信息技術(shù)；檔案管理

隨著人類科學技術(shù)的進步，整個社會的生產(chǎn)力也得到了突飛猛進的發(fā)展，尤其是信息技術(shù)帶來的信息時代，更是人類歷史發(fā)展的嶄新階段，對人類社會的各行各業(yè)都產(chǎn)生了本質(zhì)性的影響。正因如此，我國檔案工作也隨著信息技術(shù)的發(fā)展進入了一個全新的發(fā)展階段，傳統(tǒng)的檔案工作方法和模式逐漸被摒棄，新型的、信息化的方法和模式成為了主流。本文特對于信息時代下的檔案管理工作進行了分析和研究。

1 信息化檔案管理概述

若想能夠準確的研究信息時代檔案管理工作的特點并采取各種有針對性來促進其發(fā)展，真正的理解信息化檔案工作的概念無疑是首要的先決條件。

1.1 信息化檔案工作的相關(guān)定義

所謂信息化的檔案工作，就本質(zhì)而言，則是利用信息資源，在相關(guān)法律法規(guī)的約束和國家檔案行政部門的領(lǐng)導之下，利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)進行檔案的處置、管理工作，并且提供檢索服務(wù)。從這種角度來說，信息化的檔案管理技術(shù)即是從傳統(tǒng)的單純保管檔案轉(zhuǎn)向綜合利用檔案，具體而言即檔案管理的一體化、檔案共享的一體化和檔案管理的模式化[1]。

1.2 檔案信息化的內(nèi)容

檔案的信息化，究其核心而言，即是檔案工作在新的信息技術(shù)這一時代背景下的實踐，并且逐漸通過實踐形成相應(yīng)的理論體系和管理模式，以此來指導檔案管理工作的實踐，其主要內(nèi)容有信息化的檔案資源技術(shù)、科學的檔案管理方法、專業(yè)化的檔案管理人才和社會化的檔案服務(wù)宗旨[2]。

所謂信息化的檔案資源技術(shù)，即在檔案管理的全程中都采取信息技術(shù)，包括檔案的輸送、分類、儲存等，將以往呈現(xiàn)在不同載體之上的檔案全部轉(zhuǎn)化為信息技術(shù)下的信息資源，而后利用技術(shù)手段對其進行分類，使得所有資源都可以極為準確、有序的得到存儲，方便接下來的查找和使用。可以說，信息技術(shù)在這一過程中起到了極為關(guān)鍵的促進和支撐作用，其可以十分迅速、標準和準確的建立目錄對于檔案進行管理，而后建設(shè)相應(yīng)的平臺對于檔案進行有效的儲存，并且建立相應(yīng)的輸出技術(shù)和手段，從而從根本上促進檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

科學的檔案管理方法是根據(jù)當今信息社會這一環(huán)境下的特點，立足于檔案工作中的客觀實際對于檔案進行科學性的計劃，既能保證原有的檔案得到有效地保管和利用，而且使得社會上新的技術(shù)和研究成果能夠及時錄入得到應(yīng)用，為實踐中的各種工作和業(yè)務(wù)提供借鑒和參考。此外，除了這種專業(yè)化的管理手段外，行政手段和經(jīng)濟手段也是其中必不可少的方法之一，通過適當?shù)男姓侄魏徒?jīng)濟手段，可以對于檔案工作的發(fā)展產(chǎn)生強烈的外界刺激作用，并且保障優(yōu)秀的管理方法得到進一步的推廣和應(yīng)用。從這種角度而言，科學化的信息管理方法真是當今我國檔案事業(yè)發(fā)展的重中之重。

專業(yè)化的檔案管理人才是真正實現(xiàn)我國檔案事業(yè)信息化發(fā)展的關(guān)鍵因素，無論是多么先進的技術(shù)或者模式，沒有能夠有效對其進行利用的人才，那么也只不過是浮于形式。因此，我國當前檔案工作的信息化發(fā)展必然要求檔案管理工作者要不斷地增強個人的業(yè)務(wù)知識，從而能夠適應(yīng)當前技術(shù)條件下提出的要求，無論從年齡階段、素質(zhì)程度到專業(yè)知識，都必須適合我國當前檔案管理工作的信息化發(fā)展的趨勢，簡而言之，即學好新技術(shù)、會用新技術(shù)、用好新技術(shù)。

社會化的檔案服務(wù)宗旨是我國當前信息化的檔案管理工作的目標，即是利用信息化手段搞好的檔案管理工作的目的便是方便社會的利用和借鑒，從而發(fā)揮檔案的本質(zhì)作用，真正實現(xiàn)全社會的共享，而這恰恰也是信息時代最為重要的特征之一[3]。

2 我國當前信息化檔案管理工作中存在的挑戰(zhàn)

雖然信息化是未來我國檔案管理工作的必然趨勢，也是我國檔案工作者們努力的方向，但是客觀而言，信息技術(shù)畢竟是一門新科技，利用到檔案管理工作中也是前所未有的，因此，其必然也對我國當今的檔案管理工作帶來相應(yīng)的挑戰(zhàn)。

2.1 加強檔案管理的保密意識

信息手段無疑加強了檔案管理工作的效率和效果，但是不可否認的是，這也必然加大了信息管理工作的風險，極易導致泄密或者外漏。此外，信息化的檔案管理工作趨向多元化，這也導致了風險的增加。總而言之，如何在實現(xiàn)信息化檔案管理工作的同時保證檔案的安全性，已經(jīng)成為影響到未來我國檔案管理工作發(fā)展的一項重點問題和首要挑戰(zhàn)。相關(guān)單位和工作人員必須提高對這一問題的認識，采取各種技術(shù)或者管理手段，不斷提升防范措施，在促進我國檔案工作信息化的同時真正保證檔案這一重要社會資源的安全性。

2.2 信息化檔案管理應(yīng)當標準化

我國目前的檔案管理工作標準化程度不高，因此導致各地區(qū)、各部門的檔案管理部門都有一套自己的檔案管理模式和方法，這和如今信息科技高度發(fā)展得時代背景是相背的，更不利于檔案這一資源的共享。造成這一情況的原因不僅有我國長久以來的意識影響，而且和管理方式、管理體制、立法缺乏等因素都有著極大地關(guān)系，這些因素共同制約了我國檔案管理工作的信息化發(fā)展，迫切的需要全社會的共同重視和解決[4]。

2.3 信息化檔案管理工作對于電子政務(wù)帶來更高的要求

信息化的檔案管理工作絕非是簡單的名稱更換或者是設(shè)備的更新，而是一項極為復雜的系統(tǒng)性工程，在如今信息化社會的大背景下具有與眾不同的時代特點和具體含義。正因如此，信息化的檔案管理工作不僅方便了政府機關(guān)的電子政務(wù)，而且也對其提高了要求，社會大眾的需求和要求也會日益提高，這不僅對政府機關(guān)進行電子政務(wù)是極大地推動力，而且也是對于我國建設(shè)服務(wù)型政府和政治文明的一次極為嚴峻的考驗[5]。

結(jié)語：總而言之，信息技術(shù)的發(fā)展讓人類走入到了信息時代的門檻上，這是時代發(fā)展的趨勢，因此，檔案管理部門和工作人員必須認清這一點，提高自己的認識和信息技術(shù)水平，順應(yīng)這一發(fā)展潮流，促進我國檔案管理事業(yè)在新的時代背景下的快速發(fā)展，為我國社會各行各業(yè)的發(fā)展提供堅實的動力。

參考文獻

[1]賈桂芝.檔案管理信息化建設(shè)淺析[J].管理觀察，2014，6（13）：178-179.

[2]王利.信息化與檔案管理相關(guān)問題初探[D].大科技，20124，7（12）：12-29.

[3]呂文慶.信息化時代檔案管理信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，19（19）：56-62.

[4]李山菊.淺議檔案信息化管理工作的問題與對策[J].機電兵船檔案，2014，1（1）：138-140.

[5]魏淑蘭.檔案管理信息化建設(shè)淺析[J].商品與質(zhì)量·建筑與發(fā)展，2014，4（7）：138-140.